Trong bối cảnh quản trị nhân sự ngày càng phức tạp, nhiều tổ chức doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về HRIS là gì để tìm giải pháp tối ưu. Nếu trước đây việc quản lý nhân sự chủ yếu dựa vào hồ sơ giấy tờ hoặc bảng Excel thủ công thì nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với khối lượng dữ liệu nhân sự lớn hơn, nhu cầu báo cáo nhanh hơn và yêu cầu minh bạch, chính xác cao hơn.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS – Human Resource Information System) ra đời nhằm giải quyết những thách thức này. Đây không chỉ là phần mềm hỗ trợ hành chính mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị, tiết kiệm chi phí vận hành và cải thiện trải nghiệm nhân viên. Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. HRIS là gì?
HRIS (Human Resource Information System) hay còn gọi là hệ thống thông tin quản lý nhân sự, là một nền tảng công nghệ giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý, phân tích toàn bộ dữ liệu nhân sự trên một hệ thống tập trung. Thay vì phải lưu hồ sơ rời rạc ở nhiều nơi, HRIS cho phép doanh nghiệp quản trị từ thông tin cá nhân, chấm công, tính lương, phúc lợi đến đào tạo đánh giá hiệu suất,… tất cả trên một nền tảng duy nhất.
Điểm quan trọng của HRIS nằm ở việc số hóa và tự động hóa quy trình nhân sự giúp giảm thiểu sai sót thủ công, tăng tốc độ xử lý.
Ví dụ, một công ty có 500 nhân viên thường mất hàng chục giờ mỗi tháng để tổng hợp bảng chấm công và tính lương bằng Excel. Với hệ thống HRIS, toàn bộ quá trình này có thể tự động hóa, đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công đến bảng lương, tiết kiệm tới 60–70% thời gian so với phương pháp truyền thống.
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn HRIS với HRMS (Human Resource Management System) hoặc HCM (Human Capital Management). Trên thực tế, HRIS tập trung chủ yếu vào việc quản lý dữ liệu nhân sự, vận hành hành chính, trong khi HRMS & HCM thường có phạm vi rộng hơn bao gồm chiến lược phát triển nhân tài, hoạch định nguồn lực. Tuy vậy, với đa số các tổ chức vừa và nhỏ, HRIS đã đủ để đáp ứng toàn diện nhu cầu quản trị nhân sự.
Tóm lại, HRIS là gì? Đó là một hệ thống thông tin nhân sự giúp doanh nghiệp quản trị nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí, đồng thời xây dựng nền tảng dữ liệu vững chắc để hỗ trợ các quyết định chiến lược trong tương lai.
2. Các chức năng cốt lõi của HRIS
Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về HRIS là gì chính là: “Hệ thống HRIS có thể làm được những gì?”. Trên thực tế, hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ giúp quản lý hồ sơ mà còn bao trùm toàn bộ vòng đời nhân sự, từ tuyển dụng, chấm công, trả lương cho đến đào tạo phát triển. Quan trọng hơn, mỗi chức năng đều mang lại giá trị thực tế rõ rệt cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, nâng cao trải nghiệm của nhân viên.
2.1 Quản lý hồ sơ nhân sự
Thay vì lưu trữ hồ sơ giấy hoặc tệp Excel rời rạc, HRIS cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ thông tin nhân viên: lý lịch, hợp đồng, quá trình công tác, bằng cấp, chứng chỉ. Việc tìm kiếm và tra cứu trở nên nhanh chóng, đồng thời bảo mật dữ liệu cũng được đảm bảo hơn.
Với hệ thống hris, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát vòng đời nhân viên từ khi vào làm cho đến khi nghỉ việc, tránh thất lạc thông tin.
2.2 Quản lý chấm công & ca làm việc
Hệ thống thông tin nhân sự tích hợp trực tiếp với máy chấm công hoặc ứng dụng di động, giúp doanh nghiệp tự động hóa việc ghi nhận thời gian làm việc. Với những ngành có đặc thù ca kíp như bán lẻ, sản xuất, HRIS cho phép sắp xếp ca linh hoạt, hạn chế nhầm lẫn.
2.3 Quản lý tiền lương & phúc lợi
Tính lương luôn là nghiệp vụ nhạy cảm, dễ gây mâu thuẫn nếu sai sót. HRIS giúp tự động hóa quy trình tính lương, bao gồm giờ làm thêm, ngày nghỉ, phụ cấp, các khoản khấu trừ. Ngoài ra, hệ thống còn quản lý phúc lợi như bảo hiểm, thưởng lễ tết, hỗ trợ nhân viên minh bạch rõ ràng. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm công sức cho bộ phận nhân sự mà còn gia tăng niềm tin của nhân viên.
2.4 Tuyển dụng & hội nhập (Onboarding)
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên theo dõi tiến trình phỏng vấn trên một nền tảng duy nhất. Khi ứng viên trúng tuyển, HRIS tiếp tục hỗ trợ quy trình hội nhập: cấp tài khoản, đào tạo nội quy, theo dõi thử việc. Nhờ đó, doanh nghiệp rút ngắn thời gian tuyển dụng, giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn.
