HRIS (Human Resource Information System) là hệ thống thông tin nhân sự giúp doanh nghiệp tự động hóa chấm công – tính lương – quản lý hồ sơ – phúc lợi, tối ưu toàn bộ quy trình nhân sự. Bằng cách số hóa dữ liệu và chuẩn hóa quy trình, HRIS giúp doanh nghiệp giảm đến 30–50% thời gian xử lý nghiệp vụ, tăng độ chính xác, góp phần nâng cao trải nghiệm nhân viên.
Trong bối cảnh quản trị nhân sự ngày càng phức tạp, nhiều tổ chức doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về HRIS là gì để tìm giải pháp tối ưu. Nếu trước đây việc quản lý nhân sự chủ yếu dựa vào hồ sơ giấy tờ hoặc bảng Excel thủ công thì nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với khối lượng dữ liệu nhân sự lớn hơn, nhu cầu báo cáo nhanh hơn và yêu cầu minh bạch, chính xác cao hơn.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS – Human Resource Information System) ra đời nhằm giải quyết những thách thức này. Đây không chỉ là phần mềm hỗ trợ hành chính mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị, tiết kiệm chi phí vận hành và cải thiện trải nghiệm nhân viên. Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. HRIS là gì? Khái niệm – Cách hoạt động
1.1. HRIS là gì?
HRIS (Human Resource Information System) hay còn gọi là hệ thống thông tin quản lý nhân sự, là một nền tảng công nghệ giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý, phân tích toàn bộ dữ liệu nhân sự trên một hệ thống tập trung. Thay vì phải lưu hồ sơ rời rạc ở nhiều nơi, HRIS cho phép doanh nghiệp quản trị từ thông tin cá nhân, chấm công, tính lương, phúc lợi đến đào tạo đánh giá hiệu suất,… tất cả trên một nền tảng duy nhất.
Điểm quan trọng của HRIS nằm ở việc số hóa và tự động hóa quy trình nhân sự giúp giảm thiểu sai sót thủ công, tăng tốc độ xử lý.
Ví dụ, một công ty có 500 nhân viên thường mất hàng chục giờ mỗi tháng để tổng hợp bảng chấm công và tính lương bằng Excel. Với hệ thống HRIS, toàn bộ quá trình này có thể tự động hóa, đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công đến bảng lương, tiết kiệm tới 60–70% thời gian so với phương pháp truyền thống
Khác với việc vận hành nhân sự bằng Excel hay hồ sơ giấy, hệ thống HRIS cho phép kết nối dữ liệu theo thời gian thực. Điều này giúp phòng nhân sự giảm tải đáng kể công việc thủ công, hạn chế sai sót trong các nghiệp vụ quan trọng như chấm công tính lương.
1.2. HRIS hoạt động như thế nào?
Hệ thống HRIS vận hành dựa trên 2 trụ cột chính: quy trình tự động hóa và dữ liệu tập trung. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý thông tin tốt hơn mà còn giảm rủi ro sai sót trong toàn bộ chuỗi nghiệp vụ nhân sự.
HRIS thu thập, lưu trữ dữ liệu nhân sự theo thời gian thực
Khi nhân viên chấm công (qua máy quét khuôn mặt, GPS, ứng dụng điện thoại), dữ liệu sẽ lập tức được ghi nhận và đồng bộ lên hệ thống. Do đó, phòng nhân sự không cần nhập liệu thủ công từng bảng công, từng ca làm, từng giờ tăng ca như trước đây.
Điều này có ý nghĩa đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ hoặc có mô hình ca kíp phức tạp.
Luồng dữ liệu được kết nối xuyên suốt giữa các nghiệp vụ
Một trong những giá trị quan trọng của hệ thống HRIS chính là dữ liệu được liên kết theo quy trình khép kín:
Tuyển dụng → Hồ sơ → Chấm công → Tính lương → Thuế – Bảo hiểm → Phúc lợi → Báo cáo
Cơ chế này giúp doanh nghiệp:
- Không còn phải nhập đi nhập lại thông tin nhiều lần.
- Hạn chế sai sót khi chuyển đổi dữ liệu giữa các bộ phận.
- Dễ dàng truy xuất lịch sử và bằng chứng dữ liệu khi cần đối chiếu.
Để hình dung rõ hơn, có thể lấy ví dụ từ quy trình tính lương:
- Nhân viên chấm công bằng FaceID → hệ thống HRIS ghi nhận giờ vào – ra theo thời gian thực.
- Ca làm được hệ thống xác định tự động, áp dụng đúng quy tắc tăng ca hoặc đổi ca.
- Hệ thống tổng hợp bảng công cuối tháng → tự động chuyển sang module tính lương.
- HRIS áp dụng công thức tính lương: lương ngày công, lương tăng ca, phụ cấp, khấu trừ, bảo hiểm, thuế TNCN.
- Bộ phận nhân sự chỉ cần kiểm tra lại thay vì tính và rà soát thủ công.
1.3 Phân biệt HRIS – HRM – HRMS để tránh nhầm lẫn
Khi tìm hiểu các giải pháp phần mềm nhân sự, nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn giữa ba khái niệm HRIS, HRMS và HRM. Dù đều liên quan đến quản trị nhân sự nhưng mỗi hệ thống lại có phạm vi, chức năng, mức độ phù hợp khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt sẽ giúp doanh nghiệp chọn đúng giải pháp, tránh đầu tư sai hướng hoặc tốn chi phí cho những tính năng không cần thiết.
| HRIS | HRM | HRMS |
HRIS (Human Resource Information System) tập trung vào quản lý dữ liệu, tự động hóa nghiệp vụ nhân sự cơ bản, bao gồm:
Đây là các dữ liệu “xương sống” giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hạn chế sai sót. |
HRM (Human Resource Management) là quản trị nguồn nhân lực – một phạm trù quản lý, không phải công nghệ. HRM bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, phát triển nhân tài, hoạch định nhân sự.Nói cách khác: HRM là tư duy và phương pháp quản lý, còn HRIS/HRMS là công cụ hỗ trợ để quản lý. Ví dụ: Một doanh nghiệp xây quy chế KPI, lộ trình thăng tiến, đánh giá nhân viên theo năng lực – đó là họ đang triển khai HRM. Nhưng để theo dõi KPI, lưu hồ sơ đánh giá, quản lý quy trình online, họ có thể dùng HRIS hoặc HRMS. |
HRMS (Human Resource Management System) là phiên bản mở rộng của HRIS.
Ngoài tất cả chức năng HRIS, HRMS bổ sung:
Nói cách khác:
|
Ở Việt Nam, đa phần doanh nghiệp đang tìm kiếm HRIS vì nhu cầu cấp thiết nhất vẫn là: chuẩn hóa hồ sơ nhân sự, giảm lỗi chấm công tính lương, tăng tính minh bạch.
2. Các chức năng cốt lõi của hệ thống HRIS cho doanh nghiệp
Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về HRIS là gì chính là: “Hệ thống HRIS có thể làm được những gì?”. Trên thực tế, hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ giúp quản lý hồ sơ mà còn bao trùm toàn bộ vòng đời nhân sự, từ tuyển dụng, chấm công, trả lương cho đến đào tạo phát triển. Quan trọng hơn, mỗi chức năng đều mang lại giá trị thực tế rõ rệt cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, nâng cao trải nghiệm của nhân viên.
2.1 Quản lý hồ sơ nhân sự
Thay vì lưu trữ hồ sơ giấy hoặc tệp Excel rời rạc, HRIS cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ thông tin nhân viên: lý lịch, hợp đồng, quá trình công tác, bằng cấp, chứng chỉ. Việc tìm kiếm và tra cứu trở nên nhanh chóng, đồng thời bảo mật dữ liệu cũng được đảm bảo hơn.
Với hệ thống hris, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát vòng đời nhân viên từ khi vào làm cho đến khi nghỉ việc, tránh thất lạc thông tin.
2.2 Quản lý chấm công & ca làm việc
Hệ thống thông tin nhân sự tích hợp trực tiếp với máy chấm công hoặc ứng dụng di động, giúp doanh nghiệp tự động hóa việc ghi nhận thời gian làm việc. Với những ngành có đặc thù ca kíp như bán lẻ, sản xuất, HRIS cho phép sắp xếp ca linh hoạt, hạn chế nhầm lẫn.
2.3 Quản lý tiền lương & phúc lợi
Tính lương luôn là nghiệp vụ nhạy cảm, dễ gây mâu thuẫn nếu sai sót. HRIS giúp tự động hóa quy trình tính lương, bao gồm giờ làm thêm, ngày nghỉ, phụ cấp, các khoản khấu trừ. Ngoài ra, hệ thống còn quản lý phúc lợi như bảo hiểm, thưởng lễ tết, hỗ trợ nhân viên minh bạch rõ ràng. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm công sức cho bộ phận nhân sự mà còn gia tăng niềm tin của nhân viên.
2.4 Tuyển dụng & hội nhập (Onboarding)
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên theo dõi tiến trình phỏng vấn trên một nền tảng duy nhất. Khi ứng viên trúng tuyển, HRIS tiếp tục hỗ trợ quy trình hội nhập: cấp tài khoản, đào tạo nội quy, theo dõi thử việc. Nhờ đó, doanh nghiệp rút ngắn thời gian tuyển dụng, giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn.
2.5 Đào tạo & phát triển
HRIS cho phép doanh nghiệp xây dựng quản lý các chương trình đào tạo, từ đăng ký khóa học, theo dõi tiến độ cho đến đánh giá kết quả. Nhân viên có thể chủ động đăng ký khóa học phù hợp, trong khi quản lý dễ dàng theo dõi năng lực và hoạch định lộ trình phát triển. Đây là yếu tố quan trọng để giữ chân nhân tài, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh lao động ngày càng gay gắt.
2.6 Đánh giá hiệu suất & KPI
Một hệ thống HRIS hiện đại không chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn hỗ trợ đánh giá hiệu quả công việc. Doanh nghiệp có thể thiết lập KPI, theo dõi tiến độ, phản hồi theo thời gian thực. Nhờ dữ liệu minh bạch, việc đánh giá công bằng khách quan hơn, tạo động lực cho nhân viên nỗ lực phát triển.
2.7 Báo cáo & phân tích dữ liệu nhân sự
Dữ liệu nhân sự phân tán khiến nhiều nhà quản lý gặp khó khăn khi ra quyết định. HRIS khắc phục điều này bằng cách cung cấp báo cáo tự động trực quan: tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự, hiệu suất theo phòng ban. Các doanh nghiệp có thể dựa trên dữ liệu này để hoạch định nguồn lực, dự báo nhu cầu tuyển dụng và xây dựng chiến lược dài hạn. Đây chính là bước chuyển từ “quản lý nhân sự” sang “quản trị nhân lực” dựa trên dữ liệu.
Tóm lại, các chức năng cốt lõi của hệ thống thông tin nhân sự không chỉ đơn thuần là quản lý hành chính mà còn tạo ra giá trị lâu dài: nâng cao năng suất, giảm chi phí và tăng sự hài lòng của nhân viên. Đây chính là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý nhân sự như HRIS để đồng hành trong chiến lược phát triển bền vững.
3. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin nhân sự HRIS
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về HRIS là gì, câu hỏi lớn nhất không chỉ là “hệ thống này làm được gì” mà là “doanh nghiệp sẽ nhận lại giá trị gì khi đầu tư vào HRIS?”. Trên thực tế, hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ giúp đơn giản hóa công việc hành chính mà còn tạo ra những lợi ích chiến lược, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và phát triển bền vững.
- Tăng hiệu quả quản lý nhân sự: Một trong những giá trị rõ rệt nhất của HRIS là giúp bộ phận nhân sự giảm tải các công việc thủ công. Các quy trình như lưu trữ hồ sơ, tổng hợp chấm công, tính lương, theo dõi bảo hiểm đều được tự động hóa. Điều này giúp chuyên viên nhân sự dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động chiến lược như phát triển nhân tài hay gắn kết nhân viên.
- Đảm bảo minh bạch chính xác: Các nghiệp vụ nhân sự như tính lương, thuế, bảo hiểm luôn nhạy cảm dễ phát sinh khiếu nại nếu có sai sót. Hệ thống HRIS giúp đồng bộ dữ liệu chấm công, ca làm việc, phụ cấp và các khoản khấu trừ đảm bảo tính toán chính xác. Nhân viên có thể chủ động tra cứu thông tin lương thưởng hoặc chế độ phúc lợi qua cổng tự phục vụ, nhờ đó tăng niềm tin sự minh bạch trong tổ chức.
