Cách ký chữ ký điện tử như thế nào? – là câu hỏi Lạc Việt nhận được nhiều nhất từ chuyên mục hỗ trợ khách hàng. Chính vì vậy, Lạc Việt dùng bài viết này để giải thích và hướng dẫn cách ký điện tử nói chung và cách sử dụng chữ ký số nói riêng.
Hiểu rõ về chữ ký điện tử, chữ ký số
Trước sự phát triển nhanh chóng của các dịch vụ trực tuyến, chữ ký điện tử đã trở nên không thể thiếu trong các văn bản và ký kết hợp đồng điện tử. Cùng đi tìm hiểu sâu hơn về những tri thức liên quan.
Chữ ký điện tử
Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng hiện đại thì nhu cầu tiết kiệm thời gian, công sức trong các công việc là điều cấp thiết. Chữ ký điện tử ra đời giúp các tổ chức, cá nhân thỏa mãn được yêu cầu trên. Bởi lẽ cách ký chữ ký điện tử trên các tài liệu giúp các giao dịch điện tử diễn ra nhanh hơn.
Theo Khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”
Chữ ký số
Theo nghị định số 26/2007/NĐ-CP, chữ ký số được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Chữ ký số được sử dụng để kê khai hải quan điện tử, nộp thuế trực tuyến và bảo hiểm xã hội điện tử,… và trong các giao dịch điện tử bởi những lợi ích như:
- Tiết kiệm thời gian trong quá trình hoạt động giao dịch điện tử
- Linh hoạt trong cách thức ở bất kỳ nơi đâu, ở bất kỳ thời gian nào
- Đơn giản hóa quy trình chứng nhận
- Hoàn tất hồ sơ nộp thuế nhanh chóng
- Bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp một cách an toàn
Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
| Chữ ký điện tử | Chữ ký số | |
| Tính chất | Là bất kỳ biểu tượng nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu, biểu thị danh tính và sự đồng ý của người ký | Như một “dấu vân tay” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính của người ký |
| Cơ chế xác thực | Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại,… | ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ |
| Tiêu chuẩn đán giá | Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn và không sử dụng mã hóa | Sử dụng các phương thức mã hóa mật mã |
| Công dụng | Ký hợp đồng điện tử, kê khai trực tuyến, nộp thuế trực tuyến,… | Ứng dụng giao dịch điện tử |
| Quá trình xác thực | Không có quá trình xác thực cụ thể | Được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ ủy thác |
| Độ bảo mật | Dễ bị giả mạo | Độ bảo mật cao |
Hướng dẫn cách ký chữ ký điện tử
Có ngay một chữ ký điện tử cá nhân chuẩn và đẹp để ký khi làm các thủ tục hành chính hay ký kết hợp đồng trực tuyến bằng cách sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web Tạo chữ ký online – Wikici. Nên sử dụng trình duyệt Chrome để nhận được nét ký đẹp nhất.
Bước 2: Nhập tên và ấn “Xem mẫu chữ ký của bạn” để tham khảo thêm nhiều mẫu chữ ký điện tử đẹp.
Sau khi có được chữ ký của mình, bạn ký vào khung trắng và chọn màu mực và nhấn lưu là xong.
Bước 3: Nhấn “Tải về máy” mẫu chữ ký điện tử mà bạn vừa tạo.
Bước 4: Mở văn bản cần ký, dán mẫu chữ ký vào mục ký tên và chỉnh lại cho đẹp. Sau đó nhấn chuột phải lên chữ ký và chọn Wrap Text > Square.
Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số
Loại chữ ký này không được tự tạo mà phải đăng ký với đơn vị phát hành chữ ký số nhé. Các đơn vị được phép phát hành chữ ký số ở Việt Nam như: Viettel, VNPT, FPT, BKAV,…
Cách đăng ký chữ ký điện tử
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ
Bước 2: Gửi hồ sơ
Doanh nghiệp/cá nhân liên hệ qua tổng đài chăm sóc khách hàng hoặc qua email để được nhân viên của nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ làm thủ tục đăng ký và các vấn đề khác liên quan. Nhân viên sẽ nhận hồ sơ bản giấy khi bàn giao chữ ký số.
Bước 3: Cấp và bàn giao chữ ký số
Dựa vào hồ sơ và gói cước chữ ký số doanh nghiệp/cá nhân đã chọn, đơn vị cung cấp sẽ tiến hành đầu nối và cấp chứng thư điện tử. Sau đó, nhân viên sẽ bàn giao và hướng dẫn sử dụng chữ ký số.
Cách cài đặt chữ ký số
Bước 1: Cắm chữ ký (USB) vào máy tính;
Bước 2: Chọn chế độ “cài đặt tự động”;
Bước 3: Sau khi cài đặt, ở góc màn hình máy tính sẽ hiển thị thông tin về thời hạn sử dụng của chữ ký số.
Cách sử dụng chữ ký số
Để sử dụng chữ ký số thông thường sẽ cần phần mềm ký số đi kèm. Nhờ có phần mềm, việc thêm chữ ký số chỉ cần thực hiện 1 lần. Sau đó, người ký chỉ cần chuẩn bị tài liệu để ký số, tải vào phần mềm và lựa chọn ký số.
Lưu ý: Với các tờ khai thuế, bảo hiểm, hải quan, hóa đơn điện tử,… thì chúng ta vào phần mềm hỗ trợ tương ứng để thực hiện lập tờ khai, lập hóa đơn,… Sau đó ghi và lưu hồ sơ để chuẩn bị thực hiện ký số.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng ký số qua các thiết bị như USB token, … chưa xây dựng được một quy trình ký văn bản điện tử rõ ràng liên thông qua các phòng ban dẫn đến các hoạt động dễ bị trì hoãn do sự không thống nhất giữa các phòng ban.
Để thực hiện ký số văn bản theo một quy trình chuẩn thống nhất cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp cần tích hợp thêm hệ thống quy trình số, giải pháp này sẽ giúp thiết lập quy trình ký duyệt với phân quyền chặt chẽ cho tất cả các phòng ban, theo dõi tiến độ trong quy trình ký, tiết kiệm chi phí in ấn, tối ưu quy trình ký nhanh chóng, không còn chờ đợi “sếp” đến trực tiếp công ty.
Có thể tham khảo phần mềm Workflow từ Lạc Việt – Với hơn 40 năm cung cấp giải pháp trong ngành phát triển phần mềm quản trị. LV-DX Dynamic Workflow còn tích hợp thêm chatbot AI giúp lãnh đạo đối soát dữ liệu trong file trình ký nhanh chóng, chính xác.
CLICK ĐỂ XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG
Liên hệ cài đặt phần mềm ký số và hướng dẫn sử dụng chữ ký số theo:
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
