Trong kỷ nguyên số, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành một yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp muốn duy trì, gia tăng sức mạnh cạnh tranh. Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao những tổ chức hàng đầu có thể vận hành hiệu quả trơn tru? Bí quyết của họ chính là việc ứng dụng công nghệ để số hóa quy trình doanh nghiệp, từ đó tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong hiệu suất làm việc, gia tăng khả năng phục vụ khách hàng.
Nhưng số hóa quy trình không chỉ đơn thuần là việc cài đặt phần mềm hay cập nhật công nghệ mới mà cần một chiến lược rõ ràng, sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như các bước cụ thể để đạt được hiệu quả tối ưu? Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu ngay các thông tin liên quan trong bài viết này cùng giải pháp thực hiện tối ưu chi phí.
Chuyển đổi sang quy trình số là mắt xích trong chuyển đổi số doanh nghiệp
Số hóa quy trình là hoạt động quan trọng trong quá trình chuyển đổi số ảnh hưởng trực tiếp đến tính hiệu quả vận hành sau chuyển đổi. Tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu thời gian xử lý các quy trình có tính chất lặp lại, công việc được thực hiện nhanh chóng đem lại sự gia tăng về mặt hiệu suất.
Quy trình được số hóa lên hệ thống để kiểm soát chặt chẽ giúp nhanh chóng phát hiện và xử lý các sai sót kịp thời. Ngoài ra, số hóa quy trình không chỉ mang lại lợi ích cho nội bộ doanh nghiệp mà còn giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Khi các quy trình được tự động hóa và tối ưu hóa, khách hàng có thể nhận được dịch vụ nhanh chóng và chất lượng hơn.
Thực hiện số hóa quy trình và vận hành trên nền tảng công nghệ mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp:
- Đối với lãnh đạo: Theo dõi, giám sát dễ dàng khi quy trình được hệ thống hóa liền mạch, xuyên suốt. Nhanh chóng phát hiện các vấn đề gây tắc nghẽn, nguyên nhân để đưa ra các quyết định kịp thời.
- Đối với cấp quản lý: Theo dõi quá trình làm việc của nhân viên bộ phận về khối lượng, tiến độ, tính hiệu quả, … nhanh chóng phát hiện các bất cập giữa kế hoạch và thực tiễn để điều chỉnh kịp thời.
- Đối với nhân viên: Hiểu rõ trách nhiệm đảm nhận, chủ động trong công việc hướng đến đạt được mục tiêu chung. Cập nhật tiến độ mỗi ngày nhanh chóng, loại bỏ các báo cáo thủ công rườm rà.
Tuy nhiên, có đến 64.7% doanh nghiệp Việt chưa thực hiện các công tác số hóa quy trình
Theo báo cáo “mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam” chỉ có 35.3% doanh nghiệp thực hiện số hóa quy trình, dữ liệu lưu trữ trên hệ thống. Theo đó, có đến 64.7% doanh nghiệp Việt chưa thực hiện các công tác số hóa.
Điều này đồng nghĩa, có đến hàng ngàn doanh nghiệp đang thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo cách truyền thống. Chưa kể, vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang làm việc không có quy trình chuẩn, thống nhất.
Thực trạng làm việc không theo quy trình, chưa số hóa quy trình dẫn đến nhiều hệ lụy trong hoạt động vận hành doanh nghiệp:
- Thiếu tính hiệu quả trong việc cộng tác, phối hợp làm việc giữa các phòng ban do chưa có quy trình chuẩn.
- Lãnh đạo không theo dõi, kiểm soát được tiến độ do vẫn áp dụng các công cụ truyền thống trong quy trình giao việc như excel, zalo, …
- Phê duyệt văn bản, hợp đồng, … tốn nhiều thời gian chờ đợi do dữ liệu, quy trình chưa được số hóa.
Những vấn đề trên không những làm giảm hiệu suất vận hành, bộ máy doanh nghiệp hoạt động “ì ạch” mà còn khiến nhân viên giỏi mất động lực trong công việc, không gắn bó lâu dài.
Nên hiểu số hóa quy trình là gì?
Số hóa quy trình là hoạt động áp dụng công nghệ số như phần mềm quy trình, trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning), Blockchain, IoT, … vào các quy trình vận hành – kinh doanh truyền thống nhằm tự động hóa, tối ưu hóa, và cải tiến các hoạt động trong doanh nghiệp.
Số hóa không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi các tài liệu từ dạng giấy sang dạng số, mà còn bao gồm việc thay thế những quy trình thủ công bằng các quy trình tự động hóa, sử dụng phần mềm, hệ thống quản trị số để quản lý thực hiện công việc. Nhờ đó giúp các doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, từ khâu sản xuất, quản lý đến dịch vụ khách hàng.
Làm thế nào để số hóa quy trình làm việc hiệu quả tối ưu chi phí nhất?
Để thực hiện số hóa quy trình diễn ra thành công, hãy cân nhắc tham khảo các bước thực hiện sau từ Lạc Việt:
Bước 1: Đánh giá quy trình hiện tại của doanh nghiệp có đang hiệu quả?
Bước này sẽ đi xác định các bước trong quy trình, xem xét các yếu tố như thời gian thực hiện, nguồn lực sử dụng, và các vấn đề thường xảy ra. Mục tiêu của bước này là tìm ra những điểm hạn chế để thực hiện cải tiến trong quy trình hiện tại.
Một số hoạt động doanh nghiệp có thể tiến hành như khảo sát nhân viên, phỏng vấn các bên liên quan, xem xét các báo cáo hiệu suất hiện tại để đánh giá.
Bước 2: Lựa chọn công nghệ phù hợp
Hiện tại có rất nhiều giải pháp phần mềm khác nhau trên thị trường, trong đó nổi bật có thể kế đến như LV-DX Dynamic Workflow, Base Workflow, …. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng để chọn ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu, mục tiêu và ngân sách.
Một số tiêu chí nên cân nhắc để lựa chọn như: chi phí, tính linh hoạt, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có, khả năng mở rộng trong tương lai.
Bước 3. Lên kế hoạch và thử nghiệm
Một kế hoạch chi tiết là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình số hóa diễn ra suôn sẻ. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu, phạm vi công việc, nguồn lực cần thiết, các bước cụ thể để triển khai số hóa.
Tiếp sau đó là thực hiện thử nghiệm trên một phần nhỏ của quy trình hoặc trên một nhóm nhân viên cụ thể. Chạy thử nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi triển khai trên quy mô lớn.
Bước 4: Triển khai, đào tạo
Khi đã hoàn thành thử nghiệm, điều chỉnh các yếu tố cần thiết, doanh nghiệp bắt đầu triển khai số hóa quy trình trên toàn bộ hệ thống. Giai đoạn này bao gồm việc cài đặt phần mềm, cấu hình hệ thống, chuyển đổi các dữ liệu cần thiết như số hóa tài liệu, thông tin.
Đồng thời, thực hiện đào tạo nhân viên cách sử dụng các hệ thống quy trình số mới. Lưu ý, nên triển khai đào tạo không chỉ hướng dẫn cách sử dụng mà còn nên giải thích lý do, lợi ích của việc số hóa để giảm thiểu sự kháng cự tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi.
Bước 5: Theo dõi để tiến hành cải tiến liên tục
Theo dõi, cải tiến liên tục là hoạt động cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong dài hạn. Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) để theo dõi kết quả của quy trình số hóa.
Dựa trên các số liệu này, có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện hiệu quả hoạt động. Đồng thời, việc cải tiến liên tục sẽ giúp đảm bảo quy trình luôn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và tính biến động thị trường.
LV-DX Dynamic Workflow giúp số hóa và chuẩn hóa quy trình tăng hiệu suất vận hành
LV-DX Dynamic Workflow ra đời giải quyết các bài toán vận hành số quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công bền vững.
LV-DX Dynamic Workflow giúp số hóa và chuẩn hóa mọi quy trình của doanh nghiệp
- Thiết lập toàn bộ quy trình các phòng ban trong doanh nghiệp từ các nghiệp vụ hành chính, nhân sự đến kế toán, sản xuất, sale – marketing, …
- Thực hiện chuẩn hóa quy trình dựa trên yêu cầu, đặc thù ngành nghề – lĩnh vực của doanh nghiệp
- Nhân viên dễ dàng tìm kiếm các quy trình nhờ tích hợp AI chatbot giải đáp thông tin nội bộ doanh nghiệp.
LV-DX Dynamic Workflow liên thông công việc giữa các phòng ban
- Quy trình được thiết lập chỉ với vài thao tác kéo thả, mọi nhiệm vụ công việc trong quy trình đều được tự động gửi đến các cá nhân, bộ phận có liên quan.
- Công việc được chuyển tiếp nhịp nhàng giữa các bộ phận hoàn toàn tự động mà không cần bất kỳ tác động nào.
- Hệ thống thông báo giao – nhận việc đến từng nhân viên ngay khi quy trình được thiết lập thực hiện.
Hệ thống ký số phê duyệt nhanh chóng, mọi lúc vận hành quy trơn tru
- Tích hợp ký số giúp ban lãnh đạo phê duyệt – ký số nhanh chóng trên quy trình. Hệ thống hoàn toàn trực tuyến, có thể ký và phê duyệt tài liệu mọi lúc, mọi nơi trên mọi nền tảng thiết bị.
- Tích hợp chatbot AI giúp kiểm tra – đối soát số liệu trong tài liệu trình ký giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn.
Theo dõi, báo cáo hiệu suất công việc với giao diện trực quan
- Theo dõi realtime trạng thái thực hiện trong các quy trình vận hành kết hợp cùng giao diện báo cáo trực quan với đa dạng bảng biểu thể hiện dữ liệu về tỷ lệ hoàn thành, khối lượng công việc, thời gian, tiến độ, …
- Đánh giá chính xác hiệu suất của từng nhân viên, bộ phận phòng ban, đo lường hiệu suất vận hành của tổ chức.
Tại sao nên chọn LV-DX Dynamic Workflow để số hóa quy trình?
LV-DX Dynamic Workflow là giải pháp quản trị cho Công ty cổ phần Tin học Lạc Việt xây dựng – Với hơn 30 tiên phong trong việc xây dựng các giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản trị vận hành hiệu quả. Một số sản phẩm tiêu biểu được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng như LV-DX People SureHCS; LV-DX Accounting Accnet; Hệ thống thư viện Vebrary; từ điển Lạc Việt, …
Triển khai hệ thống linh hoạt theo ngân sách của doanh nghiệp với 2 hình thức THUÊ – MUA; Doanh nghiệp dễ dàng số hóa, chuyển đổi số quy trình chỉ với vài triệu đồng mà không cần đầu tư bất kỳ chi phí hệ thống thiết bị, nhân sự bảo trì vận hành.
Bắt đầu tìm hiểu chi tiết tính năng phần mềm quản lý quy trình LV-DX Dynamic Workflow ngay hôm nay hoặc liên hệ ngay để nhận demo miễn phí, tư vấn – giải đáp mọi vấn đề liên quan về số hóa quy trình từ Lạc Việt.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
