Trì trệ, thất lạc tài liệu, quy trình ký duyệt phức tạp – những vấn đề này đang khiến doanh nghiệp của bạn tiêu tốn quá nhiều thời gian và chi phí? Trong khi các quy trình truyền thống khiến doanh nghiệp tiêu tốn hàng giờ đồng hồ và nguồn lực, phần mềm ký số là giải pháp giúp nhà lãnh đạo đẩy nhanh tốc độ ra quyết định, cắt giảm chi phí, tăng cường bảo mật cho dữ liệu.
Cùng Lạc Việt xem ngay 5 phần mềm ký điện tử chuyên nghiệp và tốt nhất hiện nay qua bài viết sau.
1. Doanh nghiệp trì trệ tiến độ công việc vì quy trình ký duyệt thủ công?
Hình ảnh hồ sơ giấy chất chồng, những buổi họp để ký duyệt kéo dài hàng giờ và những lo lắng về việc hồ sơ bị thất lạc hay sai sót vẫn là một thực tế không mấy dễ chịu.
Theo báo cáo của Deloitte, 60% các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi và quản lý trạng thái của các hồ sơ, hợp đồng khi sử dụng quy trình thủ công. Nếu doanh nghiệp vẫn “cố đấm ăn xôi” với quy trình ký duyệt thủ công thì khó lòng thoát khỏi những vấn đề sau:
- Quá trình ký duyệt kéo dài khi việc gửi, nhận và theo dõi hồ sơ phải thực hiện thủ công qua nhiều khâu, nhiều người.
- Mỗi lần có hợp đồng cần ký thì đều phải thực hiện đủ các giai đoạn in, ký, quét và gửi lại tài liệu.
- Mỗi khi cần tìm lại một hồ sơ đã ký thì phải lục lọi trong kho lưu trữ giấy tốn rất nhiều thời gian và công sức.
- Quá trình phê duyệt dai dẳng, phải chờ đợi từng cấp quản lý phê duyệt làm chậm trễ quá trình xử lý hồ sơ.
- Không biết tài liệu đang ở giai đoạn nào, ai là người chịu trách nhiệm phê duyệt, hay cần hành động tiếp theo là gì khi thực hiện quy trình ký kết đa bên.
- Mỗi năm phải tiêu tốn thêm 1 khoảng chi phí để mở rộng hoặc duy trì không gian lưu trữ, chi phí bảo trì, quản lý hồ sơ.
- Lãnh đạo, nhân viên khi đi công tác hoặc làm việc từ xa không thể hoàn tất các quy trình ký duyệt kịp thời, ảnh hưởng đến tốc độ ra quyết định.
Để khắc phục những hạn chế này, doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm ký số tích hợp vào quy trình làm việc để chấm dứt hoàn toàn tình trạng chờ đợi, tồn đọng hồ sơ và tiết kiệm thời gian, chi phí.
2. Phần mềm ký số chuyên nghiệp cần có những tính năng gì?
Một ứng dụng ký số từ xa online chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý tài liệu mà còn đảm bảo an toàn, bảo mật và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Một trình ký chuyên nghiệp cần có đầy đủ 5 tính năng sau:
2.1 Quy trình ký số linh hoạt
Phần mềm ký điện tử chuyên nghiệp cần có khả năng tùy chỉnh quy trình linh hoạt theo cấu trúc tổ chức và quy định nội bộ. Ví dụ: thiết lập các cấp phê duyệt khác nhau, xác định người ký tiếp theo hay tự động chuyển tiếp hồ sơ.
Bên cạnh đó, phần mềm phải có khả năng hỗ trợ ký số đa dạng các loại tài liệu, từ văn bản đơn giản đến các file PDF phức tạp và bao gồm cả các file có chữ ký số trước đó. Một tính năng cũng không kém phần quan trọng đó là cho phép ký số nhiều tài liệu cùng một lúc, tiết kiệm thời gian và công sức.