- Tiết kiệm chi phí dài hạn: Mặc dù doanh nghiệp cần đầu tư ban đầu để triển khai hệ thống thông tin quản trị nhân sự nhưng về lâu dài, HRIS giúp tiết kiệm đáng kể chi phí. Doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào giấy tờ in ấn, nhân lực hành chính, hạn chế chi phí phát sinh từ sai sót thủ công.
- Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Trong môi trường làm việc hiện đại, trải nghiệm nhân viên là yếu tố giữ chân tạo động lực làm việc. HRIS cung cấp cổng thông tin nhân sự trực tuyến, cho phép nhân viên chủ động tra cứu bảng lương, đăng ký nghỉ phép, tham gia khóa đào tạo hoặc cập nhật hồ sơ cá nhân mà không cần phụ thuộc vào phòng nhân sự. Điều này tạo ra sự thuận tiện, tăng tính gắn kết và nâng cao sự hài lòng.
- Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Không chỉ dừng ở quản lý hành chính, HRIS còn cung cấp báo cáo phân tích dữ liệu nhân sự một cách trực quan. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự theo phòng ban, hoặc dự báo nhu cầu tuyển dụng trong tương lai. Đây là cơ sở quan trọng để ra quyết định chiến lược, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp cần dựa trên dữ liệu (data-driven) để cạnh tranh.
Tóm lại, lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin nhân sự không chỉ dừng lại ở tiết kiệm thời gian chi phí, mà còn mở ra khả năng nâng cao trải nghiệm nhân viên và hỗ trợ hoạch định chiến lược nhân lực. Đây là lý do HRIS ngày càng trở thành nền tảng trọng yếu trong chiến lược chuyển đổi số nhân sự của các doanh nghiệp hiện đại.
4. Doanh nghiệp nào nên triển khai HRIS?
Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của doanh nghiệp khi tìm hiểu về HRIS là: “Quy mô như chúng tôi có cần hệ thống HRIS hay không?”. Thực tế, nhu cầu triển khai không phụ thuộc duy nhất vào số lượng nhân viên mà phụ thuộc vào mức độ phức tạp của ca làm, mức độ phân tán về địa điểm làm việc, tần suất biến động nhân sự, áp lực vận hành lên phòng HR.
4..1. Doanh nghiệp dưới 100 nhân sự
Ở nhóm doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là startup hoặc DN đang giai đoạn mở rộng, vấn đề thường gặp là:
- Dữ liệu nhân sự phân tán ở nhiều file Excel khác nhau
- Không có chuẩn hóa về hồ sơ, ca làm, nghỉ phép
- Người phụ trách nhân sự kiêm nhiệm nhiều vai nên dễ xảy ra sai sót
- Mỗi kỳ lương mất nhiều thời gian để rà soát
Tại sao nên triển khai HRIS ở giai đoạn này?
- Tiết kiệm thời gian, nhân lực: Doanh nghiệp nhỏ có thể giảm 30% thời gian xử lý hành chính khi chuyển từ Excel sang hệ thống tự động (nguồn:
- Giảm sai sót trong tính lương chấm công: Khi một lỗi chấm công có thể dẫn đến tranh chấp lương, hệ thống HRIS giúp loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công.
- Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng: Một hệ thống HRIS dạng cloud sẽ phù hợp với DN nhỏ vì chi phí thấp, không yêu cầu đầu tư hạ tầng, dễ triển khai, không cần đội ngũ IT vận hành.
Giá trị mang lại cho doanh nghiệp nhỏ
- Chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu, tránh rối loạn dữ liệu khi công ty lớn lên
- Tiết kiệm chi phí vận hành HR nhờ bớt phụ thuộc vào nhân lực thủ công
- Tăng tính minh bạch tạo niềm tin cho nhân viên
Đây là giai đoạn tốt nhất để bắt đầu chuyển đổi số nhân sự, tránh “chữa cháy” khi hệ thống quá phức tạp sau này.
4..2. Doanh nghiệp từ 100–500 nhân sự
Nhóm doanh nghiệp trung bình thường có những đặc điểm nổi bật:
- Có nhiều bộ phận, ca làm khác nhau
- Xuất hiện ca kíp phức tạp, tăng ca theo nhu cầu sản xuất hoặc mùa vụ
- Có từ 2 đến nhiều cơ sở hoặc chi nhánh
- Khối lượng hồ sơ, công – lương lớn, dễ xảy ra lỗi nhân sự
- Tỷ lệ nhân viên tăng/giảm hàng tháng (turnover) cao hơn doanh nghiệp nhỏ
Tại sao nhóm này rất cần HRIS?
- Quản lý ca làm – tăng ca chính xác tự động: Tiếp tục dùng Excel ở quy mô 100–500 người có thể khiến phòng HR rơi vào tình trạng quá tải.
- Quản lý đa chi nhánh: Khi doanh nghiệp có nhiều điểm làm việc, dữ liệu phân tán dễ dẫn đến chênh lệch và khiếu nại. Hệ thống HRIS đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể.
- Giảm khối lượng công việc, nâng cao hiệu suất phòng HR Thay vì dành 80% thời gian cho việc “chạy dữ liệu”, HR có thể tập trung vào đào tạo, giữ chân nhân tài hoặc phân tích nhân sự.
Giá trị mang lại cho doanh nghiệp vừa
- Giảm rủi ro do quy trình phức tạp
- Duy trì tính chính xác ngay cả khi quy mô tăng
- Tăng tốc độ xử lý công – lương từ vài ngày xuống vài giờ
- Nâng cao tính minh bạch giúp giảm tranh chấp nội bộ
Đây là giai đoạn mà nhu cầu triển khai hệ thống HRIS trở nên “bắt buộc” thay vì chỉ “nên có”.
4..3. Doanh nghiệp 500+ nhân sự hoặc tập đoàn
Ở quy mô lớn, bài toán nhân sự không chỉ là quản lý công – lương, mà là vận hành cả một hệ sinh thái nhân sự với hàng nghìn điểm dữ liệu mỗi ngày.
Các đặc trưng phổ biến:
- Chính sách lương phức tạp: nhiều loại phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng
- Quy mô nhân sự lớn dẫn đến khối lượng dữ liệu khổng lồ
- Đòi hỏi tính bảo mật cao
- Nhiều hệ thống vận hành song song (ERP, CRM, sản xuất…) cần đồng bộ
- Yêu cầu tuân thủ pháp lý ở mức cao
Lý do HRIS trở thành nền tảng bắt buộc
- Khả năng tùy chỉnh sâu, tích hợp hệ thống Các tập đoàn lớn cần HRIS có thể tích hợp với ERP, hệ thống chấm công chuyên dụng, phần mềm kế toán hoặc hệ thống sản xuất. Hệ thống HRIS on-premise hoặc hybrid thường được lựa chọn để đáp ứng yêu cầu bảo mật và tùy chỉnh.
- Quản lý phúc lợi, thuế, bảo hiểm ở quy mô lớn Chỉ cần một sai sót nhỏ về hồ sơ bảo hiểm hoặc thuế TNCN cũng có thể ảnh hưởng tới hàng trăm người.
- Dữ liệu lớn cần khả năng phân tích nâng cao Báo cáo thủ công không thể đáp ứng nhu cầu phân tích về biến động nhân sự, chi phí nhân công, tỷ lệ nghỉ việc hay hiệu suất đội nhóm. Đây là lý do các tập đoàn ưu tiên hệ thống HRIS có HR Analytics.
Giá trị mang lại cho doanh nghiệp lớn
- Chuẩn hóa quy trình toàn hệ thống
- Tăng khả năng kiểm soát dữ liệu trên nhiều cơ sở
- Hỗ trợ ra quyết định bằng dữ liệu (data-driven)
- Tăng cường bảo mật, tuân thủ pháp lý
- Nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí nhân sự dài hạn
Ở quy mô trên 500 nhân viên, HRIS không chỉ giúp “quản lý tốt hơn” mà trở thành nền tảng chiến lược trong quản trị nguồn lực doanh nghiệp.
5. Lộ trình triển khai hệ thống HRIS trong doanh nghiệp
Việc triển khai một hệ thống HRIS không chỉ là cài đặt phần mềm mà là quá trình chuyển đổi số toàn diện trong quản trị nhân sự. Dưới góc nhìn của chuyên gia nhân sự – tiền lương, lộ trình dưới đây được thiết kế để doanh nghiệp có thể hình dung rõ ràng từng bước, hạn chế rủi ro, tối ưu thời gian triển khai.
Bước 1. Xác định nhu cầu phạm vi
Đây là bước quan trọng nhất quyết định hiệu quả vận hành HRIS.
Thay vì lựa chọn phần mềm theo xu hướng, doanh nghiệp cần bắt đầu từ vấn đề thực tế của mình:
- Doanh nghiệp đang gặp khó khăn ở đâu? Chấm công? Tính lương? Lưu trữ hồ sơ? Phân ca?
- Hệ thống HRIS cần phục vụ quy mô bao nhiêu nhân sự? Có cần mở rộng trong tương lai?
- Các nghiệp vụ nào bắt buộc phải tự động hóa?
- Bộ phận nào sẽ trực tiếp sử dụng? Nhân sự? Tài chính? Quản lý sản xuất?
Lợi ích thực tế doanh nghiệp nhận được khi xác định rõ nhu cầu
- Tránh lãng phí chi phí đầu tư vào tính năng không cần thiết.
- Dễ dàng lựa chọn nền tảng HRIS phù hợp.
- Tối ưu thời gian triển khai vì không phải chỉnh sửa nhiều lần.
Bước 2. Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự
Trước khi đưa dữ liệu vào hệ thống HRIS, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn hóa dữ liệu hiện có.
Những dữ liệu cần chuẩn hóa phổ biến nhất
- Thông tin nhân sự: họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức danh, HĐLĐ.
- Hồ sơ chấm công – ca kíp – lịch làm việc.
- Lương – phụ cấp – thuế – bảo hiểm.
- Quy định nội bộ về phúc lợi, cơ chế thưởng phạt.
Vì sao chuẩn hóa dữ liệu quan trọng?
- Giảm lỗi khi chuyển đổi sang hệ thống HRIS.
- Đảm bảo báo cáo nhân sự, lương, chấm công chính xác ngay từ ngày đầu vận hành.
- Tránh tình trạng thiếu – sai – trùng dữ liệu, vốn là nguyên nhân gây xung đột giữa các phòng ban.
Bước .3. Chọn nhà cung cấp HRIS phù hợp
Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
- Có kinh nghiệm triển khai HRIS cho doanh nghiệp tương đồng về quy mô và lĩnh vực.
- Nền tảng HRIS dễ sử dụng cho nhân viên, kể cả người ít am hiểu công nghệ.
- Hỗ trợ đầy đủ các phân hệ nhân sự: hồ sơ, chấm công, tính lương, phúc lợi, thuế – bảo hiểm.
- Khả năng mở rộng, tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp.
- Có đội ngũ hỗ trợ sau triển khai có chuyên môn.
Giá trị doanh nghiệp nhận được khi chọn đúng nền tảng HRIS
- Rút ngắn thời gian triển khai.
- Giảm chi phí chuyển đổi, bảo trì sau này.
- Hạn chế tối đa việc thay đổi hệ thống khi doanh nghiệp mở rộng.
Bước 4. Thử nghiệm – đào tạo – vận hành chính thức
Giai đoạn thử nghiệm (UAT – User Acceptance Test)
- Chạy thử từng phân hệ: hồ sơ, chấm công, tính lương, phúc lợi.
- Kiểm tra dữ liệu nhập vào – xử lý – xuất báo cáo theo đúng quy trình thực tế.
- Xác định các lỗi hoặc điểm chưa phù hợp trước khi triển khai rộng.
Đào tạo người dùng
- Đào tạo cho bộ phận HR, C&B, kế toán, quản lý trực tiếp, nhân viên.
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn nội bộ để giảm lệ thuộc vào nhà cung cấp.
Vận hành chính thức
- Bắt đầu áp dụng HRIS trên toàn bộ doanh nghiệp.
- Theo dõi phản hồi 30 – 60 ngày đầu.
- Tối ưu liên tục theo thực tế vận hành.
6. Tiêu chí lựa chọn HRIS phù hợp cho doanh nghiệp
Việc hiểu rõ HRIS là gì mới chỉ là bước khởi đầu, điều quan trọng hơn đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về HRIS là làm thế nào để lựa chọn một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp triển khai HRIS nhưng không đạt hiệu quả như kỳ vọng, nguyên nhân thường đến từ việc lựa chọn sai giải pháp hoặc chưa đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố cần thiết trước khi đầu tư.
