Trong bối cảnh số hóa và chuyển đổi số doanh nghiệp, quản lý tài liệu hồ sơ không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ các giấy tờ quan trọng mà còn bao gồm toàn bộ quá trình từ tạo, xử lý, lưu trữ đến truy xuất thông tin một cách hiệu quả, khoa học – an toàn. Cách thức quản lý hiện đại đóng vai trò quan trọng giúp các doanh nghiệp nắm bắt, sắp xếp để dễ dàng truy cập, tìm kiếm nhanh chóng vào thông tin khi cần thiết.
Theo nghiên cứu của IDC, một nhân viên văn phòng trung bình dành tới 30% thời gian trong ngày để tìm kiếm tài liệu – một con số lớn cho thấy tiềm năng cải thiện đáng kể khi tài liệu được quản lý tốt.
Do vậy, việc hiểu, tìm kiếm một quy trình hoặc phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu là điều mà các doanh nghiệp hiện nay cần thực hiện ngay. Cùng Lạc Việt tìm hiểu đầy đủ, chi tiết các thông tin liên quan đến vấn đề này trong bài viết hôm nay.
1. Tổng quan về quản lý tài liệu hồ sơ là gì?
1.1 Khái niệm
Quản lý tài liệu, hồ sơ là quá trình tổ chức, lưu trữ duy trì thông tin dạng tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp nhằm đảm bảo thông tin được sắp xếp có hệ thống, dễ dàng truy xuất khi cần thiết và bảo mật trước các rủi ro mất mát, xâm nhập trái phép.
Tuy nhiên, quản lý tài liệu không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ bảo quản tài liệu vật lý mà còn mở rộng sang lĩnh vực số hóa, nơi tài liệu được chuyển đổi thành dạng điện tử được lưu trữ trên các nền tảng quản lý trực tuyến. Nhờ vào sự phát triển của công nghệ, hiện nay có rất nhiều hệ thống quản lý cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản lý lưu trữ và truy xuất thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc, đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu.
1.2 Các tiêu chí cần đảm bảo trong công tác quản lý hồ sơ tài liệu chuẩn
- Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất: Tạo ra một hệ thống lưu trữ logic trực quan, giúp người dùng dễ dàng tìm thấy tài liệu cần thiết chỉ trong thời gian ngắn.
- Bảo mật thông tin: Áp dụng các biện pháp bảo mật, chẳng hạn như mã hóa hoặc phân quyền truy cập, nhằm bảo vệ tài liệu khỏi các truy cập trái phép hoặc thất thoát dữ liệu.
- Tiết kiệm không gian chi phí lưu trữ: cần đảm bảo toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp được quản lý lưu trữ khoa học để tiết kiệm không gian kho lưu trữ.
- Tuân thủ quy định pháp lý: Đảm bảo lưu trữ, quản lý đúng quy định của pháp luật theo các tiêu chuẩn ngành, chẳng hạn như các tiêu chuẩn bảo mật thông tin, lưu trữ tài liệu có thời hạn, hoặc lưu trữ các thông tin nhạy cảm.
- Hỗ trợ ra quyết định: Khi tài liệu được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể tìm kiếm tổng hợp thông tin nhanh để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu hiệu quả.
Một hệ thống quản lý file tài liệu hồ sơ khoa học giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đảm bảo tính sẵn sàng khi cần sử dụng.
2. Cách quản lý tài liệu hồ sơ theo quy trình CHUẨN
Tham khảo quy trình quản lý hồ sơ tài liệu chuẩn chỉ với 7 bước sau:
Hướng dẫn quy trình quản lý hồ sơ tài liệu chuẩn
Bước 1: Tiến hành thu thập hồ sơ tài liệu để quản lý
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý tài liệu là thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, từ các hợp đồng, báo cáo tài chính, chứng từ kế toán cho đến các tài liệu nội bộ.
Mỗi tài liệu cần được xác định phân loại rõ ràng ngay từ khi mới phát sinh để tránh bị thất lạc hoặc bỏ sót.
