Thiết lập, thực hiện quản lý tài liệu hiệu quả giúp duy trì sự nhất quán trong việc lưu trữ, truy xuất thông tin, đảm bảo các tài liệu quan trọng được bảo vệ/sử dụng tối ưu. Vì vậy quy trình quản lý tài liệu trở thành một yếu tố không thể thiếu trong việc vận hành doanh nghiệp. Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu các bước trong quy trình quản lý dữ liệu dưới bài viết sau!
1. Xác định nguồn tư liệu
- Xác định nguồn tư liệu được coi là bước đầu tiên trong quy trình quản lý tài liệu. Trước tiên các đơn vị cần xác định lượng thông tin nào nằm trong phạm trù quản lý và lưu trữ. Hầu hết các đơn vị hiện nay thường chỉ quan tâm đến việc số hóa các văn bản tài liệu có con số, chữ ký hay con dấu.
- Tuy nhiên người những văn kiện quan trọng trên, đơn vị tổ chức cũng cần phải quản lý tất cả lượng thông tin có liên quan đến mục tiêu của tổ chức. Do đó, mọi vật phẩm có giá trị hiện vật như: huy hiệu, huy chương, cúp, kỷ niệm, cờ thành tích, cờ lưu niệm, …hay mọi thông tin có liên quan đến mục tiêu của tổ chức: bằng khen, chứng chỉ, slogan, logo, ảnh kỷ niệm, … đều phải được coi là nguồn tư liệu để quản lý lưu trữ như văn bản, làm cơ sở cho việc số hóa thành tài liệu điện tử.
- Trong trường hợp này, sự phát triển của công nghệ và đặc biệt là điện toán đám mây cần được cân nhắc và tận dụng một cách tối đa.
2. Chọn hình thức thông tin trong quy trình quản lý tài liệu
- Các tư liệu sau khi được số hóa cần được xác định hình thức thông tin. Có thể là tài liệu giấy, tài liệu ảnh, âm thanh, …
- Nhiều tư liệu có thể được định dạng ở các cấu trúc file khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo tình thống nhất và thuận tiện khi đưa vào hệ thống cơ sở dữ liệu thì cách tốt nhất là nên chuyển đổi về cùng một cấu trúc định dạng chung.
- Về cấu trúc diễn đạt thông tin. Đối với các tài liệu dạng biểu mẫu, việc diễn đạt thường để bảo đảm đủ lượng thông tin, đảm bảo tính pháp lý, tính trách nhiệm, tính riêng tư hoặc bảo đảm việc truyền đạt thông điệp hiệu quả. Đối với tài liệu điện tử, cấu trúc diễn đạt thông tin càng có nguyên tắc thì việc số hóa và lưu trữ càng thuận lợi.
- Ngôn ngữ và thuật ngữ là một vấn đề quan trọng cần quan tâm. Nếu đơn vị không tính trước ngôn ngữ của các nước khác nhau cũng như thuật ngữ chuyên môn sẽ gây khó khăn cho quá trình số hóa, lưu trữ và xử lý thông tin.
3. Tìm phương thức thu nhận thông tin trong quy trình quản lý tài liệu
Việc thu nhận thông tin được chia ra thành thu nhận thông tin online hoặc offline. Với những tài liệu chưa số hóa thì sẽ được số hóa để cho ra dữ liệu điện tử. Với những thông tin đã được số hóa rồi thì phải có cách giao nhận vật lý các tài liệu đã số hóa. Hình thức giao nhận online thường được ưu tiên hơn trong bước này.
4. Ghi nhận tài liệu
Việc ghi nhận tài liệu hiện nay thường được thực hiện theo phương pháp mã hóa. Việc mã hóa sẽ được thực hiện một cách khoa học theo nguyên tắc xây dựng hệ thống thư viện. Phương thức hiển thị mã tài liệu có thể là tập hợp số thuần túy hoặc tổ hợp giữa chữ và số. Nó cũng có thể được hiển thị dưới dạng barcode hoặc dạng mã nhiều lớp. Trong trường hợp tài liệu điện tử, tài liệu sẽ được nhận dạng thông qua các phương tiện hiển thị hoặc một phương tiện xác nhận nào đó.
5. Phân phối tài liệu trong quy trình quản lý
Các yếu tố liên quan đến việc phân phối tài liệu trong quy trình quản lý tài liệu có thể kể đến như: Người quyết định, đổi tượng liên quan, phương tiện trao đổi tin, luồng thông tin, bảo mật thông tin. Hiện nay đa số mọi người thường sử dụng hình thức phân phối điện tử nhiều hơn là phân phối tài liệu ở dạng vật lý do tính nhanh chóng và bảo mật cao hơn.
6. Lưu trữ tài liệu
- Phương thức lưu trữ tài liệu tại các đơn vị đa phần vẫn còn mang tính chất thủ công khiến cho việc tìm kiếm, khai thác thông tin còn gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian. Chính vì vậy, việc mã hóa thông tin dữ liệu, sau đó đẩy lên cơ sở dữ liệu chung đang được khuyến khích hơn để nâng cao chất lượng công việc.
- Cất giữ tài liệu điện tử phải có quy trình định kỳ sao chép lại để tránh các lỗi phát sinh. Đồng thời các định dạng file cũng cần được chuyển đổi cho phù hợp với các chương trình ứng dụng phát triển sau này.
- Yếu tố bảo mật thông tin cũng cần phải được quan tâm trong quy trình quản lý tài liệu nói chung và quá trình lưu trữ nói riêng. Giải pháp, tư vấn, khai thác cho bảo mật, an toàn là cần thiết nhưng chú ý rằng phải đổi mới cập nhật công nghệ vì lĩnh vực này luôn là cuộc rượt đuổi vòng tròn giữa kẻ gian và bảo vệ. Lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ, dữ liệu an toàn nhất để đảm bảo các dữ liệu kinh doanh không bị đánh cắp.
Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp
Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ
- Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core.
- Cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,…) theo nhu cầu công việc.
- Hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
- Tích hợp với thiết bị số hóa hồ sơ giúp số hóa hồ sơ trong 1 click chuột.
Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng
- Tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
- Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
- Tích hợp công nghệ Barcode/ QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ và thành phần hồ sơ.
- Hỗ trợ in danh mục hồ sơ nộp lưu, mẫu tờ mục lục của hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ.
Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy.
- Có công cụ hỗ trợ: chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích,…
- Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
- Cho phép mượn/trả hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm hoặc ứng dụng di động.
- Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.
Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan
- Quản lý tình trạng khai thác kho tài liệu, quản lý mượn – trả và chính sách mượn trả.
- Cho phép phân quyền nhiều cấp độ và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
- Cho phép chuyển dữ liệu từ file excel biên mục hồ sơ lưu trữ vào hệ thống.
- Tích hợp với các hệ thống khác để thống nhất lưu trữ hồ sơ tập trung 1 nơi.
7. Chỉnh sửa tài liệu theo quy trình quản lý
Các bước cần thực hiện ở đây là:
- Phát hiện lỗi, xác minh thông tin cần sửa;
- Thực hiện thay đổi; Ghi nhận bảo đảm nguyên tắc quản lý, pháp lý;
- Báo cáo, thông báo cho các đối tượng có liên quan.
8. Khai thác, sử dụng tài liệu
- Việc tổ chức lưu trữ khoa học, hợp lý sẽ quyết định đến chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu.
- Tìm kiếm là việc đầu tiên cần làm để tái sử dụng tài liệu trong quy trình quản lý tài liệu.
- Cách tìm tài liệu, trước hết dựa vào nguyên tắc mã hóa.
- Với tài liệu điện tử còn có các công cụ như: tìm kiếm từ ngữ nghĩa, đến hình ảnh; từ đúng đến gần đúng, đến suy luận; từ có đến so sánh, tham chiếu, đến đối chứng, đối nghịch; từ đơn đến đa, đến tập hợp liên quan.
- Tìm kiếm tài liệu trên không gian vật lý sẽ khó khăn hơn nhiều nhưng công nghệ thông tin cũng có thể trự giúp được một phần.
- Ngoài ra, việc phân quyền cho đối tượng sử dụng cũng rất được quan tâm để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin tài liệu.
9. Phân bổ nguồn nhân lực trong quy trình quản lý tài liệu
- Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ chưa được coi trọng. Họ chỉ biết giá trị của nó đối với công việc trước mắt mà không nghĩ đến giá trị lịch sử của các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhiều người làm công tác này không được đào tạo đúng nghề. Đa số làm theo thói quen, theo kinh nghiệm của người đi trước, theo quy định và chỉ đạo quan liêu của cấp trên.
- Tiến trình chuyển hóa sang tài liệu điện tử, sử dụng phần mềm quản lý tài liệu thì nguồn nhân lực cũng có sự bất cập. Nói đến điện tử thì các đơn vị thường sử dụng kỹ thuật viên về công nghệ thông tin. Giới kỹ thuật thường rất tự tin ở nghề của mình thành ra khinh xuất về nghiệp vụ của người khác. Kỹ năng tổ chức ghép nối giữa kỹ thuật và nghiệp vụ chưa chặt chẽ.
10. Tuân thủ môi trường pháp lý
- Nhà nước đã ban hành rất nhiều quy định về công tác hành chính, văn phòng, quy trình xử lý công việc về công văn đi đến, văn thư lưu trữ. Với xu hướng tài liệu điện tử thì các quy định cần tiếp tục được bổ sung cập nhật. Có thể không quy định bắt buộc hoặc không quy định quá rộng, vượt quá sự cần thiết của quản lý nhà nước nhưng cũng nên có những hướng dẫn để tăng hiệu quả thông tin của tài liệu. Những hướng dẫn trong thông tin điện tử lại càng cần thiết để đạt được hiệu quả của tính thống nhất.
- Tài liệu điện tử có liên quan đến công nghệ. Vì vậy việc chuẩn hóa rất quan trọng. Chuẩn hóa là một quy trình quản lý tài liệu từ nghiên cứu đến phổ biến và tổ chức áp dụng sao cho cập nhật với sự tiến hóa của khoa học công nghệ. Bộ Khoa học công nghệ đã từng ra quy định về sử dụng code tiếng Việt trong tài liệu điện tử; Hệ thống đào tạo liên quan đến vấn đề này với các khóa đào tạo dưới nhiều hình thức khác nhau khá nhiều nhưng tính phổ cập của nó, ngay cả với những người cần biết cũng còn hạn chế. Bên cạnh hệ thống đào tạo, cũng cần một hệ thống tra cứu, hướng dẫn hiệu quả, nhất là dựa trên công nghệ thông tin.
Có thể nói quy trình quản lý tài liệu là một trong những quy trình nghiệp vụ cần được doanh nghiệp chú trọng thiết lập, nhất là trong giai đoạn thực hiện chuyển đổi sang doanh nghiệp số như hiện nay. Tìm hiểu về các phần mềm quản lý tài liệu và phần mềm xây dựng quy trình để số hóa toàn diện các hoạt động vận hành doanh nghiệp lên nền tảng số.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://lacviet.vn/
