Tự động hóa quy trình nghiệp vụ, kinh doanh (BPA) tối ưu chi phí

Trong kỷ nguyên 4.0 với vô số công nghệ mới liên tục ra đời, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm những giải pháp công nghệ tiên tiến giúp tối ưu tự động hóa quy trình làm việc để nâng cao hiệu suất. LV-DX Dynamic Workflow là một phần mềm quản lý quy trình động tích hợp chatbot trí tuệ nhân tạo AI, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp.

Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết về giải pháp LV-DX Dynamic Workflow cùng những lợi ích vượt trội mang lại cho doanh nghiệp.

Để đi sâu vào tính năng của phần mềm, trước tiên hãy cùng tìm hiểu qua thông tin về tự động hóa quy trình là gì.

1. Tự động hóa quy trình là gì?

Tự động hóa quy trình (Business process automation) là việc sử dụng công nghệ để thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh, thao tác sản xuất mà trước đây cần đến sự can thiệp của con người. Thay vì thực hiện thủ công, những công việc này được thực hiện tự động thông qua phần mềm, hệ thống quản lý hoặc robot phần mềm. 

Tự động hóa quy trình đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Bằng cách tự động hóa, doanh nghiệp có thể:

• Tăng năng suất: Các quy trình diễn ra liên tục 24/7 mà không cần nghỉ ngơi, từ đó gia tăng khối lượng công việc được hoàn thành trong thời gian ngắn.
• Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ sai sót do con người gây ra, đảm bảo tính chính xác cao trong quy trình.
• Tiết kiệm chi phí: Cắt giảm chi phí liên quan đến nhân sự, thời gian xử lý, từ đó tối ưu chi phí vận hành tổng thể.
• Doanh nghiệp áp dụng tự động hóa quy trình sẽ có khả năng phản ứng nhanh hơn với thay đổi của thị trường, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội.

Tự động hóa quy trình có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như:

• Tự động hóa dây chuyền sản xuất sản phẩm, linh kiện, …
• Tự động hóa quy trình kế toán, xử lý hóa đơn, báo cáo tài chính
• Nhân sự: Quản lý tuyển dụng, chấm công, đào tạo nhân viên có thể được tự động hóa.
• Dịch vụ khách hàng: Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng bằng chatbot AI, hệ thống quản lý yêu cầu, phản hồi khách hàng.

2. Các công nghệ tự động hóa quy trình

2.1 RPA – Tự động hóa bằng phần mềm

RPA (Robotic Process Automation) sử dụng robot phần mềm để tự động hóa các tác vụ, hoạt động thường xuyên, lặp đi lặp lại mà con người thường thực hiện. RPA hoạt động bằng cách tương tác trực tiếp với các ứng dụng và hệ thống thông qua giao diện người dùng, như một nhân viên ảo.

RPA thường được sử dụng trong các quy trình như xử lý dữ liệu, nhập liệu, quản lý hóa đơn, và xử lý yêu cầu khách hàng.

2.2 Hệ thống quản lý quy trình BPM

BPM – Business Process Management là phương pháp quản lý toàn diện, tập trung vào cải thiện hiệu quả của quy trình kinh doanh bằng cách tích hợp công cụ để tự động hóa các quy trình nghiệp vụ. BPM thường được sử dụng trong quản lý dự án, quản lý chuỗi cung ứng, và quản lý dịch vụ khách hàng.

Lợi ích khi áp dụng BPM:

• Tối ưu hóa quy trình bằng cách phân tích, cải tiến quy trình hiện có để tăng hiệu quả – giảm thiểu lãng phí.
• Dễ dàng điều chỉnh quy trình để đáp ứng yêu cầu kinh doanh mới.
• Theo dõi giám sát quy trình, giúp doanh nghiệp nắm rõ từng tiến độ giai đoạn, hiệu suất của quy trình.

Một số hệ thống BPM trên thị trường phổ biến có thể kể đến như LV-DX Dynamic Workflow, Base Workflow, Kissflow, …

2.3 Sử dụng AI – Machine Learning trong tự động hóa

AI và Machine Learning là những công nghệ tiên tiến giúp máy tính tự động học hỏi từ dữ liệu, dự đoán và ra quyết định một cách thông minh. Khi được tích hợp vào quy trình số, công nghệ này có khả năng xử lý các tác vụ phức tạp, phân tích dữ liệu để đưa ra những quyết định tự động mà không cần can thiệp của con người, thường được sử dụng trong các quy trình như phân tích dữ liệu, dự đoán xu hướng thị trường, quản lý rủi ro, tối ưu dịch vụ khách hàng.

Ngoài ra, nhiều phần mềm quy trình hiện nay tại Việt Nam cũng đã tích hợp công nghệ AI chatbot để hỗ trợ hệ thống quy trình động. Kể đến như Lạc Việt ứng dụng chatbot AI để tra cứu, ký duyệt; Chat AI sẽ giúp lãnh đạo tra soát số liệu trong file trình ký nhanh chóng để đưa ra quyết định phê duyệt nhanh – chính xác hơn.

Ngoài ra chat bot AI Lạc Việt cũng được ứng dụng để giải đáp 24/7 các thông tin nội bộ doanh nghiệp; Quản lý kế toán với trí tuệ nhân tạo, …

Quan tâm chi tiết tại đây:

• Lạc Việt ứng dụng trí tuệ nhân tạo với trợ lý ảo giải đáp 24/7
• Đột phá X5 hiệu suất quản lý kế toán với trí tuệ nhân tạo Chatbot AI Lạc Việt
• Ứng dụng AI trong doanh nghiệp vận hành mọi quy trình quản trị

3. Các bước triển khai tự động hóa quy trình thành công

Để triển khai thực hiện tự động hóa quy trình đem lại hiệu suất hoạt động tốt nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình được Lạc Việt gợi ý bên dưới đây:

• Bước 1. Xác định quy trình làm việc cần tự động hóa
• Bước 2. Lựa chọn công nghệ và công cụ phù hợp
• Bước 3. Đào tạo và thay đổi tư duy của nhân viên
• Bước 4. Giám sát, đo lường và tối ưu hóa sau khi triển khai

Bước 1. Xác định quy trình làm việc cần tự động hóa

Doanh nghiệp có rất nhiều quy trình làm việc với cách vận hành khác nhau, sẽ có những quy trình cần hoặc không cần thực hiện tự động hóa mà vẫn đem lại hiệu suất tốt. Điều cần làm ở bước này chính là phân tích đánh giá các quy trình để xác định quy trình tốn nhiều thời gian, có nhiều bước lặp đi lặp lại, dễ xảy ra lỗi, hoặc ảnh hưởng lớn đến hiệu quả chung của tổ chức.

Doanh nghiệp nên ưu tiên tự động hóa các quy trình mang lại giá trị cao nhất, dễ thực hiện nhất, hoặc có thể mang lại lợi ích ngay lập tức.

Bước 2. Lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp nhất

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều giải pháp giúp tự động hóa quy trình hiệu quả, triển khai nhanh chóng với chi phí tiết kiệm bằng hình thức thuê cho doanh nghiệp nhỏ hoặc mua cho doanh nghiệp lớn.

Bộ phận chịu trách nhiệm tự động hóa cần đưa ra yêu cầu, mong muốn đạt được là gì, các yêu cầu tự động hóa về nghiệp vụ, tính năng phần mềm, chi phí ngân sách cho việc tự động hóa, ….

Sau đó tìm hiệu các nhà cung cấp uy tín trên thị trường. Một số công ty cung cấp giải pháp uy tín có thể cân nhắc như:

• Giải pháp LV-DX Dynamic Workflow từ Lạc Việt – Lac Viet Computing
• Giải pháp AMIS Quy trình từ Misa Amis
• Giải pháp Workflow từ Base
• Giải pháp Dynamic Process từ CoDX

Việc lựa chọn nhà cung cấp cũng quan trọng, cần xem xét đến uy tín, dịch vụ hỗ trợ, và khả năng cung cấp các bản cập nhật, bảo trì lâu dài.

Bước 3. Đào tạo nghiệp vụ sử dụng hệ thống

Sau khi áp dụng giải pháp tự động hóa quy trình vào doanh nghiệp, bên cung cấp giải pháp sẽ có những buổi đào tạo về cách sử dụng hệ thống, xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng tự động hóa không chỉ là vấn đề công nghệ, mà còn liên quan đến việc thay đổi văn hóa làm việc. Nhân viên cần được khuyến khích chấp nhận sự thay đổi, hiểu rõ lợi ích của tự động hóa, và sẵn sàng hợp tác trong quá trình chuyển đổi.

Bước 4. Giám sát, đo lường – tối ưu cải tiến sau khi triển khai

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống giám sát để theo dõi hiệu quả hoạt động của hệ thống tự động hóa quy trình làm việc. Một số chỉ số quan trọng cần đo lường như thời gian xử lý, độ chính xác, chi phí.

Tự động hóa quy trình không phải thực hiện một lần là xong. Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá và tối ưu cải tiến để đảm bảo rằng hệ thống luôn đáp ứng được nhu cầu kinh doanh, thay đổi của thị trường. Các bản cập nhật cải tiến quy trình nên được thực hiện định kỳ để duy trì lợi thế cạnh tranh.

>>> Tìm hiểu thêm về tự động hóa doanh nghiệp là gì

4. LV-DX Dynamic Workflow giúp tự động hóa quy trình làm việc số như thế nào?

LV-DX Dynamic Workflow là phần mềm số hóa mọi quy trình, giúp doanh nghiệp vận hành tự động từ nhân sự, tài chính kế toán, kinh doanh đến sản xuất một cách xuất sắc, quản lý công việc vượt trội với ba không: “Không chờ – Không nghẽn – Không quên”.

Cụ thể,

Số hóa và chuẩn hóa quy trình làm việc

LV-DX Dynamic Workflow cho phép lưu trữ không giới hạn toàn bộ quy trình số của doanh nghiệp một cách khoa học theo phòng ban, liên phòng ban, quy mô, tính chất nghiệp vụ.

Kho quy trình mẫu tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể áp dụng ngay hoặc chuẩn hóa quy trình theo đặc thù của doanh nghiệp.

Liên kết liên phòng ban, tự động giao việc khi thiết lập quy trình

• Tự động liên kết dữ liệu giữa các quy trình
• Tích hợp với phần mềm LV-DX Task để tự động giao việc đến cá nhân, bộ phận trong quy trình.
• Tích hợp LV-DX esign phê duyệt – ký số trên quy trình nhanh chóng
• Tích hợp chatbot AI giúp lãnh đạo kiểm tra số liệu kinh doanh, tra cứu các thông tin trong tài liệu ký duyệt.

Tự động kiểm soát tiến độ với hệ thống cảnh báo nhắc việc thông minh

Hệ thống nhắc việc tự động gửi các cảnh báo, nhắc nhở khi có task công việc mới được giao, công việc sắp đến hạn, trễ hạn giúp đảm bảo tiến độ công việc trong quy trình.

Một số tính năng thông báo, nhắc nhở khác như:

• Thông báo khi công việc được phê duyệt
• Thông báo khi công việc được duyệt gia hạn deadline
• Thông báo khi nhân viên hoàn tất công việc
• Thông báo các trong đổi, phản hồi trong quy trình giao việc

Đo lường hiệu suất công việc với hệ thống báo cáo thống kê trực quan

LV-DX Dynamic Workflow hiển thị chi tiết toàn bộ các thông tin trong quy trình công việc, người thực hiện từng bước, kịp thời phát hiện và xử lý khi có sự cố xảy ra.

Giao diện báo cáo trực quan về mọi chỉ số trong quy trình, nắm rõ công việc nào đã hoàn thành/thất bại, nguyên nhân thất bại, người chịu trách nhiệm.. Cung cấp các số liệu phân tích, đánh giá khoa học để cải tiến quy trình.

5. Lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý quy trình LV-DX Dynamic Workflow

Đối với ban Giám đốc – Quản lý:

• Vận hành liên thông không điểm tắc nghẽn – không tình trạng chờ – không trùng lắp việc.
• Quản lý tổ chức đơn giản hơn, dành nhiều thời gian phát triển chiến lược để tạo ưu thế so với đối thủ.
• Phân công, giám sát, hỗ trợ nhân viên mọi lúc, mọi nơi với thông tin cập nhật realtime, báo cáo tự động.
• Quy trình công việc rõ ràng, đánh giá năng lực chính xác và công bằng, tăng hài lòng và gắn kết nhân viên.

Bộ phận nghiệp vụ hành chính:

• NÓI KHÔNG với SAI SÓT – QUÊN – BẬN khi cung cấp dịch vụ bên trong và bên ngoài tổ chức.
• Các nghiệp vụ luôn được thực hiện đúng hạn, tường minh, đúng trách nhiệm theo quy trình đã ban hành.
• Xây dựng, quản lý phiên bản, triển khai áp dụng và cải tiến liên tục nhờ số hóa hệ thống quy trình vào phần mềm.
• Theo dõi và đánh giá chính xác hiệu quả công việc của từng phòng ban nghiệp vụ.

Đối với nhân viên:

• Quản lý và cập nhật công việc cá nhân chủ động bằng phần mềm tường minh, có báo cáo theo dõi trực quan.
• Xóa bỏ tình trạng 3 không (không hiểu, không biết, không nhớ) khiến công việc luôn trễ hạn.
• Hiểu rõ vai trò theo chức danh công việc, không làm TRÙNG việc – làm SAI quy trình.
• Được ghi nhận và đánh giá công bằng, được động viên, được hỗ trợ mọi lúc – mọi nơi.

6. Tại sao nên chọn LV-DX Dynamic Workflow?

LV-DX Dynamic Workflow không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn giảm thiểu chi phí hành chính, giảm thời gian lãng phí chờ đợi do trình ký thủ công. Doanh nghiệp có thể dành toàn bộ thời gian tập trung chiến lược cho sản xuất, kinh doanh hiệu quả để tạo ưu thế cạnh tranh so với đối thủ.

Đặc biệt, phần mềm giúp mỗi nhân viên quản lý, tự cập nhật công việc cá nhân chủ động, tránh tình trạng không hiểu, không biết, không nhớ, dẫn đến trễ hạn, làm sai, làm trùng việc.

Với hình thức triển khai linh hoạt cho phép doanh nghiệp lựa chọn thuê hoặc mua phần mềm, doanh nghiệp không cần đầu tư thiết bị hay nhân sự bảo hành hệ thống, giúp phá bỏ rào cản chi phí và rủi ro trong chuyển đổi số.

Liên hệ ngay để nhận demo miễn phí và trải nghiệm sự khác biệt từ hệ hống tự động hóa quy trình làm việc LV-DX Dynamic Workflow – Phần mềm quản lý quy trình vận hành thế hệ mới cho doanh nghiệp số.