Kế toán nguyên vật liệu: Nhiệm vụ, hạch toán theo TT99 & quy trình chuẩn 2026

This article Lac Viet sẽ hướng dẫn chi tiết khái niệm, nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán, quy trình kế toán, các bút toán phổ biến và kinh nghiệm quản lý nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát, nâng cao hiệu quả quản trị.

1. Accounting materials is what?

Kế toán nguyên vật liệu là hoạt động theo dõi, kiểm soát toàn bộ vòng đời vật tư từ mua sắm, nhập kho đến xuất dùng, tồn kho trên cả phương diện số lượng và giá trị. Nghiệp vụ này giúp doanh nghiệp nắm rõ lượng, giá trị vật tư mua vào, mục đích sử dụng khi xuất kho, đồng thời xác định chính xác tồn kho thực tế để chủ động xử lý tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt trong sản xuất.

Especially with business, manufacturing, construction or trade have the proportion of the cost of raw material, accounting accounting materials, not just the accounting profession pure, but also hold the role of cost management and control financial risks. Specific accounting material yielded the following values:

• Control input costs & limited waste as Raw materials usually occupy a large proportion in the product price. Work closely monitoring import – export – survive help business early detection status of the purchase exceeds demand, wastage, abnormal or improper use of norms, thereby reducing losses and optimal cost.
• Base to properly calculate the complete price product: Data, raw materials, accurate accounting determine the true cost of production, to avoid price is team up or recorded deviations, directly affect profit and selling strategies.
• Ensure financial transparency & compliance accounting – tax: The raw material is an important part of financial statements, audit report and tax settlement. The accounting full, standards help businesses limit the legal risks, as well as disputes with regulatory authorities.
• Assist the administrator in planning, procurement & production: information, inventory, consumption of raw materials according to the states is the data input is important to leadership, decision-making on planning, shopping, storage and organization of production in accordance with cash flow as well as market demand.

2. The task of accounting of raw materials

Kế toán nguyên vật liệu không chỉ thực hiện việc ghi chép chứng từ mà còn đóng vai trò kiểm soát toàn bộ vòng đời của nguyên vật liệu, từ khi phát sinh nhu cầu mua hàng đến khi xuất dùng cho sản xuất, kiểm kê cuối kỳ. Chất lượng công tác kế toán nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, dòng tiền và hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

Trong bối cảnh Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp được chủ động hơn trong việc thiết kế hệ thống chứng từ, sổ kế toán, quy trình hạch toán. Tuy nhiên, mọi thông tin kế toán vẫn phải bảo đảm trung thực, đầy đủ, có khả năng kiểm tra và đối chiếu. Điều này càng làm nổi bật vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả.

2.1. Kiểm soát quá trình nhập kho

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán nguyên vật liệu là kiểm soát toàn bộ quá trình nhập kho nhằm bảo đảm số liệu trên sổ kế toán phản ánh đúng thực tế.

Ngay từ khi nguyên vật liệu được giao đến doanh nghiệp, kế toán cần phối hợp với bộ phận mua hàng và thủ kho kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng cũng như đối chiếu với hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn. Nếu phát hiện chênh lệch hoặc hàng hóa không đạt yêu cầu, doanh nghiệp cần lập biên bản xử lý ngay để tránh ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho, chi phí sản xuất sau này.

Bên cạnh việc kiểm tra chứng từ, kế toán còn phải xác định đúng giá gốc của nguyên vật liệu. Giá gốc không chỉ bao gồm giá mua mà còn bao gồm các chi phí trực tiếp liên quan như vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm hoặc các khoản thuế không được khấu trừ theo quy định. Việc xác định sai giá gốc sẽ dẫn đến sai lệch giá trị tồn kho kéo theo sai lệch giá thành sản phẩm.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có thể chủ động thiết kế biểu mẫu chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với đặc thù hoạt động, miễn đáp ứng yêu cầu của Luật Kế toán và ban hành quy chế hạch toán nội bộ. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng quy trình nhập kho chặt chẽ, giảm rủi ro sai sót gian lận.

2.2. Kiểm soát quá trình xuất kho

Nếu nhập kho quyết định giá trị ban đầu của nguyên vật liệu thì xuất kho là nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất, lợi nhuận của doanh nghiệp.

Kế toán cần kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho, xác nhận mục đích sử dụng, bảo đảm nguyên vật liệu được xuất đúng đối tượng, đúng định mức, đúng quy trình phê duyệt. Mọi trường hợp xuất vượt định mức hoặc xuất không có căn cứ đều cần được giải trình và lưu vết để phục vụ công tác kiểm soát nội bộ.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất cơ khí quy định mỗi sản phẩm tiêu hao 12 kg thép. Nếu thực tế lượng thép xuất dùng thường xuyên vượt mức 14–15 kg mà không có nguyên nhân hợp lý, kế toán cần phối hợp với bộ phận sản xuất để xác định nguyên nhân, từ đó hạn chế thất thoát hoặc lãng phí nguyên vật liệu.

Việc kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ xuất kho còn giúp doanh nghiệp tính đúng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của nhiều ngành sản xuất như cơ khí, may mặc, thực phẩm hay nhựa.

2.3. Theo dõi tồn kho theo từng mã vật tư

Một doanh nghiệp có thể quản lý từ vài trăm đến hàng chục nghìn mã nguyên vật liệu. Vì vậy, việc theo dõi tồn kho theo từng mã vật tư là nhiệm vụ không thể thiếu của kế toán nguyên vật liệu.

Mỗi mã vật tư cần được cập nhật liên tục về số lượng nhập – xuất và tồn để phản ánh chính xác tình hình sử dụng. Thông tin này giúp doanh nghiệp chủ động lập kế hoạch mua hàng, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu làm gián đoạn sản xuất hoặc tồn kho quá lớn gây tăng chi phí lưu kho, vốn bị tồn đọng.

Ngoài số lượng, kế toán cũng cần theo dõi tuổi tồn kho, tốc độ luân chuyển, các vật tư chậm sử dụng. Những dữ liệu này hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định thanh lý, điều chuyển hoặc tối ưu danh mục tồn kho nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã ứng dụng mã vạch, QR Code hoặc RFID kết hợp với phần mềm kế toán và ERP để cập nhật tồn kho theo thời gian thực giúp giảm đáng kể sai sót do nhập liệu thủ công.

2.4. Tính giá xuất kho

Sau khi nguyên vật liệu được xuất dùng, kế toán phải xác định chính xác giá trị xuất kho để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Hiện nay, doanh nghiệp thường áp dụng ba phương pháp tính giá xuất kho.

• Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) giả định lô nguyên vật liệu nhập trước sẽ được xuất trước. Phương pháp này phù hợp với các loại vật tư có thời hạn sử dụng hoặc giá biến động không quá lớn.
• Phương pháp bình quân gia quyền xác định giá xuất kho dựa trên đơn giá bình quân của toàn bộ lượng hàng tồn. Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì cách tính đơn giản giúp giảm biến động giá giữa các kỳ.
• Phương pháp đích danh áp dụng khi từng lô nguyên vật liệu có giá trị lớn hoặc có thể nhận diện riêng biệt, chẳng hạn máy móc, thiết bị chuyên dụng hoặc vật tư phục vụ các dự án riêng.

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp, áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán để bảo đảm tính so sánh của báo cáo tài chính. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, nguyên tắc áp dụng nhất quán chính sách kế toán tiếp tục được nhấn mạnh nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán.

2.5. Đối chiếu giữa kế toán và thủ kho

Đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho là bước quan trọng nhằm phát hiện kịp thời các sai lệch phát sinh trong quá trình nhập/xuất, bảo quản nguyên vật liệu.

Định kỳ theo ngày, tuần hoặc tháng, kế toán cần đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho và số lượng thực tế tại kho. Nếu phát sinh chênh lệch, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân để xử lý theo đúng quy định.

Việc đối chiếu thường xuyên không chỉ giúp hạn chế thất thoát mà còn nâng cao tính minh bạch trong quản lý kho. Đây cũng là một trong những hoạt động kiểm soát nội bộ quan trọng, đặc biệt đối với doanh nghiệp có nhiều kho hàng hoặc nhiều chi nhánh.

2.6. Cung cấp báo cáo phục vụ Ban lãnh đạo

Ngoài nhiệm vụ hạch toán, kế toán nguyên vật liệu còn cung cấp dữ liệu phục vụ công tác quản trị và ra quyết định.

Các báo cáo như báo cáo nhập – xuất – tồn, báo cáo vật tư chậm luân chuyển, báo cáo hao hụt nguyên vật liệu, báo cáo tồn kho tối thiểu hay báo cáo dự báo nhu cầu vật tư giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả quản lý kho, kiểm soát chi phí, xây dựng kế hoạch mua hàng phù hợp.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, những báo cáo này còn là cơ sở để xác định nhu cầu vốn lưu động, tối ưu dòng tiền, xây dựng kế hoạch sản xuất theo từng giai đoạn.

3. Các nguyên tắc kế toán nguyên vật liệu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Từ ngày 01/01/2026, Circular 99/2025/TT-BTC chính thức thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Một trong những điểm đáng chú ý là doanh nghiệp được chủ động hơn trong việc xây dựng hệ thống chứng từ, sổ kế toán và quy trình kiểm soát nội bộ, nhưng vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản nhằm đảm bảo tính trung thực, đầy đủ, có thể kiểm tra, đối chiếu.

3.1. Nguyên tắc ghi nhận nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu chỉ được ghi nhận là hàng tồn kho khi doanh nghiệp thực sự kiểm soát tài sản đó và có căn cứ xác định giá trị một cách đáng tin cậy. Nói cách khác, kế toán không ghi nhận dựa trên ý định mua hàng mà phải căn cứ vào việc doanh nghiệp đã nhận quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát đối với nguyên vật liệu theo hợp đồng, chứng từ liên quan.

