Xây dựng quy trình làm việc với 30 Sơ đồ mẫu quy trình của công ty

Trở thành một doanh nghiệp chuyên nghiệp – hiện đại – hiệu suất thì xây dựng quy trình làm việc là hoạt động không thể thiếu, nhất là trong bối cảnh số hóa như hiện nay. Để tiến đến doanh nghiệp số, bước đầu tiên chính là chuẩn hóa quy trình thực hiện công việc để số hóa lên hệ thống quản trị.

Vậy xây dựng quy trình xử lý công việc như thế nào chuẩn hóa và tinh gọn nhưng vẫn đem lại hiệu suất vận hành tối ưu nhất? Cùng Lạc Việt tìm hiểu ngay trong bài viết này.

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là chuỗi các bước thực hiện xử lý công việc nhằm giải quyết một vấn đề nghiệp vụ hoặc đạt được mục tiêu cụ thể để hoạt động kinh doanh được vận hành xuyên suốt.

Trong một doanh nghiệp sẽ có 4 nhóm quy trình xử lý công việc cơ bản sau:

• Quy trình vận hành doanh nghiệp
• Quy trình quản lý khách hàng
• Quy trình sáng tạo đổi mới
• Quy trình xã hội điều tiết cơ quan quản lý nhà nước

Tùy vào hoạt động đặc thù của từng doanh nghiệp sẽ có những quy trình thực hiện công việc cụ thể chi tiết để đảm bảo doanh nghiệp vận hành tốt nhất.

2. Xây dựng quy trình làm việc, xử lý công việc đem lại lợi ích gì?

Thực hiện xây dựng mẫu sơ đồ quy trình làm việc và chuẩn hóa lên các công cụ số đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Các công việc dư thừa không cần thiết được loại bỏ triệt để: doanh nghiệp không thiết lập quy trình vận hành thường phát sinh nhiều công việc dư thừa tốn thời gian nhưng không đem lại hiệu quả công việc. Thực hiện xây dựng quy trình công việc sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại để chuẩn hóa toàn bộ các quy trình, xác định đâu là công việc ảnh hưởng quan trọng đem lại kết quả sau cùng. Nhờ đó, loại bỏ được các công việc dư thừa làm giảm hiệu suất.
• Gia tăng sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban bộ phận trong công ty: Rất nhiều trường hợp mâu thuẫn trong doanh nghiệp đến từ sự không thống nhất của nhân viên giữa các phòng ban. Sự bất đồng này đến từ việc không có quy trình phối hợp giữa các phòng ban bài bản, dẫn đến sự bất đồng trong quá trình xử lý công việc. Một quy trình rõ ràng chi tiết, quy định rõ trách nhiệm công việc của mỗi nhân viên các bộ phận sẽ gia tăng hiệu quả hợp tác giữa các phòng ban với nhau.
• Quản trị rủi ro hiệu quả: Doanh nghiệp có quy trình thực hiện công việc rõ ràng với sự phân công trách nhiệm chi tiết giúp dễ dàng xác định được nguyên nhân khi có vấn đề phát sinh. Việc phát hiện kịp thời, đưa ra hướng giải quyết nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro hiệu quả.

2. 30 Mẫu quy trình làm việc công ty dạng sơ đồ và file mô tả quy trình xử lý công việc chi tiết

2.1 Sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh

• Quy trình bán hàng

• Quy trình xử lý trình ký phê duyệt hợp đồng kinh doanh

2.2 Mẫu quy trình làm việc của bộ phận Marketing

• Quy trình thực hiện công việc SEO website

• Mẫu quy trình xây dựng – chạy chiến dịch quảng cáo

• Quy trình thực hiện công việc xây dựng content

2.4 Mẫu quy trình làm việc phòng nhân sự

• Quy trình tuyển dụng

• Quy trình đào tạo nội bộ

2.5 Sơ đồ quy trình làm việc phòng hành chính

• Quy trình xử lý công văn đến

• Quy trình cấp phát văn phòng phẩm

>>> Xem ngay mẫu quy trình chuẩn (SOP) trong lĩnh vực nhà thuốc, sản xuất, logictics

2.6 Tải miễn phí bộ 30 Sơ đồ mẫu quy trình làm việc và file mô tả thực hiện công việc chi tiết

• 30 Mẫu quy trình các phòng ban dạng sơ đồ luồng công việc
• File Excel mô tả chi tiết quy trình xử lý, thực hiện công việc, bộ phận – nhân viên phụ trách kèm các mẫu nghiệp vụ tương ứng.

3. Xây dựng quy trình làm việc của công ty với 6 BƯỚC TINH GỌN chuyên nghiệp

Có đến 85% vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp đến từ các yếu tố công việc không được thực hiện theo một bộ quy trình quản lý doanh nghiệp chuẩn thống nhất.

Để giải quyết được bài toán quản trị này, hãy cùng Lạc Việt thiết lập hệ thống quy trình làm việc của công ty với 6 bước tinh gọn dưới đây:

• Bước 1: Xác định nhu cầu, mục tiêu, phạm vi quy trình
• Bước 2: Xây dựng các bước quy trình cần triển khai
• Bước 3: Xác định điểm kiểm soát hiệu quả vận hành
• Bước 4: Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm công việc
• Bước 5: Xác định phương pháp kiểm tra quy trình
• Bước 6: Xây dựng hướng dẫn mô tả triển khai quy trình

Bước 1: Xác định nhu cầu, mục tiêu, phạm vi quy trình

• Xác định nhu cầu: Thu thập thông tin từ các phòng ban liên quan để hiểu rõ nhu cầu thực tế cần được giải quyết qua quy trình. Và việc thiết lập quy trình này để đáp ứng nhu cầu gì, ví dụ như để nâng cấp lên hệ thống quy trình số, thực hiện chuẩn hóa quy trình để áp dụng công cụ phần mềm.
• Xác định mục tiêu: Đặt ra các mục tiêu cụ thể mà quy trình cần đạt được, bao gồm mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong việc xây dựng quy trình là gì?
• Xác định phạm vi: Xác định phạm vi áp dụng của quy trình, bao gồm các phòng ban, bộ phận và các công việc cụ thể sẽ được triển khai theo quy trình này.

Bước 2: Xây dựng các bước quy trình cần triển khai

Hai hoạt động cần thực hiện ở bước này:

• Lập danh sách các bước cần thiết: Liệt kê chi tiết từng bước cụ thể trong quy trình, từ đầu đến cuối.
• Mô tả chi tiết từng bước: Định nghĩa rõ ràng từng bước, bao gồm các hành động cần thực hiện, thời gian, tài liệu và công cụ hỗ trợ.

Để thiết lập các bước trong quy trình đem lại hiệu quả cần áp dụng mô hình phù hợp như:

a/ Mô hình  5W-1H-5M:

• What – Là gì: Xác định nội dung công việc trong quy trình.
• Why – Vì sao: Xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc.
• When – Khi nào: Xác định 3 mốc thời gian bắt đầu. thực hiện và kết thúc.
• Where – Ở đâu: Xác định địa điểm làm việc công việc.
• Who – Ai: Xác định người trực tiếp làm việc, người hỗ trợ và người giám sát.
• How – Như thế nào: Xác định các phương pháp ứng dụng trong công việc.

b/ Mô hình 5M để xác định nguồn lực quan trọng trong quy trình:

• Man – Nhân lực: Đánh giá năng lực trình độ, kỹ năng của nhân viên có đáp ứng công việc được phân công hay không?
• Money – Ngân sách: Lập kế hoạch ngân sách dự kiến cho từng hạng mục trong quy trình.
• Material – Nguyên vật liệu: Xác nhận các nguyên vật liệu, nguồn cung, hoạt động vận chuyển hoặc công cụ áp dụng.
• Machine – Công nghệ, máy móc: Xác định sẵn sàng các công nghệ, máy móc có liên quan đến việc triển khai quy trình.
• Method – Phương pháp thực hiện: Xây dựng các phương pháp làm việc hiệu quả để đảm bảo quy trình khi đi vào vận hành trơn tru.

Bước 3: Xác định điểm kiểm soát hiệu quả vận hành

• Xác định các điểm kiểm soát: Đặt ra các điểm kiểm soát quan trọng để theo dõi, xác định được quy trình khi vận hành đúng kế hoạch, mang lại hiệu quả.
• Thiết lập chỉ số kiểm tra độ hiệu quả: Đặt ra các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) để đánh giá và theo dõi tiến độ thực hiện.

Bước 4: Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm công việc

• Định rõ từng vai trò và trách nhiệm của các nhân viên tham gia vào quy trình.
• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên hoặc phòng ban để đảm bảo mọi người hiểu rõ công việc của mình.

Bước 5: Xác định phương pháp kiểm tra quy trình

• Chọn các phương pháp kiểm tra, đánh giá quy trình, như kiểm tra nội bộ, kiểm tra định kỳ, hoặc đánh giá 360 độ từ bên ngoài. Sau đó, lập kế hoạch cụ thể cho việc kiểm tra, bao gồm thời gian, tần suất và các tiêu chí đánh giá.
• Nếu doanh nghiệp chưa có phương pháp có thể thiết lập kiểm tra với các yếu tố như: Các bước trong quy trình cần kiểm tra – Điểm quan trọng cần kiểm tra – Người thực hiện – Tần suất thực hiện.

Bước 6: Xây dựng hướng dẫn mô tả triển khai quy trình

• Soạn thảo tài liệu hướng dẫn: Viết tài liệu mô tả chi tiết quy trình, bao gồm các bước triển khai, nhiệm vụ, trách nhiệm, cũng như các điểm kiểm soát.
• Phổ biến tài liệu hướng dẫn cho toàn bộ nhân viên liên quan. Tổ chức các buổi đào tạo để đảm bảo mọi người hiểu rõ để thực hiện đúng quy trình.

4. Các mô hình xây dựng quy trình làm việc của công ty hiệu quả

5 Mô hình phổ biến được doanh nghiệp áp dụng để xây dựng quy trình làm việc:

1. Mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act)
2. DMAIC trong Six Sigma
3. Mô hình Toyota Production System (TPS)
4. Mô hình Total Quality Management (TQM)
5. Mô hình Agile

4.1 Mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một công cụ quản lý cải tiến liên tục, bao gồm 4 bước chính:

• Plan (Lập kế hoạch): Xác định kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu và các nguồn lực cần thiết, lập kế hoạch hành động cụ thể.
• Do (Thực hiện): Triển khai kế hoạch đã đề ra. Ghi lại các kết quả, vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
• Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả thực hiện bằng cách so sánh với các mục tiêu ban đầu. Phân tích các sai lệch, nguyên nhân.
• Act (Hành động): Thực hiện các hành động điều chỉnh dựa trên kết quả đánh giá. Thực hiện các phương pháp cải tiến để quy trình làm việc hiệu quả hơn.

4.2 DMAIC trong Six Sigma

DMAIC là một phương pháp của Six Sigma dùng để cải tiến quy trình làm việc, bao gồm 5 bước:

• Define (Xác định): Xác định vấn đề cần giải quyết, mục tiêu cải tiến và phạm vi của dự án.
• Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu để đánh giá tình hình hiện tại của quy trình. Đo lường các chỉ số hiệu suất quan trọng.
• Analyze (Phân tích): Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Sử dụng các công cụ phân tích thống kê để tìm ra các yếu tố ảnh hưởng.
• Improve (Cải tiến): Đề xuất triển khai các giải pháp cải tiến để khắc phục vấn đề. Thử nghiệm, đánh giá hiệu quả của các giải pháp.
• Control (Kiểm soát): Thiết lập các biện pháp kiểm soát để duy trì cải tiến quy trình. Đảm bảo rằng các cải tiến được duy trì cải thiện liên tục.

4.3 Mô hình Toyota Production System (TPS)

TPS là một hệ thống sản xuất được phát triển bởi Toyota, bao gồm các nguyên tắc và phương pháp sau:

• Just-In-Time (JIT): Sản xuất chỉ khi có nhu cầu, giảm thiểu lãng phí và tồn kho.
• Jidoka: Tự động hóa với một yếu tố con người, dừng sản xuất khi phát hiện lỗi để tránh sản phẩm lỗi tiếp tục vào quy trình.
• Kaizen: Cải tiến liên tục, mọi người trong công ty đều tham gia vào việc tìm kiếm thực hiện các cải tiến nhỏ nhưng liên tục.
• Heijunka: Lên kế hoạch sản xuất đều đặn, tránh tình trạng làm việc quá tải hoặc thiếu việc.
• Standardized Work: Quy trình làm việc chuẩn hóa để đảm bảo sự nhất quán, tính hiệu quả.

4.4 Mô hình Total Quality Management (TQM)

TQM là một phương pháp quản lý toàn diện nhằm cải tiến chất lượng của mọi khía cạnh trong doanh nghiệp, bao gồm:

• Customer Focus (Tập trung vào khách hàng): Đặt khách hàng làm trung tâm của mọi hoạt động, quyết định.
• Total Employee Involvement (Sự tham gia của toàn bộ nhân viên): Tạo điều kiện để tất cả nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến chất lượng.
• Process Approach (Tiếp cận theo quy trình): Quản lý các hoạt động, tài nguyên như một quy trình để đạt được kết quả mong muốn.
• Integrated System (Hệ thống tích hợp): Kết hợp các quy trình –  hoạt động thành một hệ thống thống nhất để đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
• Continuous Improvement (Cải tiến liên tục): Luôn tìm kiếm các cơ hội cải tiến trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
• Fact-Based Decision Making (Ra quyết định dựa trên dữ liệu): Sử dụng dữ liệu và phân tích để đưa ra các quyết định quản lý và cải tiến.

4.5 Mô hình Agile

Agile là một phương pháp linh hoạt trong quản lý dự án, thường được áp dụng trong phát triển phần mềm, bao gồm:

• Individuals and Interactions (Con người và tương tác): Ưu tiên sự tương tác giữa các cá nhân, làm việc nhóm hơn là các quy trình và công cụ.
• Working Software (Phần mềm hoạt động): Tập trung vào việc cung cấp phần mềm hoạt động thực tế hơn là tài liệu đầy đủ.
• Customer Collaboration (Hợp tác với khách hàng): Liên tục hợp tác với khách hàng trong suốt quá trình phát triển để đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu.
• Responding to Change (Phản hồi nhanh với thay đổi): Sẵn sàng linh hoạt để thích nghi với các thay đổi thay vì tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch ban đầu.
• Iterative Development (Phát triển lặp): Thực hiện phát triển theo các vòng lặp ngắn (sprints) để nhanh chóng cung cấp giá trị, nhận phản hồi từ khách hàng.

5. Áp dụng LV-DX Dynamic Workflow để thiết lập, chuẩn hóa và vận hành quy trình doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp khó trong vấn đề số hóa quy trình lên nền tảng số như:

• Chưa có đầy đủ bộ quy trình vận hành chuẩn hóa chuyên nghiệp
• Đã xây dựng quy trình tuy nhiên vẫn còn thực hiện vận hàng theo cách truyền thống, giao nhận việc, ký duyệt thủ công gây mất thời gian, công sức.
• Đã biết đến việc cần thực hiện số hóa – chuẩn hóa – áp dụng công cụ, tuy nhiên chưa chọn được giải pháp phù hợp.

Nhận thấy được vấn đề này, LV-DX Dynamic Workflow cung cấp cho doanh nghiệp nền tảng phần mềm quản lý quy trình thiết lập, chuyển đổi, chuẩn hóa lưu trữ và vận hành mọi quy trình trên 1 nền tảng duy nhất với mức chi phí tối ưu.

Đăng ký DEMO MIỄN PHÍ phần mềm LV-DX Dynamic Workflow để thực hiện chuyển đổi số quy trình doanh nghiệp.

Hy vọng những thông tin về việc xây dựng quy trình làm việc cùng các mẫu quy trình chuẩn do Lạc Việt cung cấp hỗ trợ tốt cho các doanh nghiệp trong giai đoạn số hóa và chuyển đổi quy trình số hiện nay. Mọi thắc mắc liên quan đến giải pháp về quy trình động hãy liên hệ ngay với Lạc Việt để được tư vấn chi tiết.