2.5 Đào tạo & phát triển
HRIS cho phép doanh nghiệp xây dựng quản lý các chương trình đào tạo, từ đăng ký khóa học, theo dõi tiến độ cho đến đánh giá kết quả. Nhân viên có thể chủ động đăng ký khóa học phù hợp, trong khi quản lý dễ dàng theo dõi năng lực và hoạch định lộ trình phát triển. Đây là yếu tố quan trọng để giữ chân nhân tài, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh lao động ngày càng gay gắt.
2.6 Đánh giá hiệu suất & KPI
Một hệ thống HRIS hiện đại không chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn hỗ trợ đánh giá hiệu quả công việc. Doanh nghiệp có thể thiết lập KPI, theo dõi tiến độ, phản hồi theo thời gian thực. Nhờ dữ liệu minh bạch, việc đánh giá công bằng khách quan hơn, tạo động lực cho nhân viên nỗ lực phát triển.
2.7 Báo cáo & phân tích dữ liệu nhân sự
Dữ liệu nhân sự phân tán khiến nhiều nhà quản lý gặp khó khăn khi ra quyết định. HRIS khắc phục điều này bằng cách cung cấp báo cáo tự động trực quan: tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự, hiệu suất theo phòng ban. Các doanh nghiệp có thể dựa trên dữ liệu này để hoạch định nguồn lực, dự báo nhu cầu tuyển dụng và xây dựng chiến lược dài hạn. Đây chính là bước chuyển từ “quản lý nhân sự” sang “quản trị nhân lực” dựa trên dữ liệu.
Tóm lại, các chức năng cốt lõi của hệ thống thông tin nhân sự không chỉ đơn thuần là quản lý hành chính mà còn tạo ra giá trị lâu dài: nâng cao năng suất, giảm chi phí và tăng sự hài lòng của nhân viên. Đây chính là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý nhân sự như HRIS để đồng hành trong chiến lược phát triển bền vững.
3. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng HRIS
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về HRIS là gì, câu hỏi lớn nhất không chỉ là “hệ thống này làm được gì” mà là “doanh nghiệp sẽ nhận lại giá trị gì khi đầu tư vào HRIS?”. Trên thực tế, hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ giúp đơn giản hóa công việc hành chính mà còn tạo ra những lợi ích chiến lược, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và phát triển bền vững.
- Tăng hiệu quả quản lý nhân sự: Một trong những giá trị rõ rệt nhất của HRIS là giúp bộ phận nhân sự giảm tải các công việc thủ công. Các quy trình như lưu trữ hồ sơ, tổng hợp chấm công, tính lương, theo dõi bảo hiểm đều được tự động hóa. Điều này giúp chuyên viên nhân sự dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động chiến lược như phát triển nhân tài hay gắn kết nhân viên.
- Đảm bảo minh bạch chính xác: Các nghiệp vụ nhân sự như tính lương, thuế, bảo hiểm luôn nhạy cảm dễ phát sinh khiếu nại nếu có sai sót. Hệ thống HRIS giúp đồng bộ dữ liệu chấm công, ca làm việc, phụ cấp và các khoản khấu trừ đảm bảo tính toán chính xác. Nhân viên có thể chủ động tra cứu thông tin lương thưởng hoặc chế độ phúc lợi qua cổng tự phục vụ, nhờ đó tăng niềm tin sự minh bạch trong tổ chức.
- Tiết kiệm chi phí dài hạn: Mặc dù doanh nghiệp cần đầu tư ban đầu để triển khai hệ thống thông tin quản trị nhân sự nhưng về lâu dài, HRIS giúp tiết kiệm đáng kể chi phí. Doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào giấy tờ in ấn, nhân lực hành chính, hạn chế chi phí phát sinh từ sai sót thủ công.
- Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Trong môi trường làm việc hiện đại, trải nghiệm nhân viên là yếu tố giữ chân tạo động lực làm việc. HRIS cung cấp cổng thông tin nhân sự trực tuyến, cho phép nhân viên chủ động tra cứu bảng lương, đăng ký nghỉ phép, tham gia khóa đào tạo hoặc cập nhật hồ sơ cá nhân mà không cần phụ thuộc vào phòng nhân sự. Điều này tạo ra sự thuận tiện, tăng tính gắn kết và nâng cao sự hài lòng.
- Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Không chỉ dừng ở quản lý hành chính, HRIS còn cung cấp báo cáo phân tích dữ liệu nhân sự một cách trực quan. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự theo phòng ban, hoặc dự báo nhu cầu tuyển dụng trong tương lai. Đây là cơ sở quan trọng để ra quyết định chiến lược, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp cần dựa trên dữ liệu (data-driven) để cạnh tranh.
Tóm lại, lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin nhân sự không chỉ dừng lại ở tiết kiệm thời gian chi phí, mà còn mở ra khả năng nâng cao trải nghiệm nhân viên và hỗ trợ hoạch định chiến lược nhân lực. Đây là lý do HRIS ngày càng trở thành nền tảng trọng yếu trong chiến lược chuyển đổi số nhân sự của các doanh nghiệp hiện đại.