6.1 Tính linh hoạt, khả năng mở rộng theo quy mô
Mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng về quy trình nhân sự. Một hệ thống HRIS tốt cần đủ linh hoạt để tùy chỉnh theo nhu cầu hiện tại, đồng thời có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp có thể chỉ cần HRIS để quản lý chấm công tính lương nhưng khi mở rộng lên hàng nghìn nhân sự, hệ thống cần đáp ứng thêm nhu cầu tuyển dụng, đào tạo và phân tích dữ liệu.
6.2 Khả năng tích hợp với các phần mềm khác
Doanh nghiệp hiện đại thường sử dụng nhiều hệ thống cùng lúc như phần mềm kế toán ERP (quản lý tài chính – kế toán), CRM (quản lý quan hệ khách hàng). Một hệ thống thông tin quản trị nhân sự hiệu quả phải dễ dàng tích hợp với các nền tảng này để tạo thành dòng chảy dữ liệu thống nhất, giảm nhập liệu trùng lặp hạn chế sai sót.
6.3 Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Một trong những lý do khiến HRIS thất bại khi triển khai là nhân viên khó sử dụng. Do đó, hệ thống cần có giao diện thân thiện, trực quan, dễ thao tác ngay cả với người không am hiểu công nghệ. Khi nhân viên có thể tự tra cứu lương, đăng ký nghỉ phép hay cập nhật hồ sơ trên hệ thống mà không cần nhờ đến bộ phận nhân sự, hiệu quả vận hành sẽ tăng lên đáng kể.
6.4 Bảo mật dữ liệu nhân sự
Dữ liệu nhân sự là tài sản nhạy cảm, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng, thu nhập và các chế độ phúc lợi. Một hệ thống HRIS cần có chuẩn bảo mật cao, đáp ứng các quy định pháp luật về an toàn dữ liệu. Ngoài ra, khả năng phân quyền truy cập rõ ràng giúp đảm bảo mỗi người chỉ xem được thông tin liên quan đến vai trò của mình. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp yên tâm khi chuyển từ quản lý thủ công sang số hóa.
6.5 Dịch vụ hỗ trợ, bảo trì nâng cấp
Triển khai HRIS không chỉ là mua phần mềm, mà còn là sự đồng hành lâu dài cùng nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần cân nhắc những đơn vị có chính sách hỗ trợ tận tình, đào tạo nhân viên đầy đủ, cam kết nâng cấp sản phẩm theo xu hướng mới. Điều này giúp hệ thống vận hành ổn định, luôn phù hợp với nhu cầu thay đổi của tổ chức.
Tóm lại, khi lựa chọn hệ thống thông tin nhân sự, doanh nghiệp cần đặt mình vào vị trí của người sử dụng thực tế, đồng thời tính đến sự phát triển trong tương lai. Một HRIS phù hợp không chỉ giải quyết nhu cầu quản lý hiện tại mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm nhân viên trong dài hạn.
7. Quản lý nhân lực toàn diện với hệ thống Lạc Việt SureHCS HRM
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả quản trị nhân sự và trải nghiệm nhân viên, việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu tất yếu. Một hệ thống hiện đại không chỉ giúp giảm thiểu công việc thủ công mà còn cung cấp dữ liệu chính xác để lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng kịp thời.
Lạc Việt SureHCS HRM là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, được phát triển với mục tiêu đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. Khác với nhiều phần mềm quản lý nhân lực chỉ tập trung vào chấm công hay tính lương, SureHCS HRM bao quát toàn bộ vòng đời nhân sự từ tuyển dụng, hội nhập, phát triển, cho đến giữ chân tạo động lực cho nhân viên. Hệ thống không chỉ đóng vai trò là “công cụ quản lý” mà còn là nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ vững mạnh, gia tăng sự gắn kết và tối ưu chi phí vận hành.
Điểm nổi bật của SureHCS HRM nằm ở khả năng tích hợp linh hoạt, cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên.Doanh nghiệp có thể vừa chuẩn hóa quy trình quản lý vừa tạo không gian để nhân viên cảm thấy được quan tâm, ghi nhận và phát triển.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Một hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm sai sót, tiết kiệm chi phí, quan trọng nhất là nâng cao trải nghiệm nhân viên. Trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự ngày càng gay gắt, việc tìm hiểu sâu HRIS là gì và đầu tư vào hệ thống thông tin quản trị nhân sự hiện đại chính là bước đi cần thiết để doanh nghiệp giữ chân nhân tài, đồng thời phát triển bền vững trong dài hạn.
