Tối ưu chi phí vận hành – Giải pháp nào cho doanh nghiệp hiện nay?

Chi phí vận hành là một yếu tố quan trọng cần được quản lý hiệu quả để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tối ưu chi phí vận hành không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát được ngân sách mà cò nâng cao lợi nhuận kinh doanh cho tổ chức. Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết về các giải pháp tối ưu chi phí nổi bật trong hoạt động quản lý vận hành cho doanh nghiệp năm 2024.

1. Hiểu rõ về chi phí vận hành của một doanh nghiệp

1.1 Chi phí vận hành là gì?

Chi phí vận hành bao gồm tất cả các khoản chi cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp. Đây có thể là chi phí cho nhân sự, trang thiết bị, nguyên vật liệu, nhiều yếu tố khác đảm bảo doanh nghiệp có thể hoạt động liên tục.

Quản lý chi phí hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Theo khảo sát “Management Tools & Trends 2023“ của Bain & Company vào năm 2023 về công cụ và xu hướng quản lý, 79% các nhà quản lý toàn cầu cho biết họ cảm thấy hài lòng với khả năng quản lý chi phí của công ty mình, 62% dự định thực hiện cắt giảm chi phí đáng kể trong năm này để đối phó với biến động kinh tế. Điều này cho thấy rằng việc kiểm soát chi phí vận hành không chỉ là biện pháp tạm thời, mà còn là yếu tố chiến lược giúp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp để duy trì và phát triển​ bền vững.

1.2 Cách tính chi phí vận hành

Cách tính toán chi phí vận hành có thể phức tạp tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số cách tính phổ biến như:

• Tính chi phí cố định và chi phí biến đổi: Chi phí cố định là những khoản chi không thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc doanh thu, chẳng hạn như tiền thuê văn phòng hoặc lương nhân viên cố định. Chi phí biến đổi là những khoản chi thay đổi theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp, như chi phí nguyên vật liệu hoặc năng lượng.
• Phân tích tỷ lệ chi phí: Doanh nghiệp có thể xác định tỷ lệ chi phí vận hành so với doanh thu để đánh giá hiệu quả hoạt động và tìm kiếm cơ hội cải tiến.

2. Các loại chi phí để vận hành một doanh nghiệp

Chi phí vận hành gồm những gì? Mỗi doanh nghiệp sẽ có các khoản chi phí vận hành khác nhau, được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi.

2.1 Chi phí cố định

Chi phí vận hành cố định là những khoản chi không thay đổi, bất kể mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về chi phí cố định:

• Tiền thuê văn phòng: Là khoản chi bắt buộc doanh nghiệp phải trả hàng tháng.
• Lương nhân viên cố định: Những nhân viên làm việc toàn thời gian thường nhận mức lương cố định, không phụ thuộc vào doanh số hoặc sản lượng của doanh nghiệp.
• Chi phí bảo hiểm và thuế: Các khoản chi này bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thuế doanh nghiệp, là những chi phí bắt buộc không thay đổi theo doanh thu.
• Chi phí khấu hao tài sản: Chi phí khấu hao là chi phí liên quan đến việc sử dụng các tài sản cố định của doanh nghiệp như máy móc, thiết bị, hay phương tiện vận tải. Đây là khoản chi dự tính trước và không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng tài sản.

2.2 Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là những khoản chi thay đổi tùy theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Các chi phí này tăng hoặc giảm dựa trên quy mô sản xuất hoặc doanh số bán hàng:

• Chi phí nguyên vật liệu: Khi sản xuất tăng, nhu cầu về nguyên vật liệu cũng tăng, dẫn đến chi phí này thay đổi theo sản lượng.
• Chi phí năng lượng: Các doanh nghiệp sản xuất thường có chi phí điện, nước thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoạt động của máy móc, thiết bị.
• Chi phí vận chuyển: Khoản chi phí phát sinh từ việc vận chuyển hàng hóa, có thể tăng hoặc giảm dựa trên số lượng hàng hóa cần vận chuyển.
• Chi phí lao động biến đổi: Trong một số ngành, doanh nghiệp có thể thuê nhân viên tạm thời hoặc nhân viên làm việc theo giờ để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến trong sản xuất hoặc bán hàng. Chi phí cho các nhân viên này sẽ thay đổi dựa trên khối lượng công việc.

3. Làm thế nào để tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp?

3.1 Cắt giảm các chi phí không cần thiết

Một trong những cách đơn giản nhất để tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp là đánh giá lại và loại bỏ những khoản chi không cần thiết. Doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát định kỳ: Kiểm tra định kỳ khoản chi tiêu để nhận diện những chi phí không còn phù hợp với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.
• Thương lượng lại hợp đồng: Đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp, đối tác để giảm chi phí hoặc thay đổi điều khoản theo hướng có lợi hơn.
• Cắt giảm các dịch vụ không cần thiết: Loại bỏ hoặc giảm quy mô, dịch vụ, tiện ích mà doanh nghiệp không sử dụng hiệu quả hoặc không mang lại giá trị lớn.

3.2 Tự động hóa doanh nghiệp với công nghệ

Tự động hóa quy trình kinh doanh trở thành một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành. Việc sử dụng các công nghệ hiện đại không chỉ giảm thiểu chi phí nhân sự mà còn tăng cường độ chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc.

Một trong những giải pháp nổi bật là phần mềm quản lý quy trình LV-DX Dynamic Workflow. Phần mềm này cho phép tự động hóa doanh nghiệp như quy trình nội bộ, từ kế toán, nhân sự,… LV-DX Dynamic Workflow giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót do con người gây ra, đảm bảo quy trình diễn ra liên tục, thông suốt.

Bên cạnh đó, LV-DX Dynamic Workflow tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo AI để phân tích dữ liệu, dự báo xu hướng, tự động đưa ra quyết định. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi của thị trường, tối ưu hóa hoạt động mà không cần can thiệp thủ công.

>>> Xem chi tiết: 5 Ứng dụng AI trong doanh nghiệp vận hành mọi quy trình quản trị

3.3 Áp dụng mô hình làm việc hiện đại

Áp dụng các mô hình làm việc hiện đại như làm việc từ xa và hybrid (kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và từ xa) là một trong những cách hiệu quả để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành.

Theo một báo cáo từ Milken Institute, tỷ lệ làm việc từ xa ở Mỹ đã đạt 28,6% vào tháng 6/2024, giảm từ mức cao điểm 61,5% vào tháng 5/2020, nhưng vẫn cho thấy sự bền vững của mô hình này sau đại dịch.

Hybrid working kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và từ xa, được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm duy trì sự cân bằng giữa hiệu quả công việc cũng như sự hài lòng của nhân viên.

Để hỗ trợ việc áp dụng mô hình làm việc hiện đại, phần mềm LV-DX Collaboration của Lạc Việt là một giải pháp đắc lực. LV-DX Collaboration cung cấp một không gian làm việc số, nơi nhân viên có thể kết nối, cộng tác và quản lý công việc từ bất kỳ đâu. Điều này không chỉ giúp duy trì sự liên kết trong doanh nghiệp mà còn tối ưu hóa hiệu suất làm việc, đồng thời giảm thiểu chi phí liên quan đến văn phòng.

3.4 Đo lường hiệu suất vận hành để cải tiến

Đo lường hiệu suất là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục và tối ưu chi phí. Doanh nghiệp cần thiết lập chỉ số cụ thể để theo dõi hiệu quả hoạt động:

• Sử dụng phần mềm quản lý hiệu suất: Áp dụng công cụ phần mềm giúp theo dõi, phân tích hiệu suất hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng dữ liệu để xác định những điểm yếu trong quy trình vận hành, từ đó đề xuất biện pháp cải thiện.
• Tối ưu hóa liên tục: Luôn đánh giá, cập nhật chiến lược tối ưu chi phí để đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả nhất có thể.

4. Xu hướng chuyển đổi số để tối ưu chi phí được nhiều doanh nghiệp áp dụng

Chuyển đổi số không còn là sự lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Chính phủ đang tích cực thúc đẩy chuyển đổi số trong tất cả các lĩnh vực để nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia.

Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc tối ưu chi phí vận hành:

• Tự động hóa quy trình: Nhờ vào công nghệ số, quy trình phức tạp có thể được tự động hóa, giảm thiểu sự can thiệp của con người, giảm chi phí liên quan đến nhân sự.
• Giảm chi phí quản lý: Các hệ thống quản lý doanh nghiệp dựa trên nền tảng số cung cấp công cụ phân tích, báo cáo chi tiết để doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.
• Tối ưu hóa tài nguyên: Công nghệ số giúp doanh nghiệp quản lý và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn.

Lạc Việt mang đến giải pháp chuyển đổi số toàn diện, được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi khía cạnh hoạt động và quản lý. Hệ sinh thái này được tối ưu hóa để dễ sử dụng, chi phí hợp lý, triển khai nhanh chóng theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Bộ giải pháp LV-DX bao gồm nhiều tính năng quản lý doanh nghiệp, tài chính, nhân sự và khách hàng. Các phần mềm như LV-DX CRM (quản lý khách hàng), LV-DX Accounting (quản lý tài chính – kế toán), LV-DX People (quản trị nguồn nhân lực) giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí vận hành.

Tối ưu chi phí vận hành là một yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh và tăng trưởng bền vững. Bằng cách hiểu rõ hiệu quả các loại chi phí, áp dụng công nghệ, sử dụng mô hình làm việc hiện đại, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được ngân sách mà còn nâng cao hiệu suất.