Trong quá trình hoạt động tại doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều văn bản, giấy tờ hồ sơ để hỗ trợ thực hiện công việc. Các văn bản này cần được phân loại bảo quản vào kho lưu trữ tài liệu theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây, Lạc Việt sẽ giúp bạn biết được các phân loại nhóm tài liệu, quy định thời gian lưu trữ hồ sơ tối đa đúng quy định và đầy đủ nhất.
1. Phân loại hồ sơ, tài liệu theo quy định lưu trữ
1.1. Các loại hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp
Thông thường các loại hồ sơ tại doanh nghiệp sẽ được phân thành 3 nhóm chính:
– Nhóm 1: các giấy tờ nội bộ như: quy định chính sách, sổ tay, hướng dẫn công việc, bản sẽ, biểu mẫu….
– Nhóm 2: các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ bên ngoài được á dụng vào hoạt động vận hành của công ty như: tài liệu kỹ thuật, kế hoạch, tiêu chuẩn….
– Nhóm 3: Các tài liệu tham khảo khác chỉ mang tính hướng dẫn, không bắt buộc.
1.2. Các loại hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật
Theo quy định về lưu trữ hồ sơ tại điều 3, thông tư 09/2011/TT-BNV thì các đơn vị là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc cơ sở sản xuất – kinh doanh cần phân chia các tài liệu, hồ sơ thành các nhóm như sau để lưu trữ:
– Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung
– Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động
– Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức
– Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự
– Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính
– Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản
– Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ
– Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác
– Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại
– Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng
– Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế
– Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở
– Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn
– Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp
2. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Cũng theo thông tư số 09/2011/TT-BNV kèm theo 14 nhóm tài liệu chính sẽ có thời hạn bảo quản nhất định. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2.1. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 1: Tài liệu tổng hợp
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan – Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc) – Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 05 năm |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan – Tổng kết năm – Sơ kết tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 5 năm |
| 5 | Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm – Của cơ quan cấp trên – Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc – Của đơn vị chức năng | 10 năm Vĩnh viễn 10 năm |
| 6 | Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng – Của cơ quan cấp trên – Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc – Của đơn vị chức năng | 5 năm 20 năm 5 năm |
| 7 | Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần – Của cơ quan cấp trên – Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc – Của đơn vị chức năng | 5 năm 10 năm 5 năm |
| 8 | Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất | 10 năm |
| 9 | Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước | Vĩnh viễn |
| 10 | Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 11 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 12 | Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan – Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm – Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi | Vĩnh viễn 10 năm |
| 13 | Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…) | Vĩnh viễn |
| 14 | Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp | 10 năm |
| 15 | Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo – Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương – UBND tỉnh và tương đương – Cơ quan, tổ chức khác | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm |
| 16 | Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung | 10 năm |
2.2. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 2: Tài liệu quy hoạch
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| Tài liệu quy hoạch | ||
| 2 | Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 3 | Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan | Vĩnh viễn
|
| 4 | Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt | |
| 5 | Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan | |
| 6 | Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đố | |
| 7 | Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước – Tổng kết – Sơ kết | Vĩnh viễn 10 năm |
| 8 | Công văn trao đổi về công tác quy hoạch | 10 năm |
| Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho tài liệu kế hoạch | ||
| 9 | Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 10 | Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hàng năm – Cơ quan ban hành – Cơ quan thực hiện – Cơ quan để biế | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 5 năm |
| 11 | Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 12 | Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 13 | Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch | 20 năm |
| 14 | Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch – Hàng năm – Quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 5 năm |
| 15 | Công văn trao đổi về công tác kế hoạch | 10 năm |
| Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho tài liệu thống kê | ||
| 16 | Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 17 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành | Vĩnh viễn |
| 18 | Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề – Dài hạn, hàng năm – Quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 20 năm |
| 19 | Báo cáo điều tra cơ bản – Báo cáo tổng hợp – Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra | Vĩnh viễn 10 năm |
| 20 | Báo cáo phân tích và dự báo | Vĩnh viễn |
| 21 | Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra | 10 năm |
2.3. Nhóm 3: Tài liệu tổ chức cán bộ
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 4 | Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan | Vĩnh viễn
|
| 5 | Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | |
| 6 | Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc | |
| 7 | Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chứ | |
| 8 | Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế | |
| 9 | Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ | |
| 10 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ về quy hoạch cán bộ | 20 năm |
| 11 | Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ | 70 năm |
| 12 | Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm – Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển – Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi | 20 năm 5 năm |
| 13 | Hồ sơ kỷ luật cán bộ | 70 năm |
| 14 | Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội … | |
| 15 | Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức | Vĩnh viễn |
| 16 | Sổ, phiếu quản lý tài liệu cán bộ | 70 năm |
| 17 | Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 18 | Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc – Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm – Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo | Vĩnh viễn 10 năm |
| 19 | Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ | 10 năm |
| 20 | Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ | 20 năm |
| 21 | Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ | 10 năm |
| 22 | Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ |
2.4. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện | |
| 4 | Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức | 20 năm |
| 5 | Công văn trao đổi về tiền lương | 10 năm |
2.5. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán | Vĩnh viễn
|
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 4 | Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
| 5 | Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán – Hàng năm – Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 20 năm |
| 6 | Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá | Vĩnh viễn |
| 7 | Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ | 20 năm
|
| 8 | Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định – Nhà đất – Tài sản khác | Vĩnh viễn 20 năm |
| 9 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc – Vụ việc nghiêm trọng – Vụ việc khác | Vĩnh viễn 10 năm |
| 10 | Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc – Vụ việc nghiêm trọng – Vụ việc khác | Vĩnh viễn 10 năm |
| 11 | Sổ sách kế toán – Sổ tổng hợp – Sổ chi tiết | 20 năm 10 năm |
| 12 | Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 10 năm |
| 13 | Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 5 năm |
| 14 | Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán | 10 năm |
2.6. Nhóm 6: Tài liệu xây dựng cơ bản
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 4 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ công trình xây dựng cơ bản – Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa; – Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn | Vĩnh viễn Theo tuổi thọ công trình
|
| 5 | Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình | 15 năm |
| 6 | Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản | 10 năm |
2.7. Nhóm 7: Tài liệu khoa học công nghệ
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức | Vĩnh viễn
|
| 4 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học – Cấp nhà nước – Cấp bộ, ngành – Cấp cơ sở | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 5 | Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 6 | Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học – Cấp nhà nước – Cấp bộ, ngành – Cấp cơ sở | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm |
| 7 | Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận – Cấp nhà nước – Cấp bộ, ngành – Cấp cơ sở | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm |
| 8 | Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành | Vĩnh viễn |
| 9 | Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 10 | Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học | 20 năm |
| 11 | Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 12 | Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ | 10 năm |
2.8. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 8: Tài liệu hợp tác quốc tế
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
|
| 4 | Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 5 | Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài | |
| 6 | Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế | |
| 7 | Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …) | |
| 8 | Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế | |
| 9 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ hồ sơ đoàn ra – Ký kết hợp tác – Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … | Vĩnh viễn 20 năm |
| 10 | Hồ sơ đoàn vào – Ký kết hợp tác – Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … | |
| 11 | Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài – Quan trọng – Thông thường | |
| 12 | Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế | 10 năm |
2.9. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 9: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
|
| 4 | Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng – Hàng năm – Tháng, quý, sáu tháng | 20 năm 5 năm
|
| 5 | Hồ sơ thanh tra các vụ việc – Vụ việc nghiêm trọng – Vụ việc khác | Vĩnh viễn 15 năm
|
| 6 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo – Vụ việc nghiêm trọng – Vụ việc khác | Vĩnh viễn 15 năm
|
| 7 | Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân – Báo cáo năm – Tài liệu khác | Vĩnh viễn 5 năm |
| 8 | Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo | 10 năm |
2.10. Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức | Vĩnh viễn |
| 4 | Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
|
| 5 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân – Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ – Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương – Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức | Vĩnh viễn 20 năm 10 năm
|
| 6 | Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài | Vĩnh viễn |
| 7 | Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng | 10 năm |
2.11. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 11: Tài liệu pháp chế
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật | 10 năm
|
| 4 | Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế – Dài hạn, hàng năm – Tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
|
| 5 | Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật | Vĩnh viễn |
| 6 | Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì | 05 năm |
| 7 | Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật | 10 năm |
| 8 | Công văn trao đổi về công tác pháp chế | 10 năm |
2.12. Nhóm 12: Tài liệu hành chính, quản trị công sở
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ | ||
| 1 | Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức | 10 năm
|
| 4 | Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ – Năm, nhiều năm – Quý, tháng | Vĩnh viễn 10 năm |
| 5 | Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính | 20 năm |
| 6 | Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 7 | Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ | 20 năm |
| 8 | Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ | 20 năm |
| 9 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …) | 20 năm |
| 10 | Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu | 20 năm |
| 11 | Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan – Văn bản quy phạm pháp luật – Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn – Văn bản khác | Vĩnh viễn 20 năm 50 năm |
| 12 | Sổ đăng ký văn bản đến | 20 năm |
| 13 | Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ | 10 năm |
| Tài liệu quản trị công sở | ||
| 14 | Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 15 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở | Vĩnh viễn |
| 16 | Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức | 20 năm |
| 17 | Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở | 10 năm |
| 18 | Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan | 10 năm |
| 19 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan | 10 năm |
| 20 | Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan | 10 năm |
| 21 | Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan | Theo tuổi thọ thiết bị |
| 22 | Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm | 05 năm |
| 23 | Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan | 10 năm |
| 24 | Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở | 10 năm |
2.13. Nhóm 13: Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức | 10 năm
|
| 4 | Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc – Hàng năm – Tháng, quý, sáu tháng | Vĩnh viễn 20 năm |
| 5 | Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý – Hàng năm – Tháng, quý, sáu tháng | Vĩnh viễn 10 năm |
| 6 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ – Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm – Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi | Vĩnh viễn 10 năm |
| 7 | Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn | Vĩnh viễn
|
| 8 | Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ | |
| 9 | Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ | |
| 10 | Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ – Vụ việc quan trọng – Vụ việc khác | Vĩnh viễn 20 năm |
| 11 | Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề | Vĩnh viễn |
| 12 | Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ | 20 năm |
| 13 | Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ | 10 năm |
2.14. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 14: Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| Tài liệu của tổ chức Đảng | ||
| 1 | Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ Đại hội | Vĩnh viễn |
| 3 | Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác – Tổng kết năm, nhiệm kỳ – Tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 10 năm
|
| 4 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng | Vĩnh viễn |
| 5 | Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng | Vĩnh viễn |
| 6 | Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng | 10 năm |
| 7 | Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát | 20 năm |
| 8 | Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên | 70 năm |
| 9 | Hồ sơ đảng viên | 70 năm |
| 10 | Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) | 20 năm |
| 11 | Công văn trao đổi về công tác Đảng | 10 năm |
| Tài liệu tổ chức Công đoàn | ||
| 12 | Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 13 | Hồ sơ Đại hội | Vĩnh viễn |
| 14 | Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác – Tổng kết năm, nhiệm kỳ – Tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 10 năm
|
| 15 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn | Vĩnh viễn |
| 16 | Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn | Vĩnh viễn |
| 17 | Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan | 20 năm |
| 18 | Sổ sách | 20 năm |
| 19 | Công văn trao đổi về công tác Công đoàn | 10 năm |
| Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên | ||
| 20 | Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 21 | Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ Đại hội | Vĩnh viễn |
| 22 | Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác – Tổng kết năm, nhiệm kỳ – Tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 10 năm
|
| 23 | Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên | Vĩnh viễn |
| 24 | Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan | 20 năm |
| 25 | Sổ sách | 20 năm |
| 26 | Công văn trao đổi về công tác Đoàn | 10 năm |
Trong hoạt động hằng ngày của các cơ quan thì có rất nhiều văn bản/tài liệu được tạo ra. Phần lớn được lưu trữ ở dưới dạng bản in (bản cứng) được tổ chức lưu trữ ở các kho lưu trữ hoặc bản mềm (file doc, exel, pdf,..) được lưu trữ tại máy tính của nhân viên. Ngay lúc này, tổ chức cần thay thế phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống bằng phần mềm lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp.
Phần mềm quản lý văn bản LV SureDMS giảm thiểu các công việc thủ công cho lưu trữ viên; giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý cho những hồ sơ không quan trọng; giảm bớt chi phí in ấn, bảo quản và không cần mở rộng không gian lưu trữ, tủ/kệ hồ sơ.
Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp
Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ
- Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core.
- Cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,…) theo nhu cầu công việc.
- Hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
- Tích hợp với thiết bị số hóa hồ sơ giúp số hóa hồ sơ trong 1 click chuột.
Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng
- Tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
- Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
- Tích hợp công nghệ Barcode/ QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ và thành phần hồ sơ.
- Hỗ trợ in danh mục hồ sơ nộp lưu, mẫu tờ mục lục của hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ.
Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy.
- Có công cụ hỗ trợ: chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích,…
- Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
- Cho phép mượn/trả hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm hoặc ứng dụng di động.
- Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.
Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan
- Quản lý tình trạng khai thác kho tài liệu, quản lý mượn – trả và chính sách mượn trả.
- Cho phép phân quyền nhiều cấp độ và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
- Cho phép chuyển dữ liệu từ file excel biên mục hồ sơ lưu trữ vào hệ thống.
- Tích hợp với các hệ thống khác để thống nhất lưu trữ hồ sơ tập trung 1 nơi.
Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn chi tiết nhất về quy định thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn áp dụng thành công!
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://lacviet.vn/
