7 Bước chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp TỐI ƯU CHI PHÍ có hệ thống

Chuẩn hóa quy trình làm việc là bước quan trọng trong quá trình xây dựng bộ quy trình vận hành doanh nghiệp. Thực hiện chuẩn hóa sẽ giúp các quy trình khi thực hiện triển khai mang lại hiệu quả, tối ưu nguồn chi phí, giảm thiểu các rủi ro, dễ dàng theo dõi, kiểm soát các hoạt động trong quy trình.

Vậy chuẩn hóa như thế nào? Công cụ – giải pháp nào thực hiện tối ưu chi phí nhất trên thị trường hiện nay? Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết này:

1. Chuẩn hóa quy trình là gì? Tại sao phải chuẩn hóa có hệ thống?

1.1 Khái niệm chuẩn hóa

Chuẩn hóa quy trình làm việc là việc thiết lập quy trình chuẩn phù hợp với hoạt động triển khai vận hành của một doanh nghiệp cụ thể nhằm đảm bảo 4 yếu tố: quy trình tinh gọn – nhất quán – tối ưu chi phí – đạt hiệu suất.

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy mẫu quy trình làm việc tiêu chuẩn được nhiều bên cung cấp, tuy nhiên để áp dụng vào mỗi doanh nghiệp cần thực hiện thêm một bước gọi là chuẩn hóa hệ thống quy trình doanh nghiệp, vì mỗi doanh nghiệp sẽ có một đặc thù hoạt động khác nhau, cấu trúc phòng ban khác nhau, nguồn lực thực hiện khác nhau, cuối cùng là chi phí thực hiện khác nhau.

Khái niệm về chuẩn hóa đã xuất hiện vào cuối thế kỷ 19, được đề cập trong cuốn sách “nguyên tắc quản lý khoa học” của kỹ sư Frederick Taylor. Ông kêu gọi mọi người hệ thống hóa các công việc để gia tăng năng suất. Nguyên tắc này sau này được Henry Ford phát triển ứng dụng trong quy trình sản xuất ô tô.

1.2 Tại sao cần chuẩn hóa quy trình làm việc doanh nghiệp?

Lợi ích lớn nhất khi thực hiện chuẩn hóa là giảm chi phí vận hành xuống mức thấp nhất. Trong một khảo sát đã chỉ ra, 69% giám đốc chú trọng vào việc cải tiến quy trình để đạt được mục đích giảm chi phí, tăng hiệu suất tối ưu.

• Một quy trình được chuẩn hóa sẽ loại bỏ các công việc dư thừa không mang lại việc đạt được mục đích cuối cùng trong quy trình; Tương tự như quy tắc 80/20, toàn bộ nguồn lực sẽ tập trung vào 20% các hoạt động quan trọng nhất.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ với các chứng chỉ quốc tế khi thực hiện chuẩn hóa như ISO 9001; HACCP; CMMI.
• Hoạt động vận hành trơn tru với 1 quy trình thao tác chuẩn SOP duy nhất; không phải tốn nguồn lực, thời gian để hướng dẫn đào tạo từ đầu cho nhân viên mới hoặc đào tạo lại nhiều lần khi không có quy trình chuẩn hóa.

>> Cần áp dụng

• Phần mềm số hóa quy trình để đưa các quy trình lên nền tảng số
• Hệ thống tự động hóa quy trình nghiệp vụ tối ưu hoạt động vận hành
• Hệ thống tự động hóa toàn doanh nghiệp

2. Các yếu tố cần chuẩn hóa trong quy trình doanh nghiệp

2.1 Trình tự quy trình chuẩn

Trình tự công việc trong quy trình chuẩn là một hệ thống các bước cụ thể mà nhân viên phải tuân thủ khi thực hiện công việc. Mục tiêu là đảm bảo sự nhất quán trong cách thức thực hiện công việc để giảm thiểu sai sót, tăng cường hiệu suất.

Việc chi tiết hóa mô tả từng bước thao tác cụ thể giúp nhân sự hiểu rõ từng hành động cần thực hiện.

Ví dụ: Đối với quy trình thanh toán hợp đồng sẽ có quy trình riêng, quy trình tạm ứng sẽ có các trình tự làm việc với các bộ phận khác nhau.

2.2 Thời gian thực hiện chuẩn

Thời gian chuẩn hay Takt Time là khoảng thời gian cần thiết để thực hiện xong một công việc trong quy trình hoặc toàn bộ quy trình (Cycle Time). Chuẩn hóa Takt Time giúp đảm bảo năng suất chuẩn cần đạt cho một quy trình.

2.3 Nguồn lực chuẩn hóa

Trong các quy trình sản xuất, nguồn lực thường là mức tồn kho tối thiểu cần thiết để duy trì quy trình sản xuất liên tục. Mức tồn kho chuẩn được xác định rõ ràng để tránh tình trạng thiếu hụt nguyên liệu, gây gián đoạn quy trình sản xuất.

Trong quy trình vận hành kinh doanh, nguồn lực cần được chuẩn hóa trong quy trình làm việc thường là nguồn nhân sự thực hiện, chi phí để quy trình có thể được vận hành.

>>> Giải quyết bài toán tối ưu quy trình sản xuất với phần mềm quản lý sản xuất ERP

2.4 Tài liệu truyền đạt chuẩn

Không chỉ quy trình cần chuẩn hóa mà tài liệu mô tả triển khai quy trình cũng cần phải chuẩn để mọi nhân viên dù là mới hay cũ; mọi cấp độ, trình độ khi đọc vào vẫn hiểu để thực hiện.

Ngoài ra, hướng dẫn công việc không chỉ nên ở dạng văn bản mà cần kết hợp với hình ảnh, bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế. Điều này giúp nhân viên dễ dàng hiểu tuân thủ quy trình hơn.

3. 7 Bước chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp TỐI ƯU CHI PHÍ có hệ thống

Thực hiện 7 Bước gợi ý bên dưới để thực hiện chuẩn hóa quy trình làm việc:

• Bước 1: Mục tiêu sau chuẩn hóa là gì?
• Bước 2: Lập sơ đồ quy trình chuẩn hóa
• Bước 3: Tham gia chuẩn hóa của tất cả các bộ phận liên quan
• Bước 4: Chuẩn hóa hoặc xây dựng quy trình mới
• Bước 5: Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn
• Bước 6: Đào tạo thực hiện sau chuẩn hóa quy trình làm việc
• Bước 7: Kiểm tra – điều chỉnh

Bước 1. Mục tiêu sau chuẩn hóa quy trình là gì?

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc chuẩn hóa quy trình vận hành. Điều này có thể bao gồm việc cải thiện một bộ phận nhỏ hoặc tối ưu hóa toàn bộ hệ thống quy trình để nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng doanh số. Việc xác định mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cụ thể và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.

Bước 2. Lập sơ đồ quy trình chuẩn hóa doanh nghiệp

Lập sơ đồ quy trình chuẩn hóa doanh nghiệp là bước quan trọng nhất trong quy trình chuẩn hóa. Lưu đồ hoạt động giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng bước của quy trình, nhận diện các điểm nghẽn, xác định các thách thức cần khắc phục.

Các công cụ lập bản đồ bao gồm:

• Flowchart: Biểu diễn chuỗi các hành động nối tiếp nhau, giúp minh họa quy trình làm việc một cách đơn giản, trực quan.
• Bản đồ chi tiết: Thể hiện rõ ràng các bước cụ thể trong từng quy trình.
• Lưu đồ đa chức năng: Cung cấp thông tin về các nhiệm vụ liên quan đến hiệu suất của các phòng ban, đội nhóm.

Bước 3. Tham gia chuẩn hóa của tất cả các bộ phận liên quan

Việc chuẩn hóa quy trình cần có sự tham gia của tất cả các bộ phận liên quan. Sự phối hợp trao đổi ý kiến giữa các phòng ban khác nhau là điều cần thiết để đảm bảo quy trình được cải thiện một cách đồng đều mang lại hiệu quả. Mọi nhân viên cần thấu hiểu đặc thù công việc của nhau để có thể đóng góp vào quá trình chuẩn hóa.

Bước 4. Chuẩn hóa hoặc xây dựng quy trình làm việc mới

Thiết kế xây dựng quy trình nghiệp vụ mới cần tuân thủ các yếu tố sau:

• Dựa vào mục tiêu chuẩn hóa đã xác định.
• Mô hình hóa quy trình dựa trên bản đồ hoạt động chi tiết.
• Phân loại đối tượng tham gia và đơn giản hóa thiết kế.
• Lựa chọn phương pháp kiểm soát mức độ tuân thủ quy trình.
• Cung cấp thông tin hướng dẫn chi tiết vào văn bản để sử dụng lâu dài.

Bước 5. Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn

Sau khi xây dựng quy trình mới, doanh nghiệp cần tài liệu hóa hướng dẫn thực hiện quy trình dưới dạng văn bản, sơ đồ, hoặc lưu đồ. Điều này giúp quy trình được lưu trữ, sử dụng dễ dàng, đồng thời đảm bảo nhân viên có thể tham khảo bất cứ khi nào cần.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chọn lưu trữ tài liệu trên nền tảng điện toán đám mây để tối ưu hóa không gian thuận tiện cho việc truy cập.

Bước 6. Đào tạo thực hiện sau chuẩn hóa hệ thống quy trình doanh nghiệp

Dù nhân viên có tham gia vào quá trình thiết kế quy trình, nhưng việc đào tạo vẫn là cần thiết. Nhà quản lý cần tổ chức các buổi hướng dẫn chi tiết, giải thích các yếu tố đã thay đổi và thống nhất phương pháp làm việc mới. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ và sẵn sàng thực hiện theo quy trình mới.

Bước 7. Kiểm tra – điều chỉnh

Quy trình mới cần được giám sát, đánh giá để đảm bảo tính hiệu quả. Nhà quản lý cần xây dựng hệ thống giám sát chính xác, theo dõi, điều chỉnh quy trình liên tục dựa trên phản hồi từ nhân viên cùng kết quả thực tế. Việc này giúp duy trì hiệu suất, đảm bảo quy trình được tuân thủ đúng cách.

4. Giải pháp chuẩn hóa hệ thống quy trình doanh nghiệp tối ưu chi phí với LV-DX Dynamic Workflow

Sử dụng phần mềm quản lý quy trình để số hóa, chuẩn hóa, vận hành quy trình số được nhiều doanh nghiệp hiện nay tìm hiểu và áp dụng. Cùng tìm hiểu LV-DX Dynamic Workflow giúp ích như thế nào cho doanh nghiệp:

• Xây dựng bộ quy trình tiêu chuẩn: Cung cấp kho quy trình tiêu chuẩn cho các phòng ban, quy trình phối hợp công việc giữa các bộ phận; tuy nhiên doanh nghiệp cần tối ưu hóa cho phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
• Liên kết công việc trong quy trình cùng tính năng giao việc chi tiết cho từng phòng ban, nhân sự.
• Tích hợp phê duyệt, ký duyệt bằng chữ ký số trên quy trình nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp chatbot AI giúp lãnh đạo kiểm tra, đối chứng số liệu nhanh chóng trước khi ký duyệt.
• Đo lường, đánh giá hiệu suất quy trình chi tiết cho từng phòng ban hoặc cá nhân nhân viên cụ thể.

Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp số hóa mọi quy trình thống nhất, Phần mềm Workflow từ Lạc Việt còn giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc thực hiện chuyển đổi số có hiệu quả, nhanh chóng chỉ với 1 hệ thống áp dụng duy nhất.

HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ TRẢI NGHIỆM DEMO toàn bộ tính năng phần mềm, chỉ cần liên hệ và nhận hệ thống để trải nghiệm nhanh chóng. Mọi thắc mắc liên quan đến phần mềm LV-DX Dynamic Workflow, hãy liên hệ tư vấn để được tư vấn, giải đáp chi tiết.

Có thể nói thực hiện chuẩn hóa quy trình làm việc là hoạt động quan trọng nếu doanh nghiệp mong muốn thực hiện chuyển đổi số hóa và quản lý quy trình số hướng đến tối ưu chi phí, gia tăng hiệu suất vận hành.