Hạch toán mua hàng nhập khẩu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC cần xác định đồng thời giá trị hàng mua, tỷ giá giao dịch, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu và các chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình đưa hàng về doanh nghiệp. Khi nhập khẩu hàng hóa, giá trị hàng thường được ghi nhận vào TK 156; thuế nhập khẩu được phản ánh qua TK 3333; thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ ghi nhận vào TK 133 và đối ứng TK 33312. Trường hợp thuế GTGT không được khấu trừ thì khoản thuế này được tính vào giá trị hàng hóa.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị mới bắt đầu nhập khẩu, thường gặp khó khăn trong việc định khoản, ghi nhận chi phí và thuế đúng kỳ. Hạch toán sai hoặc thiếu sót có thể dẫn đến giá vốn bị tính không chính xác, chi phí bị phát sinh sai, từ đó ảnh hưởng đến báo cáo tài chính cũng như tăng rủi ro khi quyết toán hoặc kiểm toán thuế.
Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết về các bước ghi nhận thuế nhập khẩu, nguyên tắc, cách tính cũng như lưu ý quan trọng, giúp doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ chính xác và hiệu quả.
1. Tổng quan về hạch toán mua hàng nhập khẩu là gì?
1.1 Hạch toán mua hàng nhập khẩu là gì?
Hạch toán mua hàng nhập khẩu là quy trình ghi nhận phản ánh đầy đủ giá trị hàng hóa nhập khẩu, các chi phí liên quan đến các khoản thuế trên sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi thực hiện hạch toán, mục tiêu không chỉ là xác định giá vốn thực tế của hàng hóa mà còn giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, nợ phải trả và tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế và hải quan.
Vai trò thực tế của ghi nhận nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu:
- Phản ánh chính xác giá trị hàng nhập khẩu trên sổ sách kế toán: Bao gồm giá hàng, vận chuyển, bảo hiểm và thuế. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh ghi nhận thiếu hoặc thừa, đảm bảo báo cáo tài chính quyết toán thuế chính xác.
- Là căn cứ để tính giá vốn – chi phí – lợi nhuận: Xác định chính xác giá nhập kho giúp doanh nghiệp tính giá vốn hàng bán, chi phí sử dụng tài sản nhập khẩu đưa ra quyết định về định giá, lợi nhuận dự kiến cũng như chiến lược kinh doanh.
- Hỗ trợ kiểm soát dòng tiền & quản lý nợ phải trả nhà cung cấp nước ngoài: Ghi nhận đầy đủ thanh toán và chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát nợ phải trả nhà cung cấp, tránh trễ hạn. Đồng thời, hỗ trợ dự báo nhu cầu vốn cho các lô hàng tiếp theo.
- Đảm bảo kê khai thuế đúng kỳ & đầy đủ: Hạch toán các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cũng như hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu theo tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp kê khai thuế chính xác, tránh sai sót và rủi ro bị truy thu.
Các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về cách hạch toán hàng nhập khẩu giúp chuẩn hóa nghiệp vụ, giảm sai sót khi tổng hợp chi phí và thuế, đồng thời dễ dàng kiểm tra, đối chiếu với tờ khai hải quan.
1.2 Các tài khoản thường sử dụng khi hạch toán hàng nhập khẩu theo Thông tư 99
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa để bán, TK 156 – Hàng hóa là tài khoản trọng tâm để phản ánh giá gốc hàng nhập kho. Thông tư 99 quy định giá gốc hàng hóa mua vào được phản ánh trên TK 156 và doanh nghiệp có thể mở các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý.
Tùy từng nghiệp vụ, kế toán có thể sử dụng các tài khoản sau:
- TK 151 – Hàng mua đang đi đường: sử dụng khi doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn nhưng đến cuối kỳ hàng chưa về nhập kho. Khi hàng về, giá trị được chuyển từ TK 151 sang TK 156.
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: sử dụng nếu hàng nhập khẩu được mua về nhằm phục vụ sản xuất thay vì mục đích bán.
- TK 156 – Hàng hóa: phản ánh giá gốc của hàng hóa nhập khẩu để bán.
- TK 331 – Phải trả cho người bán: phản ánh công nợ với nhà cung cấp nước ngoài.
- TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: sử dụng khi thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu đáp ứng điều kiện khấu trừ.
- TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu: phản ánh nghĩa vụ thuế GTGT phát sinh tại khâu nhập khẩu.
- TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu: phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp.
- TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt: sử dụng nếu hàng nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB.
- TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường: sử dụng nếu hàng nhập khẩu thuộc đối tượng chịu khoản thuế này.
- TK 111, 112, 141: sử dụng tùy phương thức thanh toán hoặc tạm ứng.
Đáng chú ý, TT99 hướng dẫn riêng nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa: khi nhập khẩu, kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa và đồng thời phản ánh công nợ, thuế GTGT không được khấu trừ, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu và thuế bảo vệ môi trường nếu phát sinh. Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì khoản thuế này được phản ánh vào TK 133 thay vì tính vào giá trị hàng hóa
2. Nguyên tắc & phương pháp hạch toán mua hàng nhập khẩu
Khi thực hiện hạch toán mua hàng nhập khẩu theo Thông tư 99, việc tuân thủ đúng nguyên tắc cũng như phương pháp không chỉ giúp sổ sách chính xác mà còn mang lại giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp về quản lý chi phí, dòng tiền và tuân thủ thuế.
2.1. Nguyên tắc ghi nhận nghiệp vụ kế toán mua hàng nhập khẩu
- Ghi nhận giá trị nhập khẩu bằng VND theo tỷ giá thực tế giao dịch: Khi mua hàng nước ngoài, giá trị nhập khẩu thường được tính bằng ngoại tệ (USD, EUR…). Doanh nghiệp cần quy đổi sang VND theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán hoặc nhận hóa đơn.
- Ghi nhận đầy đủ chi phí phát sinh & thuế liên quan: Ghi nhận đầy đủ chi phí phát sinh như vận chuyển, bảo hiểm, lưu kho và bốc xếp, cùng các loại thuế nhập khẩu, TTĐB, GTGT theo tờ khai hải quan. Việc này giúp xác định giá vốn chính xác cũng như kê khai thuế đúng kỳ, giảm rủi ro truy thu.
- Phân loại hàng hóa chính xác (hàng hóa, tài sản cố định, chi phí trả trước, nguyên vật liệu): Giúp chọn tài khoản nợ phù hợp, phản ánh đúng tài sản và chi phí trên báo cáo tài chính.
2.2. Phương pháp hạch toán mua hàng nhập khẩu
Áp dụng hạch toán kép (Nợ – Có): Hạch toán kép giúp phản ánh đồng thời chi phí thực tế, nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp và thuế phát sinh. Đây là phương pháp cơ bản nhưng hiệu quả, sổ sách minh bạch dễ đối chiếu với tờ khai hải quan.
Tài khoản thường sử dụng theo TT99: Các tài khoản cơ bản khi hạch toán hàng nhập khẩu bao gồm:
- TK 156 – Hàng hóa nhập kho: Ghi nhận giá trị thực tế hàng hóa nhập khẩu, bao gồm giá mua, cước vận chuyển, bảo hiểm và thuế nhập khẩu.
- TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: Ghi nhận số thuế GTGT có thể khấu trừ từ cơ quan thuế, theo số liệu trên tờ khai hải quan.
- TK 111/112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
- TK 331 – Phải trả nhà cung cấp: Ghi nhận các khoản nợ với nhà cung cấp nước ngoài nếu thanh toán chưa hoàn tất.
3. Cách hạch toán mua hàng nhập khẩu theo từng trường hợptheo Thông tư 99
Thông tư 99 quy định khi nhập khẩu vật tư, hàng hóa, doanh nghiệp phản ánh giá trị hàng nhập khẩu gồm số tiền phải thanh toán cho người bán theo tỷ giá giao dịch thực tế, thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế bảo vệ môi trường và chi phí vận chuyển nếu có. Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì ghi nhận riêng vào TK 133; nếu không được khấu trừ thì khoản thuế này được tính vào giá trị hàng nhập khẩu.
3.1. Hạch toán mua hàng nhập khẩu khi hàng về nhập kho
Nếu doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa để bán, giá trị hàng được phản ánh vào TK 156 – Hàng hóa. Nếu nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thì sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu thay vì TK 156.
Các khoản thuế và nghĩa vụ liên quan được ghi nhận đồng thời theo từng trường hợp.
| Nội dung nghiệp vụ | Tài khoản Nợ | Tài khoản Có | Cách xử lý |
| Ghi nhận giá trị hàng nhập khẩu | TK 156 – Hàng hóa | TK 331 – Phải trả người bán | Giá trị hàng theo tỷ giá giao dịch thực tế |
| Ghi nhận thuế nhập khẩu | TK 156 | TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu | Thuế nhập khẩu được tính vào giá gốc hàng |
| Ghi nhận thuế TTĐB | TK 156 | TK 3332 – Thuế TTĐB | Áp dụng nếu hàng thuộc diện chịu thuế |
| Ghi nhận thuế BVMT | TK 156 | TK 33381 – Thuế BVMT | Áp dụng nếu phát sinh |
| Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ | TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ | TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu | Không cộng vào giá hàng |
| Thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ | TK 156 | TK 33312 | Tính vào giá trị hàng nhập khẩu |
Theo hướng dẫn trực tiếp tại TT99, bút toán tổng quát khi nhập khẩu hàng hóa là ghi Nợ TK 156, đồng thời Có TK 331, 33312, 3332, 3333, 33381 tùy khoản mục phát sinh. Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi Nợ TK 133/Có TK 33312.
3.2. Hạch toán thuế nhập khẩu khi mua hàng từ nước ngoài
Thuế nhập khẩu là một trong những khoản dễ bị bỏ sót khi xác định giá trị hàng nhập khẩu. Theo TT99, đối với doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa, tài sản thuộc quyền sở hữu của mình, thuế nhập khẩu phải nộp được ghi nhận vào giá gốc hàng mua. Thuế nhập khẩu được theo dõi trên TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu.
Với hàng hóa nhập khẩu để bán:
| Nghiệp vụ | Tài khoản Nợ | Tài khoản Có |
| Ghi nhận thuế nhập khẩu phải nộp | TK 156 – Hàng hóa | TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu |
| Khi nộp thuế nhập khẩu | TK 3333 | TK 111/112 |
Kế toán cũng cần phân biệt trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu hàng hộ nhưng không có quyền sở hữu hàng hóa. Theo TT99, chẳng hạn hàng tạm nhập – tái xuất hộ bên thứ ba, thuế nhập khẩu không được ghi tăng giá trị hàng hóa của doanh nghiệp mà được phản ánh là một khoản phải thu khác.
| Trường hợp | Hạch toán thuế nhập khẩu |
| Nhập khẩu hàng thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp | Nợ TK 156/152/211… – Có TK 3333 |
| Nhập khẩu hàng hộ, không có quyền sở hữu | Nợ TK 138 – Có TK 3333 |
Đây là điểm quan trọng đối với kế toán trưởng của doanh nghiệp có hoạt động tạm nhập – tái xuất hoặc nhập khẩu ủy thác, bởi việc áp dụng cùng một cách hạch toán cho mọi trường hợp có thể làm sai bản chất tài sản và công nợ.
3.3. Hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ
Khi hàng nhập khẩu thuộc trường hợp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, khoản thuế này không được tính vào giá trị hàng hóa mà được ghi nhận trên TK 133.
Theo hướng dẫn TT99, khi xác định số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp, kế toán ghi:
| Nghiệp vụ | Tài khoản Nợ | Tài khoản Có |
| Xác định thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ | TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ | TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu |
| Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu | TK 33312 | TK 111/112 |
Cách hạch toán này được hướng dẫn cụ thể tại TT99 và được cập nhật trong các hướng dẫn năm 2026 về thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Ví dụ, doanh nghiệp phải nộp 100 triệu đồng thuế GTGT tại khâu nhập khẩu và toàn bộ số thuế đủ điều kiện khấu trừ:
| Bút toán | Nợ | Có | Số tiền |
| Ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ | TK 133 | TK 33312 | 100 triệu |
| Nộp thuế | TK 33312 | TK 112 | 100 triệu |
Lưu ý: TK 133 phản ánh quyền được khấu trừ thuế của doanh nghiệp, còn TK 33312 phản ánh nghĩa vụ thuế GTGT tại khâu nhập khẩu. Hai nghiệp vụ này cần được theo dõi riêng để thuận tiện đối chiếu với chứng từ nộp thuế và hồ sơ hải quan.
3.4. Hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ
Nếu thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ, khoản thuế này không được ghi nhận vào TK 133 mà phải tính vào giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc tài sản tương ứng.
| Nghiệp vụ | Tài khoản Nợ | Tài khoản Có |
| Thuế GTGT không được khấu trừ của hàng hóa | TK 156 | TK 33312 |
| Thuế GTGT không được khấu trừ của nguyên vật liệu | TK 152 | TK 33312 |
| Thuế GTGT không được khấu trừ của TSCĐ | TK 211 | TK 33312 |
TT99 xác định rõ: nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ thì khoản thuế này được ghi tăng giá trị vật tư, hàng hóa hoặc tài sản.
Ví dụ, một lô hàng có giá trị trước thuế 600 triệu đồng và thuế GTGT nhập khẩu 60 triệu đồng không được khấu trừ:
| Bút toán | Nợ | Có | Số tiền |
| Ghi nhận giá trị hàng | TK 156 | TK 331/3333… | 600 triệu |
| Ghi nhận thuế GTGT không được khấu trừ | TK 156 | TK 33312 | 60 triệu |
Khi đó, giá trị hàng hóa tăng thêm 60 triệu đồng do khoản thuế GTGT không được khấu trừ.
Đây là khác biệt quan trọng cần làm rõ trong bài vì hai doanh nghiệp cùng nhập một mặt hàng, cùng giá mua và cùng số thuế GTGT nhưng giá trị hàng nhập kho có thể khác nhau tùy khả năng khấu trừ thuế.
3.5. Hạch toán chi phí vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp và logistics của hàng nhập khẩu
Theo TT99, chi phí thu mua hàng hóa gồm các khoản liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua như bảo hiểm hàng hóa, thuê kho, thuê bến bãi, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản và hao hụt tự nhiên trong định mức.
Vì vậy, kế toán cần tập hợp các chi phí này để xác định đúng giá gốc hàng nhập khẩu.
| Khoản chi phí | Cách xử lý |
| Cước vận chuyển đưa hàng về doanh nghiệp | Tính vào giá gốc nếu đáp ứng điều kiện |
| Phí bảo hiểm hàng hóa | Tính vào chi phí thu mua |
| Chi phí bốc xếp | Tính vào chi phí thu mua |
| Thuê kho, bến bãi trong quá trình thu mua | Tính vào chi phí thu mua theo bản chất |
| Chi phí bảo quản trong quá trình đưa hàng về kho | Xem xét tính vào giá gốc |
| Hao hụt tự nhiên trong định mức | Tính theo nguyên tắc giá gốc |
Kế toán có thể ghi nhận chi phí thu mua:
| Bút toán | Nợ | Có |
| Tập hợp chi phí vận chuyển, bốc xếp | TK 156 – Chi tiết chi phí thu mua | TK 111/112/331 |
Sau đó phân bổ cho từng mặt hàng theo tiêu thức đã lựa chọn.
3.6. Hạch toán hàng nhập khẩu bằng ngoại tệ
Đây là trường hợp dễ phát sinh chênh lệch nếu doanh nghiệp thanh toán theo nhiều thời điểm. TT99 quy định nếu doanh nghiệp ứng trước cho người bán một phần bằng ngoại tệ thì phần giá trị hàng tương ứng với số ngoại tệ đã ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị hàng bằng ngoại tệ chưa thanh toán được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận hàng.
Ví dụ doanh nghiệp mua lô hàng trị giá 100.000 USD:
- Đã ứng trước 40.000 USD với tỷ giá 25.000 VND/USD.
- Khi nhận hàng, tỷ giá giao dịch thực tế là 25.300 VND/USD.
- 60.000 USD còn lại thanh toán sau.
Giá trị hàng được xác định:
| Phần giá trị | Số USD | Tỷ giá | Giá trị quy đổi |
| Đã ứng trước | 40.000 | 25.000 | 1.000.000.000 đồng |
| Chưa thanh toán | 60.000 | 25.300 | 1.518.000.000 đồng |
| Tổng giá trị hàng | 100.000 | 2.518.000.000 đồng |
Kế toán cần đặc biệt lưu ý không lấy một tỷ giá duy nhất cho toàn bộ 100.000 USD trong trường hợp đã có khoản ứng trước. Chính sự khác biệt về thời điểm giao dịch khiến giá trị ghi nhận của phần đã ứng trước và phần chưa thanh toán được xác định theo hai tỷ giá khác nhau.
3.7. Hạch toán hàng nhập khẩu chưa về kho – TK 151
Không phải mọi lô hàng đã mua đều được ghi ngay vào TK 156. Nếu đến thời điểm kết thúc kỳ kế toán, hàng đã thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp nhưng chưa về kho, kế toán sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
Theo TT99, hàng mua đang đi đường bao gồm vật tư, hàng hóa đã mua ngoài, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng còn ở kho người bán, bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan, đang vận chuyển hoặc đã về doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nhập kho.
Khi ghi nhận hàng mua đang đi đường:
| Nghiệp vụ | Tài khoản Nợ | Tài khoản Có |
| Ghi nhận hàng mua đang đi đường | TK 151 | TK 111/112/331… |
| Thuế GTGT được khấu trừ, nếu đủ điều kiện | TK 133 | TK 33312 hoặc tài khoản liên quan |
| Khi hàng về nhập kho | TK 156 | TK 151 |
Ví dụ cuối tháng 12, doanh nghiệp đã mua một lô hàng trị giá 300 triệu đồng, đã hoàn tất giao dịch nhưng hàng đang vận chuyển và chưa nhập kho.
| Thời điểm | Bút toán | Số tiền |
| Cuối kỳ | Nợ TK 151 / Có TK 331 | 300 triệu |
| Khi hàng về kho kỳ sau | Nợ TK 156 / Có TK 151 | 300 triệu |
Cách này giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị hàng doanh nghiệp đã sở hữu nhưng chưa thực tế nằm trong kho. TK 151 cũng có thể được theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng, lô hàng hoặc hợp đồng để thuận tiện kiểm soát.
3.8. Hạch toán mua hàng nhập khẩu ủy thác
Với nhập khẩu ủy thác, doanh nghiệp cần xác định rõ mình là bên giao ủy thác hay bên nhận ủy thác, bởi cách hạch toán không giống nhau.
Theo TT99, giao dịch mua hàng hóa dưới hình thức ủy thác nhập khẩu được thực hiện theo hướng dẫn tại TK 331 – Phải trả cho người bán. Đối với thuế nhập khẩu, TK 3333 chỉ sử dụng cho bên giao ủy thác; bên nhận ủy thác không ghi nhận khoản thuế nhập khẩu này vào giá trị hàng hóa của mình nếu không có quyền sở hữu hàng.
Kế toán nên phân biệt:
| Đối tượng | Nội dung cần kiểm soát |
| Bên giao ủy thác | Ghi nhận hàng hóa, thuế nhập khẩu và các khoản liên quan theo bản chất giao dịch |
| Bên nhận ủy thác | Theo dõi khoản phải trả, phải thu và phí ủy thác; không ghi nhận hàng hóa thuộc quyền sở hữu bên giao ủy thác vào hàng tồn kho của mình |
| Thuế nhập khẩu | Bên giao ủy thác chịu và theo dõi theo quy định; cần đối chiếu chứng từ nộp thuế |
| Phí ủy thác | Hạch toán riêng theo bản chất khoản phí dịch vụ |
Đối với doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hình thức nhập khẩu ủy thác, kế toán nên mở chi tiết theo từng hợp đồng, từng lô hàng và từng bên ủy thác. Điều này giúp hạn chế nhầm lẫn giữa hàng hóa của doanh nghiệp và hàng hóa nhận nhập khẩu hộ.
3.9. Hạch toán hàng nhập khẩu giao thẳng cho khách hàng
Trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhập khẩu nhưng không đưa về kho mà giao bán ngay cho khách hàng, kế toán không nhất thiết phải ghi nhận qua TK 156.
TT99 quy định đối với hàng hóa mua để giao bán ngay cho khách hàng, không qua nhập kho, kế toán ghi nhận trực tiếp vào TK 632 – Giá vốn hàng bán và TK 133 nếu có thuế GTGT được khấu trừ.
| Nghiệp vụ | Tài khoản Nợ | Tài khoản Có |
| Ghi nhận giá vốn hàng mua giao bán ngay | TK 632 | TK 111/112/331… |
| Thuế GTGT được khấu trừ nếu có | TK 133 | TK liên quan |
Cách hạch toán này giúp phản ánh đúng bản chất giao dịch và tránh tạo thêm một vòng nhập kho – xuất kho không cần thiết.
3.10. Hạch toán hàng nhập khẩu trả lại hoặc được giảm giá
Nếu doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá sau khi mua hàng, khoản được hưởng phải được phân bổ dựa trên tình hình hàng hóa: hàng còn tồn kho thì điều chỉnh TK 156; hàng đã tiêu thụ thì điều chỉnh TK 632. Thuế GTGT đầu vào liên quan cũng được điều chỉnh nếu có.
| Tình trạng hàng | Tài khoản Có điều chỉnh |
| Hàng còn tồn kho | TK 156 |
| Hàng đã bán trong kỳ | TK 632 |
| Thuế GTGT đầu vào liên quan | TK 133 |
Với hàng trả lại nhà cung cấp, kế toán căn cứ chứng từ trả hàng và tình trạng công nợ để ghi giảm khoản phải trả hoặc ghi nhận khoản tiền được nhận lại. Mục tiêu cuối cùng là bảo đảm giá trị tồn kho, giá vốn và công nợ nhà cung cấp cùng được điều chỉnh thống nhất.
4. Checklist kiểm tra hạch toán hàng nhập khẩu trước khi khóa sổ
Đối với doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu, sai sót không chỉ phát sinh ở bước định khoản mà còn nằm ở khâu đối chiếu chứng từ, tỷ giá, thuế và giá trị hàng tồn kho. Đặc biệt, theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, giá gốc hàng hóa nhập khẩu có thể bao gồm giá mua, chi phí thu mua, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường và thuế GTGT nếu không được khấu trừ. Vì vậy, trước khi khóa sổ, kế toán nên kiểm tra toàn bộ một lô hàng theo cùng một quy trình thay vì chỉ đối chiếu số phát sinh trên sổ cái.
Dưới đây là checklist thực tế có thể sử dụng khi kiểm tra hàng nhập khẩu cuối kỳ:
| Nội dung cần kiểm tra | Cách kiểm tra thực tế | Dấu hiệu cần xử lý |
| Tỷ giá giao dịch | Đối chiếu tỷ giá sử dụng với thời điểm phát sinh giao dịch | Dùng một tỷ giá cho toàn bộ lô hàng dù có nhiều thời điểm thanh toán |
| Khoản ứng trước bằng ngoại tệ | Kiểm tra số tiền đã ứng , tỷ giá tại ngày ứng trước | Giá trị hàng không tương ứng với tỷ giá của phần đã ứng trước |
| Giá mua hàng | Đối chiếu Commercial Invoice, hợp đồng, chứng từ thanh toán | Giá ghi sổ khác chứng từ nhưng không có căn cứ giải trình |
| Thuế nhập khẩu | Đối chiếu tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế | Thiếu TK 3333 hoặc số thuế trên sổ không khớp tờ khai |
| Thuế GTGT nhập khẩu | Xác định khoản thuế được hay không được khấu trừ | Đưa toàn bộ thuế GTGT nhập khẩu vào TK 156 hoặc toàn bộ vào TK 133 |
| Chi phí thu mua | Tập hợp vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp, kho bãi… | Có chi phí phát sinh nhưng chưa được tập hợp hoặc phân bổ |
| Phân bổ chi phí thu mua | Kiểm tra tiêu thức phân bổ và tính nhất quán | Mỗi kỳ sử dụng một tiêu thức khác nhau mà không có lý do |
| Hàng chưa về kho | Kiểm tra hàng đã thuộc quyền sở hữu nhưng còn vận chuyển | Đã ghi nhận công nợ nhưng chưa theo dõi trên TK 151 khi cuối kỳ hàng chưa về |
| Công nợ nhà cung cấp | Đối chiếu TK 331 với hợp đồng, invoice và xác nhận công nợ | Chênh lệch số dư ngoại tệ hoặc công nợ chưa được đối chiếu |
| Nghĩa vụ thuế | Đối chiếu TK 3332, 3333, 33381, 33312 với hồ sơ hải quan | Số thuế phải nộp trên sổ không khớp chứng từ |
| Hàng tồn kho | Đối chiếu TK 156 với phiếu nhập kho, chi tiết từng lô | Sổ kế toán có hàng nhưng chưa có chứng từ nhập kho |
| Đối chiếu tổng thể | So sánh hồ sơ hải quan – kho – kế toán | Một lô hàng có số liệu khác nhau giữa các bộ phận |
4.1. Kiểm tra tỷ giá và các khoản ứng trước bằng ngoại tệ
Đây là bước nên kiểm tra đầu tiên đối với các lô hàng thanh toán bằng USD hoặc ngoại tệ khác. Theo TT99, nếu doanh nghiệp ứng trước một phần tiền cho nhà cung cấp bằng ngoại tệ, phần giá trị hàng tương ứng với khoản ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị hàng chưa thanh toán được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận hàng.
Do đó, kế toán cần đối chiếu:
Hợp đồng → chứng từ chuyển tiền → tỷ giá ngày ứng trước → Commercial Invoice → tỷ giá ngày nhận hàng → số dư công nợ.
Nếu doanh nghiệp có nhiều lần ứng trước, nên theo dõi riêng từng lần thay vì lấy tỷ giá bình quân để ghi nhận một cách đơn giản. Đây là một trong những điểm có thể tạo chênh lệch giữa giá trị hàng nhập khẩu và công nợ phải trả nếu xử lý không đúng thời điểm.
4.2. Đối chiếu thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu
Sau khi kiểm tra tỷ giá, kế toán cần đối chiếu các khoản thuế với tờ khai hải quan, chứng từ nộp ngân sách.
Đối với hàng hóa thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, thuế nhập khẩu được tính vào giá gốc hàng hóa và phản ánh nghĩa vụ phải nộp trên TK 3333. Trong khi đó, thuế GTGT hàng nhập khẩu phải được xác định riêng: nếu được khấu trừ thì ghi nhận vào TK 133; nếu không được khấu trừ thì tính vào giá trị hàng hóa.
Kế toán có thể kiểm tra nhanh theo nguyên tắc:
| Khoản mục | Cần đối chiếu với | Kiểm tra |
| Thuế nhập khẩu | Tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế | Đã tính vào giá gốc chưa? |
| Thuế GTGT nhập khẩu | Tờ khai, chứng từ nộp thuế | Được khấu trừ hay không? |
| Thuế TTĐB | Tờ khai, hồ sơ hàng hóa | Có thuộc đối tượng chịu thuế không? |
| Thuế BVMT | Tờ khai, hồ sơ hàng hóa | Có phát sinh không? |
Không nên chỉ kiểm tra số dư TK 333 mà cần đối chiếu theo từng tờ khai hoặc từng lô hàng, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều lô nhập khẩu trong cùng kỳ.
4.3. Kiểm tra chi phí thu mua và giá gốc hàng nhập khẩu
Theo TT99, chi phí thu mua hàng hóa có thể bao gồm bảo hiểm, thuê kho, thuê bến bãi, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản và các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình đưa hàng từ nơi mua về kho. Nếu chi phí liên quan đến nhiều hàng hóa, doanh nghiệp có thể phân bổ theo tiêu thức phù hợp, phải đảm bảo tính nhất quán.
Vì vậy, trước khi khóa sổ, kế toán nên lập danh sách các khoản chi phí phát sinh cho từng lô:
Giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển + bảo hiểm + bốc xếp + chi phí thu mua khác = cơ sở xác định giá gốc hàng nhập khẩu.
Một lỗi thường gặp là kế toán đã nhập hàng vào TK 156 nhưng các hóa đơn vận chuyển, phí logistics hoặc chi phí liên quan phát sinh sau đó lại chưa được tập hợp. Điều này khiến giá trị hàng tồn kho và giá vốn có thể chưa phản ánh đầy đủ giá gốc.
4.4. Kiểm tra hàng nhập khẩu chưa về kho
Không nên mặc định rằng mọi hàng đã mua đều phải nằm trên TK 156. Theo TT99, TK 151 được sử dụng để phản ánh vật tư, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang ở kho người bán, cảng, bến bãi, kho ngoại quan, đang vận chuyển hoặc đã về doanh nghiệp nhưng chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nhập kho.
Vì vậy, cuối kỳ kế toán cần rà soát các lô hàng có tình trạng:
- Đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán.
- Hàng chưa thực tế nhập kho.
- Hàng đang vận chuyển hoặc còn ở cảng/kho ngoại quan.
- Hàng đã về nhưng chưa hoàn tất kiểm nhận.
Nếu thuộc trường hợp hàng mua đang đi đường, cần ghi nhận trên TK 151 thay vì đưa ngay vào TK 156. Khi hàng về nhập kho, kế toán chuyển từ TK 151 sang TK 156.
Điều này đặc biệt quan trọng tại thời điểm 31/12 hoặc ngày kết thúc năm tài chính, bởi nếu bỏ sót hàng mua đang đi đường, số liệu hàng tồn kho và công nợ có thể không phản ánh đúng trạng thái tài sản của doanh nghiệp.
4.5. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp nước ngoài
Đối với TK 331, kế toán nên đối chiếu tối thiểu:
Hợp đồng → Commercial Invoice → số tiền đã ứng → hàng đã nhận → số tiền đã thanh toán → số dư phải trả.
Nếu giao dịch bằng ngoại tệ, nên kiểm tra riêng cả nguyên tệ và giá trị quy đổi VND. Trường hợp doanh nghiệp đã ứng trước nhiều lần, mỗi khoản ứng trước cần có căn cứ về thời điểm, tỷ giá sử dụng.
Mục tiêu không chỉ là đảm bảo TK 331 “khớp số” mà còn phải trả lời được: số dư công nợ hiện tại thuộc lô hàng nào, còn phải thanh toán bao nhiêu ngoại tệ, giá trị ghi sổ được xác định từ những giao dịch nào.
4.6. Đối chiếu ba bên: Hải quan – Kho – Kế toán
Đây là bước kiểm tra tổng thể nên thực hiện trước khi khóa sổ. Có thể xây dựng một bảng đối chiếu theo từng lô:
| Nội dung | Hồ sơ hải quan | Bộ phận kho | Sổ kế toán |
| Số tờ khai/lô hàng | Có | Có | Có |
| Số lượng | Đối chiếu | Đối chiếu | Đối chiếu |
| Giá trị hàng | Đối chiếu | Phiếu nhập | TK 156/151 |
| Thuế nhập khẩu | Tờ khai | Không áp dụng | TK 3333 |
| Thuế GTGT nhập khẩu | Tờ khai | Không áp dụng | TK 133/33312 |
| Chi phí thu mua | Hồ sơ liên quan | Chứng từ dịch vụ | TK 156/632 |
| Tình trạng hàng | Đang vận chuyển/đã thông quan | Đã/chưa nhập kho | TK 151/156 |
Cách kiểm tra này giúp kế toán phát hiện nhanh trường hợp hải quan đã có tờ khai nhưng kho chưa ghi nhận, hoặc kho đã nhập hàng nhưng kế toán chưa cập nhật đầy đủ giá trị và chi phí liên quan.
4.7. Checklist cuối cùng trước khi khóa sổ
Trước khi chốt số liệu, kế toán có thể sử dụng checklist ngắn sau:
- Đã đối chiếu tỷ giá của từng thời điểm phát sinh giao dịch ngoại tệ.
- Đã kiểm tra riêng các khoản ứng trước cho nhà cung cấp nước ngoài.
- Đã đối chiếu giá mua với Commercial Invoice và hợp đồng.
- Đã ghi nhận đầy đủ thuế nhập khẩu vào giá gốc khi thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp.
- Đã xác định đúng thuế GTGT nhập khẩu được khấu trừ/không được khấu trừ.
- Đã tập hợp đầy đủ chi phí thu mua liên quan đến từng lô hàng.
- Đã phân bổ chi phí thu mua theo tiêu thức phù hợp, nhất quán.
- Đã rà soát các lô hàng chưa về kho để ghi nhận TK 151 nếu đủ điều kiện.
- Đã đối chiếu TK 331 với công nợ nhà cung cấp nước ngoài.
- Đã đối chiếu các tài khoản thuế với tờ khai, chứng từ nộp thuế.
- Đã đối chiếu số lượng, giá trị giữa hồ sơ nhập khẩu, kho, sổ kế toán.
- Đã xử lý các khoản hàng trả lại, giảm giá hoặc chiết khấu phát sinh trước ngày khóa sổ.
Thực hiện checklist này giúp chuyển việc kiểm tra từ “xem bút toán có đúng không” sang “kiểm soát toàn bộ chuỗi nghiệp vụ nhập khẩu”. Đây là cách tiếp cận phù hợp hơn với vai trò của kế toán trưởng, bởi một nghiệp vụ nhập khẩu chỉ thực sự được kiểm soát khi chứng từ hải quan, thuế, công nợ, kho và giá trị ghi nhận kế toán cùng khớp với nhau.
5. Quản lý kế toán hiệu quả với phần mềm Accnet ERP
Phần mềm Accnet ERP cung cấp giải pháp toàn diện, giúp kế toán thực hiện nghiệp vụ một cách chính xác và nhanh chóng.
- Hạch toán tự động toàn bộ nghiệp vụ nhập khẩu: cho phép nhập liệu nhanh thông tin hàng hóa, tự động tính thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các chi phí liên quan theo quy định hiện hành, bao gồm hạch toán theo Thông tư 133 & 99. Hệ thống tự động sinh bút toán vào các tài khoản tương ứng (TK 156, 211, 133, 3333…), giảm thiểu sai sót so với hạch toán thủ công.
- Cập nhật tỷ giá thực tế & chuyển đổi sang VND: Accnet ERP tự động cập nhật tỷ giá theo ngày giao dịch hoặc lập tờ khai hải quan, đảm bảo giá trị kế toán chính xác bằng VND. Hệ thống cũng xử lý biến động tỷ giá và phân bổ chênh lệch vào các tài khoản liên quan, giúp báo cáo tài chính và quản trị chi phí phản ánh đúng thực tế.
- Kiểm soát chứng từ & công nợ chặt chẽ: Phần mềm lưu trữ toàn bộ chứng từ điện tử như hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, vận đơn và biên lai nộp thuế. Đồng thời, hệ thống theo dõi công nợ nhà cung cấp nhắc nhở thanh toán đúng hạn, giảm rủi ro phạt để đảm bảo hạch toán đầy đủ, chính xác mọi nghiệp vụ nhập khẩu.
- Tổng hợp báo cáo chi phí, giá vốn & thuế nhập khẩu: Cung cấp báo cáo chi tiết, giúp kế toán và lãnh đạo đánh giá chính xác chi phí nhập khẩu, giá vốn cũng như thuế phải nộp. Doanh nghiệp có thể so sánh chi phí thực tế với dự toán, tối ưu chiến lược mua hàng quản lý dòng tiền hiệu quả.
- Tối ưu công tác kiểm soát nội bộ & giảm sai sót: Với tính năng tự động hạch toán, lưu trữ chứng từ và cảnh báo nhắc nhở, phần mềm giúp giảm rủi ro sai sót thủ công nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp nhập khẩu với khối lượng giao dịch lớn hoặc đa dạng hàng hóa.
GIẢI PHÁP KẾ TOÁN ACCNET ERP TÍCH HỢP AI TỰ ĐỘNG HÓA MỌI NGHIỆP VỤ
AccNet ERP là giải pháp phần mềm kế toán tài chính tích hợp trong hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện, được phát triển bởi Công ty Lạc Việt. Điểm khác biệt nổi bật của AccNet ERP chính là việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong nhiều quy trình kế toán giúp doanh nghiệp:
- Tự động hóa hạch toán và phân loại chứng từ.
- Nâng cao tính chính xác trong kiểm soát số liệu.
- Rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán – tài chính.
Nhờ đó, AccNet ERP không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là “trợ lý thông minh” đồng hành cùng doanh nghiệp trong quản trị tài chính minh bạch hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
✔️ Tự động hạch toán chứng từ, đối chiếu công nợ nhờ AI.
✔️ Quản lý tài chính – kế toán đa chi nhánh, đa công ty con.
✔️ Báo cáo tài chính hợp nhất theo chuẩn Việt Nam & quốc tế (VAS, IFRS).
✔️ Quản trị dòng tiền, ngân sách, dự báo chi phí chính xác.
✔️ Kết nối với các phân hệ quản trị nhân sự, sản xuất, bán hàng để đồng bộ dữ liệu.
✔️ Tích hợp AI trong phân tích số liệu, cảnh báo rủi ro và đề xuất phương án tối ưu.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET ERP
- Nitto Denko – Kiểm soát chi phí sản xuất nhờ ứng dụng kế toán tính giá thành: Nitto Denko đã lựa chọn giải pháp AccNet ERP để triển khai hệ thống kế toán tính giá thành, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn trong quá trình sản xuất. Sau một thời gian sử dụng, công ty đánh giá cao hiệu quả thực tiễn mà hệ thống mang lại, cũng như mức độ ổn định vượt trội so với các phần mềm khác trên thị trường.
- ANTESCO – Tái cấu trúc quy trình hoạt động với kế toán quản trị vận hành: Tại ANTESCO, đội ngũ tư vấn và triển khai của AccNetERP đã phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp trong giai đoạn đầu, thiết lập lại quy trình chuẩn và xây dựng luồng công việc liên phòng ban xuyên suốt. Giải pháp đã giúp ANTESCO cải thiện đáng kể khả năng quản trị vận hành một cách đồng bộ và linh hoạt
- Khatoco – Mở rộng gói giải pháp AccNetC sau triển khai thành công ban đầu: Lạc Việt đã triển khai thành công gói giải pháp AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.
ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?
Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.
- Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
- Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
- Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
- Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
- Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
- Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
- Khả năng xử lý dữ liệu lớn với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
- Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ KẾ TOÁN
AI trong AccNet ERP không chỉ dừng lại ở tự động hóa nhập liệu, mà còn:
- Nhận diện & phân loại chứng từ thông minh: AI quét, đọc và phân loại hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu, hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.
- Dự báo tài chính & ngân sách: hệ thống sử dụng thuật toán học máy để dự báo chi phí, doanh thu, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhanh.
- Cảnh báo rủi ro kế toán: AI phát hiện bất thường trong sổ sách, từ đó cảnh báo kịp thời các sai lệch hoặc rủi ro gian lận.
- Trợ lý báo cáo thông minh: AI gợi ý mẫu báo cáo, tự động tổng hợp số liệu, hỗ trợ ban lãnh đạo phân tích tài chính tức thì.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN LẠC VIỆT?
- Kinh nghiệm hơn 30 năm phát triển giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Hệ sinh thái số toàn diện: AccNet ERP dễ dàng kết nối với các giải pháp khác của Lạc Việt (HRM, Workflow, Portal…).
- Công nghệ tiên tiến: Tích hợp AI, hỗ trợ cloud & on-premise linh hoạt.
- Dịch vụ hỗ trợ tận tâm: Đội ngũ chuyên gia am hiểu nghiệp vụ kế toán – tài chính Việt Nam, đồng hành xuyên suốt trong triển khai.
- Niềm tin từ hàng nghìn khách hàng trong nhiều lĩnh vực: tài chính, ngân hàng, sản xuất, thương mại, dịch vụ.
Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Hạch toán mua hàng nhập khẩu là nghiệp vụ then chốt giúp doanh nghiệp quản lý chi phí, giá vốn và thuế chính xác, đồng thời giảm rủi ro khi quyết toán hoặc kiểm toán. Thực hiện đúng nguyên tắc, kiểm soát chứng từ cũng như áp dụng phương pháp hạch toán chuẩn giúp dòng tiền, nợ phải trả và chi phí nhập khẩu được quản lý hiệu quả. Từ đó tối ưu chiến lược mua hàng nâng cao hiệu quả quản trị tổng thể.