Thời điểm ghi nhận thường gắn với thời điểm doanh nghiệp nhận hàng và hoàn tất các điều kiện chuyển giao theo hợp đồng mua bán. Nếu hàng vẫn đang trên đường vận chuyển, quyền sở hữu chưa được chuyển giao thì kế toán cần theo dõi theo đúng bản chất nghiệp vụ thay vì ghi nhận ngay vào kho.

Ví dụ, doanh nghiệp ký hợp đồng mua 10 tấn thép vào ngày 28/3 nhưng đến ngày 02/4 mới nhận hàng và hoàn tất thủ tục giao nhận. Khi đó, thời điểm ghi nhận nguyên vật liệu sẽ căn cứ vào thời điểm doanh nghiệp nhận quyền kiểm soát đối với lô thép, không phải ngày ký hợp đồng.

3.2. Nguyên tắc xác định giá gốc nguyên vật liệu

Giá gốc là cơ sở để doanh nghiệp xác định giá trị nhập kho, tính giá xuất kho, tính giá thành sản phẩm. Nếu xác định sai giá gốc ngay từ đầu, toàn bộ số liệu chi phí sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp có thể bị sai lệch.

Theo quy định hiện hành, giá gốc của nguyên vật liệu bao gồm giá mua thực tế cộng với các chi phí trực tiếp phát sinh để đưa nguyên vật liệu về địa điểm, trạng thái sẵn sàng sử dụng. Những khoản chi phí này có thể bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm hàng hóa, chi phí thu mua và các khoản thuế không được hoàn lại.

Ngược lại, các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua hoặc hàng mua được hưởng ưu đãi sau khi xác định giá mua sẽ làm giảm giá gốc của nguyên vật liệu. Điều này phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá trị hàng tồn kho.

Chẳng hạn, doanh nghiệp mua nguyên vật liệu với giá 500 triệu đồng, phát sinh thêm 15 triệu đồng chi phí vận chuyển và được nhà cung cấp giảm giá 20 triệu đồng. Khi đó, giá gốc nhập kho sẽ được xác định là 495 triệu đồng thay vì chỉ căn cứ vào giá ghi trên hóa đơn.

Việc tập hợp đầy đủ các khoản chi phí cấu thành giá gốc còn giúp doanh nghiệp tính đúng giá thành sản phẩm, hạn chế tình trạng lợi nhuận bị biến động do hạch toán thiếu hoặc thừa chi phí.

3.3. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu vào cuối kỳ

Đến cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp không chỉ kiểm kê số lượng nguyên vật liệu còn tồn kho mà còn phải đánh giá lại giá trị của chúng theo quy định kế toán.

Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu thấp hơn giá gốc thì doanh nghiệp cần xem xét trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định. Giá trị thuần có thể thực hiện được được hiểu là giá trị ước tính có thể thu hồi sau khi trừ đi các chi phí cần thiết để hoàn thành và tiêu thụ sản phẩm liên quan.

Quy định này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp có nguyên vật liệu dễ lỗi thời, hư hỏng hoặc chịu ảnh hưởng mạnh bởi biến động giá thị trường như linh kiện điện tử, hóa chất, vật liệu xây dựng hoặc kim loại.

Ví dụ, doanh nghiệp tồn kho một lô nguyên liệu có giá gốc 800 triệu đồng nhưng do giá thị trường giảm mạnh nên giá trị có thể thu hồi chỉ còn khoảng 700 triệu đồng. Khi đó, kế toán cần đánh giá, thực hiện trích lập dự phòng theo quy định để báo cáo tài chính phản ánh trung thực giá trị tài sản.

3.4. Nguyên tắc nhất quán trong phương pháp tính giá xuất kho

Một trong những nguyên tắc quan trọng của kế toán là tính nhất quán. Sau khi doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phù hợp, phương pháp đó cần được áp dụng thống nhất giữa các kỳ kế toán để bảo đảm khả năng so sánh của báo cáo tài chính.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp như bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước (FIFO) hoặc đích danh tùy theo đặc điểm quản lý nguyên vật liệu. Mỗi phương pháp sẽ tạo ra kết quả khác nhau về giá trị xuất kho, hàng tồn kho, giá thành sản phẩm, đặc biệt trong bối cảnh giá nguyên vật liệu biến động liên tục.

Việc thay đổi phương pháp tính giá xuất kho chỉ nên thực hiện khi có lý do hợp lý và phải được thuyết minh đầy đủ trên báo cáo tài chính theo quy định. Điều này giúp cơ quan quản lý, kiểm toán, nhà đầu tư hiểu được nguyên nhân biến động của các chỉ tiêu tài chính, tránh làm sai lệch kết quả kinh doanh giữa các kỳ.

