Quy trình quản lý hiệu suất và những lưu ý đánh giá hiệu suất công việc

Hiệu suất công việc luôn là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc định hình quy trình quản lý hiệu suất phù hợp. Vậy làm thế nào để quản lý công việc đạt hiệu suất, thúc đẩy sự phát triển đồng thời của cả cá nhân và doanh nghiệp? Bài viết này, Lạc Việt cung cấp góc nhìn toàn diện về quy trình quản lý hiệu suất và những yếu tố cần lưu ý để đảm bảo đánh giá hiệu suất nhân viên chính xác nhất.

1. Thực trạng quản lý hiệu suất tại các doanh nghiệp hiện nay

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, quản lý hiệu suất đã trở thành một yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong triển khai một hệ thống quản trị hiệu suất hiệu quả.

Tại Việt Nam, theo số liệu của tổng cục thống kê năm 2023, năng suất lao động ước đạt 199,3 triệu đồng/lao động (tương đương 8.380 USD), tăng 274 USD so với năm 2022, nhờ tỷ lệ lao động qua đào tạo có bằng cấp đạt 27%. Tuy nhiên, so với các nước trong khu vực, năng suất lao động của Việt Nam vẫn thuộc mức thấp, xếp sau Thái Lan và Singapore.

Năng suất lao động phụ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm khách quan và chủ quan. Trong đó, yếu tố về khả năng tổ chức, quản lý đến từ đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cụ thể là hệ thống quản lý hiệu suất tác động lớn đến năng suất của nhân viên.

Một khảo sát khác từ Society for Human Resource Management (SHRM) cho thấy, 42% doanh nghiệp không có quy trình quản lý hiệu suất rõ ràng, khiến cho việc theo dõi, đánh giá và phát triển nhân sự trở nên khó khăn. Tình trạng này dẫn đến hiệu suất làm việc không được tối ưu hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Thực trạng này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một hệ thống quản lý hiệu suất rõ ràng và hiệu quả hơn, giúp cải thiện năng suất, nâng cao sự gắn kết của nhân viên.

2. Hiểu đúng quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất (Performance Management) là một quá trình liên tục, bao gồm lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên nhằm đảm bảo họ đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra.

Quản lý hiệu suất hiệu quả giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu

Một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả giúp doanh nghiệp cải thiện nhiều khía cạnh quan trọng

• Tối ưu hóa nguồn lực: Hệ thống quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh lãng phí thời gian, đảm bảo mỗi nhân viên đều phát huy tốt vai trò của mình.
• Đạt được mục tiêu kinh doanh: Khi mỗi cá nhân đều có mục tiêu rõ ràng và được theo dõi sát sao, doanh nghiệp dễ dàng đạt được các chỉ tiêu đã đề ra.
• Gia tăng năng suất: Hệ thống đánh giá liên tục giúp điều chỉnh và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, nâng cao tổng thể năng suất lao động của tổ chức.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững: Một hệ thống quản lý hiệu suất minh bạch, công bằng và liên tục khuyến khích sự phát triển tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Tạo điều kiện cho sự phát triển của nhân viên: Nhân viên nhận được sự hỗ trợ kịp thời để phát triển các kỹ năng cần thiết, tạo động lực giúp họ không ngừng phát triển bản thân.

3. Quy trình quản lý hiệu suất công việc

Để đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên luôn được theo dõi và điều chỉnh một cách hợp lý, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình quản lý hiệu suất rõ ràng.

Quy trình này bao gồm 5 bước chính:

• Bước 1: Lập kế hoạch
• Bước 2: Đặt mục tiêu
• Bước 3: Xây dựng hệ thống đánh giá
• Bước 4: Theo dõi, đánh giá và phản hồi
• Bước 5: Quản lý hiệu suất liên tục

3.1 Bước 1 – Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là bước đầu tiên trong quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu chiến lược tổng thể và nội dung cho từng bước thực hiện.

3. 2 Bước 2 – Đặt mục tiêu

Sau khi lập kế hoạch, bước tiếp theo là đặt mục tiêu cụ thể cho nhân viên. Mục tiêu này phải gắn liền với chiến lược phát triển của doanh nghiệp, phản ánh rõ ràng kỳ vọng từ quản lý.

Mục tiêu cần phải rõ ràng, có thể đo lường, khả thi, phù hợp và có thời gian hoàn thành (SMART). Lập kế hoạch chính xác sẽ giúp nhân viên hiểu được kỳ vọng của tổ chức, định hướng công việc phù hợp. Mục tiêu càng rõ ràng, nhân viên càng dễ dàng tập trung và hoàn thành công việc hiệu quả.

3.3 Bước 3 – Xây dựng hệ thống đánh giá

Để quản lý hiệu suất hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống đánh giá minh bạch. Hệ thống này bao gồm các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs), tiêu chí cụ thể cho từng công việc, cùng với công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý, báo cáo định kỳ.

3.4 Bước 4 – Theo dõi, đánh giá, phản hồi

Theo dõi liên tục hiệu suất công việc của nhân viên thông qua các chỉ số đã thiết lập trong hệ thống đánh giá,  kịp thời phát hiện khó khăn, vướng mắc mà nhân viên gặp phải để hướng dẫn hoặc hỗ trợ khi cần thiết. Đánh giá là quá trình tổng hợp và phân tích thông tin để đo lường hiệu quả công việc của nhân viên so với mục tiêu đã đặt ra. Đánh giá cần khách quan, dựa trên những tiêu chí rõ ràng, minh bạch để đảm bảo sự công bằng.