Bước 2: Phân loại sắp xếp
Sau khi thu thập, tài liệu cần được phân loại theo từng loại, nhóm và mục đích sử dụng để dễ dàng theo dõi, truy xuất sau này.
Phân loại tài liệu có thể dựa trên các tiêu chí như loại tài liệu (hợp đồng, báo cáo, hóa đơn…), thời gian phát hành, bộ phận quản lý hoặc mức độ bảo mật. Hoặc có thể tham khảo phương pháp sắp xếp theo mẫu tự, theo bảng chữ cái, theo thời gian hoặc theo tính chất hồ sơ như “đã giải quyết”, “đang xử lý”.
Bước 3: Lập danh mục hồ sơ tài liệu
Danh mục hồ sơ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức, tìm kiếm tài liệu một cách hệ thống. Doanh nghiệp có thể tạo danh mục theo sơ đồ hoặc bảng biểu (ví dụ, bằng Excel) và lưu trữ trên máy tính để dễ dàng tra cứu, xác định vị trí hồ sơ khi cần.
Điều quan trọng là phải cập nhật danh mục thường xuyên để đảm bảo không bỏ sót các tài liệu quan trọng.
Bước 4: Tiến hành lưu trữ
Lựa chọn phương tiện và công cụ lưu trữ là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả. Tùy vào loại tài liệu, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp lưu trữ khác nhau:
- Hồ sơ, tài liệu cứng: Sử dụng tủ kệ tiêu chuẩn, tủ kệ di động, tủ kệ treo tường hoặc các thiết bị chuyên dụng như kệ tay quay lưu trữ để bảo quản hồ sơ giấy.
- Tài liệu dạng văn bản điện tử: Các phương tiện lưu trữ như đĩa từ, đĩa cứng, đĩa CD-ROM có thể được sử dụng để lưu trữ tài liệu điện tử. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản trở thành lựa chọn ưu tiên.
- Vật dụng bổ trợ: Các công cụ hỗ trợ như giấy ghi chú, nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn giúp phân loại và đánh dấu hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất tài liệu khi cần thiết.
Bước 5: Chỉnh lý tài liệu (nếu có)
Tài liệu đôi khi cần được hiệu chỉnh để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ. Các bước cần thực hiện ở đây là:
- Phát hiện lỗi, xác minh thông tin cần sửa;
- Thực hiện thay đổi; Ghi nhận bảo đảm nguyên tắc quản lý, pháp lý;
- Báo cáo, thông báo cho các đối tượng có liên quan.
Bước 6: Quản lý, sử dụng tài liệu
Việc tổ chức lưu trữ tài liệu một cách khoa học, hợp lý sẽ quyết định đến hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu trong doanh nghiệp. Tìm kiếm tài liệu là bước đầu tiên trong việc tái sử dụng tài liệu trong quy trình quản lý, để tìm kiếm nhanh chóng, doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc mã hóa.
- Đối với tài liệu giấy, việc tìm kiếm sẽ khó khăn hơn, tuy nhiên, công nghệ cũng có thể hỗ trợ một phần, giúp ghi chép và số hóa các tài liệu quan trọng vào hệ thống lưu trữ điện tử. Việc phân quyền người dùng trong hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ cũng rất quan trọng, giúp đảm bảo tính bảo mật của thông tin, chỉ những người có quyền truy cập mới có thể sử dụng tài liệu quan trọng.
- Với hồ sơ tài liệu số, công cụ tìm kiếm hiện đại ngày nay hỗ trợ nhiều phương pháp, từ tìm kiếm từ ngữ nghĩa, hình ảnh, đến các hình thức tìm kiếm từ đúng, gần đúng hoặc suy luận. Công cụ này có thể so sánh, tham chiếu và đối chiếu các tài liệu, giúp tìm kiếm hiệu quả, nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý tài liệu như LV SureDMS cung cấp các công cụ tìm kiếm nâng cao, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin từ các tài liệu mà không cần mở từng file.
