Xây dựng các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc là hoạt động mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện để xác định được hiệu suất vận hành của toàn doanh nghiệp. Vậy đâu là các phương pháp đánh giá được sử dụng nhiều nhất hiện nay? Liệu những phương pháp mà doanh nghiệp đang dùng có thật sự đánh giá được toàn bộ tính hiệu quả của các hoạt động vận hành trong doanh nghiệp?
Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. Đánh giá hiệu quả công việc là gì?
Đánh giá hiệu quả công việc là hoạt động được thực hiện định kỳ bằng các biểu mẫu đánh giá, theo đó các nhà quản lý và nhân viên cùng nhau xác định, đánh giá, phản hồi về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên so với các mục tiêu đã đề ra. Quá trình này không chỉ bao gồm việc đo lường kết quả cuối cùng mà còn xem xét các kỹ năng, thái độ, nỗ lực của nhân viên trong quá trình làm việc.
Công thức đánh giá hiệu quả công việc như sau: Hiệu quả = Kết quả công việc/mục tiêu đề ra
Cụ thể, đánh giá hiệu quả công việc thường liên quan đến các hoạt động như:
- Thiết lập mục tiêu: Xác định rõ ràng các mục tiêu, tiêu chí đánh giá cho từng nhân viên.
- Thu thập dữ liệu: Sử dụng các phần mềm quản lý công việc, phương pháp thu thập thông tin liên quan đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Đánh giá: So sánh hiệu suất thực tế với các mục tiêu đã đề ra.
- Phản hồi và cải thiện: Cung cấp phản hồi cụ thể, đề xuất các biện pháp để nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc.
2. Vai trò của hoạt động đánh giá công việc trong doanh nghiệp
2.1 Đối với nhân viên
Đánh giá hiệu quả công việc cung cấp cho nhân viên những phản hồi rõ ràng về hiệu suất làm việc của họ. Qua đó, nhân viên có thể:
- Nhận thức rõ ràng về điểm mạnh, những kỹ năng, thành tích của bản thân đã được công nhận để tiếp tục phát huy. Nhận diện các khía cạnh còn yếu kém để tập trung cải thiện. Dựa trên phản hồi, nhân viên có thể lập kế hoạch cải thiện kỹ năng chuyên môn, phát triển kỹ năng mềm để nâng cao hiệu suất công việc. Tham gia các khóa đào tạo hoặc các chương trình phát triển nghề nghiệp.
- Đánh giá hiệu quả công việc không chỉ dừng lại ở việc nhận xét mà còn mang lại động lực cho nhân viên khi những nỗ lực, thành tích của họ được công nhận khen thưởng, họ sẽ cảm thấy hãnh diện,có động lực làm việc nâng cao hiệu suất làm việc.
- Đánh giá giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu, sự kỳ vọng của quản lý đối giúp nhân viên tập trung làm việc hiệu quả hơn để đạt được kết quả tốt nhất.
2.2 Đối với tổ chức
Thực hiện các cuộc đánh giá hiệu quả công việc định kỳ có vai trò quan trọng với tổ chức – doanh nghiệp như:
Đào tạo, giữ chân nhân tài
- Nhận diện những nhân viên xuất sắc, có tiềm năng từ đó, có thể lập kế hoạch phát triển, giữ chân những tài năng này.
- Xây dựng kế hoạch phát triển nhân lực hiệu quả dựa trên kết quả đánh giá. Tổ chức có thể xác định các nhu cầu đào tạo, phát triển nâng cao năng lực của nhân viên, từ đó tăng cường sức mạnh tổng thể của đội ngũ nhân sự.
Tăng cường sự gắn kết và tinh thần đồng đội
- Quá trình đánh giá minh bạch giúp nhân viên cảm thấy công bằng, được công nhận xứng đáng, tạo nền tảng cho sự tin tưởng gắn kết giữa các nhân viên.
- Hiểu rõ mục tiêu chung và cùng nhau hướng tới những mục tiêu đó, tinh thần đồng đội sẽ được tăng cường.
- Ngoài ra, Đánh giá hiệu quả công việc cũng giúp phát hiện những khó khăn trong công việc nhóm, từ đó đề xuất các biện pháp cải thiện.
Đảm bảo các mục tiêu chiến lược được thực hiện hiệu quả
- Đánh giá giúp lãnh đạo theo dõi được tiến độ, mức độ hoàn thành các mục tiêu chiến lược. Từ đó, có thể điều chỉnh kế hoạch phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
- Thông qua kết quả đánh giá, quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất của từng cá nhân, bộ phận giúp họ đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
3. Các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc phổ biến nhất
Dưới đây là 5 phương pháp đánh giá hiệu quả công việc được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất:
- Phương pháp đánh giá KPI
- Phương pháp đánh giá theo mục tiêu MBO
- Phương pháp BSC (balanced scorecard)
- Phương pháp đánh giá 360 độ
- Phương pháp đánh giá BARS
3.1 Phương pháp đánh giá KPI
KPI (Key Performance Indicators) là các chỉ số chính đo lường hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí cụ thể đã được xác định trước. Quy trình thực hiện bao gồm:
- Xác định các chỉ số KPI: Cấp quản lý và nhân viên cùng nhau xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng, phù hợp với mục tiêu công việc.
- Thiết lập mức độ tiêu chuẩn: Xác định các mức độ tiêu chuẩn cho từng chỉ số KPI.
- Thu thập, theo dõi dữ liệu: Sử dụng các công cụ để thu thập, theo dõi dữ liệu liên quan đến các chỉ số KPI.
- Đánh giá – phản hồi: Đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả của các chỉ số KPI, cung cấp phản hồi cho nhân viên.
Ưu điểm:
- KPI giúp đo lường hiệu suất một cách rõ ràng dựa trên các tiêu chí đã được xác định.
- Tăng cường sự minh bạch, công bằng: Kết quả đánh giá dựa trên số liệu cụ thể, giảm thiểu sự chủ quan trong đánh giá.
- Giúp theo dõi, điều chỉnh kịp thời: KPI giúp tổ chức theo dõi tiến độ công việc và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
Nhược điểm:
- Có thể không toàn diện: KPI thường chỉ tập trung vào các chỉ số định lượng, có thể bỏ qua các khía cạnh định tính như kỹ năng mềm, thái độ làm việc.
- Phụ thuộc vào việc xác định KPI chính xác: Nếu KPI không được xác định đúng đắn, việc đánh giá sẽ không chính xác và hiệu quả.
3.2 Phương pháp đánh giá theo mục tiêu MBO
Đánh giá theo mục tiêu (Management by Objectives – MBO) là phương pháp đánh giá dựa trên việc thiết lập các mục tiêu cụ thể cho nhân viên và đo lường hiệu suất dựa trên mức độ hoàn thành các mục tiêu đó.
Quy trình thực hiện MBO bao gồm các bước sau:
- Xác định mục tiêu: Cấp quản lý và nhân viên cùng nhau thống nhất các mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có thể thực hiện, đo lường.
- Lập kế hoạch hành động: Nhân viên lập kế hoạch chi tiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Thực hiện công việc: Nhân viên thực hiện công việc theo kế hoạch đã lập.
- Theo dõi và đánh giá tiến độ: Cấp quản lý thường xuyên theo dõi tiến độ và cung cấp phản hồi cho nhân viên.
- Đánh giá kết quả: Sau một khoảng thời gian nhất định, cấp quản lý và nhân viên cùng nhau đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu.
Ưu điểm:
- Tạo động lực cho nhân viên: Nhân viên có thể thấy rõ mục tiêu, biết cách đạt được các mục tiêu này.
- Tăng cường sự cam kết của nhân viên vào quá trình xác định mục tiêu, họ sẽ cam kết hơn trong việc thực hiện chúng.
- Đánh giá rõ ràng kết quả dựa trên các mục tiêu cụ thể, giúp việc đánh giá trở nên khách quan, minh bạch hơn.
Nhược điểm:
- Phụ thuộc vào việc xác định mục tiêu chính xác: Nếu mục tiêu không rõ ràng hoặc không thực tế, việc đánh giá sẽ trở nên không hiệu quả.
- Thiếu linh hoạt: MBO có thể không thích hợp trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.
- Tốn nhiều thời gian: Quá trình xác định, theo dõi mục tiêu có thể tốn nhiều thời gian nguồn lực của doanh nghiệp.
3.3 Phương pháp BSC (balanced scorecard)
Phương pháp BSC (Balanced Scorecard) là một công cụ quản lý giúp tổ chức đo lường và đánh giá hiệu suất công việc dựa trên bốn khía cạnh chính: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, và học hỏi và phát triển. Quy trình thực hiện bao gồm:
- Xác định các mục tiêu chiến lược dựa trên bốn khía cạnh chính của BSC.
- Thiết lập các chỉ số đo lường (KPIs) cho từng mục tiêu chiến lược.
- Sử dụng các công cụ để thu thập, phân tích dữ liệu liên quan đến các chỉ số đo lường.
- Đánh giá kết quả và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đạt được các mục tiêu chiến lược.
Ưu điểm:
- Đo lường toàn diện về hiệu suất công việc dựa trên bốn khía cạnh chính.
- Giúp tổ chức liên kết các mục tiêu chiến lược với hoạt động hàng ngày.
- Giúp tổ chức tập trung vào các mục tiêu quan trọng, định hướng phát triển lâu dài.
Nhược điểm:
- Quá trình thiết lập, triển khai BSC có thể phức tạp tốn kém.
- Việc xác định các chỉ số đo lường phù hợp cho từng khía cạnh có thể gặp khó khăn.
- Để triển khai thành công, BSC cần có sự cam kết hỗ trợ tích cực từ cấp quản lý.
3.4 Phương pháp đánh giá 360 độ
Đánh giá 360 độ là phương pháp thu thập phản hồi về hiệu suất làm việc của nhân viên từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cấp trên, đồng nghiệp, nhân viên dưới quyền và cả khách hàng. Quy trình thực hiện bao gồm:
- Xác định các nguồn phản hồi, chọn các đối tượng sẽ tham gia vào quá trình đánh giá.
- Thu thập phản hồi: Sử dụng các công cụ như phiếu khảo sát, phỏng vấn để thu thập ý kiến từ các đối tượng đã chọn.
- Phân tích dữ liệu: Tổng hợp, phân tích các thông tin phản hồi để đưa ra đánh giá tổng quan về hiệu suất của nhân viên.
- Cung cấp phản hồi cho nhân viên: Chia sẻ kết quả đánh giá với nhân viên, thảo luận về các biện pháp cải thiện.
Ưu điểm:
- Cung cấp thông tin từ nhiều nguồn giúp đánh giá chính xác, toàn diện hơn về hiệu suất của nhân viên.
- Phát hiện các kỹ năng chưa được nhìn thấy như kỹ năng mềm, thái độ làm việc mà các phương pháp khác có thể bỏ qua.
- Nhân viên có cơ hội nhận ra điểm mạnh, yếu của mình từ nhiều góc nhìn khác nhau.
Nhược điểm:
- Tốn kém, phức tạp: Quá trình thu thập, phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn có thể tốn nhiều thời gian, chi phí nhân lực thực hiện.
- Phản hồi từ nhiều nguồn có thể mâu thuẫn, dẫn đến hiểu lầm xung đột.
- Phụ thuộc vào sự khách quan của người đánh giá, nếu người đánh giá thiếu khách quan, kết quả có thể bị sai lệch.
3.5 Phương pháp đánh giá BARS
Phương pháp đánh giá BARS (Behaviorally Anchored Rating Scales) là phương pháp đánh giá dựa trên việc xác định và mô tả các hành vi cụ thể liên quan đến hiệu suất công việc.
Quy trình thực hiện bao gồm:
- Xác định các hành vi quan trọng đối với công việc.
- Thiết lập thang đo đánh giá dựa trên các hành vi đã xác định, từ mức độ kém đến mức độ xuất sắc.
- Thu thập đánh giá: Sử dụng thang đo để đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên các hành vi thực tế.
- Cung cấp phản hồi cho nhân viên dựa trên kết quả đánh giá và đề xuất các biện pháp cải thiện.
Ưu điểm:
- BARS cung cấp các tiêu chí đánh giá cụ thể và khách quan dựa trên các hành vi thực tế.
- Nhân viên có thể nhận diện các hành vi cần cải thiện, tập trung vào việc phát triển các kỹ năng cần thiết.
- Kết quả đánh giá dựa trên các tiêu chí rõ ràng, giúp tăng cường sự minh bạch, đảm bảo sự công bằng.
Nhược điểm:
- Quá trình xác định, mô tả các hành vi quan trọng có thể tốn nhiều thời gian, công sức.
- BARS có thể không phù hợp cho các công việc đòi hỏi sự sáng tạo và linh hoạt.
Trên đây là 5 phương pháp được dùng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên các phương pháp đánh giá này chỉ dừng lại ở đánh giá công việc của 1 cá nhân hay 1 nhóm, không thể hiện được hiệu quả công việc của tổ chức như ứng dụng làm việc nhóm. Hiệu quả công việc của tổ chức còn thể hiện ở sự liên thông và thống nhất giữa các phòng ban để tạo ra giá trị cuối cùng.
Để có thể đo lường được hiệu suất đó thì phải cần có hệ thống quy trình nghiệp vụ, thực hiện số hóa để có thể đo lường hiệu quả công việc của từng bước cũng như đo lường hiệu quả của cả quy trình vận hành.
Một số thông tin liên quan để hiểu rõ hơn về số hóa, chuẩn hóa quy trình vận hành:
- Số hóa quy trình làm việc và giải pháp chuẩn hóa hệ thống quy trình công việc
- Chuẩn hóa quy trình vận hành là gì? Tại sao phải chuẩn hóa?
- Xây dựng quy trình làm việc công ty với 6 bước TINH GỌN kèm quy trình mẫu
4. Sử dụng LV-DX Dynamic Workflow hệ thống toàn bộ hoạt động vận hành để theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc trực quan
LV-DX Dynamic Workflow có thể giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất vận hành toàn diện như thế nào?
- Số hóa toàn bộ quy trình, mọi hoạt động công việc đều có thể theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện chặt chẽ
- Mọi quy trình doanh nghiệp từ quy trình nội bộ cho đến quy trình làm việc giữa các phòng ban đều được liên thông để đo lường hiệu quả làm việc của các nhân viên.
- Trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận đều được định rõ, ghi nhận trên phần mềm giúp đánh giá hiệu suất rõ ràng.
- Giao diện báo cáo, đánh giá hiệu suất trực quan với nhiều dạng bảng, biểu đồ dữ liệu.
Ngoài ra, sử dụng LV-DX Dynamic Workflow sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc thực hiện chuyển đổi số, thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, tối ưu chi phí sau chuyển đổi.
- Toàn bộ quy trình doanh nghiệp đều được chuẩn hóa miễn phí theo yêu cầu, đặc điểm cấu trúc của doanh nghiệp khi đăng ký mua phần mềm.
- Thiết lập luồng công việc tự động chuyển giao trong quy trình.
- Tích hợp trợ chatbot AI giúp lãnh đạo tra soát số liệu trên file trình duyệt trong quy trình. Thực hiện phê duyệt, ký số nhanh chóng, loại bỏ thời gian giải trình, báo cáo.
Liên hệ với Lạc Việt để đăng ký demo miễn phí phần mềm Workflow để đánh giá hiệu quả công việc vận hành của toàn doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống tinh gọn duy nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