Phản hồi cần diễn ra thường xuyên và mang tính xây dựng, tập trung vào việc khuyến khích sự phát triển của nhân viên thay vì chỉ phê bình. Khi phản hồi ngoài chỉ ra những điểm cần cải thiện doanh nghiệp cần ghi nhận những thành tựu, đóng góp tích cực để tạo động lực cho nhân viên.

3.5 Bước 5 – Quản lý hiệu suất liên tục

Cuối cùng, quản lý hiệu suất không nên dừng lại ở đánh giá theo chu kỳ hàng năm mà cần được thực hiện liên tục. Yếu tố này đảm bảo rằng những vấn đề trong quá trình làm việc được phát hiện và điều chỉnh kịp thời, tránh những sai sót hoặc thiếu sót kéo dài. Doanh nghiệp cần cập nhật liên tục chỉ số đánh giá, tổ chức các cuộc họp đánh giá định kỳ và luôn theo sát tiến độ làm việc của nhân viên.

4. Lưu ý khi xây dựng chương trình đánh giá hiệu suất công việc

Tần suất đánh giá

Một trong những sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là chỉ đánh giá hiệu suất vào các thời điểm cố định như cuối năm hoặc sau mỗi quý. Điều này có thể dẫn đến nhân viên không nhận được phản hồi kịp thời để điều chỉnh công việc. Đánh giá hiệu suất thường xuyên, ví dụ hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần, sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tiến độ và có sự điều chỉnh cần thiết.

Phát triển nhân viên để phát triển tổ chức

Một hệ thống quản lý hiệu suất tốt ngoài nhằm mục tiêu hoàn thành công việc mà còn giúp nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực cá nhân. Mục tiêu của nhân viên cần được liên kết với chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Thiết lập các mục tiêu phát triển giúp nhân viên cảm thấy có ý nghĩa trong công việc, tạo động lực giúp họ gắn bó lâu dài với tổ chức.

Doanh nghiệp cần chủ động tổ chức chương trình đào tạo, huấn luyện để giúp nhân viên cải thiện kỹ năng chuyên môn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.

Lưu trữ quá trình, mục tiêu và phản hồi

Theo dõi tiến độ của từng cá nhân là yếu tố quan trọng trong quản lý hiệu suất. Doanh nghiệp cần lưu trữ bản ghi chi tiết về hiệu suất, mục tiêu đã đặt ra và phản hồi của quản lý đối với nhân viên. Từ đó giúp quản lý dễ dàng theo dõi sự tiến bộ của nhân viên mà còn tạo cơ sở để đánh giá công bằng.

Minh bạch trong giao tiếp

Minh bạch trong giao tiếp về hiệu suất là yếu tố không thể thiếu. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ về tiêu chí đánh giá, kỳ vọng của cấp trên và những mục tiêu cần đạt được. Sự minh bạch này giúp tạo niềm tin, tránh hiểu lầm, nâng cao sự gắn kết giữa nhân viên và quản lý.

Sự công nhận 

Việc đánh giá hiệu suất nên đi kèm với sự công nhận rõ ràng. Doanh nghiệp cần tạo động lực cho nhân viên, khuyến khích họ nỗ lực hơn trong công việc. Tuy nhiên, phần thưởng cần phải tương xứng với thành tích và có tính nhất quán, tránh gây ra cảm giác bất công trong tổ chức.

Xây dựng văn hóa đề cao hiệu suất làm việc

Doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa làm việc đề cao hiệu suất, trong đó mọi cá nhân đều ý thức được tầm quan trọng của việc liên tục cải thiện và phát triển. Một văn hóa làm việc chú trọng hiệu suất sẽ giúp nhân viên tự giác, chủ động nâng cao chất lượng công việc, đồng thời góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Trao quyền và tạo thói quen tự chủ cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên giúp họ có nhiều không gian để thể hiện khả năng và chủ động trong công việc. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn giúp xây dựng một văn hóa làm việc tự chủ, nơi mỗi cá nhân chịu trách nhiệm cho kết quả của mình.

Sử dụng công cụ và nền tảng quản lý hiệu suất phù hợp

Sử dụng công cụ và nền tảng quản lý hiệu suất hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình đánh giá, theo dõi và cải thiện hiệu suất. Bên cạnh các công cộng quản lý đánh giá hiệu suất như KPI, đánh giá 360 độ,… trong bối cảnh số hóa vận hành, nhiều doanh nghiệp áp dụng nền tảng công nghệ hỗ trợ quy trình quản lý công việc, hiệu suất nhân viên một cách trực quan, theo thời gian thực. Các nền tảng này cung cấp dữ liệu chi tiết, hỗ trợ phân tích và đưa ra những giải pháp phù hợp để phát triển đội ngũ nhân viên.

Quản lý hiệu suất không chỉ là phương pháp để đánh giá công việc mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Một quy trình quản lý hiệu quả sẽ giúp gia tăng năng suất công việc, thúc đẩy sự phát triển của nhân viên, tạo động lực gắn kết với tổ chức.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh