Hạch toán ứng trước tiền hàng cho người bán theo TT 99/2025/TT-BTC

Tuy nhiên, trong thực tế không ít doanh nghiệp, vẫn gặp khó khăn trong việc thực hiện đúng chuẩn mực kế toán dẫn đến sai sót trong nghiệp vụ. Do đó, nắm vững quy định cùng phương pháp hạch toán ứng trước tiền hàng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về chuẩn mực kế toán mà còn nâng cao hiệu quả quản lý công nợ, tối ưu hóa dòng tiền nhằm hỗ trợ lập kế hoạch thanh toán chính xác hơn.

The same Lac Viet find out details about the profession, principles recorded and the process advances to customers standards in business.

1. Cash advance bank what is? Why do I need accounting?

Advance money order is a payment that businesses make to the supplier prior to receipt of goods or services. This is a form of popular trades in the financial management business, especially when businesses want to ensure the rights of purchase, priority orders, or take advantage of the deals from vendors such as early payment discount.

The advance money to the seller not only a financial manipulation merely, but also reflects the ability to manage cash flow, risk management in the efficient operation of business.

Through this, businesses can balance between demand, production, business as well as financial possibilities out there, build sustainable relationships with suppliers.

The role of accounting cash advance orders for the seller:

• Ensure a stable supply of: cash advance helps business to be the preferred supplier order fulfillment, restrictions, shortages of raw materials, avoiding production interruptions or slow the progress of business, especially in the peak period.
• Cash flow management efficiency: accounting cash advance purchase helps business proactive allocation of money to plan a reasonable payment. This not only reduce the pressure paid irregularly but also help enterprises take advantage of discounts for early payment, optimize operational costs.
• Support debt management – risk control: accounting cash advance purchase helps business proactive resource allocation money and planning reasonable payment, reduce the pressure paid irregularly, at the same time take advantage of the discount early payment to the optimal cost of operation.
• Increased transparency – decision support purchase: recognition and management closely the account of advance help leaders fully embrace spending information, from which a decision to purchase the right time and to negotiate conditions more effectively with suppliers.
• Create advantages in relations with suppliers: Business done in advance is usually a priority of delivery or receipt of the terms of trade facilitation. This helps to optimize the supply chain, enhance competitiveness in the market.

2. Cách hạch toán ứng trước tiền hàng cho người bán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC cần lưu ý cách theo dõi khoản ứng trước cho nhà cung cấp trên TK 331 – Phải trả cho người bán. Theo quy định mới, TK 331 không chỉ phản ánh nghĩa vụ phải trả mà còn phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Khoản ứng trước được ghi nhận ở bên Nợ TK 331.

2.1 Hạch toán khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán bằng tiền mặt

Khi doanh nghiệp xuất tiền mặt để ứng trước cho nhà cung cấp, kế toán ghi nhận khoản tiền đã ứng trên TK 331 thay vì đưa ngay vào giá trị hàng mua hoặc chi phí.

Ví dụ, doanh nghiệp ứng trước 100 triệu đồng cho nhà cung cấp A bằng tiền mặt:

Nợ TK 331 – Nhà cung cấp A: 100 triệu đồng
Có TK 111: 100 triệu đồng

Sau nghiệp vụ này, TK 331 của nhà cung cấp A có số dư Nợ 100 triệu đồng, thể hiện doanh nghiệp đã ứng tiền nhưng chưa nhận hàng để cấn trừ. Thông tư 99 yêu cầu các khoản phải trả người bán và khoản ứng trước phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, do đó kế toán không nên chỉ theo dõi tổng số dư TK 331 mà bỏ qua từng nhà cung cấp.

2.2 Hạch toán khi ứng trước tiền hàng cho người bán bằng chuyển khoản ngân hàng

Đây là trường hợp phổ biến hơn tại doanh nghiệp vì khoản thanh toán thường được thực hiện qua tài khoản ngân hàng.

Ví dụ doanh nghiệp ký hợp đồng mua nguyên vật liệu trị giá 500 triệu đồng và phải ứng trước 30%, tương đương 150 triệu đồng. Khi chuyển tiền:

Nợ TK 331 – Nhà cung cấp: 150 triệu đồng
Có TK 112: 150 triệu đồng

Kế toán nên đồng thời ghi nhận khoản ứng trước theo đúng đối tượng nhà cung cấp và hợp đồng liên quan. Cách làm này giúp khi hàng về có thể nhanh chóng đối trừ số tiền đã ứng với giá trị phải thanh toán, thay vì phải truy tìm lại giao dịch từ sổ ngân hàng hoặc bảng Excel.

