Kỹ năng giao việc cho nhân viên là gì? 5 cách rèn luyện hiệu quả

Kỹ năng giao việc là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bất kỳ người quản lý nào cũng cần nắm vững. Một người quản lý giỏi giao việc sẽ giúp nhân viên phát huy hết tiềm năng, đồng thời xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả và khoa học. Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ chia sẻ những kỹ năng giao việc hiệu quả và cách rèn luyện để đạt được sự hiệu quả tối ưu trong công tác quản lý.

1. Kỹ năng giao việc là gì?

Kỹ năng giao việc là một trong những nền tảng cơ bản nhất của một người quản lý. Kỹ năng này bao gồm việc truyền đạt thông tin, phân bổ nhiệm vụ theo từng vai trò, trách nhiệm trong tổ chức.  Bên cạnh đó quản lý cần có sự hướng dẫn, hỗ trợ và theo dõi quá trình thực hiện của nhân viên.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao việc

Khi người quản lý nắm vững kỹ năng giao việc, không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn tạo ra luồng công việc trôi chảy, từ đó gia tăng năng suất và sự gắn kết trong đội ngũ.

Giao việc hiệu quả giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc: Khi công việc được phân bổ đúng người, đúng nhiệm vụ, nhân viên có nhiều không gian để phát huy tối đa năng lực và chuyên môn của mình. Qua đó, giúp hoàn thành công việc nhanh chóng đảm bảo chất lượng đầu ra.

Giảm thiểu tình trạng quá tải và lãng phí tài nguyên: Kỹ năng giao việc kém khiến người quản lý tránh việc giao nhiệm vụ không phù hợp, dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực. Do vậy, khi giao việc hiệu quả giúp giảm thiểu tình trạng quá tải cho nhân viên, tránh tình trạng áp lực công việc làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc và sức khỏe tinh thần.

Thúc đẩy nhân viên phát triển, sáng tạo: Bằng cách phân bổ nhiệm vụ hợp lý, người quản lý tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng, sáng tạo trong quá trình làm việc.

Giúp nhà quản lý tập trung vào các công việc quan trọng hơn: Khi giao việc hiệu quả, người quản lý có nhiều thời gian hơn cho các công việc chiến lược. Quản lý không cần phải theo sau nhân viên để nhắc việc, hỏi việc hay làm những công việc của nhân viên.

3. Quy trình giao việc cho nhân viên

5 bước cơ bản trong quy trình giao việc cho nhân viên:

• Bước 1: Xác định rõ mục tiêu công việc
• Bước 2: Phân bổ nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng
• Bước 3: Cung cấp đầy đủ thông tin và hướng dẫn
• Bước 4: Xác định thời gian hoàn thành
• Bước 5: Theo dõi, đo lường hiệu suất, đánh giá và ghi nhận

3.1. Xác định rõ mục tiêu công việc

Trước khi giao nhiệm vụ, điều quan trọng nhất là xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được. Mục tiêu nên cụ thể, dễ hiểu và đo lường được, giúp nhân viên biết chính xác mình phải làm gì. Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng không chỉ giúp định hướng quá trình làm việc mà còn là thước đo để đánh giá hiệu quả sau này.

3.2. Phân bổ nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng

Giao việc đúng người là chìa khóa để công việc diễn ra suôn sẻ. Mỗi nhân viên có những thế mạnh và kỹ năng riêng, vì vậy nhà quản lý cần phân tích và hiểu rõ năng lực của từng người để phân bổ công việc phù hợp. Doanh nghiệp cần tránh tình trạng một nhân viên đảm nhiệm quá nhiều công việc khác nhau. Phân bổ nhiệm vụ không hợp lý cũng khiến nhân viên làm việc không hiệu quả, không kích thích được sự sáng tạo, giảm năng suất công việc.

3.3. Cung cấp đầy đủ thông tin và hướng dẫn

Khi giao việc, ngoài việc phân công nhiệm vụ, người quản lý cần cung cấp đủ thông tin chi tiết và các hướng dẫn cần thiết để nhân viên hiểu rõ về công việc. Những thông tin cơ bản cần có khi giao một công việc cho nhân viên bao gồm các bước thực hiện, tài nguyên hỗ trợ, tiêu chí đánh giá. Khi thông tin rõ ràng và minh bạch ngay từ đầu sẽ giúp tránh được những hiểu lầm không đáng có trong quá trình làm việc.

3.4. Xác định thời gian hoàn thành

Đặt ra thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ giúp nhân viên quản lý thời gian tốt hơn và đảm bảo tiến độ công việc. Nhà quản lý cần thảo luận với nhân viên để đưa ra thời gian hoàn thành hợp lý, tránh áp lực quá lớn nhưng vẫn đảm bảo tiến độ chung của toàn đội.

3.5. Theo dõi, đo lường hiệu suất, đánh giá và ghi nhận

Sau khi giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường hiệu suất là bước không thể thiếu. Nhà quản lý cần lập chỉ số đo lường (KPI) để đánh giá hiệu quả công việc, đồng thời thường xuyên phản hồi để giúp nhân viên điều chỉnh kịp thời. Khi hoàn thành nhiệm vụ, việc ghi nhận và khen thưởng là cách thúc đẩy động lực cho nhân viên.

