Trung bình mỗi ngày doanh nghiệp tạo ra hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tài liệu giấy và file mềm với nội dung quan trọng khác nhau. Với tốc độ phát sinh tài liệu lớn như vậy, việc quản lý khối lượng thông tin khổng lồ này trở thành một thách thức không nhỏ. Nếu quản lý hồ sơ kém chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tình trạng tài liệu bị thất lạc, mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin, hoặc thậm chí dẫn đến sai sót nghiêm trọng trong quá trình ra quyết định.
Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng. Tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc. Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu cách quản lý file tài liệu trong doanh nghiệp ngay dưới bài viết sau!
1. Quản lý hồ sơ, tài liệu là gì?
Quản lý hồ sơ là quá trình tổ chức, lưu trữ và kiểm soát các thông tin, tài liệu, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp dưới dạng văn bản, file mềm, hợp đồng, email liên quan đến các quy trình nội bộ, kinh doanh và giao dịch với khách hàng.
Mục tiêu chính của quản lý tài liệu là đảm bảo tính toàn vẹn, dễ truy xuất và bảo mật của thông tin, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin. Hồ sơ, tài liệu bao gồm những thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh và pháp lý.
Một hệ thống quản lý tốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính sẵn sàng khi cần sử dụng các dữ liệu này.
2. Thực trạng quản lý hồ sơ của các doanh nghiệp hiện nay
Trước đây, doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp truyền thống, quản lý tài liệu giấy thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi,… Sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Các tài liệu sẽ được đánh dấu mã số; ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần.
Tuy nhiên theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ, sau thành các kho. Làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ.
Trong thực tế, đã có nhiều doanh nghiệp đã số hóa công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao. Vì một phần lý do hệ thống phần mềm được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành.
Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt; hệ thống lưu trữ lớn là đủ đáp ứng nhu cầu lưu trữ. Tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm vừa đáp ứng được nhu cầu đó vừa có thể vận hành ổn định cho nhiều năm sau cũng là một vấn đề quan trọng.
3. Vì sao doanh nghiệp cần quản lý file tài liệu hiệu quả?
Hồ sơ, tài liệu không chỉ đơn thuần là giấy tờ hành chính mà còn chứa đựng những thông tin quan trọng liên quan đến các giao dịch, hoạt động vận hành và quản lý của doanh nghiệp. Việc quản lý hồ sơ hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo sự an toàn thông tin và tuân thủ các quy định pháp lý.
Dưới đây là những lý do cụ thể giải thích tại sao doanh nghiệp cần quản lý tài liệu một cách chuyên nghiệp.
Tăng năng suất làm việc
Theo nghiên cứu từ Economic Times, một nhân viên văn phòng trung bình dành gần 25% thời gian mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết cho công việc. Điều này cho thấy, việc lưu trữ và quản lý tài liệu một cách khoa học có thể cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc.
Với phần mềm quản lý thông tin, toàn bộ tài liệu sẽ được lưu trữ, phân loại và truy cập chỉ trong vài cú click chuột. Điều này không chỉ giảm thời gian tìm kiếm mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ, từ đó cải thiện năng suất chung của tổ chức.
Bảo mật và an toàn thông tin
Trong thời đại số hóa, bảo mật thông tin là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp. Việc mất mát hoặc rò rỉ dữ liệu có thể gây ra những thiệt hại không lường trước, cả về tài chính lẫn uy tín.
Một hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp như LV SureDMS cung cấp những tính năng bảo mật tiên tiến, như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập theo cấp độ, theo dõi lịch sử chỉnh sửa và quyền xem tài liệu, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào thông tin quan trọng.
Giảm chi phí và tối ưu hóa không gian lưu trữ
Lưu trữ tài liệu dưới dạng vật lý không chỉ tiêu tốn không gian mà còn tốn chi phí về thời gian và nhân lực. Với giải pháp quản lý thông tin hiệu quả, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu, không còn phải lo lắng về việc sắp xếp hay bảo quản tài liệu vật lý. Không gian lưu trữ vật lý giờ đây có thể được thay thế bằng cloud storage hoặc hệ thống máy chủ nội bộ với dung lượng lớn hơn và chi phí vận hành thấp hơn rất nhiều.
Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác
Quyết định nhanh chóng, chính xác dựa trên thông tin đầy đủ và kịp thời là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội trên thị trường. Với các phương pháp quản lý hồ sơ hiệu quả, các dữ liệu, tài liệu quan trọng đều được tổ chức, phân loại một cách hệ thống, cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
LV SureDMS không chỉ hỗ trợ lưu trữ mà còn tích hợp khả năng tìm kiếm nâng cao, giúp người dùng tra cứu tài liệu theo nhiều tiêu chí như ngày tạo, người tạo, từ khóa liên quan, v.v.
4. 5 Phương pháp quản lý hồ sơ, file, tài liệu chuyên nghiệp hiệu quả
Quản lý file và hồ sơ tài liệu khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động.
Dưới đây là 5 phương pháp quản lý hồ sơ, tài liệu hiệu quả mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để tối ưu hóa quy trình làm việc.
4.1 Phân loại hồ sơ
Nếu doanh nghiệp không tiến hành phân loại tài liệu, hậu quả có thể rất nghiêm trọng. Tình trạng này dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc, khó truy cập và mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm thông tin. Khi không có sự phân loại, mọi tài liệu sẽ trở nên lộn xộn, gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình làm việc và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc.
Do đó, cần thiết phải phân loại hồ sơ một cách khoa học, rõ ràng, dễ dàng truy cập và xử lý khi cần thiết. Một số phương pháp phân loại phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng bao gồm:
- Theo loại tài liệu: Phân chia thành các nhóm như hợp đồng, báo cáo tài chính, tài liệu nhân sự và hóa đơn,…
- Theo thời gian: Sắp xếp tài liệu theo ngày, tháng, năm phát hành hoặc hết hạn,…
- Theo bộ phận hoặc dự án: Tạo nhóm theo từng bộ phận (nhân sự, tài chính, marketing) hoặc theo các dự án cụ thể, đảm bảo thông tin liên quan được tập hợp tại một chỗ.
Khi doanh nghiệp thực hiện phân loại hồ sơ theo hệ thống không chỉ giúp cải thiện khả năng tìm kiếm và truy cập tài liệu mà còn giảm thiểu nguy cơ mất mát, nhầm lẫn thông tin. Qua đó, nhân viên có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.
4.2 Sắp xếp hồ sơ theo tiêu chí
Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc sắp xếp tài liệu, tình trạng lộn xộn sẽ diễn ra, dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết. Việc này không chỉ làm tiêu tốn thời gian mà còn có thể gây ra những sai sót nghiêm trọng trong quy trình làm việc.
Một số phương pháp sắp xếp hồ sơ theo tiêu chí mà doanh nghiệp có thể áp dụng bao gồm:
- Theo mức độ ưu tiên: Sắp xếp tài liệu theo thứ tự quan trọng, đảm bảo các tài liệu cần thiết được xử lý và theo dõi sát sao.
- Theo trạng thái tài liệu: Tổ chức tài liệu thành các nhóm như tài liệu đang xử lý, đã xử lý, hoặc tài liệu lưu trữ,…
- Theo mã số hoặc ký hiệu: Sử dụng các mã số hoặc ký hiệu (mã hồ sơ, mã tài liệu) để tăng tốc độ tìm kiếm và kiểm tra trạng thái tài liệu một cách hiệu quả.
Cách sắp xếp này giúp giảm thời gian xử lý công việc và nâng cao tính linh hoạt trong việc theo dõi trạng thái hồ sơ.
4.3 Tạo danh mục tài liệu
Khi không có danh mục, tài liệu rất dễ thất lạc hoặc khó xác định, gây mất thời gian cho nhân viên khi họ phải tìm kiếm thông tin. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn có thể dẫn đến các sai sót trong quản lý hồ sơ quan trọng.
Tạo danh mục giúp tổ chức tài liệu một cách hệ thống, dễ dàng theo dõi và truy cập khi cần thiết. Một danh mục tài liệu hiệu quả nên bao gồm các thông tin cơ bản như:
- Tên tài liệu: Xác định nội dung cụ thể của tài liệu.
- Loại tài liệu: Phân loại tài liệu theo các nhóm như hợp đồng, báo cáo, hoặc thư từ.
- Ngày phát hành: Theo dõi thời gian lưu trữ và thời gian cần thiết để cập nhật hoặc thay thế tài liệu.
- Người phụ trách: thông tin về cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tài liệu.
Doanh nghiệp có thể lưu trữ danh mục này trên bảng tính Excel, hệ thống phần mềm quản lý tài liệu hoặc các công cụ điện tử khác để thuận tiện trong việc truy cập và quản lý.
4.4 Lưu trữ hồ sơ tập trung
Việc lưu trữ hồ sơ tại một địa điểm trung tâm giúp quản lý tài liệu một cách đồng bộ, tránh tình trạng phân tán, thất lạc thông tin. Doanh nghiệp nên sử dụng kho lưu trữ trung tâm hoặc kho lưu trữ điện tử, đảm bảo rằng mọi tài liệu đều được lưu trữ đúng cách và có thể dễ dàng truy cập từ bất kỳ phòng ban hoặc chi nhánh nào.
Một trong những giải pháp hiệu quả cho việc này chính là sử dụng phần mềm LV SureDMS. Phần mềm này không chỉ hỗ trợ lưu trữ tài liệu mà còn cho phép quản lý tài liệu số hóa một cách tối ưu. Phần mềm còn cung cấp tính năng lưu trữ tập trung, giúp bảo đảm mọi thông tin đều được quản lý một cách hệ thống và có thể truy cập dễ dàng từ xa.
4.5 Sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu toàn diện
Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phát triển, việc sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Nếu doanh nghiệp vẫn còn “chậm số hóa” công việc quản lý tài liệu, họ có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro, bao gồm thông tin bị thất lạc, khó khăn trong việc tìm kiếm và không đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng.
Do đó, việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu như LV SureDMS là bước tiến vượt bậc trong việc chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý tài liệu, file hồ sơ. Hệ thống này không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức tài liệu một cách hiệu quả mà còn cung cấp nhiều tính năng ưu việt hỗ trợ cho công việc hàng ngày:
- LV SureDMS cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu theo từ khóa hoặc tiêu chí cụ thể, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Người dùng có thể dễ dàng truy cập vào các tài liệu cần thiết mà không phải mất thời gian tìm kiếm thủ công.
- Hệ thống được thiết kế với các cấp độ phân quyền, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu.
- Có khả năng tích hợp với các phần mềm khác như ERP, CRM giúp tạo thành một hệ thống quản lý thông tin đồng bộ và toàn diện.
- Theo dõi lịch sử xử lý tài liệu, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ quá trình xử lý và cập nhật hồ sơ. Cấp quản lý biết được ai đã làm gì với tài liệu và khi nào, từ đó nâng cao trách nhiệm trong quản lý thông tin.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
Sự lộn xộn trong quản lý tài liệu không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và độ chính xác trong các quyết định quan trọng. Trong thời đại mà thông tin là một tài sản vô giá, việc quản lý hồ sơ và tài liệu hiệu quả không chỉ là một yếu tố hỗ trợ hoạt động nội bộ, mà còn đóng vai trò quyết định trong việc phát triển bền vững và cạnh tranh của doanh nghiệp.
