10 Phần mềm quản lý quy trình công việc vận hành doanh nghiệp số hiệu quả

Phần mềm quản lý quy trình là giải pháp tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp thiếu công cụ số hóa quy trình và đáp ứng được nhu cầu tiết kiệm chi phí đầu tư với một hệ thống toàn diện, tinh gọn. Nhưng sẽ tối ưu hơn hết nếu doanh nghiệp chọn được phần mềm phù hợp, đầy đủ tính năng cần thiết.

Cùng Lạc Việt tham khảo ngay 10 phần mềm tự động hóa quy trình tốt nhất hiện nay qua bài viết dưới đây.

1. Doanh nghiệp Việt đang loay hoay với công tác quản trị vận hành các quy trình doanh nghiệp

Kể từ thời điểm phát động chương trình chuyển đổi số đầu tiên vào năm 2022, đến nay, vẫn còn 70% doanh nghiệp Việt đang gặp khó khăn với công tác quản trị vận hành các quy trình doanh nghiệp.

Sự phức tạp của các quy trình, thiếu đồng bộ trong các phòng ban và hạn chế về công nghệ khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng bị động, kém linh hoạt. Dưới đây là những vấn đề xoay quanh bài toán quy trình doanh nghiệp cần còn vướng mắc:

• Thiếu minh bạch và chuẩn hóa: Quy trình vận hành không rõ ràng khiến các thành viên trong nhóm khó khăn trong việc nắm bắt và triển khai các hoạt động. 
• Kiểm soát kém hiệu quả: Thiếu hệ thống, công cụ theo dõi, kiểm soát công việc có thể dẫn đến việc mất kiểm soát thông tin, thậm chí là rò rỉ và thất thoát dữ liệu quan trọng.
• Chậm tiến độ, gián đoạn công việc: Quy trình quản lý thủ công đòi hỏi nhiều hơn về mặt thời gian và nhân lực, sẽ gây ra tình trạng chậm trễ hoặc gián đoạn tiến độ triển khai dự án.
• Khó khăn trong quản lý và điều phối nhân sự: Quy trình công việc không có sự phân công rõ ràng giữa các thành viên hoặc phòng ban gây khó khăn cho việc xác định người chịu trách nhiệm.
• Hạn chế khả năng mở rộng: Thiếu hụt khả năng mở rộng chính là sự hạn chế lớn khi doanh nghiệp cần tăng cường, mở rộng các hoạt động kinh doanh.
• Quản lý rủi ro kém: Theo dõi, đánh giá rủi ro cảm tính, thủ công có thể khiến doanh nghiệp không thể dự đoán và ứng phó với những tình huống không mong muốn.
• Hao tổn thời gian và nguồn lực: Quy trình thủ công tiêu tốn thời gian và nhân lực vào những công việc kém quan trọng, thay vì tập trung vào các công việc mang tính chiến lược.
• Khả năng tra cứu kém: Tìm kiếm thông tin và dữ liệu thủ công, tốn thời gian mà không có cơ chế tra cứu, theo dõi lịch sử hoạt động. 

2. Lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý quy trình

Xây dựng quy trình làm việc hoàn chỉnh là một hành trình dài đòi hỏi sự đầu tư về thời gian, công sức và chuyên môn. Việc ban hành quy trình hiệu quả cần có sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực hoạt động và kỹ năng quản lý bài bản. 

Phần mềm quản lý quy trình ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện quy trình và mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tạo ra một môi trường làm việc đồng nhất liên thông phòng ban, nơi mọi thông tin, dữ liệu đều được chia sẻ và cập nhật liên tục.
• Giảm thiểu thao tác thủ công, tối ưu hóa luồng công việc, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Đảm bảo quy trình thực hiện dự án luôn đi đúng hướng, đúng tiến độ, đúng thời hạn.
• Giúp người quản lý theo dõi từng bước trong quy trình, xác định điểm nghẽn và tối ưu hóa ngay tức thì.
• Nâng cao sự tham gia và tinh thần trách nhiệm của nhân viên, góp phần hoàn thành mục tiêu chung.
• Xác định vai trò rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

3. 10 Phần mềm quản lý quy trình công việc giúp doanh nghiệp số vận hành hiệu quả

Xem ngay review chi tiết về 10 hệ thống quản lý quy trình động được sử dụng nhiều nhất hiện nay:

1. Phần mềm quản lý quy trình LV-DX Dynamic Workflow
2. Phần mềm quản lý quy trình công việc Process Street
3. Hệ thống quản lý quy trình động 1Office
4. Công cụ quản lý quy trình làm việc QNTRL
5. Phần mềm quản lý quy trình động Misa
6. Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc FastWork Workflow
7. Phần mềm quản lý quy trình nội bộ Zoho Flow
8. Hệ thống quản lý quy trình nội bộ WEONE
9. Hệ thống tự động hóa quy trình Nintex
10. Phần mềm quản lý quy trình SAVIS BM Paperless

3.1 Phần mềm quản lý quy trình LV-DX Dynamic Workflow

LV-DX Dynamic Workflow là phần mềm Workflow quản lý và tự động hóa 100% quy trình, tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp thiếu công cụ số hóa hàng đầu hiện nay. Phần mềm cho phép doanh nghiệp chuyển đổi số quy trình công việc, tự động hóa luồng công việc liên phòng ban trên một hệ thống duy nhất.

Tính năng nổi bật:

• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình theo phòng ban hoặc theo từng giai đoạn, đầu việc cụ thể.
• Lập bộ công việc chuẩn theo từng bước quy trình, lập deadline cho từng giai đoạn thực hiện.
• Thiết lập điều kiện chuyển bước, giao việc tại giai đoạn tiếp theo. Hỗ trợ nhiều quy tắc giao việc đến từng cá nhân, nhóm, phòng ban.
• Tích hợp với trình ký điện tử/ký số LV-DX eSign cho phép ký giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động điện tử, phê duyệt ký số trong quy trình mọi lúc mọi nơi, phê duyệt nội bộ trực tuyến không cần chờ đợi.
• Theo dõi & giám sát tiến độ từng bước quy trình công việc theo thời gian thực. Nắm rõ công việc nào đã hoàn thành/thất bại, nguyên nhân thất bại, người chịu trách nhiệm.

Lạc Việt tích hợp AI vào phần mềm quản lý quy trình giúp tra cứu – ký duyệt nhanh chóng >>> Xem demo chi tiết 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh

3.2 Phần mềm quản lý quy trình công việc Process Street

Process Street là một phần mềm quản lý quy trình sản xuất, công việc dựa trên nền tảng đám mây, được thiết kế để giúp doanh nghiệp tạo, theo dõi và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Hiện tại, phần mềm này đang được hơn 3000 doanh nghiệp sử dụng, chủ yếu là các đơn vị quy mô nhỏ. 

Phần mềm cho phép thiết lập quy trình mới từ đầu hoặc chọn từ thư viện mẫu có sẵn và chỉnh sửa cho phù hợp. Sau khi tạo xong, người dùng có thể thiết lập các điều kiện để ẩn/hiện trường hoặc ẩn/hiện bước, đáp ứng các quy trình rẽ nhánh.

Tính năng nổi bật:

• Các danh sách kiểm tra trong Process Street có thể tự động hóa và tùy chỉnh để phù hợp với các tình huống cụ thể.
• Kết nối với gần 4000 ứng dụng khác mà không cần phải tạo code phức tạp.
• Có thể chia sẻ các quy trình công việc với các thành viên trong nhóm hoặc bên ngoài, đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu và làm việc theo các quy trình đồng nhất.
• Luồng công việc chuyên nghiệp: Nhân viên sẽ nhập thông tin mô tả, đánh dấu chuyển tiếp khi hoàn thành. Cấp quản lý tiếp nhận, đưa ra quyết định đồng ý/từ chối để yêu cầu chỉnh sửa hoặc kết thúc quy trình.

Tuy nhiên, Process Street chỉ tạo ra một số báo cáo mang tính thống kê những lượt chạy thỏa mãn điều kiện. Người dùng phải thiết lập bộ lọc và lưu trữ nếu muốn theo dõi kỹ lưỡng hơn. 

3.3 Hệ thống quản lý quy trình động 1Office

Tính năng BPA của phần mềm quản lý quy trình công việc 1Office cho phép tự động hóa các quy trình doanh nghiệp ngoài hoạt động thao tác dữ liệu và lưu trữ hồ sơ thông thường thông qua việc sử dụng các công nghệ tiên tiến. 

Khác với những hệ thống khác trên thị trường, 1Office tập trung vào “điều hành doanh nghiệp” thay vì các loại hình tự động hóa “đếm công việc”.

Tính năng nổi bật

• Có khả năng định nghĩa 100% các loại quy trình, bao gồm cả quy trình đường thẳng và quy trình rẽ nhánh.
• Thiết lập và phân công công việc nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quá trình phân bổ, rà soát công việc.
• Theo dõi và giám sát tiến độ công việc/dự án một cách chính xác theo thời gian thực.
• Lập báo cáo chi tiết về tiến độ và khối lượng công việc trong từng quy trình, từng bước cụ thể.