4. 5 Cách rèn luyện kỹ năng giao việc cho nhân viên

4.1. Phát triển kỹ năng giao tiếp

Tại sao kỹ năng giao tiếp quan trọng khi giao việc? Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là tiền đề cho mọi công việc quản lý. Khi giao việc, việc trình bày nhiệm vụ một cách rõ ràng, cụ thể giúp nhân viên hiểu đúng những gì cần thực hiện. Một người quản lý có khả năng truyền đạt khéo léo, sẽ tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, cởi mở. Qua đó, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin, thoải mái chia sẻ, đề xuất các sáng kiến cho công việc.

Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp:

• Lắng nghe nhân viên để hiểu được khó khăn và nhu cầu của họ.
• Đưa ra thông tin chi tiết, không chung chung. Trình bày công việc theo cách dễ hiểu, sử dụng ví dụ cụ thể nếu cần.
• Cung cấp phản hồi kịp thời giúp nhân viên biết mình đang làm đúng hay cần điều chỉnh gì.

4.2. Nâng cao kỹ năng giao việc và ủy quyền

Ủy quyền là một kỹ năng quan trọng giúp người quản lý phân bổ công việc hợp lý mà vẫn đảm bảo không quá tải. Trên thực tế, rất nhiều nhà quản lý thiếu kỹ năng ủy quyền, dẫn đến tình trạng ôm đồm công việc, tự mình làm những công việc của nhân viên. Do vậy, việc ủy quyền đúng cách sẽ giúp giúp tạo ra sự tự chủ cho nhân viên, đồng thời người quản lý tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược hơn.

Cách rèn luyện kỹ năng ủy quyền:

• Hiểu rõ năng lực của từng nhân viên: Đánh giá đúng khả năng của họ để giao việc phù hợp.
• Xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn: Khi giao việc, cần nói rõ ai là người chịu trách nhiệm và quyền hạn của họ trong việc quyết định.
• Kiểm soát ở mức độ vừa phải: Tránh quản lý vi mô, để nhân viên có không gian tự chủ nhưng vẫn phải theo dõi sát tiến độ.

4.3. Rèn luyện kỹ năng theo dõi, đánh giá và đo lường công việc

Tại sao cần theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc? Giao việc xong không có nghĩa là nhiệm vụ của người quản lý đã kết thúc. Việc theo dõi tiến độ và đo lường hiệu suất là cực kỳ quan trọng để đảm bảo công việc đang diễn ra đúng hướng. Điều này còn giúp nhận ra những khó khăn để can thiệp kịp thời.

Cách rèn luyện kỹ năng theo dõi và đánh giá:

• Thiết lập các chỉ số hiệu suất (KPI) rõ ràng. Các chỉ số này sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá tiến độ và kết quả công việc.
• Sử dụng công cụ quản lý công việc giúp theo dõi tiến độ một cách chi tiết và tự động.
• Phản hồi liên tục, thay vì chỉ chờ đến khi công việc hoàn thành mới đánh giá, bạn nên cung cấp phản hồi thường xuyên để giúp điều chỉnh kịp thời.

4.4. Rèn luyện kỹ năng phân bổ quản lý thời gian

Người quản lý là người phải có năng lực nhìn bao quát, tổng thể vấn để. Vì thế, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là rất cần thiết để quá trình giao việc cho nhân viên diễn ra một cách khoa học. Người quản lý cần biết cách sắp xếp thời gian hoàn thành công việc hợp lý cho từng nhân viên, đảm bảo tiến độ công việc nhưng không gây áp lực quá mức. Kỹ năng này giúp đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và giữ được chất lượng.

Cách rèn luyện kỹ năng phân bổ thời gian:

Xác định mức độ ưu tiên: Phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, giao việc theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo những nhiệm vụ cần thiết nhất được hoàn thành trước.

Thiết lập thời gian thực hiện hợp lý: Thảo luận với nhân viên để đặt ra thời hạn hoàn thành phù hợp, đồng thời theo dõi tiến độ công việc và điều chỉnh nếu cần.

Tận dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian: Sử dụng các phần mềm quản lý công việc, lịch làm việc để dễ dàng theo dõi và phân bổ công việc một cách khoa học.

4.5. Ứng dụng công nghệ vào quản lý giao việc

Trong kỷ nguyên số hóa, ứng dụng công nghệ vào quản lý và giao việc giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và đảm bảo minh bạch. Các công cụ quản lý công việc giúp nhà quản lý nâng cao kỹ năng giao việc, dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và phân bổ nguồn lực một cách khoa học.

Cách ứng dụng công nghệ để rèn luyện kỹ năng giao việc:

• Sử dụng phần mềm quản lý công việc như Lạc Việt DX TASK: Giúp theo dõi, phân bổ và kiểm tra công việc một cách tự động và minh bạch.
• Đo lường hiệu suất bằng các công cụ báo cáo trực quan: Các phần mềm quản lý hiện đại có khả năng cung cấp báo cáo phân tích giúp bạn theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc dễ dàng hơn.

Rèn luyện kỹ năng giao việc là quá trình cần sự trau dồi thường xuyên của mỗi người quản lý. Khi nắm vững kỹ năng này, người quản lý không chỉ phân bổ nhiệm vụ một cách hiệu quả mà còn giúp nhân viên phát triển, thúc đẩy tinh thần làm việc sáng tạo và trách nhiệm. Hy vọng với bài viết này Lạc Việt đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích, hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý, giao việc cho nhân viên hiệu quả.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh