Quy trình xuất nhập kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định và hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh. Một quy trình không được chuẩn hóa có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa thất thoát, chồng chéo công việc và giảm hiệu suất làm việc. Trong bài viết này Lạc Việt sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các bước chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho hiệu quả.
1. Các quy trình hoạt động xuất nhập kho của doanh nghiệp
1.1 Quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho là một chuỗi các hoạt động trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc tiếp nhận, kiểm tra, lưu trữ hàng hóa một cách hiệu quả. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ theo các bước đã được chuẩn hóa.
Quy trình nhập kho bao gồm các bước:
- Bước 1: Xây dựng kế hoạch quy trình nhập kho: Doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết cho quy trình nhập kho, bao gồm việc dự báo số lượng hàng hóa, thời gian nhập kho, phân công nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận liên quan.
- Bước 2: Sắp xếp lại sản phẩm, hàng hóa trong kho: Trước khi nhập hàng mới, doanh nghiệp cần tiến hành sắp xếp lại kho bãi để đảm bảo không gian lưu trữ sẵn sàng cho lô hàng mới. Bao gồm các công việc kiểm tra vị trí lưu trữ, sắp xếp lại hàng hóa cũ nếu cần thiết,…
- Bước 3: Đối chiếu, kiểm tra sản phẩm trong kho: Khi hàng hóa được chuyển đến, bộ phận kho cần tiến hành đối chiếu số lượng và chất lượng sản phẩm với đơn đặt hàng hoặc phiếu giao hàng. Bất kỳ sai sót nào cũng cần được ghi nhận để xử lý kịp thời để đảm bảo hàng hóa nhập kho đúng với yêu cầu.
- Bước 4: Bộ phận kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho: Sau khi kiểm tra xong, bộ phận kế toán sẽ tiến hành kiểm tra lại thông tin về hàng hóa và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho là tài liệu chính thức ghi nhận số lượng, loại hàng hóa đã nhập, là cơ sở để cập nhật hệ thống quản lý kho.
- Bước 5: Hoàn thành các nhiệm vụ theo quy định: Cuối cùng, sau khi hoàn tất việc nhập kho, thực hiện các nhiệm vụ còn lại bao gồm việc cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý kho, sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí trong kho, lập báo cáo nếu cần thiết.
1.2 Quy trình xuất kho
Quy trình xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được đưa ra khỏi kho chính xác. Một quy trình xuất kho chuẩn sẽ bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Đề xuất, yêu cầu xuất kho: Bộ phận sản xuất, kinh doanh hoặc bộ phận liên quan sẽ đưa ra yêu cầu xuất kho dựa trên nhu cầu. Yêu cầu này cần được lập thành quy trình lập phiếu xuất kho để gửi lên bộ phận quản lý kho.
- Bước 2: Phê duyệt phiếu đề nghị xuất kho: Phiếu đề nghị xuất kho được phê duyệt bởi bộ phận chịu trách nhiệm. Việc phê duyệt này đảm bảo rằng yêu cầu xuất kho là hợp lý, cần thiết với kế hoạch kinh doanh hoặc sản xuất của doanh nghiệp.
- Bước 3: Kiểm tra sản phẩm tồn kho: Sau khi phiếu đề nghị xuất kho được phê duyệt, nhân viên kho sẽ kiểm tra tình trạng tồn kho để đảm bảo đáp ứng yêu cầu có sẵn. Nếu hàng hóa không đủ, cần có biện pháp điều chỉnh hoặc thông báo cho bộ phận yêu cầu.
- Bước 4: Lập hóa đơn, phiếu xuất kho và thủ tục giấy tờ khác: Nhân viên kho lập hóa đơn, phiếu xuất kho cùng thủ tục giấy tờ khác theo quy định của doanh nghiệp. Những tài liệu này là cơ sở pháp lý cho việc xuất kho và hạch toán sau này.
- Bước 5: Cho hàng hóa xuất kho theo quy định: Hàng hóa được kiểm tra lần cuối về chất lượng và số lượng trước khi chính thức xuất kho. Doanh nghiệp có thể xuất kho theo các nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO,…
- Bước 6: Cập nhật thông tin vào hệ thống: Cuối cùng, sau khi hàng hóa đã được xuất kho, nhân viên kho sẽ cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho.
2. Sơ đồ quy trình nhập kho – xuất kho
2.1 Quy trình nhập kho thành phẩm
Quy trình nhập kho thành phẩm thường diễn ra ở các doanh nghiệp sản xuất, hàng hóa sau khi thành thiện sẽ tiến hành nhập kho.
Sơ đồ quy trình nhập kho thành phẩm bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Vận chuyển thành phẩm về kho – Sau khi sản xuất, thành phẩm được vận chuyển từ bộ phận sản xuất đến kho chứa. Ở bước này cần đảm bảo không thất thoát số lượng và không ảnh hưởng đến chất lượng trong quá trình này.
- Bước 2: Kiểm đếm và sắp xếp vào kho – Nhân viên kho kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng dưới sự giám sát của bộ phận liên quan, sau đó sắp xếp và bảo quản thành phẩm đúng vị trí.
- Bước 3: Lập phiếu nhập kho – Bộ phận kế toán lập phiếu nhập kho dựa trên số liệu kiểm đếm, đảm bảo có đầy đủ chữ ký xác nhận.
- Bước 4: Duyệt phiếu nhập kho – Phiếu nhập kho được cấp quản lý phê duyệt để trở thành chứng từ hợp lệ trong báo cáo.
- Bước 5: Cập nhật phiếu nhập kho – Thủ kho cập nhật thông tin vào thẻ kho, lưu trữ phiếu nhập kho tại bộ phận liên quan.
- Bước 6: Ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ – Kế toán ghi nhận thông tin vào sổ sách và lưu trữ chứng từ để quản lý tồn kho, lập kế hoạch xuất kho.
2.2 Quy trình nhập kho – xuất kho hàng hóa
Quy trình nhập kho và xuất kho hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo luồng hàng hóa được quản lý tối ưu. Quy trình này thường bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Vận chuyển hàng hóa đến kho – Khi hàng hóa được nhận từ nhà cung cấp hoặc sản xuất xong, chúng sẽ được vận chuyển đến kho. Quá trình này đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
- Bước 2: Kiểm tra và lập phiếu nhập kho – Nhân viên kho kiểm tra hàng hóa sau khi nhận, sau đó, họ lập phiếu nhập kho, ghi rõ thông tin hàng hóa, đảm bảo phiếu có đầy đủ chữ ký từ các bên liên quan.
- Bước 3: Sắp xếp, lưu trữ hàng hóa – Hàng hóa được sắp xếp vào vị trí quy định trong kho, tuân theo nguyên tắc bảo quản nhằm tối ưu không gian quản lý.
- Bước 4: Lập, duyệt phiếu xuất kho – Khi có yêu cầu xuất kho, nhân viên lập phiếu xuất kho dựa trên đơn hàng hoặc nhu cầu nội bộ. Phiếu xuất kho sau đó được cấp quản lý phê duyệt trước khi tiến hành xuất hàng.
- Bước 5: Xuất kho và cập nhật thẻ kho – Hàng hóa được xuất kho theo quy trình, đảm bảo đúng số lượng và chủng loại. Thông tin xuất kho được cập nhật vào thẻ kho để theo dõi tồn kho chính xác.
- Bước 6: Ghi sổ lưu trữ chứng từ – Bộ phận kế toán ghi nhận giao dịch xuất nhập vào sổ sách, chứng từ liên quan.
2.3 Quy trình xuất nhập kho nguyên vật liệu
Quy trình xuất nhập kho nguyên vật liệu cần được thực hiện chặt chẽ để đảm bảo nguồn nguyên liệu phục vụ sản xuất luôn được duy trì ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu sản xuất.
- Bước 1: Kiểm tra nguyên vật liệu – Nguyên vật liệu được vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho. Nhân viên kho kiểm tra nguyên vật liệu đảm bảo đúng với đơn đặt hàng.
- Bước 2: Lập phiếu nhập kho – Sau khi kiểm tra, nhân viên kho lập phiếu nhập kho, ghi rõ thông tin về nguyên vật liệu, số lượng, nguồn gốc. Phiếu nhập kho cần có chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
- Bước 3: Sắp xếp nguyên vật liệu – Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được sắp xếp theo loại, mã sản phẩm, bảo quản theo quy định nhằm duy trì chất lượng.
- Bước 4: Lập, duyệt phiếu xuất kho – Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phiếu xuất kho sẽ được lập dựa trên yêu cầu sản xuất.
- Bước 5: Xuất kho nguyên vật liệu – Nguyên vật liệu được xuất kho theo số lượng, nhân viên kho cập nhật thông tin vào thẻ kho để đảm bảo số liệu tồn kho luôn chính xác.
- Bước 6: Ghi sổ chứng từ – Cuối cùng, kế toán ghi nhận giao dịch xuất nhập vào sổ sách, lưu trữ chứng từ để hỗ trợ trong việc kiểm tra sau này.
2.4 Quy trình xuất nhập kho vật tư
Để đảm bảo quá trình sử dụng vật tư diễn ra xuyên suốt, quy trình xuất nhập kho vật tư cần được chuẩn hóa. Quy trình nhập kho, xuất kho vật tư bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Nhận và kiểm tra vật tư – Nhân viên kho thực hiện kiểm tra vật tư đảm bảo đúng với yêu cầu đặt hàng.
- Bước 2: Lập phiếu nhập kho – Sau khi kiểm tra, nhân viên kho lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cần có sự xác nhận của các bên liên quan để đảm bảo tính chính xác.
- Bước 3: Sắp xếp và lưu trữ vật tư – Vật tư sau khi nhập kho được phân loại vào các vị trí lưu trữ phù hợp trong kho, đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần.
- Bước 4: Lập và duyệt phiếu xuất kho – Khi có yêu cầu sử dụng vật tư cho các hoạt động sản xuất, phiếu xuất kho sẽ được lập và gửi lên cấp quản lý phê duyệt.
- Bước 5: Xuất kho vật tư – Vật tư được xuất kho theo phiếu đã được phê duyệt. Nhân viên kho cập nhật thông tin xuất kho vào thẻ kho để theo dõi số lượng tồn kho chính xác.
- Bước 6: Ghi sổ và lưu trữ chứng từ – Kế toán ghi nhận các giao dịch xuất nhập kho vào sổ sách, đồng thời lưu trữ các chứng từ liên quan.
3. Chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho kiểm soát hàng hóa hiệu quả
Trong quá trình vận hành kho hàng, việc chuẩn hóa quy trình nhập – xuất kho đóng vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo kiểm soát hàng hóa một cách chặt chẽ và hiệu quả
Để chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể tham khảo các tiêu chí sau:
- Thiết lập các bước cơ bản: Xác định rõ các bước trong quy trình. Mỗi bước cần mô tả chi tiết để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khâu nào.
- Chuẩn hóa biểu mẫu và tài liệu: Sử dụng các biểu mẫu chuẩn cho việc ghi nhận thông tin hàng hóa, mẫu đề xuất, giúp dễ dàng theo dõi và truy vết khi cần thiết. Ví dụ, biểu mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cần được thống nhất về nội dung và hình thức.
- Phân quyền cụ thể: Ở mỗi bước của quy trình, doanh nghiệp cần phân quyền, nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, bộ phận, đảm bảo công việc diễn ra xuyên suốt, không chồng chéo, ùn ứ.
- Số hóa quy trình: Ứng dụng công nghệ vào quy trình bằng cách sử dụng phần mềm quản lý quy trình LV-DX Dynamic Workflow để số hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu đến lưu trữ thông tin.
Phần mềm LV-DX Dynamic Workflow là một công cụ quản lý quy trình động, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho, giúp giảm bớt các bước thủ công, tăng cường minh bạch và hiệu quả trong kiểm soát hàng hóa.
- Thiết lập quy trình chuẩn: Xây dựng quy trình xuất nhập kho chi tiết bao gồm các bước như Xây dựng kế hoạch, đối chiếu, kiểm tra, lập phiếu kho,…
- Tự động hóa luồng công việc và giao việc: Mỗi bước được số hóa tự động và giao việc cho từng cá nhân, bộ phận cụ thể. Tất cả các thao tác từ nhập liệu đến lưu trữ thông tin đều trên nền tảng số, tạo ra kho dữ liệu trực quan, dễ truy xuất.
- Phân quyền chặt chẽ: Mỗi cá nhân có quyền hạn rõ ràng trong từng bước quy trình. Mọi hành động trong quy trình đều được ghi nhận và lưu trữ.
- Hệ thống nhắc việc: Thiết lập deadline cho từng bước, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
- Tích hợp công cụ phê duyệt yêu cầu trực tuyến: Quản lý có thể duyệt yêu cầu và xử lý vấn đề liên quan từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
- Kiểm soát và đánh giá hiệu quả triển khai: Công cụ báo cáo, thống kê trực quan với hệ thống biểu đồ trực quan, cung cấp cái nhìn tổng quan quá trình quản lý kho hàng cho doanh nghiệp.
Chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ mà còn tối ưu hóa hiệu quả vận hành, giảm thiểu sai sót, rủi ro. Sự hỗ trợ từ các công cụ quản lý hiện đại sẽ nâng cao tính minh bạch, tự động hóa luồng công việc và đảm bảo rằng mọi hoạt động xuất nhập kho đều được thực hiện đúng quy trình. Đây là bước đi cần thiết cho doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số, giúp tăng sức cạnh tranh và gia tăng hiệu suất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