3.4 Công cụ quản lý quy trình làm việc QNTRL

QNTRL là một công cụ quản lý quy trình làm việc mạnh mẽ được phát triển bởi Zoho Corporation, một tên tuổi nổi tiếng trong lĩnh vực công nghệ. QNTRL được thiết kế để cải thiện khả năng hiển thị, kiểm soát và tự động hóa các quy trình của tổ chức. 

Phần mềm này giúp giám sát các quy trình cho nhóm, bộ phận hoặc toàn bộ công ty và cho phép người dùng đơn giản hóa các quy trình phức tạp bằng cách sắp xếp các tác vụ một cách dễ dàng.

Tính năng nổi bật

• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tất cả các quy trình và tác vụ phức tạp trên nền tảng kỹ thuật số.
• Linh hoạt thiết lập và chỉnh sửa các quy trình hiện có trên hệ thống dễ dàng. 
• QNTRL cung cấp các biểu mẫu có sẵn, giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn.
• Cho phép tạo, chỉnh sửa và xóa các biểu mẫu thông tin, xây dựng dữ liệu nền tảng cho các quy trình sau này, đảm bảo tính nhất quán trong việc thu thậ, sử dụng thông tin.
• Thống kê, phân loại hồ sơ rõ ràng, minh bạch, thuận tiện cho việc tìm kiếm và tra cứu về sau.

3.5 Phần mềm quản lý quy trình động Misa

Misa là một phần mềm quản lý quy trình làm việc phổ biến tại Việt Nam, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. 

Doanh nghiệp có thể tùy ý chọn luồng quy trình, điều kiện trường, tiêu đề,…để phù hợp với quy mô và đặc thù riêng. Trong quá trình vận hành thực tế, người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa, bổ sung bình luận, phân công lại công việc, nhân bản quy trình, in bản ghi lại, hoặc hủy bỏ lượt chạy khi cần thiết.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý quy trình chuẩn như thiết lập quy trình, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. 
• Cung cấp phản hồi hai chiều, liên kết giữa các bộ phận để tăng cường tương tác và đáp ứng nhanh chóng với các vấn đề trong quy trình.
• Phần mềm cung cấp một loạt các báo cáo thống kê về kết quả thực thi và hiệu quả của quy trình, bao gồm thông tin về số lượng quy trình đã triển khai, tình trạng tồn đọng, tỷ lệ quá hạn và thời gian thực hiện.

3.6 Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc FastWork Workflow

Phần mềm FastWork Workflow cho phép số hóa và quản lý tất cả các quy trình thực tế của doanh nghiệp trên một hệ thống đồng nhất. Cụ thể, phần mềm có thể tự động hóa các luồng công việc và liên kết các quy trình giữa các phòng ban khác nhau trong tổ chức, tăng cường sự phối hợp trong công việc.

Tính năng nổi bật:

• Dễ dàng thiết kế các quy trình công việc liên phòng ban, cho phép tùy chỉnh linh hoạt dựa trên tình hình và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Giao việc tự động và chuyển bước, giảm tải các tác vụ thủ công truyền thống dễ sai sót gây tắc nghẽn.
• Hệ thống báo cáo đa chiều giúp giám sát tiến độ và deadline công việc của từng cá nhân.
• Tương thích với cả thiết bị di động và Web app, cho phép trao đổi, đính kèm tài liệu, cộng tác toàn diện.

3.7 Phần mềm quản lý quy trình nội bộ Zoho Flow

Zoho Flow là phần mềm tạo quy trình công việc chuyên nghiệp giúp cải thiện công tác quản lý doanh nghiệp bằng cách thiết lập workflow tùy chỉnh và hoàn toàn tự động.

Phần mềm sở hữu các tính năng linh hoạt cho tùy chỉnh quy trình công việc, bao gồm lọc dữ liệu, định dạng biểu mẫu, cấu hình thông báo và phân quyền truy cập.

Tính năng nổi bật:

• Thiết kế luồng hoàn chỉnh để hoàn thành một loạt các nhiệm vụ thường nhật, tập trung vào trọng tâm hoạt động kinh doanh.
• Cung cấp cơ sở dữ liệu mạnh mẽ để lưu trữ và quản lý dữ liệu quy trình của doanh nghiệp. 
• Hỗ trợ nhiều loại dữ liệu khác nhau, bao gồm văn bản, số, ngày tháng, địa chỉ email, URL, hình ảnh, tệp đính kèm ,…
• Tích hợp linh hoạt với các ứng dụng khác như Google Sheets, Zapier, MailChimp và Salesforce.

