Bạn luôn nghe nhân viên than phiền vì mất hàng giờ để tìm một hợp đồng quan trọng trong từng thư mục? Hay lo lắng về việc mất mát dữ liệu quan trọng do các sự cố như hỏng hóc máy tính, vi-rút? Với thực trạng lượng thông tin, tài liệu tăng lên nhanh chóng thì việc đầu tư thiết bị và xây dựng một quy trình quản lý văn bản điện tử trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang đối mặt với những thách thức lớn trong việc quản lý văn bản, như thiếu đồng bộ, bảo mật thấp và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Vậy làm sao để giải quyết vấn đề trên? Cùng Lạc Việt tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
1. Thực trạng quản lý văn bản điện tử của doanh nghiệp Việt hiện nay
Việt Nam đang trên đà trở thành một quốc gia số, nhưng quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp vẫn còn nhiều bất cập. Đặc biệt, việc quản lý văn bản điện tử còn gặp phải nhiều khó khăn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Chuyển đổi chậm chạp từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Một số doanh nghiệp vẫn duy trì phương pháp chuyển đổi văn bản truyền thống như scan, nhập liệu, hình ảnh,…gây tốn khá nhiều thời gian trong việc số hóa.
- Thiếu sự đồng bộ trong quy trình quản lý: Các tài liệu thường được lưu trữ phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau, không có sự thống nhất giữa các phòng ban hoặc giữa các phần mềm quản lý.
- Hạn chế về hạ tầng công nghệ: Không phải doanh nghiệp nào ở Việt Nam cũng có điều kiện đầu tư vào hạ tầng công nghệ đủ mạnh để triển khai hiệu quả hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thiếu hụt hạ tầng như máy chủ, phần mềm quản lý, hệ thống bảo mật, khiến quá trình số hóa quản lý văn bản gặp trở ngại.
- Bảo mật thông tin chưa được đảm bảo: Các hệ thống lưu trữ điện tử không có các biện pháp bảo mật chặt chẽ khiến văn bản dễ bị truy cập trái phép, thay đổi hoặc bị xóa mất. Theo một báo cáo từ Bộ Công an, số vụ tấn công mạng vào các doanh nghiệp tại Việt Nam đã tăng lên đáng kể trong những năm gần đây, đặt ra thách thức lớn về việc bảo vệ an toàn dữ liệu điện tử.
- Khả năng tích hợp kém giữa các hệ thống: Việc quản lý văn bản yêu cầu khả năng tích hợp giữa nhiều hệ thống khác nhau như hệ thống ERP, CRM hoặc các phần mềm chuyên dụng khác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lại gặp khó khăn trong việc tích hợp các hệ thống này, khiến quá trình quản lý hồ sơ điện tử bị phân mảnh không hiệu quả.
Các doanh nghiệp trong nước vẫn phụ thuộc vào các phương thức quản lý truyền thống như Excel, folder máy tính,…khiến việc tiếp cận và xử lý tài liệu trở nên chậm chạp, thiếu hiệu quả. Theo Báo cáo Thông tin Quản lý Thông minh, 86% nhân viên cho biết việc tìm kiếm tài liệu mất quá nhiều thời gian, gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc.
Thực tế này đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuyển đổi mạnh mẽ, áp dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiện đại để bắt kịp xu hướng, cải thiện quy trình quản lý thông tin.
2. Tổng quan về văn bản điện tử và cách quản lý
2.1 Văn bản điện tử là gì?
Văn bản điện tử (Electronic Document) là văn bản được tạo lập, gửi, nhận, xử lý lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì trên giấy. Đây là một dạng tài liệu số hóa, có thể được lưu trữ trên máy tính, máy chủ hoặc nền tảng đám mây giúp tối ưu hóa quá trình quản lý, trao đổi thông tin trong môi trường số. (Theo Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
Đặc điểm của văn bản điện tử
- Dạng dữ liệu số: được lưu trữ dưới các định dạng số như PDF, DOCX, XLSX, XML,…
- Có thể chỉnh sửa, tìm kiếm dễ dàng: Khác với văn bản giấy, văn bản điện tử có thể được chỉnh sửa, tìm kiếm nhanh chóng bằng các công cụ hỗ trợ.
- Tích hợp công nghệ chữ ký số: Để đảm bảo tính pháp lý bảo mật, văn bản điện tử có thể được ký số bằng chữ ký điện tử theo quy định pháp luật.
- Lưu trữ truy xuất nhanh chóng: có thể được lưu trên hệ thống quản lý tài liệu (DMS) giúp tìm kiếm truy xuất dễ dàng mà không cần lưu trữ vật lý.
- Tăng cường bảo mật, kiểm soát truy cập: Người dùng có thể kiểm soát quyền truy cập, phân quyền chỉnh sửa theo dõi lịch sử thay đổi của văn bản.
2.2 Quản lý văn bản điện tử là gì?
Quản lý văn bản điện tử là quá trình tổ chức, lưu trữ, truy xuất, kiểm soát bảo mật văn bản dưới dạng số trong một hệ thống điện tử. Quá trình này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc xử lý tài liệu, giảm thiểu rủi ro mất mát, nâng cao hiệu suất làm việc. (Theo Điều 3, Thông tư 01/2019 của Bộ Nội Vụ)
Công tác quản lý bao gồm việc sử dụng các phần mềm, hệ thống và công nghệ thông tin để quản lý toàn bộ vòng đời của văn bản, từ khi tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm, phê duyệt đến việc lưu trữ, tiêu hủy tài liệu sau khi không còn sử dụng nữa. Hệ thống giúp tự động hóa quy trình, cải thiện khả năng quản lý thông tin, giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ, tăng tính bảo mật và khả năng truy xuất dữ liệu.
2.3 So sánh quy trình quản lý văn bản điện tử với quy trình quản lý văn bản giấy
Trong quá trình chuyển đổi từ quản lý văn bản giấy truyền thống sang quản lý tài liệu điện tử, có nhiều sự khác biệt rõ ràng mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Trước hết, quy trình quản lý văn bản điện tử mang tính tự động hóa cao, giảm bớt sự phụ thuộc vào con người trong việc xử lý thủ công. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian công sức. Thay vì phải tìm kiếm hồ sơ trong các tủ tài liệu vật lý tốn không gian, doanh nghiệp chỉ cần vài giây để truy xuất tài liệu điện tử nhờ vào hệ thống tìm kiếm thông minh.
Một sự khác biệt lớn khác là về khả năng bảo mật và bảo quản. Trong khi tài liệu giấy dễ bị thất lạc, hư hỏng bởi yếu tố môi trường hoặc thậm chí bị trộm cắp, văn bản điện tử được bảo vệ bởi các lớp mã hóa, phân quyền truy cập đảm bảo dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp luôn được an toàn, dễ dàng quản lý theo dõi.
Cuối cùng, việc lưu trữ điện tử giúp giảm chi phí, tiết kiệm không gian so với lưu trữ tài liệu giấy truyền thống, đồng thời cho phép khả năng truy cập từ xa, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong vận hành. Những khác biệt này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
Bảng so sánh quy trình quản lý văn bản điện tử với quy trình quản lý văn bản giấy
| Tiêu chí | Quản lý văn bản giấy | Quản lý văn bản điện tử |
| Tạo lập tài liệu | Tạo trên giấy, ký duyệt bằng tay | Tạo và lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số, ký số hoặc sử dụng xác thực điện tử |
| Phân loại/lập chỉ mục | Thực hiện thủ công, khó khăn trong việc lập chỉ mục, tìm kiếm | Tự động phân loại, lập chỉ mục dễ dàng tìm kiếm theo từ khóa, danh mục |
| Lưu trữ bảo quản | Cần không gian vật lý lớn, dễ bị hư hại do môi trường | Lưu trữ kỹ thuật số, bảo vệ an toàn, không bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường |
| Tìm kiếm truy xuất | Tốn thời gian, cần truy cập trực tiếp đến kho lưu trữ | Tìm kiếm nhanh chóng, truy xuất chỉ trong vài giây từ bất kỳ đâu có kết nối |
| Bảo mật | Dễ bị mất, hư hại hoặc đánh cắp | Bảo mật cao hơn qua mã hóa, phân quyền truy cập |
| Lưu trữ/tiêu hủy | Cần nhân lực để kiểm tra định kỳ, tiêu hủy thủ công | Dễ dàng lưu trữ lâu dài, tiêu hủy tự động qua hệ thống |
| Chi phí | Tốn kém về không gian bảo quản, cần chi phí giấy, in ấn | Giảm chi phí lưu trữ vật lý, chi phí ban đầu cho công nghệ |
| Khả dụng | Chỉ có thể truy cập tại địa điểm lưu trữ | Truy cập mọi lúc, mọi nơi với kết nối internet |
| Hiệu quả | Quy trình chậm, yêu cầu nhân lực, thời gian nhiều | Tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nguồn lực |
3. Quy trình 6 Bước quản lý văn bản điện tử tập trung trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý văn bản điện tử được tham khảo tổng hợp từ “THÔNG TƯ 01/2019/TT-BNV VỀ XỬ LÝ – QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ” và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Về công tác văn thư
Tham khảo 6 Bước quy trình quản lý văn bản, tài liệu điện tử chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng.
Bước 1: Tạo và tiếp nhận văn bản
Tạo và tiếp nhận văn bản điện tử là bước đầu tiên trong quy trình quản lý. Thay vì tạo lập các tài liệu giấy thủ công, văn bản điện tử được tạo lập trực tiếp từ các phần mềm văn phòng (như Microsoft Word, Excel, PDF) hoặc các hệ thống quản lý thông tin của doanh nghiệp (ERP, CRM).
Trong quá trình tiếp nhận, văn bản điện tử có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như email, ứng dụng chia sẻ tệp tin hoặc từ các đối tác, khách hàng. Các tài liệu này được tự động nhập vào hệ thống quản lý tài liệu (EDMS) mà không cần in ấn hay số hóa lại.
Bước 2: Phân loại lập chỉ mục
Tài liệu điện tử khi được đưa vào hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ tự động phân loại theo các tiêu chí như loại tài liệu, ngày tạo, người tạo và nội dung chính.
Các hệ thống hiện đại còn cho phép tự động lập chỉ mục bằng cách trích xuất dữ liệu từ nội dung của tài liệu. Điều này không chỉ giúp tăng tính chính xác mà còn giúp người dùng truy cập nhanh chóng tới những tài liệu họ cần thông qua các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ.
Bước 3: Phê duyệt xử lý
Sau khi được phân loại, văn bản cần được xử lý hoặc phê duyệt theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Quá trình này thường được tự động hóa bằng các công cụ quản lý tài liệu, cho phép việc phê duyệt diễn ra nhanh chóng, không cần qua nhiều bước thủ công. Các tài liệu như hợp đồng, báo cáo hoặc đề xuất sẽ trải qua các bước phê duyệt khác nhau dựa trên yêu cầu.
Ví dụ, LV SureDMS có thể duyệt đơn đăng ký; mượn trả hồ sơ; theo dõi tổng quan kho hồ sơ lưu trữ, tình hình hoạt động,…Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online, tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.
Bước 4: Lưu trữ bảo quản
Sau khi đã được phê duyệt, văn bản sẽ được lưu trữ vào hệ thống dưới dạng tài liệu điện tử. Việc lưu trữ này đảm bảo tài liệu được bảo quản lâu dài, không bị mất mát hay hư hỏng như tài liệu giấy. Hệ thống quản lý văn bản điện tử thường cung cấp các tính năng sao lưu, bảo mật và theo dõi sự thay đổi, giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu một cách an toàn.
Phần mềm quản lý tài liệu LV SureDMS có tinh năng tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức. Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core. Đồng thời hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
Bước 5: Sử dụng kho tài liệu văn bản điện tử
Thay vì phải lục tìm trong các kho tài liệu giấy, người dùng có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm trên hệ thống quản lý văn bản điện tử để nhanh chóng truy cập tài liệu.
Nhờ vào các công cụ tìm kiếm thông minh, hệ thống phân quyền rõ ràng, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu mình cần trong vòng vài giây. Việc chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban hoặc với đối tác cũng trở nên tiện lợi hơn qua các nền tảng số mà không cần sử dụng bản cứng.
Với LV SureDMS, người dùng có thể xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy. Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
Bước 6: Lưu trữ lâu dài hoặc tiêu hủy
Cuối cùng, văn bản điện tử sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ có thể được lưu trữ lâu dài hoặc tiêu hủy theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật. Việc lưu trữ này có thể kéo dài nhiều năm, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ ở nơi an toàn, có khả năng truy xuất khi cần.
Khi sử dụng phần mềm LV SureDMS, nếu tài liệu không còn giá trị sử dụng, hệ thống sec tự động cảnh báo khi hồ sơ hết hạn lưu trữ, tự động tập hợp thành danh mục để xem xét xử lý.
4. Các hệ thống quản lý văn bản điện tử phổ biến
Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là một số phần mềm quản lý tài liệu phổ biến hiện nay, mỗi phần mềm có những ưu điểm riêng, phù hợp với nhu cầu của từng tổ chức.
4.1. LV SureDMS – Giải pháp quản lý tài liệu toàn diện cho doanh nghiệp
LV SureDMS là hệ thống quản lý văn bản điện tử chuyên sâu dành cho doanh nghiệp giúp số hóa tài liệu, quản lý quy trình duyệt văn bản, bảo mật dữ liệu và hỗ trợ cộng tác nội bộ một cách linh hoạt. Phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý tài liệu hồ sơ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Bộ quản lý quy trình động cho phép xây dựng TUỲ BIẾN & KHÔNG GIỚI HẠN các quy trình trong quản lý lưu trữ theo từng tổ chức, từng trung tâm.
Tính năng nổi bật
- Số hóa tài liệu tự động: Hỗ trợ quét nhận diện văn bản bằng công nghệ OCR.
- Quản lý vòng đời tài liệu: Lưu trữ, phân loại, theo dõi chỉnh sửa, kiểm soát thời gian lưu trữ.
- Tích hợp quy trình phê duyệt: Hỗ trợ luân chuyển, phê duyệt tài liệu trực tuyến theo từng cấp quản lý.
- Bảo mật cao: Cung cấp quyền truy cập theo vai trò, mã hóa dữ liệu, xác thực hai lớp.
- Tích hợp với hệ thống doanh nghiệp: Đồng bộ dữ liệu với ERP, CRM, kế toán.
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Bạn có biết rằng hơn 90% tài liệu văn phòng vẫn đang được lưu trữ thủ công dưới dạng giấy. Điều này đang khiến doanh nghiệp lãng phí không gian, thời gian và chi phí mỗi ngày? LV SureDMS – Tinh gọn kho dữ liệu: Quản lý, lưu trữ, truy xuất không giới hạn XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI ĐÂY THÔNG TIN LIÊN HỆ:
4.2. Microsoft SharePoint – Hệ thống quản lý, cộng tác trên tài liệu
Microsoft SharePoint là nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác nội bộ do Microsoft phát triển giúp tổ chức lưu trữ, chia sẻ, làm việc nhóm trên văn bản một cách hiệu quả.
Tính năng nổi bật
- Lưu trữ tài liệu tập trung: Tích hợp với Microsoft 365, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng.
- Cộng tác nhóm: Nhiều người có thể chỉnh sửa cùng lúc trên một tài liệu.
- Quy trình phê duyệt tài liệu: Thiết lập luồng công việc để duyệt và quản lý tài liệu.
- Bảo mật tích hợp: Quản lý quyền truy cập chặt chẽ, chống thất thoát dữ liệu.
- Tích hợp với các ứng dụng Microsoft: Kết nối với Teams, OneDrive, Outlook, Excel.
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
4.3. Google Drive & OneDrive – Dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến
Google Drive và OneDrive là hai nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện nay, cung cấp không gian lưu trữ tài liệu trực tuyến với khả năng đồng bộ hóa đa nền tảng.
Tính năng nổi bật
- Lưu trữ tài liệu trên đám mây: Truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị.
- Chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu trực tuyến: Nhiều người có thể cùng làm việc trên một tài liệu.
- Tích hợp với các ứng dụng văn phòng: Google Drive hỗ trợ Google Docs, Sheets, Slides; OneDrive hỗ trợ Microsoft Office 365.
- Tự động sao lưu đồng bộ hóa dữ liệu: Giảm rủi ro mất mát tài liệu.
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
4.4. M-Files – Phần mềm DMS tự động phân loại tài liệu
M-Files là một hệ thống quản lý tài liệu thông minh, giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, truy xuất và quản lý tài liệu một cách hiệu quả nhờ vào công nghệ AI.
Tính năng nổi bật
- Quản lý tài liệu theo thuộc tính: Không cần lưu theo thư mục, giúp tìm kiếm nhanh hơn.
- AI hỗ trợ tự động phân loại tài liệu: Nhận diện sắp xếp tài liệu theo nội dung.
- Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp: ERP, CRM, Microsoft 365.
- Kiểm soát phiên bản tài liệu: Giúp theo dõi lịch sử chỉnh sửa khôi phục tài liệu cũ.
| Ưu điểm | Hạn chế |
|
|
Việc chuyển đổi từ quản lý văn bản giấy sang quản lý văn bản điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp có thể thích nghi phát triển trong thời đại số. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này đòi hỏi sự đầu tư và nỗ lực từ phía doanh nghiệp. Quy trình quản lý tài liệu điện tử tập trung trên một nền tảng trở thành chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí, thời gian. Những khó khăn trong việc quản lý tài liệu phân tán, bảo mật thông tin hay tìm kiếm tài liệu thủ công sẽ được giải quyết triệt để thông qua hệ thống hiện đại như LV SureDMS.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
