Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau. Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết dưới bài viết sau!
1. Số hóa dữ liệu là gì?
Số hóa dữ liệu là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số với giải pháp số hóa tài liệu văn bản toàn diện. Ví dụ như số hóa dạng giấy với nhiều khổ cỡ, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số.
Nói một cách đơn giản: Số hóa là việc nhập các dữ liệu lên phần mềm quản lý văn thư để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.
2. Lợi ích của số hóa dữ liệu
| Trong hoạt động kinh doanh | Trong công tác hành chính |
|
|
3. Các dạng số hóa dữ liệu
Có rất nhiều dạng lưu trữ dữ liệu trong số hóa, có thể lưu trữ văn bản, hồ sơ, lưu theo dạng hộp, dạng kệ, dạng kho. Tại sao phải đa dạng các hình thức lưu trữ tài liệu? Căn bản việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp phân biệt các loại tài liệu, dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm tài liệu khi cần sẽ vô cùng dễ dàng.
Số hóa dữ liệu giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Việc số hóa dữ liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện thông minh giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Theo khảo sát năm 2023 của IDC, hơn 95% doanh nghiệp trên thế giới đã bắt đầu chuyển đổi số với các bước khác nhau từ tìm hiểu, nghiên cứu, cho tới bắt đầu triển khai, thực hiện. Là bước tiền đề của hành trình chuyển đổi số, số hóa tài liệu – cơ hội chuyển mình của doanh nghiệp Việt Nam khi nhà nước đưa ra các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp trong công cuộc số hóa. Lạc Việt – Đơn vị tiên phong triển khai thành công dịch vụ số hóa tài liệu OCR tích hợp AI cho doanh nghiệp XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP SỐ HÓA TẠI ĐÂY THÔNG TIN LIÊN HỆ:
4. Những lưu ý khi ứng dụng dữ liệu, tài liệu số hóa
Đã đến lúc doanh nghiệp nên thực hiện số hóa tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số. Tiết kiệm không gian quản lý và chi phí bảo quản. Bạn cần hiểu rõ việc số hóa cần những yêu cầu gì?
- Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
- Số lượng tài liệu cần số hóa trong khoảng thời gian bao lâu.
- Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
- Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
- Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
- Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
- Ngân sách để tiến hành số hóa?
Việc chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng cường khả năng lưu trữ, quản lý, khai thác thông tin. Đầu tư vào số hóa dữ liệu chính là cần thiết, làm tiến đề để thực hiện số hóa quy trình – đáp ứng mọi yếu tố thành công lâu dài của doanh nghiệp.
Các hoạt động liên quan cần có khi số hóa dữ liệu:
- Triển khai lắp đặt hệ thống mạng cho doanh nghiệp
- Xây dựng thiết kế và triển khai hạ tầng mạng CNTT
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://lacviet.vn/
