Quản lý tiến độ dự án là gì? Kế hoạch quản lý thời gian và tiến độ chuẩn từ A-Z

Quản lý tiến độ dự án là một trong những nhiệm vụ quan trọng giúp đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và đạt được mục tiêu đã đề ra. Để dự án diễn ra suôn sẻ,  hạn chế rủi ro, người quản lý cần có quy trình cụ thể, bao gồm lập kế hoạch, theo dõi, kiểm soát các công đoạn. Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý tiến độ dự án và quy trình từng bước để đạt hiệu quả tối ưu.

1. Quản lý tiến độ dự án là gì?

Quản lý tiến độ dự án là quá trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tiến độ các hoạt động, công việc trong dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, đạt được mục tiêu đã đề ra.

Quản lý tiến độ dự án là một trong những yếu tố cốt lõi giúp dự án vận hành suôn sẻ, hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí. Trong hoạt động quản lý tiến độ ngoài việc giám sát thời gian, người điều hành còn phải đảm bảo tính hiệu quả của các công đoạn, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, sẵn sàng điều chỉnh khi có vấn đề phát sinh.

2. Xây dựng kế hoạch quản lý tiến độ dự án chuẩn từ A-Z

Xây dựng kế hoạch quản lý tiến độ dự án là giai đoạn đầu tiên và là tiền đề để triển khai một dự án hiệu quả. Kế hoạch quản lý thời gian,  tiến độ dự án bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Xác định hạng mục công việc
• Bước 2: Sắp xếp mức độ ưu tiên công việc
• Bước 3: Đánh giá nguồn lực
• Bước 4: Xác định thời gian công việc
• Bước 5: Xây dựng tiến độ quản lý dự án
• Bước 6: Giám sát tiến độ dự án

2.1. Xác định hạng mục công việc

Bước đầu tiên trong kế hoạch quản lý tiến độ dự án là xác định rõ các hạng mục công việc cần thực hiện. Điều này đòi hỏi người quản lý dự án phải liệt kê chi tiết từng nhiệm vụ, công đoạn, từ công việc lớn cho đến những chi tiết nhỏ nhất. Việc này giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ trách nhiệm của mình và đảm bảo không có phần việc nào bị bỏ sót trong suốt quá trình thực hiện.

2.2. Sắp xếp mức độ ưu tiên công việc

Sau khi đã xác định được hạng mục công việc, người quản lý cần sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Những công việc quan trọng, có tác động lớn đến tiến độ chung của dự án cần được ưu tiên thực hiện trước. Việc phân loại công việc theo mức độ ưu tiên giúp nhóm tập trung nguồn lực vào nhiệm vụ cấp bách, đảm bảo tiến độ của dự án không bị chậm trễ.

2.3. Đánh giá nguồn lực

Bước tiếp theo là đánh giá nguồn lực hiện có của dự án, bao gồm nhân lực, tài chính, thiết bị, công cụ hỗ trợ. Người quản lý dự án cần xác định rõ số lượng và chất lượng nguồn lực, đồng thời đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của dự án. Nếu nguồn lực hiện có không đủ, cần có kế hoạch bổ sung kịp thời hoặc điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo phù hợp với khả năng của tổ chức.

2.4. Xác định thời gian công việc

Khi đã nắm rõ hạng mục và nguồn lực, bước tiếp theo là ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc. Việc xác định thời gian cho từng nhiệm vụ không chỉ giúp lên kế hoạch hợp lý mà còn hỗ trợ việc theo dõi tiến độ dự án sau này. Trong bước này, người quản lý cần phải xem xét những yếu tố như khả năng chậm trễ, sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và dự phòng thời gian cho những vấn đề phát sinh.

2.5. Xây dựng tiến độ quản lý dự án

Sau khi đã có đủ thông tin về công việc, mức độ ưu tiên, nguồn lực và thời gian, người quản lý sẽ xây dựng tiến độ tổng thể cho dự án. Bản tiến độ này sẽ bao gồm các mốc thời gian quan trọng (milestones), thời gian dự kiến cho từng công việc và sự liên kết giữa các nhiệm vụ. Một công cụ phổ biến để xây dựng tiến độ là biểu đồ Gantt, giúp trực quan hóa toàn bộ tiến trình dự án, tạo ra cái nhìn tổng thể về quá trình thực hiện.

2.6. Giám sát tiến độ dự án

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý tiến độ là giám sát thường xuyên dự án. Người quản lý cần theo dõi sát sao công việc đang thực hiện, đảm bảo chúng diễn ra đúng theo kế hoạch. Nếu có dấu hiệu chậm trễ, cần điều chỉnh ngay lập tức để tránh ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác. Những công cụ quản lý dự án như phần mềm giám sát tiến độ có thể giúp người quản lý cập nhật thông tin kịp thời, đưa ra giải pháp khắc phục nhanh chóng.

3. Mẫu bảng quản lý thời gian và tiến độ dự án bằng Excel chuyên nghiệp [Tải mẫu]

Bảng quản lý tiến độ bằng Excel cho phép doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch, phân chia công việc cụ thể, gán người thực hiện, theo dõi trạng thái của từng hạng mục.

Ngoài ra, mẫu Excel còn cho phép tùy chỉnh các cột, hàng và dữ liệu theo yêu cầu của từng dự án. Chỉ cần vài thao tác đơn giản, quản lý có thể dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ dự án của mình.

THAM KHẢO MẪU QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỜI GIAN, CÔNG VIỆC DỰ ÁN TẠI ĐÂY

4. Công cụ quản lý tiến độ dự án LV-DX Dynamic Workflow

Để quản lý thời gian và tiến độ dự án một cách hiệu quả, đặc biệt là đối với những dự án lớn, phức tạp, việc sử dụng công cụ phần mềm hiện đại là rất cần thiết. LV-DX Dynamic Workflow là một trong những giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ dự án một cách toàn diện.

Tự động hóa quy trình: Phần mềm cho phép thiết lập và tự động hóa quy trình làm việc, giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra, tối ưu hóa các bước thực hiện dự án.

• Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực: Với LV-DX Dynamic Workflow, doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch chi tiết, bao gồm việc phân bổ nguồn lực, thời gian, công việc cho từng thành viên trong đội ngũ. Công cụ giúp trực quan hóa toàn bộ tiến trình dự án thông qua biểu đồ, Kanban, giúp theo dõi, điều chỉnh dễ dàng. 

• Giám sát tiến độ theo thời gian thực: Công cụ cho phép giám sát và cập nhật tiến độ dự án theo thời gian thực. Theo dõi tình trạng từng hạng mục, nhận thông báo về rủi ro hoặc chậm trễ để kịp thời điều chỉnh kế hoạch.
• Báo cáo và phân tích: LV-DX Dynamic Workflow cung cấp báo cáo chi tiết về tiến độ, hiệu suất dự án. Người quản lý theo dõi tiến độ kịp thời phát hiện các điểm nghẽn, đánh giá tổng quan về hiệu quả thực hiện của dự án. Các báo cáo này có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của người dùng.
• Tính linh hoạt, liên thông mọi nghiệp vụ: LV-DX Dynamic Workflow tích hợp tốt với hệ thống khác như quản lý tài chính, nhân sự, CRM, trình ký điện tử,… giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, phần mềm có khả năng tùy biến cao, phù hợp với nhiều loại hình, quy mô doanh nghiệp.

Sử dụng LV-DX Dynamic Workflow giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả mà còn nâng cao sự minh bạch, linh hoạt trong quản lý nguồn lực, đồng thời giảm thiểu chi phí, thời gian hoàn thành dự án. Công cụ này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp đang trong quá trình số hóa, cần một giải pháp quản lý dự án toàn diện, chuyên nghiệp.

Một trong những yếu tố quan trọng để triển khai dự án hiệu quả chính là quản lý tiến độ dự án. Do vậy, xây dựng một kế hoạch quản lý dự án chuẩn, khả thi sẽ giảm bớt áp lực cho giai đoạn tiếp theo. Hy vọng với những thông tin mà Lạc Việt cung cấp trong bài viết này sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý dự án.