3.5. Những điểm cần lưu ý khi áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC từ năm 2026

Thông tư 99/2025/TT-BTC đánh dấu bước chuyển quan trọng trong chế độ kế toán doanh nghiệp khi thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC từ năm tài chính 2026. Một trong những thay đổi đáng chú ý là tăng quyền chủ động cho doanh nghiệp trong việc thiết kế biểu mẫu chứng từ, sổ kế toán và tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp với đặc thù hoạt động. Tuy nhiên, mọi thiết kế phải đáp ứng yêu cầu của Luật Kế toán về tính trung thực, đầy đủ, rõ ràng, có khả năng kiểm tra, đối chiếu.

Bên cạnh đó, Thông tư 99 cũng bổ sung yêu cầu về quản trị và kiểm soát nội bộ trong công tác kế toán. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế hạch toán, quy trình luân chuyển chứng từ, phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan như mua hàng, kho, sản xuất và kế toán. Đây là nền tảng giúp giảm rủi ro gian lận, thất thoát nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng thông tin kế toán.

Đối với các doanh nghiệp đang chuyển đổi từ Thông tư 200 sang Thông tư 99, kế toán trưởng nên rà soát toàn bộ hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách, quy trình hạch toán và phần mềm kế toán trước khi bước vào năm tài chính mới. Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế gián đoạn trong quá trình vận hành, đồng thời bảo đảm việc ghi nhận các nghiệp vụ về nguyên vật liệu, hàng tồn kho được thực hiện thống nhất ngay từ đầu kỳ kế toán.

4. Hệ thống tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ hạch toán nguyên vật liệu

Để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu, kế toán cần sử dụng đồng thời nhiều tài khoản kế toán thay vì chỉ theo dõi riêng tài khoản nguyên vật liệu.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được phép thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp với nhu cầu quản trị, nhưng vẫn phải bảo đảm nguyên tắc phản ánh trung thực bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đáp ứng yêu cầu lập báo cáo tài chính.

Trong thực tế, các tài khoản này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Chẳng hạn, khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán, kế toán sẽ ghi tăng TK 152, ghi nhận thuế GTGT đầu vào vào TK 133 và đồng thời ghi tăng công nợ phải trả tại TK 331. Khi nguyên vật liệu được xuất cho sản xuất, giá trị sẽ được kết chuyển từ TK 152 sang TK 621, sau đó tập hợp vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm.

Việc hiểu đúng chức năng của từng tài khoản không chỉ giúp kế toán định khoản chính xác mà còn hỗ trợ kế toán trưởng kiểm soát chi phí, phân tích biến động nguyên vật liệu và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản trong doanh nghiệp.

5. Cách hạch toán kế toán nguyên vật liệu chi tiết (nhập, xuất, điều chỉnh NVL, …)

To help the organizations and enterprises are to find out information about accounting of raw materials, easy to visualize, here are some actual examples common:

5.1 Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài

When businesses purchase of raw materials, production service, got enough and there are bills, vouchers, valid accounting made recorded as follows:

• Debt TK 152 – Raw materials
• Debt TK 133 – VAT is withheld (if available)
• Have TK 111, 112 or 331 – depending on the payment type

This helps enterprises recorded the full value of raw materials at cost, including costs directly related to bringing supplies to the warehouse. Accounting exact right from imported stock is the foundation important to properly calculate the product price and tax declaration prescribed.

Under the guidance of the Ministry of Finance circular of 99, the expenses of purchase if not fully integrated into the original price may distort the value of inventory and direct influence to the results of trading on the financial statements.

5.2 Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất

When raw materials production activities, products, accounting record:

• Debt TK 621 – the Cost of raw materials directly
• Have TK 152 – Raw materials

Pen math this reflects the transfer of valuable raw materials from warehouse to production costs in the states. Through TK 621, businesses can track the consumption of raw materials in each period, each workshop or each order, from which compare with norms have built.

With respect to governance, the accounting of the true cost of raw materials directly help businesses:

• Calculate the price of the product more accurately
• Timely detection condition beyond the level or waste materials
• As a basis adjustment planning, purchasing and production

According to the guide cost management of the Ministry of Finance, better control the cost of raw materials is one of the key factors that help enterprises improve production efficiency and competitiveness.

5.3 Điều chỉnh thừa, thiếu nguyên vật liệu sau kiểm kê

After performing inventory periodically or irregularly, the business can arise the difference between the actual data and bookkeeping. Meanwhile, the accountant should handle in accordance with regulations:

Case excess raw material has not yet determined the cause:

• Debt TK 152 – Raw materials
• Have TK 338 – pay, payable other

Case of lack of raw material awaiting processing:

• Debt TK 138 – other receivables
• Have TK 152 – Raw materials

The pen this math help business promptly difference, inventory, at the same time form the basis to determine the cause and responsibility related. Handle transparent disparity inventory not only ensure the integrity of financial reporting, but also helps to strengthen internal controls, limit your risk when the tax or audit check.

According to the accounting Law and guidelines for current business't done a full inventory and accounting arbitrage inventory can be evaluated as not in compliance with accounting regime, reducing the reliability of financial data.

6. Quy trình làm kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được phép chủ động xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, thiết kế sổ kế toán và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù hoạt động. Tuy nhiên, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được lập chứng từ kế toán, ghi nhận đầy đủ, trung thực, có khả năng kiểm tra, đối chiếu.

Dưới đây là quy trình kế toán nguyên vật liệu được nhiều doanh nghiệp sản xuất áp dụng hiện nay.

Bước 1. Lập nhu cầu mua nguyên vật liệu

Quy trình bắt đầu từ việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Bộ phận sản xuất hoặc phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch đơn hàng, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và lượng tồn kho thực tế để lập đề nghị mua hàng.

Ở giai đoạn này, kế toán nguyên vật liệu cần phối hợp với bộ phận kho để kiểm tra số lượng tồn thực tế, tránh tình trạng mua dư gây tồn kho lớn hoặc mua thiếu làm gián đoạn sản xuất. Việc phân tích dữ liệu tồn kho kết hợp với tốc độ tiêu hao còn giúp doanh nghiệp tối ưu vốn lưu động, giảm chi phí lưu kho.

Đối với doanh nghiệp đã triển khai ERP hoặc phần mềm kế toán tích hợp quản lý kho, hệ thống có thể tự động cảnh báo khi lượng tồn xuống dưới mức tối thiểu hoặc vượt mức tồn kho an toàn, hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng chính xác hơn.

Bước 2. Nhập kho nguyên vật liệu

Sau khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận kho tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.

Nếu hàng hóa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ lập phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan. Trường hợp phát hiện thiếu hàng, sai quy cách hoặc hàng kém chất lượng, cần lập biên bản để xử lý với nhà cung cấp trước khi ghi nhận vào hệ thống kế toán.

Đây là bước có ý nghĩa quan trọng vì toàn bộ giá trị nguyên vật liệu sau này đều được xác định dựa trên số liệu nhập kho ban đầu. Một sai sót nhỏ ở khâu nhập kho có thể ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho, chi phí sản xuất, lợi nhuận của doanh nghiệp trong nhiều kỳ kế toán.

Bước 3. Kiểm tra chứng từ

Sau khi nguyên vật liệu được nhập kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và tính nhất quán của hồ sơ chứng từ.

Các chứng từ thường bao gồm hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, hóa đơn điện tử, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa, các chứng từ liên quan đến chi phí vận chuyển hoặc bốc xếp nếu có.

Việc kiểm tra không chỉ nhằm bảo đảm đủ điều kiện hạch toán mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế và kiểm toán sau này. Theo quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ; chứng từ chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ, phải phản ánh đầy đủ nội dung giao dịch.

Bước 4. Hạch toán nhập kho

Khi chứng từ đã được kiểm tra đầy đủ, kế toán tiến hành xác định giá gốc của nguyên vật liệu và ghi nhận vào sổ kế toán.

Giá gốc không chỉ bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn mà còn bao gồm các chi phí trực tiếp phát sinh để đưa nguyên vật liệu về trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm hoặc các khoản thuế không được khấu trừ. Ngược lại, các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua sẽ được trừ khỏi giá gốc.

Ví dụ, doanh nghiệp mua nguyên vật liệu với giá 300 triệu đồng, phát sinh thêm 8 triệu đồng chi phí vận chuyển, được giảm giá 5 triệu đồng từ nhà cung cấp. Khi đó, giá trị nhập kho sẽ được xác định là 303 triệu đồng.

Việc xác định đúng giá gốc ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tính chính xác giá xuất kho, giá thành sản phẩm, lợi nhuận.

Bước 5. Xuất kho cho sản xuất

Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, bộ phận sản xuất lập phiếu đề nghị xuất kho theo định mức đã được phê duyệt. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất để giao vật tư, đồng thời kế toán ghi nhận nghiệp vụ xuất kho và xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng theo phương pháp doanh nghiệp đang áp dụng như bình quân gia quyền, nhập trước – xuất trước (FIFO) hoặc đích danh.

Đây là bước tác động trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong giá thành sản phẩm. Nếu xuất kho sai số lượng hoặc áp dụng không nhất quán phương pháp tính giá, doanh nghiệp có thể ghi nhận sai chi phí sản xuất, dẫn đến sai lệch kết quả kinh doanh.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, việc kết nối dữ liệu giữa kho, sản xuất và kế toán thông qua phần mềm ERP giúp cập nhật lượng nguyên vật liệu tiêu hao theo thời gian thực, giảm đáng kể thời gian nhập liệu thủ công hạn chế sai sót.

Bước 6. Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê là hoạt động nhằm đối chiếu giữa số lượng nguyên vật liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán để đánh giá tính chính xác của công tác quản lý kho.

Tùy theo quy mô doanh nghiệp, việc kiểm kê có thể được thực hiện theo tháng, quý hoặc cuối năm tài chính. Ngoài việc xác định số lượng tồn kho, doanh nghiệp cũng cần đánh giá chất lượng nguyên vật liệu để phát hiện hàng hư hỏng, chậm luân chuyển hoặc mất phẩm chất.

Nếu phát sinh chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, kế toán cần phối hợp với bộ phận kho xác định nguyên nhân, lập biên bản kiểm kê, thực hiện hạch toán điều chỉnh theo đúng quy định. Việc kiểm kê định kỳ còn là cơ sở để xem xét trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc.

Bước 7. Đối chiếu số liệu, lập báo cáo

Sau khi hoàn tất các nghiệp vụ nhập, xuất và kiểm kê, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán, thẻ kho và các báo cáo quản trị nhằm bảo đảm mọi thông tin đều thống nhất trước khi khóa sổ.

Kết quả đối chiếu sẽ được sử dụng để lập các báo cáo như báo cáo nhập – xuất – tồn, báo cáo vật tư chậm luân chuyển, báo cáo hao hụt nguyên vật liệu, các báo cáo phân tích phục vụ ban lãnh đạo.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và khóa sổ kế toán vào cuối kỳ để lập báo cáo tài chính. Đồng thời, doanh nghiệp có thể bổ sung các chỉ tiêu quản trị hoặc thiết kế báo cáo nội bộ phù hợp với nhu cầu quản lý nếu bảo đảm tuân thủ Luật Kế toán, quy chế hạch toán của đơn vị.

Quy trình trên giúp doanh nghiệp hình thành chuỗi kiểm soát xuyên suốt từ khâu mua hàng đến khi nguyên vật liệu được sử dụng cho sản xuất, phản ánh trên báo cáo tài chính.

7. Hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu liên quan cần có

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, doanh nghiệp được chủ động thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động. Tuy nhiên, chứng từ phải đáp ứng đầy đủ các nội dung theo Luật Kế toán như phản ánh trung thực nghiệp vụ phát sinh, có đầy đủ chữ ký hoặc chữ ký điện tử theo quy định và bảo bảo khả năng kiểm tra, đối chiếu.

7.1. Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho là chứng từ ghi nhận việc nguyên vật liệu đã được tiếp nhận và nhập vào kho của doanh nghiệp. Đây là căn cứ để kế toán ghi tăng giá trị hàng tồn kho, theo dõi số lượng nguyên vật liệu thực tế.

Một phiếu nhập kho thường thể hiện các thông tin như tên vật tư, mã hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập, đơn giá, thành tiền, ngày nhập, người chịu trách nhiệm giao nhận. Trong trường hợp nguyên vật liệu mua từ nhà cung cấp, phiếu nhập kho còn được đối chiếu với hóa đơn điện tử, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận để bảo đảm tính chính xác.

Ví dụ, doanh nghiệp mua 2 tấn thép phục vụ sản xuất. Sau khi kiểm tra đúng số lượng và chất lượng theo hợp đồng, thủ kho lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào chứng từ này cùng hóa đơn mua hàng để ghi nhận tăng tài khoản nguyên vật liệu.

7.2. Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho phản ánh việc nguyên vật liệu được xuất khỏi kho để phục vụ sản xuất, sửa chữa, bán hàng hoặc các mục đích khác trong doanh nghiệp.

Trước khi xuất kho, bộ phận sử dụng thường lập đề nghị cấp vật tư và được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau đó, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để giao vật tư, đồng thời kế toán sử dụng chứng từ này để hạch toán giảm nguyên vật liệu, ghi nhận chi phí tương ứng.

Việc quản lý chặt chẽ phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp kiểm soát mức tiêu hao nguyên vật liệu theo định mức, hạn chế tình trạng xuất vượt nhu cầu hoặc thất thoát trong quá trình sản xuất.

7.3. Biên bản kiểm kê

Biên bản kiểm kê được lập khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất nhằm đối chiếu số lượng nguyên vật liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán.

Nếu phát hiện chênh lệch, biên bản kiểm kê sẽ ghi rõ số lượng thừa, thiếu, nguyên nhân và kiến nghị hướng xử lý. Đây là căn cứ để kế toán thực hiện điều chỉnh số liệu, xác định trách nhiệm của các bộ phận liên quan nếu có.

Đối với doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, việc kiểm kê thường được thực hiện kết hợp với phần mềm quản lý kho hoặc thiết bị quét mã vạch nhằm nâng cao độ chính xác rút ngắn thời gian kiểm kê.

7.4. Hóa đơn mua hàng

Hóa đơn mua hàng là chứng từ chứng minh giao dịch mua nguyên vật liệu giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Đây là căn cứ quan trọng để xác định giá trị nguyên vật liệu nhập kho, ghi nhận công nợ phải trả, kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.

Kế toán cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, bao gồm thông tin người bán, người mua, mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, thời điểm lập hóa đơn. Việc đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho sẽ giúp hạn chế sai sót trong quá trình hạch toán cũng như giảm rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

7.5. Biên bản giao nhận

Biên bản giao nhận xác nhận việc bàn giao nguyên vật liệu giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp hoặc giữa các bộ phận nội bộ trong doanh nghiệp.

Khác với phiếu nhập kho chỉ phản ánh việc nhập hàng vào kho, biên bản giao nhận ghi nhận tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao, bao gồm số lượng, chất lượng, quy cách và các vấn đề phát sinh nếu có.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp nhận 500 bao xi măng nhưng phát hiện 10 bao bị rách trong quá trình vận chuyển, thông tin này sẽ được ghi nhận trong biên bản giao nhận để làm căn cứ xử lý với đơn vị vận chuyển hoặc nhà cung cấp.

7.6. Phiếu đề nghị cấp vật tư

Phiếu đề nghị cấp vật tư là chứng từ nội bộ do bộ phận sản xuất hoặc bộ phận sử dụng lập khi có nhu cầu xuất nguyên vật liệu từ kho.

Thông qua phiếu này, doanh nghiệp kiểm soát được mục đích sử dụng nguyên vật liệu, đối tượng sử dụng và số lượng đề nghị cấp phát. Sau khi được phê duyệt, phiếu đề nghị sẽ là căn cứ để thủ kho lập phiếu xuất kho, kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán tương ứng.

Việc áp dụng quy trình phê duyệt trước khi xuất vật tư giúp doanh nghiệp giảm thất thoát nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.

7.7. Chứng từ điện tử trong xu hướng chuyển đổi số

Cùng với quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đã thay thế chứng từ giấy bằng chứng từ điện tử nhằm tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ giảm chi phí lưu trữ.

Hiện nay, các chứng từ như hóa đơn điện tử, phiếu nhập kho điện tử, phiếu xuất kho điện tử, biên bản giao nhận điện tử hoặc chứng từ ký số đều được tích hợp trực tiếp trên phần mềm kế toán và hệ thống ERP. Khi một nghiệp vụ phát sinh, dữ liệu được cập nhật đồng thời giữa bộ phận mua hàng, kho, kế toán giúp giảm đáng kể thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót.

Thông tư 99/2025/TT-BTC tiếp tục tạo điều kiện để doanh nghiệp chủ động xây dựng hệ thống chứng từ điện tử phù hợp với mô hình quản lý, miễn đáp ứng các yêu cầu của Luật Kế toán và pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp hiện đại hóa công tác kế toán, tăng tính minh bạch nâng cao hiệu quả quản trị.

8. Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp trong quản lý nguyên vật liệu

In practical advice as well as implementing accounting raw materials for many businesses, one can see that the majority of risk related to raw material does not stem from lack of regulations, which from the organization to manage and track not fit with the scale of operation.

Loss and wastage of raw materials due to loose control

Raw materials are the property easy to losses in business since directly related to many parts: purchase, inventory, production. If the process input – output – use is not tightly controlled, the business is very difficult to detect wastage unusual.

With many businesses, account loss, this is not a clear identification of which only manifested indirectly through the price increase, but profits did not improve.

Wrong data due to data entry craft for control

Many businesses still manage materials in Excel, discrete or recorded manually, which leads to:

• Data of import – export does not update timely
• Deviations between accounting, inventory reality
• Take as much time as reference for final

Errors of data affects not only financial statements but also reduce the reliability of the information service leadership decisions.

Large inventory cause stagnant capital & development costs

Materials management not effective often leads to two state downloads:

• Inventory too much of the purchase exceeds the demand
• Inventory is slow-moving but are not timely warning

With the business of production, inventory not only increases the costs of storage, but also potential risks, damaged, outdated materials.

Lack of data, timely service & decisions

When the data and materials are synthesized only last month, or last quarter, the administrators do not have sufficient information to:

• Adjusted purchase plan
• Control production costs in real time
• Early detection of points of congestion in operation

This is especially detrimental to the organizations and enterprises are to find out information about material accounting to scale or standardized financial management.

9. Accnet ERP giúp quản lý nghiệp kế toán nguyên vật liệu tối ưu chuẩn TT99/2025

To solve the above risks, the general trend of many businesses today is the application software, accounting software integration, which AccNet ERP is a solution suitable to particular management accounting, in Vietnam.

• Standardize & automate the process of accounting materials: AccNet ERP helps business set up process input – output – inventory of raw materials uniformly, from purchasing, warehouse to accounting. Data is recorded once and used throughout, to reduce dependence on manual action as well as to limit errors.
• Track inventory in real time, timely warning: The software enables inventory tracking raw materials according to each stock, each type and instant updates when arising import – export, at the same time allows to set the threshold inventory min – max to warn shortage of raw materials affect the production or discovery, inventory excess, causing stagnant capital.
• Accounting of raw materials in sync with purchase – production – price: AccNet ERP tight integration between the Purchase, Inventory, accounting and production cost, help data, raw materials, is automatically allocated to the cost of production. Thanks to that, the business can calculate the price of more accurate cost analysis according to each product, orders, or works, at the same time support leadership decisions based on real data.
• Enhance transparency & reliability of accounting data: The use of AccNet ERP helps businesses build data systems, accounting concentration, has the ability to trace vouchers and collated quickly when needed inventory, audit, or tax settlement, this element is particularly important for businesses that are in the stage of standardized administration, finance or expand the scale of operation.

ACCOUNTING SOLUTIONS ACCNET ERP INTEGRATED AI AUTOMATE ALL BUSINESS

AccNet ERP is a software solution financial accounting integrated in the management system, comprehensive enterprise, which is developed by Lac Viet corporation. Difference highlights of AccNet ERP is the app artificial intelligence (AI) in many accounting process to help businesses:

• Automation of accounting and classified documents.
• Improving the accuracy in data control.
• Shorten processing time business accounting – financial.

Thanks to that, AccNet ERP not only is support tool but also a “smart assistant” with the business in financial management transparent effect.

Feature highlights:

✔️ Automatic accounting vouchers, collate public debt thanks to AI.
✔️ Manage your finance – accounting multi-branch, multi-subsidiary.
✔️ Financial statements consolidated standards of Vietnam & international (VAS, IFRS).
✔️ Cash flow management, budgeting, forecasting the exact cost.
✔️ Connect with the manure management system, hr, production, sales to sync data.
✔️ Integration of AI in data analysis, risk warning and proposed optimal scheme.

TYPICAL CUSTOMERS ARE DEPLOYING ACCNET ERP

• Nitto Denko – control production costs thanks to the application of accounting costing: Nitto Denko has chosen solution AccNet ERP to deploy the system accounting calculating cost ofhelp business control costs more effectively in the production process. After a period of use, company, highly effective, practical system that brings, as well as the degree of stability superior to other software in the market.
• ANTESCO – restructuring process works with management accounting operation: At ANTESCO, our team of consultants and deployment of AccNetERP has collaborated closely with the business in the first phase, reset the standard process and construction work-flow related departments throughout. The solution has helped ANTESCO significantly improve management capabilities, operating in a synchronized way and versatile
• Khatoco – expansion pack solution AccNetC after the successful implementation of original: Lac Viet has successfully deployed package solution AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.

 

ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?

Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.

• Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
• Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
• Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
• Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
• Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
• Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
• Ability to handle big data với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
• Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up PM accounting

PositionBusiness ownerDirector/Deputy directorChief accountantPurchasing managerHead of ITHrHead of MarketingHead of businessProject managementStaffOther

Scale hrSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Very Large (>3000)

IndustryPublic servicesFinance/banking/insuranceConstruction/real estateOil and gas/waterEducation/trainingRetailFood/consumer goodsPharmaceutical/Medical/biotechnologyTextiles/garmentsProduction of heavy industry (mechanical engineering, cement, thẹp, mobile phone...)Paper manufacture/packagingOther manufacturingHigh-tech (IT, electronics)Consulting services/HR/accountingBeauty/spa/aestheticTransportation/warehousingCar/motorcycle/equipmentService residenceFood service/entertainmentOther commercial servicesOther

By clicking the button Send requestyou agreed with Privacy policy information of Vietnam.

Send request

INTEGRATED AI ACCELERATION CONVERTER OF ACCOUNTING

AI in AccNet ERP't just stop at automate data entry, but also:

• Identification & classification certificate from smart: AI scan, read & sort invoice, voucher, receipt, limit errors due to input manually.
• Financial forecasting & budget: the system uses algorithms machine learning to forecast cost, revenue, business support decision fast.
• Warning risk accounting: AI to detect abnormalities in the book, from which timely warning of false or fraud risks.
• Reports assistant smart: AI suggested report template, automatic data aggregation support, leadership, financial analysis instant.

BUSINESS IS WHAT WHEN IMPLEMENTING ACCOUNTING SOFTWARE LAC VIET?

• Experience more than 30 years develop software solutions business management in Vietnam.
• Ecosystem of comprehensive: AccNet ERP easily connect with other solutions of Lac Viet (HRM, Workflow, Portal...).
• Advanced technology: Integrated AI support, cloud & on-premise flexible.
• Services dedicated support: A team of knowledgeable professionals with accounting – finance in Vietnam, companion throughout the deployment.
• Trust from thousands of customers in many areas: finance, banking, manufacturing, trade, services.

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION

• Hotline/Zalo: 0901 555 063
• Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

Accounting of raw materials plays a critical role in controlling cost, calculate the right price to ensure financial transparency for business. The accounting right principles and organization process closely to help limit losses, reduce risk when solving audit. At the same time, data, materials accurate also support administrator effective decisions about procurement, production and cash flow. Therefore, standardized accounting materials is an important basis for financial management of sustainability.