3.8 Hệ thống quản lý quy trình nội bộ WEONE

Phần mềm quản lý quy trình làm việc WEONE giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và quản lý mọi quy trình thực tế trên hệ thống. Tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, xử lý thủ tục và hồ sơ một cách nhanh chóng. 

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thiết lập, tạo mới quy trình nghiệp vụ thực tế trên nền tảng số. Hoặc tùy biến quy trình đường thẳng hay rẽ nhánh, tạo quy trình con lồng trong quy trình lớn dựa trên mẫu có sẵn, tiết kiệm thời gian xử lý công việc.

Tính năng nổi bật:

• Cho phép tạo lập, cấu hình thủ tục quy trình thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống chung.
• Cung cấp các biểu mẫu trực tiếp trên hệ thống, mọi thông tin đều được lưu trữ dù có được duyệt hay không.
• Quản lý tiến trình xử lý, thống kê và phân loại từng hồ sơ một cách chi tiết giúp nhân viên dễ dàng bổ sung nhanh chóng nếu còn thiếu.

3.9 Hệ thống tự động hóa quy trình Nintex

Phần mềm quản lý quy trình nội bộ Nintex cho phép người dùng thiết kế và quản lý quy trình kinh doanh linh hoạt. Đồng thời, hệ thống còn hỗ trợ các quy trình liên quan đến lĩnh vực tài chính, nhân sự, quản lý dự án xây dựng và phần mềm quản lý quy trình sản xuất. 

Tính năng nổi bật:

• Tích hợp linh hoạt với các nền tảng phổ biến khác như  SharePoint, Office 365, Salesforce, SAP và các phần mềm quản lý doanh nghiệp riêng lẻ khác.
• Tự động hóa nhiều tác vụ trong quy trình kinh doanh, từ đơn đăng ký cho đến xử lý yêu cầu và thông báo đến nhân viên về các sự kiện quan trọng.
• Cho phép thiết kế và triển khai quy trình linh hoạt, phù hợp với nhu cầu riêng biệt.

3.10 Phần mềm quản lý quy trình SAVIS BM Paperless

Giải pháp SAVIS BPM Paperless là hệ thống xử lý quy trình, tài liệu toàn diện từ lúc hình thành cho đến quá trình xử lý và lưu trữ lâu dài trong tổ chức. 

Giải pháp cho phép người dùng có thể tự thiết lập các luồng quy trình, các bước xử lý nghiệp vụ, tự động thiết kế các giao diện người dùng(UI) phù hợp với mục đích quản trị

Tính năng nổi bật:

• Cho phép tích hợp với các hệ thống và ứng dụng hiện có của doanh nghiệp để đảm bảo tính linh hoạt.
• Hoạt động trên đa dạng nền tảng: Public cloud cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Private Enterprise/On-premise cho các tổ chức muốn xây dựng hệ thống độc lập.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm chất lượng

Việc lựa chọn phần mềm quản lý quy trình nội bộ  (BPM) có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Do vậy, cần cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau để lựa chọn được phần mềm tối ưu nhất. 

Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng cần lưu ý:

• Tính năng chuyên môn 

Hệ thống quản lý quy trình nội bộ tốt cần phải có khả năng xử lý các vấn đề chuyên môn trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. Bao gồm quản lý các loại quy trình khác nhau như đường thẳng, rẽ nhánh, theo phòng ban và dựa trên điều kiện. 

• Dễ sử dụng

Giao diện sử dụng thân thiện và trực quan, giúp người dùng dễ dàng sử dụng mà không cần có kiến thức chuyên môn về công nghệ thông tin hay lập trình. Bên cạnh đó, khả năng tùy chỉnh giao diện và chức năng cũng rất quan trọng để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

• Triển khai và ứng dụng nhanh chóng

Quá trình triển khai phần mềm cần diễn ra nhanh chóng và dễ dàng, không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài ra, khả năng tương thích với các hệ thống đã có sẵn trong doanh nghiệp cùng rất quan trọng để đảm bảo sự linh hoạt và khả năng mở rộng khi cần thiết.

• Chi phí triển khai phù hợp

Chi phí triển khai phần mềm phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Hãy cân nhắc giữa chi phí đầu tư và lợi ích mà phần mềm mang lại để đảm bảo lựa chọn giải pháp có giá trị tốt nhất.

Trên đây là tổng hợp 10 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất hiện nay. Bằng cách ứng dụng công cụ quản lý quy trình làm việc nội bộ phù hợp, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ những tác vụ thủ công, tốn thời gian. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý toàn diện, tính năng ưu việt sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành tạo ưu thế so với đối thủ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh