Bắt đầu là một giải pháp quản lý, cải tiến chất lượng quy trình sản xuất, tuy nhiên hiện nay Six Sigma đã được triển khai và áp dụng rộng rãi cho các lĩnh vực khác như tài chính, y tế, kinh doanh,…Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm vững được toàn bộ kiến thức về phương pháp này để áp dụng và mang lại kết quả tốt nhất.
Vậy Six Sigma là gì? Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về thuật ngữ này cũng như cách thức áp dụng vào quy trình vận hành doanh nghiệp nhé.
1. Tìm hiểu Six Sigma là gì?
Six Sigma (6σ hay 6 Sigma) được phát triển bởi Motorola vào những năm 1980. Đây là một hệ thống quản lý chất lượng tập trung vào việc giảm thiểu lỗi, khuyết tật trong các quy trình sản xuất và dịch vụ. Mục tiêu cuối cùng của Six Sigma là đạt được mức độ hoàn hảo gần như tuyệt đối, với chỉ 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội.
6 Sigma trong quản lý chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp như sau:
- Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Giảm thiểu lỗi và khuyết tật, đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đạt tiêu chuẩn cao.
- Tăng năng suất: Bằng cách tối ưu hóa các quy trình, 6 Sigma loại bỏ lãng phí, giảm thời gian hoàn thành công việc, từ đó tăng năng suất lao động.
- Giảm chi phí: Giảm chi phí sản xuất do giảm thiểu lỗi, phế phẩm và lãng phí.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khi sản phẩm/dịch vụ có chất lượng cao, khách hàng sẽ hài lòng hơn, có khả năng quay trở lại hơn.
- Cải thiện hình ảnh doanh nghiệp: Việc áp dụng Six Sigma cho thấy cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng, từ đó nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường.
Ví dụ về 6 Sigma thành công phải kể đến case study của Samsung. Bằng việc áp dụng triệt để phương pháp này vào mọi khâu sản xuất, kinh doanh cho đến quản lý, Samsung đã từ một thương hiệu với sản phẩm lỗi nhiều trở thành ông lớn dẫn đầu thị trường smartphone toàn cầu sở hữu các dòng điện thoại đình đám như Galaxy S7, S7 edge và J7 Prime.
2. 5 Nguyên tắc áp dụng phương pháp Six Sigma trong quản lý chất lượng
Sau khi đã hiểu Six Sigma là gì và muốn áp dụng thành công phương pháp này vào quản lý chất lượng, doanh nghiệp cần nắm vững 5 nguyên tắc cơ bản sau đây:
- Khách hàng là trung tâm: Tất cả các hoạt động cải tiến đều hướng tới việc đáp ứng mong đợi của khách hàng. Bằng cách xác định rõ nhu cầu, kỳ vọng của khách hàng, doanh nghiệp có thể xây dựng các quy trình hiệu quả, giảm thiểu lỗi để mang lại sự hài lòng tối đa.
- Quản trị chủ động: Các doanh nghiệp cần chủ động xác định các rủi ro tiềm ẩn và triển khai các biện pháp phòng ngừa để ngăn chặn các vấn đề phát sinh. Điều này giúp giảm thiểu chi phí, tăng cường sự ổn định của quy trình.
- Đề cao dữ liệu: 6 Sigma trong quản lý chất lượng là một phương pháp dựa trên dữ liệu nên các quyết định được đưa ra phải dựa trên phân tích số liệu thống kê. Việc thu thập, phân tích cũng như diễn giải dữ liệu một cách chính xác là rất quan trọng. Bởi nó ảnh hưởng đến việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến.
- Cộng tác không giới hạn: Để đạt được thành công với 6 Sigma, sự hợp tác giữa các bộ phận, cấp bậc trong tổ chức là rất cần thiết. Mỗi cá nhân đều có vai trò quan trọng trong quá trình cải tiến. Việc tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích chia sẻ ý tưởng, hỗ trợ lẫn nhau là điều kiện tiên quyết.
- Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc một vài lỗi nhỏ: Mục tiêu cuối cùng của Six Sigma là đạt được sự hoàn hảo. Tuy nhiên, việc loại bỏ hoàn toàn mọi lỗi là không thực tế. Quan trọng là phải xác định được mức độ lỗi chấp nhận được và tập trung vào việc giảm thiểu các lỗi có tác động lớn nhất đến khách hàng.
3. Cách thức áp dụng Six Sigma vào quy trình vận hành DMAIC
DMAIC là một quy trình vận hành cơ bản nhất được sử dụng rộng rãi trong Six Sigma mà hầu hết các doanh nghiệp áp dụng. Quy trình này bao gồm 5 bước:
Bước 1: Xác định định hướng – Define
Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp phải xác định rõ vấn đề cần cải thiện, khách hàng mục tiêu và các yêu cầu của họ. Việc định hình rõ ràng mục tiêu sẽ giúp cho các bước tiếp theo được thực hiện một cách hiệu quả, cụ thể như sau:
- Xác định vấn đề: Điều gì đang xảy ra không đúng trong quy trình? Vấn đề đó ảnh hưởng đến khách hàng như thế nào?
- Xác định khách hàng: Ai là những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi vấn đề này? Họ cần gì từ sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng ta?
- Xác định mục tiêu: Chúng ta muốn đạt được điều gì sau khi hoàn thành dự án Six Sigma?
Bước 2: Đo lường mức độ khiếm khuyết – Measure
Ở bước đo lường (Measure) sẽ thu thập, phân tích dữ liệu chi tiết về quy trình sản xuất. Mục tiêu chính là xác định chính xác mức độ hiệu suất hiện tại của quy trình và xác định các điểm yếu cần cải thiện. Các hoạt động chính trong giai đoạn Measure bao gồm:
- Thu thập dữ liệu: Sử dụng các công cụ, kỹ thuật thống kê để thu thập dữ liệu một cách hệ thống, chính xác. Dữ liệu có thể bao gồm thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi, chi phí sản xuất và các chỉ số chất lượng khác.
- Đánh giá hiệu suất: So sánh các chỉ số hiệu suất hiện tại với các mục tiêu đã đặt ra hoặc các tiêu chuẩn ngành.
- Xác định các biến số ảnh hưởng: Xác định các yếu tố có thể tác động đến kết quả của quá trình, bao gồm cả các yếu tố đầu vào, đầu ra,…
- So sánh với tiêu chuẩn Six Sigma: Đánh giá khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại và mục tiêu 6 Sigma để xác định mức độ cải tiến cần thiết.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn đang mắc kẹt ở giai đoạn đo lường mức độ khiếm khuyết vì thiếu cơ sở dữ liệu để đánh giá. Khi này, phần mềm quản lý quy trình như LV-DX Dynamic Workflow sẽ đóng vai trò theo dõi & giám sát tiến độ chính xác theo thời gian thực. Cấp quản lý nắm rõ công việc nào đã hoàn thành/thất bại, nguyên nhân thất bại, người chịu trách nhiệm. Cung cấp các số liệu phân tích, đánh giá khoa học để tiến vào giai đoạn cải tiến liên tục.
Bước 3: Phân tích cơ hội – Analyze
Sau khi đã đo lường, chu trình 6 Sigma trong quản lý chất lượng sẽ chuyển sang phân tích để xác định các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề hoặc sai sót trong quy trình sản xuất.
Doanh nghiệp sẽ xem xét các dữ liệu đã thu thập trong bước đo lường (Measure), nhằm hiểu rõ bản chất, sự phân bố của chúng bằng các công cụ thống kê. Sau đó, nhóm 6 sigma sẽ xác định các nguyên nhân gốc rễ thông qua các phương pháp như quy tắc Pareto, biểu đồ xương cá Ishikawa,…
Cuối cùng, tổng hợp kết quả phân tích để rút ra kết luận về nguyên nhân chính dẫn đến sự chênh lệch giữa quy trình thực tế và tiêu chuẩn chất lượng, đồng thời đề xuất các giải pháp cải tiến. Những kết quả này sẽ được sử dụng để tiến tới bước cải tiến (Improve).
Bước 4: Cải tiến liên tục – Improve
Tại giai đoạn này, nhóm six sigma sẽ tập trung triển khai các giải pháp cải tiến nhằm giảm thiểu sai sót, nâng cao chất lượng sản phẩm. Các hoạt động cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả, bền vững của quá trình cải tiến bao gồm:
- Đề xuất giải pháp cải tiến: Dựa trên kết quả phân tích từ bước Analyze đề xuất các giải pháp nhằm thu hẹp khoảng cách giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn chất lượng đề ra. Các giải pháp này có thể liên quan đến việc thay đổi quy trình làm việc, cập nhật công nghệ hoặc hệ thống mới hay đào tạo nhân viên.
- Đánh giá tính khả thi: Tiến hành các thử nghiệm để kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của các giải pháp đã đề xuất. Đồng thời kiểm tra dữ liệu cũng như thông tin để đảm bảo độ chính xác, tính thực tiễn của kết quả.
- Thực hiện cải tiến: Sau khi các giải pháp được phê duyệt, nhóm Six Sigma sẽ triển khai thay đổi trong quy trình. Đảm bảo rằng các thay đổi này được thực hiện đúng thời gian, phạm vi và đạt được các mục tiêu cải tiến đã đề ra.
Bước 5: Kiểm soát quy trình – Control
Kiểm soát quy trình (Control) là giai đoạn cuối cùng trong quy trình DMAIC của Six Sigma. Nhóm triển khai 6 Sigma sẽ thiết lập các biện pháp kiểm soát để đảm bảo sự ổn định và đáp ứng các mục tiêu chất lượng sau khi đã thực hiện các cải tiến. Những công việc chính bao gồm:
- Xây dựng hệ thống kiểm soát: Thiết lập các quy trình và cơ chế giám sát nhằm đảm bảo quy trình duy trì ổn định, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng 6 Sigma.
- Thiết lập các chỉ số giám sát: Các chỉ số đo lường đã xác định trong bước Đo lường (Measure) sẽ được sử dụng để liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình. Đảm bảo rằng những chỉ số này được giám sát thường xuyên để quy trình hoạt động đúng chuẩn.
- Thiết lập hệ thống phản hồi: Tạo ra hệ thống phản hồi nhanh chóng nhằm phát hiện để khắc phục kịp thời các vấn đề xảy ra trong quy trình, đảm bảo tính ổn định trong tương lai.
- Đánh giá hiệu quả: Tiến hành so sánh các chỉ số chất lượng, hiệu suất trước và sau khi thực hiện cải tiến. Đánh giá này sẽ được thực hiện định kỳ để đảm bảo rằng quy trình duy trì ổn định đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra.
4. Giảm thiểu lỗi quy trình vận hành với LV-DX Dynamic Workflow
LV-DX Dynamic Workflow là một giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu, tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, từ đó giảm thiểu lỗi sai và tăng cường sự minh bạch trong mọi hoạt động.
Một số tính năng nổi bật của LV-DX Dynamic Workflow:
- Số hóa toàn bộ quy trình lên một nền tảng duy nhất: Cung cấp một nền tảng thống nhất để số hóa mọi quy trình của doanh nghiệp, từ nhân sự, tài chính kế toán, kinh doanh đến sản xuất. Nhân viên hiểu rõ vai trò theo chức danh công việc, không làm TRÙNG việc – làm SAI quy trình.
- Quản lý công việc vượt trội với 3 không: Không chờ – Không nghẽn – Không quên, đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện đúng hạn, loại bỏ tình trạng chờ đợi hay ùn tắc công việc.
- Tự động hóa luồng công việc và giao việc liên phòng ban: Các công việc trong quy trình được tự động chuyển giao sang bước tiếp theo khi hoàn thành giai đoạn trước đó, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi sai do truyền đạt thông tin.
Bài viết đã cung cấp đến bạn kiến thức về 6 Sigma là gì cũng như các nguyên tắc áp dụng nó trong doanh nghiệp một cách tốt nhất. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng phương pháp này để hướng đến sự hoàn hảo trong kinh doanh. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn ứng dụng six sigma một cách hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của mình.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