4. Tiêu chí lựa chọn HRIS phù hợp cho doanh nghiệp
Việc hiểu rõ HRIS là gì mới chỉ là bước khởi đầu, điều quan trọng hơn đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về HRIS là làm thế nào để lựa chọn một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp triển khai HRIS nhưng không đạt hiệu quả như kỳ vọng, nguyên nhân thường đến từ việc lựa chọn sai giải pháp hoặc chưa đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố cần thiết trước khi đầu tư.
4.1 Tính linh hoạt, khả năng mở rộng theo quy mô
Mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng về quy trình nhân sự. Một hệ thống HRIS tốt cần đủ linh hoạt để tùy chỉnh theo nhu cầu hiện tại, đồng thời có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp có thể chỉ cần HRIS để quản lý chấm công tính lương nhưng khi mở rộng lên hàng nghìn nhân sự, hệ thống cần đáp ứng thêm nhu cầu tuyển dụng, đào tạo và phân tích dữ liệu.
4.2 Khả năng tích hợp với các phần mềm khác
Doanh nghiệp hiện đại thường sử dụng nhiều hệ thống cùng lúc như phần mềm kế toán ERP (quản lý tài chính – kế toán), CRM (quản lý quan hệ khách hàng). Một hệ thống thông tin quản trị nhân sự hiệu quả phải dễ dàng tích hợp với các nền tảng này để tạo thành dòng chảy dữ liệu thống nhất, giảm nhập liệu trùng lặp hạn chế sai sót.
4.3 Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Một trong những lý do khiến HRIS thất bại khi triển khai là nhân viên khó sử dụng. Do đó, hệ thống cần có giao diện thân thiện, trực quan, dễ thao tác ngay cả với người không am hiểu công nghệ. Khi nhân viên có thể tự tra cứu lương, đăng ký nghỉ phép hay cập nhật hồ sơ trên hệ thống mà không cần nhờ đến bộ phận nhân sự, hiệu quả vận hành sẽ tăng lên đáng kể.
4.4 Bảo mật dữ liệu nhân sự
Dữ liệu nhân sự là tài sản nhạy cảm, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng, thu nhập và các chế độ phúc lợi. Một hệ thống HRIS cần có chuẩn bảo mật cao, đáp ứng các quy định pháp luật về an toàn dữ liệu. Ngoài ra, khả năng phân quyền truy cập rõ ràng giúp đảm bảo mỗi người chỉ xem được thông tin liên quan đến vai trò của mình. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp yên tâm khi chuyển từ quản lý thủ công sang số hóa.
4.5 Dịch vụ hỗ trợ, bảo trì nâng cấp
Triển khai HRIS không chỉ là mua phần mềm, mà còn là sự đồng hành lâu dài cùng nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần cân nhắc những đơn vị có chính sách hỗ trợ tận tình, đào tạo nhân viên đầy đủ, cam kết nâng cấp sản phẩm theo xu hướng mới. Điều này giúp hệ thống vận hành ổn định, luôn phù hợp với nhu cầu thay đổi của tổ chức.
Tóm lại, khi lựa chọn hệ thống thông tin nhân sự, doanh nghiệp cần đặt mình vào vị trí của người sử dụng thực tế, đồng thời tính đến sự phát triển trong tương lai. Một HRIS phù hợp không chỉ giải quyết nhu cầu quản lý hiện tại mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm nhân viên trong dài hạn.
5. Quản lý nhân lực toàn diện với hệ thống Lạc Việt SureHCS HRM
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả quản trị nhân sự và trải nghiệm nhân viên, việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu tất yếu. Một hệ thống hiện đại không chỉ giúp giảm thiểu công việc thủ công mà còn cung cấp dữ liệu chính xác để lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng kịp thời.
Lạc Việt SureHCS HRM là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được phát triển với mục tiêu đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. Khác với nhiều phần mềm quản lý nhân lực chỉ tập trung vào chấm công hay tính lương, SureHCS HRM bao quát toàn bộ vòng đời nhân sự từ tuyển dụng, hội nhập, phát triển, cho đến giữ chân tạo động lực cho nhân viên. Hệ thống không chỉ đóng vai trò là “công cụ quản lý” mà còn là nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ vững mạnh, gia tăng sự gắn kết và tối ưu chi phí vận hành.
Điểm nổi bật của SureHCS HRM nằm ở khả năng tích hợp linh hoạt, cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên.Doanh nghiệp có thể vừa chuẩn hóa quy trình quản lý vừa tạo không gian để nhân viên cảm thấy được quan tâm, ghi nhận và phát triển.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Một hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm sai sót, tiết kiệm chi phí, quan trọng nhất là nâng cao trải nghiệm nhân viên. Trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự ngày càng gay gắt, việc tìm hiểu sâu HRIS là gì và đầu tư vào hệ thống thông tin quản trị nhân sự hiện đại chính là bước đi cần thiết để doanh nghiệp giữ chân nhân tài, đồng thời phát triển bền vững trong dài hạn.