2.3 Hạch toán ứng trước tiền hàng bằng ngoại tệ

Đối với doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp nước ngoài, khoản ứng trước bằng ngoại tệ cần được xử lý thận trọng vì tỷ giá tại thời điểm ứng tiền có thể khác với tỷ giá tại thời điểm nhận hàng.

Thông tư 99 quy định cụ thể đối với hàng hóa mua ngoài có ứng trước bằng ngoại tệ: phần giá trị hàng mua tương ứng với số tiền đã ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước; phần giá trị hàng chưa trả được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận hàng hóa. Đây là điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý khi chuyển đổi từ cách xử lý trước đây sang quy định áp dụng từ năm 2026.

2.4 Hạch toán khi nhận hàng sau khi đã ứng trước tiền

Khi nhà cung cấp giao hàng, khoản ứng trước không còn được xem đơn thuần là một khoản tiền đã trả mà được đối trừ với nghĩa vụ thanh toán phát sinh từ giao dịch mua hàng.

Giả sử doanh nghiệp đã ứng trước 100 triệu đồng, sau đó nhận lô hàng trị giá 150 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT. Nếu thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ, nghiệp vụ mua hàng có thể được phản ánh như sau:

Với ví dụ trên, nếu thuế GTGT là 10%, tổng giá thanh toán là 165 triệu đồng. Doanh nghiệp đã ứng 100 triệu đồng nên số còn phải trả nhà cung cấp là 65 triệu đồng.

Điểm cần tránh là ghi Nợ chi phí ngay khi chuyển 100 triệu đồng ứng trước. Khoản tiền này mới là khoản thanh toán trước cho nhà cung cấp; việc ghi nhận hàng tồn kho, tài sản hoặc chi phí phải căn cứ vào bản chất và thời điểm phát sinh giao dịch.

2.5 Hạch toán khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về

Trường hợp hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhận được hóa đơn cần được xử lý dựa trên tình trạng thực tế của hàng hóa, hồ sơ chứng minh giao dịch. Không nên mặc định rằng “chưa có hóa đơn thì chưa được ghi nhận bất kỳ khoản nào”.

Với trường hợp này, kế toán cần kiểm tra đồng thời hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ vận chuyển, quyền sở hữu, hóa đơn thay vì chỉ căn cứ một chứng từ riêng lẻ.

2.6 Hạch toán khi số tiền ứng trước nhỏ hơn giá trị hàng mua

Đây là tình huống rất phổ biến. Ví dụ doanh nghiệp ứng trước 200 triệu đồng, sau đó nhận hàng trị giá 500 triệu đồng chưa thuế.

Như vậy, kế toán không cần tạo một tài khoản trung gian riêng chỉ để “giữ” khoản ứng trước. Trọng tâm là phải theo dõi chính xác số dư chi tiết của TK 331 theo từng nhà cung cấp.

2.7 Hạch toán khi số tiền ứng trước lớn hơn giá trị hàng mua

Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã ứng 500 triệu đồng nhưng nhà cung cấp mới giao hàng trị giá 400 triệu đồng, khoản chênh lệch 100 triệu đồng vẫn cần được theo dõi rõ ràng.

Theo Thông tư 99, số tiền đã ứng trước nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ vẫn được phản ánh trên TK 331. Vì vậy, số dư Nợ TK 331 trong trường hợp này không mặc nhiên là sai; nó thể hiện doanh nghiệp đang có khoản tiền đã ứng trước chưa được đối trừ.

2.8 Hạch toán khi người bán hoàn lại tiền ứng trước

Khi hợp đồng bị hủy, nhà cung cấp không thể giao hàng hoặc hai bên thống nhất hoàn lại tiền, kế toán cần căn cứ hồ sơ thực tế để tất toán khoản ứng trước.

Nếu nhà cung cấp hoàn lại toàn bộ khoản đã ứng, số dư liên quan trên TK 331 phải được kiểm tra để bảo đảm khoản ứng trước đã được tất toán. Nếu có khoản phạt hợp đồng, bồi thường hoặc khoản khấu trừ khác, kế toán cần xác định riêng bản chất khoản chênh lệch trước khi ghi nhận.

2.9 Hạch toán khi ứng trước cho nhà cung cấp nhưng giao dịch bị hủy

Giao dịch bị hủy không nên chỉ được xử lý bằng một bút toán “xóa” khoản ứng trước. Kế toán cần xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm và số tiền thực tế được hoàn trả.

Một số điểm kế toán cần kiểm tra sau khi hạch toán

Sau mỗi giao dịch ứng trước, kế toán nên kiểm tra ba vấn đề: đúng đối tượng, đúng số tiền, đúng trạng thái giao hàng. Thông tư 99 yêu cầu các khoản phải trả người bán được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, trong đó bao gồm cả khoản đã ứng trước nhưng chưa nhận hàng, dịch vụ.

Đối với doanh nghiệp có số lượng nhà cung cấp lớn, việc kiểm tra thủ công dễ phát sinh tình trạng khoản ứng đã lâu nhưng chưa được đối trừ, đặc biệt khi một hợp đồng có nhiều lần ứng và nhiều lần giao hàng. Vì vậy, kế toán trưởng nên yêu cầu báo cáo riêng các khoản dư Nợ TK 331, phân loại theo nhà cung cấp, hợp đồng, thời gian ứng, tình trạng thực hiện hợp đồng. Đây là cơ sở để kiểm soát vốn bị chiếm dụng, phát hiện sớm các khoản ứng trước có rủi ro.

Căn cứ pháp lý chính: Thông tư 99/2025/TT-BTC, Phụ lục II – Hệ thống tài khoản kế toán, đặc biệt quy định về TK 331 và phương pháp kế toán các giao dịch mua hàng hóa. Văn bản được công bố trên Cổng Công báo Chính phủ Toàn văn Thông tư 99/2025/TT-BTC trên Cổng Công báo Chính phủ

3. Quy trình hạch toán ứng trước tiền hàng cho người bán

Process accounting for advance money to the seller should be coordinated between the purchasing department, accounting and warehouse to ensure accuracy, transparency and compliance with accounting standards. Below is the standard procedure applied in business:

Step 1: Confirm the request in advance – collate purchase contract

• Purchase parts set suggestions in advance based on the basis of the contract of sale, quotation or agreement, deposit with the offer. In this proposal, purchase department should specify the details includes the required amount of the advance, the rate of advance in comparison with the total value of the contract, the expected time to receive the goods, the payment conditions, aims to use goods or services.
• Accounting then conduct a thorough inspection of the payment terms, the rate of advance delivery time as well as the related conditions in the contract, at the same time collated with other relevant documents such as coupons, cost, quote, memorandum of agreement on deposit, to ensure the advance is valid, accurate and in accordance with the budget as well as shopping plans of the business.
• After full inspection, business leaders approved the proposal in advance according to internal processes, confirm that the payment is legitimate, in accordance with the actual needs within the range of the budget is approved.

This step helps enterprises limited risk details wrong, avoid advance money to the seller not true demand or no legal basis, while ensuring the management, cash flow, debts and to create transparency and coordination between the purchasing department, accounting as well as leaders in the monitor/control the advance.

Step 2: Set up payment receipt/authorization chi – profile advance

After the proposal prior application is approved, payment accounting, conduct of payment receipt if payment by cash or the debit authorization if payment via bank transfer. Payment receipt/authorization details must accurately reflect the amount of advance, provider name, billing purposes, as well as information related to the contract of sale to ensure transparency easily check and compare later.

Record the advance should be the full set, including:

• Recommended before had been purchasing department as well as leadership approval.
• The contract of sale between the enterprise and supplier, specify the clear value, the number of the same conditions of delivery.
• Quotes or orders to compare the value, the guaranteed payments right with the agreement.
• Decision on approval of the leader, confirmed the account of advance legal at the same time fit the budget.
• Payment receipt/authorization details are then chief accountant & director-approved according to the level of responsibility, to create the legal basis sufficient to ensure internal control.

Full set records not only create legal grounds firmly to pen the student but also ensure compliance with processes, internal control, which helps businesses manage cash flow efficiently, track debt tightly to minimize the risks of errors or disputes with suppliers.

Step 3: Recorded in accounting books according to the correct account specified (TK 131/111/112)

After payment vouchers as payment receipt, or authorized expenditure is approved in full, accountants conduct recorded in advance on the ledger. Journal entries recorded to be carried out as follows:

• Debt TK 131 – pay the seller: Recorded amount of business has advance payment to suppliers, expressed payment obligations remaining under the contract of sale.
• Have TK 111 – Cash / Có TK 112 – bank deposits: Reflects the cash flows fact have the funds or transfer from your bank account, ensure financial statements properly reflect the cash flow of the business.

As prescribed in circular no. 200/2014/TT-BTC & circular 133/2016/TT-BTC, the time recorded entry this is right when account accounting cash advance to the seller that arise, do not wait until the goods are delivered. This ensures the data on the ledger is always accurate, fully reflects the payment obligations under the cash flow of the business at each time point.

Step 4: track – for projectors – make payment on delivery

When goods or services are delivered parts warehouse establishment receipt and receipt to confirm quantity, quality as well as the actual status of the goods. This is the basis for the accounting purchase order to receipt – bills – contracts – evidence from the advance to ensure all information is properly matched with the actual transaction.

After the screening, liabilities accounting made journal entries to transfer the before record the receipt of goods about:

• Debt TK 156/152/155 – value goods and raw materials or the finished product (depending on the type of goods receipt)
• Have TK 131 – paying the seller – The advance was used for payment.

To handle the difference between the value of goods & advance:

• Teen advance: If value of goods greater account was, the accountant recorded the rest to additional payment on TK 111/112.
• Brunette advance: If value of goods less than the advance, the advance remains on track TK 131 to deducted the next time you shop or wait for provider reimbursement.

Then, conduct business debt comparison periodically with suppliers to ensure the entire transaction dovetail with reality.

4. Các lưu ý quan trọng trong hạch toán tiền hàng

To account for advance money to the seller efficiency, ensure accuracy and compliance with accounting standards, companies should note the following points:

• Risk control cash flow – accounting errors: Made recorded the account of advance correctly, in the correct amount and time of birth. Periodically check the journal entries to avoid omission, mistake, or advance beyond the affordability of the business.
• Store stock from full transparency: Each transaction in advance to be accompanied by invoice, payment receipt, contract of sale or agreement. The full archive help businesses easily collated, auditing and accountability when necessary.
• Collated periodically between accounting, warehouse – room purchase: make The comparison of data between departments to ensure the data about cash advance items match the actual inventory, orders, and public debt. This helps in the timely detection of deviations, ensure transparency and accuracy in the administration.
• Compliance with legal regulations – accounting standards: accounting advance to follow the circular no. 200/2014/TT-BTC or circular 133/2016/TT-BTC, avoid mistakes in financial statements and tax settlement.
• Decentralization – internal control: assign clear responsibility for approval in advance, as well as recorded journal entries, limiting the risk of fraud, or to use money for improper purposes.

5. Phần mềm kế toán Accnet ERP – Giải pháp tối ưu các nghiệp vụ kế toán cho doanh  nghiệp Việt

Accnet ERP là một trong the accounting software giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các khoản ứng trước tiền hàng, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính:

• Automatic record advance – payment: All transactions in advance is the system recorded automatically, minimize errors due to input manually, ensure the accuracy and timeliness.
• Track public debt according to the supplier: the System for projection, balance, automatic warning when exceeding the limit of public debt help debt management stricter and more transparent.
• Báo cáo chi tiết, chính xác: Accnet ERP cung cấp các báo cáo tổng hợp cũng như phân tích chi tiết về ứng trước, công nợ và dòng tiền, hỗ trợ bộ phận kế toán cùng mua hàng ra quyết định thông minh.
• Compliance with accounting standards – legal: Help businesses implement accounting advance in accordance circular no. 200/2014/TT-BTC and circular 133/2016/TT-BTC, ensure financial reporting transparency and accurate.

ACCOUNTING SOLUTIONS ACCNET ERP INTEGRATED AI AUTOMATE ALL BUSINESS

AccNet ERP is a software solution financial accounting integrated in the management system, comprehensive enterprise, which is developed by Lac Viet corporation. Difference highlights of AccNet ERP is the app artificial intelligence (AI) in many accounting process to help businesses:

• Automation of accounting and classified documents.
• Improving the accuracy in data control.
• Shorten processing time business accounting – financial.

Thanks to that, AccNet ERP not only is support tool but also a “smart assistant” with the business in financial management transparent effect.

Feature highlights:

✔️ Automatic accounting vouchers, collate public debt thanks to AI.
✔️ Manage your finance – accounting multi-branch, multi-subsidiary.
✔️ Financial statements consolidated standards of Vietnam & international (VAS, IFRS).
✔️ Cash flow management, budgeting, forecasting the exact cost.
✔️ Connect with the manure management system, hr, production, sales to sync data.
✔️ Integration of AI in data analysis, risk warning and proposed optimal scheme.

TYPICAL CUSTOMERS ARE DEPLOYING ACCNET ERP

• Nitto Denko – control production costs thanks to the application of accounting costing: Nitto Denko has chosen solution AccNet ERP to deploy the system accounting calculating cost ofhelp business control costs more effectively in the production process. After a period of use, company, highly effective, practical system that brings, as well as the degree of stability superior to other software in the market.
• ANTESCO – restructuring process works with management accounting operation: At ANTESCO, our team of consultants and deployment of AccNetERP has collaborated closely with the business in the first phase, reset the standard process and construction work-flow related departments throughout. The solution has helped ANTESCO significantly improve management capabilities, operating in a synchronized way and versatile
• Khatoco – expansion pack solution AccNetC after the successful implementation of original: Lac Viet has successfully deployed package solution AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.

ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?

Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.

• Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
• Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
• Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
• Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
• Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
• Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
• Ability to handle big data với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
• Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up PM accounting

PositionBusiness ownerDirector/Deputy directorChief accountantPurchasing managerHead of ITHrHead of MarketingHead of businessProject managementStaffOther

Scale hrSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Very Large (>3000)

IndustryPublic servicesFinance/banking/insuranceConstruction/real estateOil and gas/waterEducation/trainingRetailFood/consumer goodsPharmaceutical/Medical/biotechnologyTextiles/garmentsProduction of heavy industry (mechanical engineering, cement, thẹp, mobile phone...)Paper manufacture/packagingOther manufacturingHigh-tech (IT, electronics)Consulting services/HR/accountingBeauty/spa/aestheticTransportation/warehousingCar/motorcycle/equipmentService residenceFood service/entertainmentOther commercial servicesOther

By clicking the button Send requestyou agreed with Privacy policy information of Vietnam.

Send request

INTEGRATED AI ACCELERATION CONVERTER OF ACCOUNTING

AI in AccNet ERP't just stop at automate data entry, but also:

• Identification & classification certificate from smart: AI scan, read & sort invoice, voucher, receipt, limit errors due to input manually.
• Financial forecasting & budget: the system uses algorithms machine learning to forecast cost, revenue, business support decision fast.
• Warning risk accounting: AI to detect abnormalities in the book, from which timely warning of false or fraud risks.
• Reports assistant smart: AI suggested report template, automatic data aggregation support, leadership, financial analysis instant.

BUSINESS IS WHAT WHEN IMPLEMENTING ACCOUNTING SOFTWARE LAC VIET?

• Experience more than 30 years develop software solutions business management in Vietnam.
• Ecosystem of comprehensive: AccNet ERP easily connect with other solutions of Lac Viet (HRM, Workflow, Portal...).
• Advanced technology: Integrated AI support, cloud & on-premise flexible.
• Services dedicated support: A team of knowledgeable professionals with accounting – finance in Vietnam, companion throughout the deployment.
• Trust from thousands of customers in many areas: finance, banking, manufacturing, trade, services.

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION

• Hotline/Zalo: 0901 555 063
• Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

The use of Accnet ERP not only optimize the process of accounting for advance money to the seller but also improve the efficiency of financial management, create a solid foundation for the buying decision as well as manage public debt smart.

Accounting for advance money to the seller in accordance with regulations to help businesses control public debt, tight, optimize cash flow and ensure transparency in financial reporting. When done properly process from recorded, collated to the processing arise, businesses can minimize the risk of errors, and active in the procurement plan at the same time improve the efficiency of management. A standardized processes not only help comply with legal but also create advantages in working with suppliers and business support, stable operation, durable.