2.2 Ký duyệt online mọi lúc, mọi nơi
Phần mềm ký số online hỗ trợ người dùng truy cập và ký duyệt tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng.
Ngoài ra, hệ thống tự động gửi thông báo đến người ký khi có tài liệu cần phê duyệt, đảm bảo người dùng không bỏ lỡ bất kỳ yêu cầu quan trọng nào.
2.3 API kết nối chứng thực số
Một trình ký chuyên nghiệp phải kết nối với các trung tâm chứng thực số, cho phép thiết lập chế độ xác thực qua email, OTP hoặc theo mã PIN.
Tính năng này sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng các chứng chỉ số đã được cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chứng thực cung cấp, để xác thực, quản lý chứng thư số, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực cho các thông tin điện tử.
2.4 Hệ thống quản lý tập trung
Một phần mềm ký số có hệ thống quản lý dữ liệu tập trung sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ, quản lý toàn bộ các tài liệu ký số ở một nơi duy nhất, dễ dàng truy cập và tìm kiếm khi cần thiết. Doanh nghiệp có thể thiết lập phân quyền truy cập cho từng cá nhân hoặc bộ phận, giúp đảm bảo bảo mật và kiểm soát được ai đã ký hoặc chưa ký.
2.5 Báo cáo thống kê theo dõi trình ký số
Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết về quá trình ký duyệt, giúp quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc. Bao gồm:
- Báo cáo danh sách hồ sơ yêu cầu
- Báo cáo danh sách hồ sơ theo tình trạng xử lý
- Thống kê số lượng hồ sơ theo đơn vị/cá nhân
- Thống kê số lượng hồ sơ theo thời gian
- Thống kê số lượng hồ sơ theo tình trạng
Thông qua các báo cáo thống kê, doanh nghiệp phân tích các chỉ số quan trọng như thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ phê duyệt, các vấn đề phát sinh, từ đó đưa ra các cải tiến phù hợp.
3. Top 5 phần mềm ký số điện tử uy tín, tốt nhất thị trường
Đánh giá chi tiết 5 phần mềm ký điện tử online tốt nhất hiện nay:
3.1 Phần mềm ký số online LV-DX eSign
Trước sự chuyển đổi mạnh mẽ của nền công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số. Thì phần mềm ký chữ ký số LV-DX eSign đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ ký kết văn bản/ hợp đồng/ giao dịch điện tử trên mọi thể thức văn bản word, excel, pdf,…
- LV-DX eSign tích hợp sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, BHXH, kê khai thuế,… giúp điện tử hóa mọi công việc hành chính, văn thư lưu trữ giấy tờ. Từ đó giúp doanh Nghiệp tăng năng suất tiết kiệm chi phí.
- Bên cạnh đó phần mềm ký số điện tử LV-DX eSign đảm bảo an toàn, chính xác tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung ký, giúp cá nhân hay cơ quan tổ chức yên tâm hơn với các giao dịch điện tử.
3.2 Phần mềm ký điện tử CoDX Esign
CoDX eSign là phần mềm trình ký điện tử giúp doanh nghiệp vận hành quy trình ký số dễ dàng hơn, ký số mọi lúc, mọi nơi. Doanh nghiệp sử dụng trình ký số CoDX eSign trong vận hành, phê duyệt, ký hợp đồng điện tử không chỉ giúp thuận tiện và tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính toàn vẹn cho văn bản.
CoDX eSign cung cấp nền tảng số, cho phép người dùng sử dụng ở bất cứ đâu, ký phê duyệt online đa dạng loại tài liệu. Ràng buộc trách nhiệm các bên liên quan và đảm bảo tính xác thực của giao dịch điện tử.
3.3 Phần mềm ký số văn bản vSignPDF
Phần mềm ký điện tử vSignPDF do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp, được dùng để ký số và xác thực tài liệu điện tử định dạng PDF (văn bản điện tử, bản sao điện tử được chứng thực, …). Ngoài ra, vSignPDF còn hỗ trợ dịch vụ chứng thực chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
Doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra tính hợp lệ của từng chữ ký số hoặc tất cả chữ ký số có trên tài liệu.
