Cách để quản lý nhân viên làm việc từ xa đạt hiệu suất tốt nhất

Làm việc từ xa (remote work) đã trở thành xu hướng không thể đảo ngược trong bối cảnh hiện nay. Các doanh nghiệp dần nhận ra những lợi ích to lớn mà mô hình này mang lại. Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ môi trường làm việc truyền thống sang hình thức làm việc từ xa không phải là một quá trình dễ dàng, đặc biệt là làm sao để quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả. Bài viết này, Lạc Việt sẽ cung cấp những chiến lược quản lý nhân sự từ xa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, mang lại hiệu suất vượt trội.

1. Mặt trái của phương pháp làm việc từ xa nên biết

Trong bối cảnh chuyển đổi số, làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng ngày càng phổ biến, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Bên cạnh những ưu điểm rõ rệt như tiết kiệm chi phí, linh hoạt về địa điểm, thời gian làm việc, phương pháp này cũng tồn tại một số hạn chế mà doanh nghiệp cần phải nhận thức rõ để có thể quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả.

Một trong những thách thức lớn nhất của remote work là khả năng tương tác giao tiếp giữa các nhân viên. Thiếu sự giao tiếp trực tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm và thông tin bị truyền tải không chính xác.

Khi làm việc từ xa, các cuộc trao đổi thông tin thường phải thông qua các công cụ trực tuyến, dễ dẫn đến tình trạng thông tin bị ngắt quãng hoặc không được truyền tải kịp thời. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa các thành viên trong nhóm, nơi mà việc thiếu tương tác trực tiếp có thể làm giảm hiệu quả công việc và trì hoãn tiến độ dự án.

Một vấn đề khác của làm việc từ xa là nhân sự dễ dàng bị xao nhãng mất tập trung. Không giống như khi làm việc tại văn phòng, môi trường làm việc tại nhà có thể chứa đựng nhiều yếu tố gây xao nhãng như tiếng ồn, các hoạt động giải trí.

Mặc dù có những hạn chế nhất định, làm việc từ xa vẫn mang lại nhiều lợi ích lớn. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận hành, như chi phí thuê văn phòng, điện nước, trang thiết bị, các chi phí phụ khác liên quan đến việc duy trì một văn phòng vật lý. Theo nghiên cứu của Global Workplace Analytics, các công ty có thể tiết kiệm khoảng 11.000 USD mỗi năm cho mỗi nhân viên làm việc từ xa.

Bên cạnh đó, làm việc từ xa còn giúp doanh nghiệp mở rộng nguồn nhân lực, tiếp cận được với những nhân tài từ khắp nơi mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý.

Do vậy, để có thể tận dụng tối đa lợi ích của làm việc từ xa, doanh nghiệp cần nhận thức rõ những mặt trái của phương pháp này và xây dựng chiến lược quản lý nhân viên làm việc từ xa phù hợp. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn mà còn nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên

2. Cách quản lý nhân viên làm việc từ xa đạt hiệu suất tốt nhất

2.1 Nắm vững nguyên tắc quản lý vận hành từ xa

Để quản lý nhân viên làm việc từ xa, nhân viên làm việc từ xa đạt hiệu suất tốt, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc quản lý quan trọng.

• Nguyên tắc giả định – Assume Remote: Luôn giả định rằng mọi nhân viên đang làm việc từ xa. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình và công cụ làm việc phù hợp với môi trường remote, nhân sự áp dụng chia sẻ thông tin, trao đổi trực tuyến thường xuyên đảm bảo sự nhất quán trong toàn bộ tổ chức.
• Nguyên tắc toàn vẹn – Integrity: Đảm bảo rằng nhân viên luôn duy trì sự trung thực trong công việc, bất kể họ đang làm việc ở đâu. Sự toàn vẹn không chỉ giúp xây dựng lòng tin mà còn thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và cam kết từ mỗi cá nhân.
• Nguyên tắc minh bạch, trung thực – Honesty: Thúc đẩy sự cởi mở và trung thực trong giao tiếp giúp tạo nên môi trường làm việc tin cậy, nơi mọi người đều cảm thấy an toàn khi chia sẻ thông tin và ý kiến của mình.
• Nguyên tắc giao tiếp đồng bộ – Asynchronous Communication: Sử dụng các công cụ giao tiếp chung nền tảng để giảm sự phụ thuộc vào giao tiếp thời gian thực.
• Nguyên tắc loại bỏ sự mất tập trung – Anti-distraction: Thiết lập các quy định và môi trường làm việc để giảm thiểu tối đa sự xao nhãng. Sử dụng các công cụ quản lý tác vụ và thời gian, cũng như xây dựng một văn hóa làm việc tôn trọng thời gian của nhau.
• Nguyên tắc bảo mật thông tin – Information Security: Đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin trong quá trình làm việc từ xa là cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt như mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập để bảo vệ thông tin quan trọng.

2.2 Gia tăng sự tương tác đội nhóm

Một trong những thách thức lớn nhất khi quản lý nhân viên làm việc từ xa là duy trì sự gắn kết trong đội nhóm. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho sự tương tác liên tục giữa các thành viên trong nhóm thông qua các ứng dụng chat và họp trực tuyến.

Tuy nhiên, việc doanh nghiệp sử dụng các công cụ trao đổi rời rạc dễ dẫn đến tình trạng phân tán công việc, gây mất tập trung cho nhân viên. Hơn nữa, sử dụng các nền tảng như nhắn tin, gọi trực tuyến, lưu trữ tài liệu,… ở mỗi nền tảng khác nhau sẽ dễ làm mất dữ liệu, thông tin không đồng bộ, mất thời gian,…

Do đó, doanh nghiệp nên thống nhất sử dụng các công cụ trên một nền tảng duy nhất để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả giao tiếp. Xây dựng một không gian làm việc số hiệu quả, liên thông trên một nền tảng duy nhất từ chat, họp trực tiếp, lưu trữ dữ liệu, công việc,…

LV-DX Workspace là không gian làm việc số với giải pháp gia tăng tương tác giữa các cá nhân, đội nhóm trong toàn tổ chức. Nổi bật với tính năng hỗ trợ cộng tác tức thời trong bối cảnh làm việc từ xa. Ứng dụng trò chuyện, hội họp trực tuyến ngay trên một nền tảng, cho phép người dùng kết nối liền mạch, mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.

2.3 Thiết lập rõ ràng KPI, OKRs cho nhân viên làm việc từ xa

Thiết lập KPI và OKRs rõ ràng, cụ thể là một phần quan trọng trong quản lý nhân viên làm việc từ xa. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp, từ đó định hướng công việc của mình  chính xác hơn. Các chỉ số này cũng cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu suất và đưa ra phản hồi cải thiện kịp thời.

Phần mềm quản lý mục tiêu LV-DX OKRs là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp lập mục tiêu đúng quy chuẩn, phù hợp với từng bộ phận, cá nhân trong tổ chức. LV-DX OKRs cho phép nhân viên chủ động theo dõi các nhiệm vụ chính, mục tiêu chung của công ty, phòng ban để tập trung nỗ lực. Phần mềm này cung cấp các tính năng thiết lập mục tiêu chính và các kết quả, hành động cụ thể, trực quan kèm theo các công cụ “check-in” mục tiêu và theo dõi tiến độ tức thời, giúp nhân viên làm việc từ xa bám sát  mục tiêu chính của doanh nghiệp.

2.4 Thường xuyên theo dõi cập nhật tiến độ

Khi quản lý nhân viên làm việc từ xa, quản lý sẽ gặp một số thách thức khi quản lý tiến độ công việc chung. Do vậy, cần có giải pháp để quản lý công việc của nhân viên, đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy.

Các phương pháp truyền thống để cập nhật tiến độ công việc như báo cáo, email, meeting,… đều tồn tại các hạn chế như thông tin không được cập nhật theo thời gian thực, tốn thời gian cho nhân sự và dễ mắc các sai sót do lỗi cá nhân. Người quản lý không có cái nhìn tổng quan về tình hình dự án đang diễn ra.

LV-DX Task giúp quản lý theo dõi công việc của nhân viên từ xa dễ dàng

Phần mềm quản lý công việc LV-DX Task là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp áp dụng phương thức làm việc từ xa. Phần mềm cung cấp các tính năng cho phép cập nhật tiến độ công việc tự động, realtime, báo cáo nhanh chóng, chính xác. Hơn nữa, LV-DX Task giúp quản lý đánh giá được tiến độ, hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Các công cụ nhắc nhở công việc, hệ thống deadline, đánh dấu ưu tiên, phân công, giao việc,… cũng được hỗ trợ trên phần mềm này, giúp doanh nghiệp quản lý từ tổng quan đến chi tiết công việc khi nhân viên làm việc từ xa.

2.5 Lắng nghe và truyền động lực cho nhân viên

Lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên là yếu tố quan trọng giúp quản lý hiểu rõ hơn về những khó khăn cũng như nhu cầu của họ khi làm việc từ xa. Điều này không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ kết nối mà còn giúp cải thiện môi trường làm việc, tạo động lực, tăng sự hài lòng trong công việc.

Ngoài ra, việc truyền động lực cho nhân viên từ xa thông qua các chương trình khen thưởng, buổi họp định kỳ, hay các hoạt động gắn kết cũng rất quan trọng để quản lý nhân viên làm việc từ xa.

3. LV-DX Dynamic Workflow – 1 công cụ hợp nhất để quản lý từ xa hiệu quả

Trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, việc quản lý nhân viên làm việc từ xa và điều phối công việc một cách hiệu quả là điều kiện tiên quyết để đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp. LV-DX Dynamic Workflow là một giải pháp toàn diện giúp chuẩn hóa và số hóa quy trình làm việc, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ.

Với LV-DX Dynamic Workflow, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa tất cả các quy trình công việc từ phức tạp đến đơn giản nhất. Giúp loại bỏ các bước thừa, giảm thiểu lỗi do con người, tạo ra một hệ thống quản lý minh bạch và dễ dàng theo dõi. Nhân viên làm việc từ xa dễ dàng theo dõi theo quy trình chung, từ việc lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho đến giám sát và đánh giá kết quả, từ đó duy trì được sự nhất quán và hiệu quả trong hoạt động.

Một trong những ưu điểm nổi bật của LV-DX Dynamic Workflow là khả năng tự động hóa luồng công việc nhờ tích hợp với LV-DX Task. Tính năng này cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy trình tự động, tự động hóa phân bổ công việc, theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả. Dù nhân viên làm việc ở bất cứ đâu, quản lý cũng dễ dàng phân công, giao việc, đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và theo đúng quy trình đã được thiết lập.

LV-DX Dynamic Workflow còn hỗ trợ tính năng phê duyệt và ký số ngay trong quy trình. Việc tích hợp với trình ký điện tử và ký số LV-DX eSign giúp quá trình phê duyệt trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn, loại bỏ hoàn toàn rào cản về địa lý khi làm việc từ xa. Các quy trình giấy tờ phức tạp và tốn thời gian cũng được hạn chế đáng kể.

Với LV-DX Dynamic Workflow, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu quả của các quy trình làm việc của nhân viên ở bất cứ đâu. Công cụ này cung cấp các báo cáo chi tiết và trực quan, giúp quản lý nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc, hiệu suất của từng cá nhân và bộ phận, cũng như các vấn đề phát sinh cần khắc phục.

Hình thức làm việc từ xa mang đến nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức cho các doanh nghiệp. Để quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các chiến lược quản lý hiệu quả và tận dụng các công cụ công nghệ hỗ trợ phù hợp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh