PDCA là gì? Cách áp dụng mô hình PDCA cải tiến quy trình vận hành

Hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu, chất lượng sản phẩm không ổn định và chi phí vận hành ngày càng tăng cao là những thách thức doanh nghiệp phải đối mặt trong hành trình kinh doanh. Để có thể phát triển bền vững, doanh nghiệp cần một công cụ hiệu quả để cải tiến liên tục quy trình và nâng cao chất lượng như mô hình PDCA (Plan – Do – Check – Act). Vậy PDCA là gì và làm thế nào để áp dụng mô hình cải tiến quy trình vận hành?

Theo dõi bài viết của Lạc Việt để được giải đáp thắc mắc ngay.

1. Tìm hiểu pdca là gì?

PDCA là viết tắt của Plan – Do – Check – Act, một chu trình cải tiến liên tục được sử dụng rộng rãi trong quản lý chất lượng. Mô hình này được xem như một vòng lặp không ngừng, giúp doanh nghiệp cải thiện các quy trình, sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả.

Mô hình cải tiến quy trình vận hành, chất lượng sản xuất PDCA gồm 4 thành phần sau:

• Plan (Lập kế hoạch): Xác định vấn đề cần cải thiện, đặt mục tiêu rõ ràng và lập kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đó.
• Do (Thực hiện): Thực hiện kế hoạch đã thiết lập, thu thập dữ liệu và thông tin liên quan.
• Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả thực hiện so với mục tiêu đã đặt ra, xác định những gì đã đạt được và những gì chưa đạt được.
• Act (Hành động): Thực hiện các hành động để điều chỉnh kế hoạch, tiêu chuẩn hóa những gì đã thành công và loại bỏ những gì không hiệu quả.

PDCA giúp doanh nghiệp duy trì sự cải tiến liên tục, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí. Việc triển khai PDCA giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với các vấn đề, tối ưu hóa quy trình và tăng khả năng cạnh tranh. Với mô hình này, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận diện và khắc phục các điểm nghẽn trong quy trình làm việc, từ đó tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.

2. Cách áp dụng mô hình PDCA cải tiến quy trình vận hành doanh nghiệp

Cách để triển khai mô hình PDCA là gì? Dưới đây là 4 bước áp dụng mô hình PDCA để cải tiến quy trình vận hành doanh nghiệp::

• Bước 1: Plan –  Lập kế hoạch chi tiết
• Bước 2: Do –  Triển khai kế hoạch
• Bước 3: Check – Theo dõi và kiểm tra
• Bước 4: Act – Phân loại kết quả & Ra quyết định

Bước 1: Plan –  Lập kế hoạch chi tiết

Trước hết, bạn cần xác định rõ vấn đề hoặc mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được, ví dụ như giảm tỷ lệ hàng lỗi, cải thiện quy trình làm việc, tăng hiệu suất sản xuất hoặc tối ưu hóa dịch vụ khách hàng.

Việc hiểu rõ nguyên nhân giúp xây dựng một kế hoạch hiệu quả hơn, do đó sau khi xác định được vấn đề, hãy tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng các công cụ như biểu đồ Ishikawa (biểu đồ xương cá) hoặc phương pháp 5 Whys (5 câu hỏi Tại sao?). 

Dựa trên phân tích, lập kế hoạch hành động chi tiết bao gồm các bước cụ thể, nguồn lực cần thiết, thời gian thực hiện và các chỉ số đo lường. Đảm bảo rằng kế hoạch này có tính khả thi và có sự cam kết từ phía các bên liên quan trong doanh nghiệp.

Cần lưu ý, mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được (SMART – Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Vì chính điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả sau khi triển khai kế hoạch.

Bước 2: Do –  Triển khai kế hoạch

Trước khi triển khai toàn diện, bạn nên thử nghiệm kế hoạch trên một quy mô nhỏ để đánh giá tính khả thi, giảm thiểu rủi ro và nhận diện sớm các vấn đề tiềm ẩn.

Khi nhận kết quả trong quá trình thử nghiệm để đánh giá xem liệu các biện pháp đã triển khai có đạt được mục tiêu đề ra hay không. Dữ liệu thu thập từ giai đoạn này sẽ rất quan trọng trong việc đưa ra quyết định ở các bước sau. 

Sau khi thử nghiệm thành công, doanh nghiệp cần tiến hành tiêu chuẩn hóa quy trình để đảm bảo rằng mọi hoạt động sẽ được thực hiện đồng bộ và nhất quán trên quy mô lớn.

Tuy nhiên, tại giai đoạn này, nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn khi thiếu dữ liệu để đánh giá hiệu quả của chu trình cải tiến. Để giải quyết vướng mắc này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý quy trình làm việc như LV-DX Dynamic Workflow để xem báo cáo trực quan về mọi chỉ số trong quy trình cũng số liệu phân tích, đánh giá khoa học.

Bước 3: Check – Theo dõi và kiểm tra

Tiến hành theo dõi các chỉ số đã đặt ra trong bước Plan để đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện. Điều này giúp bạn xác định xem liệu mục tiêu có đạt được hay không.

Đối chiếu kết quả thực tế với các mục tiêu ban đầu để xác định mức độ thành công. Nếu kết quả không đạt yêu cầu, cần phân tích nguyên nhân và xác định các vấn đề còn tồn tại.

Sử dụng các công cụ phân tích để xem xét các dữ liệu thu thập được, từ đó đánh giá những yếu tố nào đã góp phần vào thành công hoặc thất bại của quy trình. 

LV-DX Dynamic Workflow với trợ lý ảo AI tự động hóa, phân tích dữ liệu và trả lời câu hỏi chính xác. AI Lạc Việt giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác đồng thời giảm thiểu rủi ro. Phần mềm này còn hỗ trợ tìm kiếm, tóm tắt thông tin một cách hiệu quả giúp nhân viên tiết kiệm thời gian để tăng năng suất làm việc

Bước 4: Act – Phân loại kết quả & Ra quyết định

Dựa trên phân tích, phân loại các kết quả đạt được. 

• Thành công: Triển khai áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. 
• Có vấn đề phát sinh: Cần xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải thiện.

Sau đó, nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định các biện pháp tiếp theo cần thực hiện, bao gồm việc điều chỉnh kế hoạch, cải tiến thêm quy trình, hoặc thậm chí thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận nếu kết quả không đạt yêu cầu.

3. Ví dụ về chu trình PDCA trong doanh nghiệp sản xuất

Doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm gia dụng trên một trang thương mại điện tử. Gần đây, bạn nhận thấy rằng xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng đang giảm đáng kể. Sau khi xem xét, doanh nghiệp phát hiện ra rằng khách hàng liên tục phàn nàn về việc giao hàng muộn và sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn làm giảm doanh thu.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp quyết định áp dụng chu trình PDCA để cải tiến quy trình vận hành.

Bước 1: Plan – Lập kế hoạch chi tiết

• Mục tiêu: Cải thiện thời gian giao hàng và giảm thiểu hư hỏng sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
• Phân tích vấn đề: Xác định rằng vấn đề chủ yếu nằm ở khâu vận chuyển, nơi các sản phẩm không được xử lý đúng cách và thời gian giao hàng kéo dài.
• Kế hoạch: Thử nghiệm một nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển mới, có danh tiếng về việc giao hàng nhanh chóng và xử lý cẩn thận trong vòng một tháng. Chọn một nhóm khách hàng mẫu để thử nghiệm và so sánh kết quả với dịch vụ vận chuyển hiện tại.

Bước 2: Do – Chạy thử nghiệm & Tiêu chuẩn hóa

• Thực hiện: Trong vòng một tháng, bạn sử dụng nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển mới cho tất cả các đơn hàng của nhóm khách hàng mẫu.
• Theo dõi: Trong suốt quá trình thử nghiệm, ghi nhận lại thời gian giao hàng và mức độ hài lòng của khách hàng đối với từng đơn hàng được giao.

Bước 3: Check – Duy trì quan sát và kiểm tra

• Kiểm tra kết quả: Sau một tháng, thu thập dữ liệu về thời gian giao hàng và mức độ hài lòng của khách hàng từ nhóm mẫu.
• So sánh: Kết quả cho thấy rằng nhà cung cấp dịch vụ mới đã giúp giảm đáng kể thời gian giao hàng và giảm thiểu đáng kể các trường hợp sản phẩm bị hư hỏng. Mức độ hài lòng của khách hàng đã tăng lên rõ rệt.
• Phân tích: Bạn phân tích các dữ liệu để xác định xem sự thay đổi nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển có thực sự mang lại kết quả tốt hơn và có những yếu tố nào khác có thể ảnh hưởng đến kết quả này.

Bước 4: Act – Phân loại kết quả & Ra quyết định

• Ra quyết định: Dựa trên kết quả tích cực từ thử nghiệm, doanh nghiệp quyết định chuyển sang sử dụng nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển mới cho tất cả các đơn hàng.
• Hành động: Doanh nghiệp chính thức hợp tác với nhà cung cấp này và thông báo cho toàn bộ nhân viên về quy trình vận chuyển mới. Đồng thời, doanh nghiệp cũng xem xét khả năng cải tiến thêm các quy trình khác như đóng gói sản phẩm để giảm thiểu rủi ro hư hỏng.
• Chuẩn bị cho vòng lặp PDCA tiếp theo: Tiếp tục theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng, các chỉ số liên quan để đảm bảo rằng sự cải tiến này được duy trì và chuẩn bị cho các vòng PDCA tiếp theo theo lộ trình cải thiện liên tục.

4. Rào cản khi triển khai chu trình PDCA & giải pháp cho doanh nghiệp

Những rào cản khi triển khai chu trình PDCA là gì? Dưới đây là 2 thách thức phổ biến doanh nghiệp thường gặp phải khi áp dụng mô hình PDCA và giải pháp hoàn hảo để có thể vượt qua chúng.

4.1 Thiếu cơ sở dữ liệu

Dữ liệu là yếu tố cốt lõi trong việc đánh giá hiệu quả của quy trình và đưa ra các quyết định cải tiến. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu chính xác. Điều này dẫn đến việc không có cơ sở để đo lường kết quả hoặc phát hiện những điểm cần cải thiện trong quy trình.

4.1 Thiếu công cụ giám sát quy trình

Thiếu sự giám sát liên tục trong quá trình thực hiện có thể dẫn đến việc các kế hoạch không được thực hiện đúng cách hoặc không đạt được kết quả như mong đợi. Chính sự thiếu sót này cũng có thể khiến doanh nghiệp không phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình cải tiến.

Một giải pháp hiệu quả để vượt qua các rào cản trên là áp dụng LV-DX Dynamic Workflow – một công nghệ tiên tiến giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và cải tiến doanh nghiệp.

• Cải tiến hiệu suất vận hành với quy trình chuẩn được số hóa để hoạt động xuyên suốt không gián đoạn: LV-DX Dynamic Workflow cho phép doanh nghiệp số hóa các quy trình quan trọng, từ đó đảm bảo rằng tất cả các hoạt động diễn ra một cách đồng bộ và không gián đoạn. Nhờ vào việc số hóa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện.

• Toàn bộ dữ liệu tổng hợp thống nhất trên 1 nền tảng, không rời rạc, phân tán: LV-DX Dynamic Workflow tập hợp và quản lý dữ liệu từ tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp loại bỏ sự phân tán dữ liệu, cho phép cấp quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá và phân tích thông tin. Đồng thời, khi dữ liệu được quản lý thống nhất, doanh nghiệp có thể phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình và đưa ra các biện pháp cải tiến chính xác.

• Khắc phục, cải tiến đúng điểm, đem lại sự hiệu quả, tiết kiệm chi phí: Với nguồn dữ liệu tập trung và phân tích một cách toàn diện, doanh nghiệp có thể nhận diện rõ ràng những điểm cần cải tiến trong quy trình. Việc khắc phục đúng điểm không chỉ nâng cao hiệu suất hoạt động mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, từ đó nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.

Mong rằng qua bài viết của Lạc Việt doanh nghiệp có thể hiểu PDCA là gì và cách thức áp dụng mô hình vào quy trình cải tiến doanh nghiệp hiệu quả. Hãy nhớ rằng, PDCA không chỉ là một công cụ cải tiến mà còn là một triết lý vận hành giúp doanh nghiệp luôn tiến về phía trước trong hành trình nâng cao chất lượng, tinh gọn quy trình làm việc. Bằng cách áp dụng mô hình đúng cách, doanh nghiệp hoàn toàn giải quyết được các vấn đề hiện tại và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh