Xây dựng một quy trình thanh toán chặt chẽ, hiệu quả là điều cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. Đối với bộ phận kế toán, quy trình thanh toán không chỉ đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng trong mọi giao dịch mà còn giúp giảm thiểu rủi ro tài chính, tránh sai sót không đáng có. Tuy nhiên, để vận hành một quy trình kế toán thanh toán trơn tru, nhân viên kế toán cần nắm vững từng bước trong quy trình. Vậy, đâu là các bước quan trọng trong quy trình kế toán thanh toán? Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thanh toán
Trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, quy trình thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự liền mạch, minh bạch tài chính. Một quy trình kế toán thanh toán hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro tài chính mà còn tăng cường tính kiểm soát và quản lý dòng tiền.
Xây dựng quy trình thanh toán chặt chẽ sẽ giúp:
- Giảm thiểu sai sót: Hạn chế các lỗi phát sinh do sai sót trong giấy tờ, thông tin thanh toán, giúp kế toán xử lý nhanh hơn hơn.
- Tăng cường minh bạch: Mọi giao dịch đều được kiểm soát, tránh tình trạng thanh toán không rõ ràng.
- Tiết kiệm thời gian: Tối ưu hóa bước phê duyệt, chuẩn bị chứng từ giúp giảm thiểu thời gian xử lý, đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm tự động hóa.
- Tuân thủ quy định: Với quy trình chuẩn, doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định về tài chính, thuế cũng như chính sách pháp lý khác.
2. 5 bước cơ bản trong quy trình thanh toán
Để quá trình thanh toán trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, việc tuân thủ theo quy trình chuẩn là cần thiết.
Quy trình thanh toán bao gồm 5 bước quan trọng sau:
- Bước 1: Đề nghị thanh toán
- Bước 2:Phê duyệt
- Bước 3: Chuẩn bị chứng từ thanh toán
- Bước 4: Thực hiện thanh toán
- Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ
2.1. Bước 1 – Đề nghị thanh toán
Quá trình thanh toán bắt đầu từ bước lập đề nghị thanh toán từ các phòng ban hoặc cá nhân liên quan. Mẫu form đề nghị thanh toán thường được quy định chung tại doanh nghiệp, bao gồm các tiêu chí rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin về lý do, số tiền và các tài liệu hỗ trợ như hợp đồng hoặc hóa đơn mua hàng.
2.2. Bước 2 – Phê duyệt
Sau khi nhận được đề nghị thanh toán, bước tiếp theo là quá trình phê duyệt. Trưởng phòng, giám đốc hoặc người có trách nhiệm sẽ xem xét kỹ lưỡng các chứng từ, đối chiếu với ngân sách, quy định nội bộ để đưa ra quyết định. Tùy theo doanh nghiệp mà quy trình phê duyệt có thể được phân cấp dựa trên giá trị thanh toán, đảm bảo hoạt động thanh toán được tối ưu, kiểm soát nghiêm ngặt.
2.3. Bước 3 – Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, ủy nhiệm chi
Khi đề nghị thanh toán được phê duyệt, kết hợp với người yêu cầu thanh toán, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan. Những chứng từ này bao gồm hóa đơn, biên lai, phiếu xuất kho hoặc bất kỳ tài liệu nào cần thiết cho quá trình thanh toán.
2.4. Bước 4 – Thực hiện thanh toán
Sau khi chứng từ đã được chuẩn bị, doanh nghiệp có thể chọn phương thức thanh toán khác nhau như chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt hoặc thanh toán qua các nền tảng điện tử. Mọi giao dịch cần được ghi nhận chính xác vào sổ sách để đảm bảo sự minh bạch tài chính.
2.5. Bước 5 – Kiểm tra và lưu trữ
Khi hoàn tất thanh toán, kế toán cần kiểm tra lại quá trình, lưu trữ chứng từ quan trọng. Kế toán cần đối chiếu khoản đã thanh toán với chứng từ gốc, đồng thời, toàn bộ tài liệu cần được lưu trữ an toàn theo quy định, giúp dễ dàng tra cứu khi cần và tuân thủ yêu cầu pháp lý.
3.Lưu trình sơ đồ quy trình thanh toán trong doanh nghiệp
3.1 Thanh toán mua hàng
Trong doanh nghiệp, quy trình thanh toán mua hàng thường xuyên diễn ra. Các hoạt động cần đến quy trình này như thanh toán mua sắm nội bộ, thanh toán mua nguyên vật liệu sản xuất, thanh toán các khoản mua dịch vụ,…. Do vậy quy trình thanh toán mua hàng là một trong những quy trình cần được doanh nghiệp sớm chuẩn hóa, rõ ràng, liền mạch.
3.2 Thanh toán lương nhân viên
Thanh toán lương cho nhân viên là quy trình định kỳ hàng tháng, yêu cầu doanh nghiệp phải tính toán chính xác dựa trên thông tin chấm công, hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp, thưởng, hoặc khấu trừ. Kế toán sẽ lập bảng lương, tiến hành kiểm tra, phê duyệt trước khi thanh toán qua chuyển khoản hoặc phương thức khác. Quá trình này đòi hỏi tính chính xác cao, đặc biệt trong vấn đề tuân thủ quy định về thuế, bảo hiểm xã hội.
3.3 Thanh toán tạm ứng
Thanh toán tạm ứng là quy trình phổ biến trong doanh nghiệp khi nhân viên cần một khoản tiền trước để thực hiện các nhiệm vụ hoặc hoạt động của công ty. Quy trình này bao gồm nhiều bước từ bước yêu cầu, phê duyệt cho đến hoàn tất tạm ứng, đảm bảo tuân thủ các chính sách tài chính.
4. Chuẩn hóa quy trình thanh toán bằng phần mềm LV-DX Dynamic Workflow
Quản lý quy trình thanh toán thủ công dễ dẫn đến nhiều sai sót và mất thời gian, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn. Để giải quyết vấn đề này, sử dụng phần mềm tự động hóa như LV-DX Dynamic Workflow giúp chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình thanh toán, mang lại sự hiệu quả và minh bạch cho doanh nghiệp.
LV-DX Dynamic Workflow cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình thống nhất, rõ ràng từ khâu yêu cầu đến phê duyệt và thực hiện thanh toán. Các bước trong quy trình được định nghĩa cụ thể, giúp đảm bảo mọi thanh toán đều tuân thủ theo quy trình đã quy định.
Phân quyền trong quy trình là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong doanh nghiệp. Với LV-DX Dynamic Workflow từng bước trong quy trình thanh toán được phân quyền cho những cá nhân hoặc bộ phận phù hợp. Đảm bảo mỗi người chịu trách nhiệm đúng phần việc của mình mà còn dễ dàng theo dõi quá trình xử lý.
Phần mềm quản lý quy trình giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tất cả các loại chi phí, từ thanh toán mua hàng, lương nhân viên đến chi phí vận hành, chỉ với một hệ thống duy nhất. Việc này không chỉ đơn giản hóa quy trình mà còn giúp tối ưu quản lý tài chính, tạo ra sự liên kết giữa các bộ phận liên quan.
Phần mềm còn tích hợp tính năng lưu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ thanh toán với hệ thống quản lý tài liệu. Đây là tính năng giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, quản lý và đảm bảo tính pháp lý của tài liệu tài chính. Lưu trữ khoa học và an toàn giúp hạn chế rủi ro mất mát hoặc hư hỏng tài liệu.
Với LV-DX Dynamic Workflow, doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình thanh toán một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tăng cường kiểm soát tài chính. Từ đó, doanh nghiệp tập trung vào hoạt động cốt lõi mà không lo lắng về các vấn đề phát sinh trong quá trình thanh toán.
Nắm vững và thực hiện đúng từng bước trong quy trình thanh toán mang đến sự vận hành xuyên suốt trong bộ phận kế toán, nâng cao hiệu suất chung. Với sự hỗ trợ của phần mềm như LV-DX Dynamic Workflow, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình này, từ đó tập trung phát triển hoạt động kinh doanh cốt lõi, nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