Bước 7: Theo dõi cập nhật
Việc theo dõi cập nhật hồ sơ tài liệu là một phần quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, tính hợp lệ của tài liệu trong suốt vòng đời của nó. Doanh nghiệp cần theo dõi các thay đổi, cập nhật thông tin và quy trình liên quan đến tài liệu để tránh những lỗi phát sinh do sử dụng tài liệu cũ.
Một số cách thức theo dõi cập nhật tài liệu trong doanh nghiệp hiện nay:
- Theo dõi cập nhật tài liệu, hồ sơ trên các file excel, google sheet miễn phí, sử dụng các công thức excel để tối ưu file theo dõi.
- Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử hỗ trợ theo dõi, ghi lại lịch sử truy cập, chỉnh sửa tài liệu, đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được ghi nhận và các tài liệu luôn được cập nhật mới nhất.
3. Thực trạng quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp Việt hiện nay
Hiện nay, doanh nghiệp đang rơi vào 2 trạng thái sau khi quản lý hồ sơ: Một là thiếu hệ thống quản lý, hai là quy trình kém chuyên nghiệp.
3.1 Thiếu hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp
Trước đây, doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp truyền thống được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi,… Sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Các tài liệu sẽ được đánh dấu mã số; ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần.
Tuy nhiên theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ tăng lên rất nhiều và phương pháp lưu thành các tủ, kho không còn hiệu quả nữa. Điều này làm doanh nghiệp mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ.
Trong thực tế, đã có nhiều doanh nghiệp đã số hóa công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao. Vì một phần lý do hệ thống quản lý tài liệu điện tử được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành.
3.2 Thiếu quy trình quản lý hồ sơ tài liệu
Vấn đề cốt lõi khác là nhiều doanh nghiệp thiếu quy trình tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu rõ ràng. Thay vì có các hướng dẫn cụ thể về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO, tiếp nhận, phân loại, lưu trữ, hủy tài liệu, nhiều doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào các phương thức quản lý thủ công hoặc quy trình không đồng bộ.
Điều này làm tăng nguy cơ thất thoát tài liệu, mất mát dữ liệu và làm giảm hiệu quả vận hành của cả hệ thống. Khi doanh nghiệp không có quy trình chuẩn, việc chuyển đổi từ phương pháp quản lý truyền thống sang kỹ thuật số cũng gặp nhiều rào cản. Một hệ thống quản lý dữ liệu số không thể hoạt động hiệu quả nếu không có sự sắp xếp khoa học theo một cách bài bản.
4. Doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu nào?
4.1 Quản lý theo cách truyền thống
Phương pháp truyền thống thường bao gồm lưu trữ tài liệu giấy trong các kho lưu trữ hoặc văn phòng, với hồ sơ được phân loại sắp xếp thủ công. Tuy nhiên, cách quản lý này có một số hạn chế:
- Chi phí cao: Việc lưu trữ tài liệu vật lý đòi hỏi không gian lưu trữ lớn, chi phí vận hành cao bao gồm chi phí in ấn, bảo quản, duy trì kho lưu trữ.
- Khó khăn trong tìm kiếm truy xuất thông tin: Khi dữ liệu được lưu trữ trong các tài liệu giấy, việc tìm kiếm truy xuất thông tin có thể mất nhiều thời gian công sức.
- Rủi ro về bảo mật, mất mát dữ liệu: Tài liệu giấy dễ bị hư hỏng, mất mát, khó kiểm soát an ninh.
4.2 Quản lý lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây
Lưu trữ tài liệu số hóa trên nền tảng đám mây đang trở thành xu hướng nhờ vào khả năng lưu trữ lớn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi:
- Tăng khả năng truy cập chia sẻ: Tài liệu số hóa lưu trữ trên cloud có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, hỗ trợ linh hoạt trong môi trường làm việc từ xa.
- Tiết kiệm chi phí dài hạn: Chi phí bảo trì, quản lý hệ thống đám mây thường thấp hơn so với lưu trữ vật lý. Theo Deloitte, việc chuyển sang lưu trữ trên nền tảng cloud có thể giảm tới 40% chi phí lưu trữ duy trì tài liệu.
- An toàn bảo mật cao: Các nền tảng cloud uy tín cung cấp các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa, phân quyền truy cập, theo dõi hoạt động truy cập để đảm bảo tính bảo mật dữ liệu.
4.3 Ứng dụng hệ thống quản trị chuyên nghiệp
Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ chuyên dụng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong công tác lưu trữ và truy xuất tài liệu. Dưới đây là các lợi ích nổi bật mà phần mềm quản lý có thể mang lại:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Phương pháp quản lý truyền thống thường tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin. Thay vào đó, các phần mềm chuyên nghiệp có thể tự động hóa quy trình này giúp doanh nghiệp truy xuất tài liệu trong tích tắc, giảm thiểu tối đa thời gian công sức của nhân viên.
- Tăng cường bảo mật: Một trong những “điểm sáng” khi sử dụng phần mềm quản lý tài liệu là bảo mật thông tin. Các phần mềm này thường được trang bị các công nghệ bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng 2 lớp, giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi các rủi ro bảo mật như rò rỉ thông tin hay mất mát dữ liệu. Doanh nghiệp có thể kiểm soát quyền truy cập, theo dõi lịch sử truy xuất tài liệu cũng giúp giảm thiểu tối đa các sai sót, rủi ro tiềm ẩn.
- Quản lý thông tin dễ dàng: Một phần mềm quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp phân loại, sắp xếp tài liệu một cách khoa học không chỉ giúp tìm kiếm truy xuất tài liệu dễ dàng khi cần thiết mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc xử lý thông tin.
5. Tại sao nên số hóa và quản lý tài liệu trên nền tảng số?
5.1. Giảm chi phí khi tối ưu được không gian lưu trữ
Theo khảo sát từ AIIM, 74% doanh nghiệp đánh giá rằng số hóa và quản lý tài liệu trên nền tảng số giúp:
- Giảm 45 – 65% chi phí văn phòng truyền thống
- Tiết kiệm đến 70% không gian lưu trữ.
Từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn, việc quản lý tài liệu hồ sơ số hóa đã trở thành một phần quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số, đảm bảo khả năng cạnh tranh, tối ưu hiệu quả quản lý.
Số hóa tài liệu giúp loại bỏ nhu cầu lưu trữ giấy tờ truyền thống, qua đó cắt giảm đáng kể chi phí liên quan đến không gian lưu trữ bảo quản tài liệu. Bằng việc lưu trữ tài liệu trên các nền tảng điện toán đám mây hoặc phần mềm quản lý chuyên dụng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 60% chi phí so với lưu trữ vật lý. Việc tối ưu được chi phí lưu trữ này là điểm hấp dẫn đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ có nguồn ngân sách hạn chế cho lưu trữ văn phòng.
5.2. Tăng cường hiệu suất làm việc
Khi tài liệu được sắp xếp lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất thông tin trở nên dễ dàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm tài liệu, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Một hệ thống quản lý tốt còn cho phép phân quyền truy cập, giúp việc tìm kiếm chia sẻ dữ liệu trong tổ chức diễn ra nhanh chóng an toàn.
Đối với các công ty có hàng trăm nhân viên cùng với lượng tài liệu lớn, việc tối ưu hóa quy trình truy xuất có thể giảm tới 25% thời gian làm việc của nhân viên hàng ngày, mang lại lợi thế cạnh tranh trong việc xử lý công việc hoặc ra quyết định.
Theo nghiên cứu từ Economic Times, một nhân viên văn phòng trung bình dành gần 25% thời gian mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết cho công việc. Điều này cho thấy, quy trình lưu trữ và quản lý tài liệu một cách khoa học có thể cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc.
5.3. Đảm bảo an toàn bảo mật cho hồ sơ tài liệu
Số hóa tài liệu hồ sơ đưa lên hệ thống điện tử không chỉ cải thiện hiệu quả truy cập mà còn đảm bảo tính bảo mật thông tin. Hệ thống quản lý hiện đại cung cấp các tính năng bảo mật đa lớp như mã hóa, phân quyền truy cập, xác thực hai yếu tố để ngăn chặn rủi ro từ việc truy cập trái phép. Đồng thời, các giải pháp này còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ bảo vệ dữ liệu (như GDPR ở châu Âu), tránh được những hậu quả pháp lý có thể phát sinh do vi phạm quy định về bảo mật thông tin.
Ví dụ, hệ thống tối ưu chuyên nghiệp như LV SureDMS sẽ cung cấp những tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập theo cấp độ, theo dõi lịch sử chỉnh sửa và quyền xem tài liệu, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào thông tin quan trọng.
5.4 Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng chính xác
Quyết định nhanh chóng kịp thời chính xác dựa trên thông tin đầy đủ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội trên thị trường. Với các phương pháp quản lý hồ sơ hiệu quả, các dữ liệu, tài liệu quan trọng đều được tổ chức, phân loại một cách hệ thống, cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
Các phần mềm như LV SureDMS không chỉ hỗ trợ lưu trữ mà còn tích hợp khả năng tìm kiếm nâng cao, giúp người dùng tra cứu tài liệu theo nhiều tiêu chí như ngày tạo, người tạo, từ khóa liên quan, v.v.
6. 5 Phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ chuyên nghiệp hiệu quả
Dưới đây là 5 phần mềm giúp quản lý hồ sơ tài liệu được đánh giá cao, được nhiều doanh nghiệp tin dùng:
6.1 LV SureDMS
LV SureDMS nổi bật với các tính năng đặc biệt như tìm kiếm thông minh, truy xuất nhanh chóng, lưu trữ an toàn quản lý linh hoạt. LV SureDMS hỗ trợ quy trình mượn/trả tài liệu trực tuyến, giúp nhân viên dễ dàng mượn trả tài liệu một cách tiện lợi. Đặc biệt, phần mềm có thể tích hợp với các thiết bị lưu trữ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc số hóa tài liệu hiệu quả, giảm thiểu thời gian tìm kiếm tài liệu.
Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan
6.2 CoDX Document
CoDX Document linh hoạt giúp giải quyết khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, đồng bộ quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp. Cho phép quản lý đa dạng hệ thống tài liệu hồ sơ từ Biểu mẫu hành chính, hồ sơ nhân sự, tài liệu kinh doanh, thông tin kỹ thuật cho đến báo cáo tài chính doanh nghiệp.
6.3 M-Files
Đây là phần mềm giúp tự động phân loại lưu trữ tài liệu, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa việc lưu trữ tài liệu thủ công. M-Files còn cung cấp các tính năng quản lý quy trình phê duyệt tài liệu, giúp các bộ phận trong công ty dễ dàng kiểm tra, xử lý tài liệu một cách hiệu quả, từ đó cải thiện quy trình làm việc nhóm.
6.4 SharePoint
Là một phần mềm được phát triển bởi Microsoft giúp các nhóm làm việc dễ dàng chia sẻ, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp nhiều công cụ cộng tác, thảo luận trực tuyến, kiểm soát quyền truy cập hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng môi trường làm việc hợp tác hiệu quả.
6.5 Google Workspace
Với khả năng lưu trữ tài liệu trên đám mây, các công cụ chia sẻ thông tin linh hoạt, Google Workspace là một lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Phần mềm cung cấp các công cụ như Google Drive, Docs, Sheets , Slides giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo, chia sẻ, cộng tác trên tài liệu trực tuyến, hỗ trợ làm việc từ xa, cộng tác hiệu quả giữa các phòng ban trong công ty.
Có thể nói quản lý hồ sơ tài liệu là một trong những quy trình nghiệp vụ cần được doanh nghiệp chú trọng thiết lập, nhất là trong giai đoạn thực hiện chuyển đổi sang doanh nghiệp số như hiện nay. Tìm hiểu về các phần mềm quản lý tài liệu và phần mềm xây dựng quy trình để số hóa toàn diện các hoạt động vận hành doanh nghiệp lên nền tảng số.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
