Sự xuất hiện của hình thức ký số điện tử cho phép doanh nghiệp ký duyệt hợp đồng, tài liệu mọi lúc mọi nơi mà không cần USB token. Vậy ký số từ xa là gì? Có những ưu điểm nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau của Lạc Việt nhé!
1. Ký số từ xa là gì?
Ký số từ xa (remote signature) còn được biết đến với các tên gọi khác như chữ ký số trực tuyến, chữ ký điện tử không cần USB token và chữ ký điện tử di động…. Một loại chữ ký kỹ thuật số mới sử dụng một loại công nghệ mới dựa trên công nghệ đám mây để ký điện tử mà không cần bất kỳ phần cứng nào. Với chữ ký số từ xa, người dùng không cần sử dụng USB token hoặc thẻ SIM để ký. Mà có thể thực hiện ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng của mình.
Người dùng chữ ký số bao gồm các tổ chức kinh doanh, các cá nhân trong một tổ chức và các cá nhân muốn ký các văn bản và hợp đồng.
2. Ký số từ xa mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?
- Giảm thời gian lưu trữ hồ sơ, thời gian đi lại và chờ đợi, tiết kiệm được các chi phí hành chính.
- Ký các tài liệu: hợp đồng, tài liệu tài chính, báo cáo quản trị,… mọi lúc, mọi nơi
- Phục vụ cho việc gửi tờ khai thuế điện tử, thực hiện các giao dịch điện tử như hải quan, ngân hàng, chứng khoán, an sinh xã hội theo đúng quy định của pháp luật,
- Không thể phủ nhận rằng: Một khi chữ ký điện tử đã được ký, nó không thể bị xóa hoặc thay thế.
- Tiết kiệm thời gian chuyển hồ sơ, tài liệu đã ký hoặc đang chờ xử lý cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý, v.v.
3. Ưu điểm nổi bật của ký số từ xa
Khi chuyển sang mô hình ký số từ xa, chữ ký điện tử không dùng đến USB token sẽ là một sự thay thế hợp lý và sẽ càng phát triển phổ biến hơn. Vì, chỉ chữ ký điện tử từ xa mới cho phép người dùng ký điện tử mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị với mức độ tin cậy và bảo mật vượt trội. Mà không phải bảo quản thiết bị lưu khóa hoặc phải sử dụng, tìm kiếm các cổng kết nối thích hợp.
3.1. Không cần dùng đến USB token hoặc SIM
Ưu điểm lớn nhất của ký kỹ thuật số từ xa là nó loại bỏ sự cần thiết của thiết bị phần cứng để ký số trực tiếp trên máy tính hoặc điện thoại của bạn. Điều này cho phép người dùng ký điện tử mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi đang đi du lịch hoặc làm việc tại nhà. Ngoài ra, việc sử dụng USB token không chỉ gây ra nhiều lỗi mà nếu người dùng làm mất token thì rất nguy hiểm. Khi đó eID của người dùng cũng sẽ bị mất, để lại lỗ hổng cho kẻ gian đánh cắp dữ liệu và mạo danh người dùng.
3.2. Đảm bảo sự bảo mật tuyệt đối
Công nghệ chữ ký số từ xa áp dụng các tiêu chuẩn eIDAS trên cho phép người dùng hoàn toàn tin tưởng vào tính bảo mật của hình thức này, nhất là khi loại chữ ký này còn được xác thực hai yếu tố và định danh thiết bị điện thoại.
Xác thực hai yếu tố ngăn việc đăng nhập tài khoản người dùng dễ dàng thực hiện trên các thiết bị khác nhau, do đó tránh bị lộ tài khoản. Việc nhận dạng, định danh thiết bị giúp đảm bảo rằng chữ ký điện tử chỉ được thực hiện trên các thiết bị đáng tin cậy nhất.
3.3. Giảm chi phí
Vì không có thiết bị phần cứng nào để sử dụng, người dùng ký số từ xa không cần phải chi thêm tiền để mua USB token. Chi phí này có thể nhỏ nếu công ty của bạn chỉ sử dụng một USB token, nhưng nếu công ty của bạn cần nhân bản nhiều USB token hơn để đáp ứng nhu cầu chữ ký số của nhiều cá nhân / phòng ban cùng một lúc, thì việc sử dụng chữ ký số sẽ tiết kiệm cho công ty của bạn một khoản chi phí đáng kể.
3.4. Số hóa tất cả các văn bản, tài liệu
Chữ ký số sử dụng được trên điện thoại, nên cho phép người dùng số hóa từ xa các loại văn bản, tài liệu, giấy tờ để thực hiện ký điện tử trực tiếp trên thiết bị.
Như vậy, không những quy trình in ấn được đơn giản hóa mà quy trình ký kết, trao đổi hợp đồng và tài liệu trực tiếp cũng đơn giản theo, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người gửi và người nhận tài liệu.
4. LV-DX eSign – Giải pháp ký số từ xa chuyên nghiệp nhất hiện nay
LV-DX eSign là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý.
Phần mềm giúp doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân ký điện tử, lập hóa đơn, kê khai thuế, khai báo hải quan, bảo hiểm xã hội… nhanh hơn, tiện lợi hơn ngay cả trên điện thoại di động.
Có thể thấy chữ ký số từ xa đã vượt qua giới hạn của định nghĩa chữ ký số truyền thống và trở thành công nghệ chữ ký số hiện đại, mang lại giá trị thiết thực lớn nhất cho người dùng. Sử dụng chữ ký số không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp doanh nghiệp ứng dụng những công nghệ mới nhất để trở thành nhà vô địch trong cuộc đua chuyển đổi số.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