3.4 Phần mềm chữ ký số VNPT
Phần mềm ký số văn bản VNPT là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được phát hành bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam – VNPT. Đồng thời cũng là ứng dụng đầu tiên được cấp phép tại Việt Nam và đảm bảo đầy đủ tính pháp lý, an toàn, bảo mật để thực hiện các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, phần mềm chỉ cung cấp các chức năng quản lý chữ ký số cá nhân, tổ chức ở trong thiết bị USB Token.
VNPT sở hữu tính năng cập nhật chứng thư mới chỉ với vài thao tác đơn giản. Khi thời hạn sử dụng chứng thư mới sắp hết, phần mềm sẽ hiển thị thông báo để người dùng biết và tự kiểm tra.
3.5 Phần mềm ký điện tử Viettel-CA
Viettel-CA là phần mềm ký điện tử được phát triển bởi tập đoàn Viễn thông Quân đội Việt Nam và được tích hợp vào nhiều dịch vụ, giao dịch điện tử: Kê khai thuế điện tử, Hải quan điện tử, Hóa đơn điện tử, BHXH điện tử, Ngân hàng số,..
Bên cạnh hình thức ký số bằng USB Token truyền thống, Viettel-CA có thể ký trên mọi thiết bị di động, chỉ cần có sóng Viettel.
4. Tiêu chí chọn phần mềm ký điện tử phù hợp với doanh nghiệp
4.1 Độ bảo mật và an toàn thông tin
Phần mềm ký số online phải sử dụng chứng thư số do các tổ chức cung cấp chứng thư số (CA) uy tín cấp phát, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu. Đảm bảo sử dụng các giao thức mã hóa mạnh mẽ để bảo vệ tài liệu và thông tin cá nhân.
Đồng thời phải cần tuân thủ các quy định pháp luật, đặc biệt là Luật Giao dịch điện tử và các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
4.2 Đầy đủ tính năng cơ bản
Để đáp ứng nhu cầu ký số và bảo mật tài liệu điện tử của doanh nghiệp, một phần mềm ký điện tử cần phải có những tính năng cơ bản sau:
- Quy trình ký số linh hoạt
- Ký duyệt online mọi lúc, mọi nơi
- Ký đa dạng tài liệu
- Ký đồng thời song song nhiều tài liệu
- API kết nối chứng thực số
4.3 Đơn vị cung cấp uy tín, kinh nghiệm
Hãy lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có danh tiếng trên thị trường và nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm ký số văn bản.
Bởi vì, chỉ những đơn vị uy tín mới cam đoan hỗ trợ dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, chuyên nghiệp, bao gồm hỗ trợ cài đặt, vận hành và xử lý sự cố.
Đồng thời cập nhật phần mềm thường xuyên để đảm bảo luôn đáp ứng các tiêu chuẩn an ninh mới nhất và cải thiện trải nghiệm người dùng.
4.4 Chi phí triển khai
Chi phí triển khai phần mềm ký điện tử thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại phần mềm, quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng và tính năng yêu cầu. Dưới đây là những chi phí chính doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ trước khi mua phần mềm trình ký:
- Phí bản quyền phần mềm: Đây là khoản chi phí ban đầu lớn nhất, thường được tính theo số lượng người dùng hoặc theo mô hình thuê bao.
- Phí triển khai: Bao gồm chi phí cài đặt, cấu hình, tích hợp hệ thống.
- Phí đào tạo: Chi phí đào tạo cho người dùng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
- Phí bảo trì: Chi phí bảo trì và cập nhật phần mềm hàng năm.
- Phí chứng thư số: Chi phí này có thể tính theo số lượng chữ ký, hoặc thời gian sử dụng (thường là 1-3 năm).
Phần mềm ký số với khả năng xác thực mạnh mẽ, không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số toàn diện. Việc ứng dụng phần mềm hỗ trợ chữ ký số LV-DX eSign là bước đi chiến lược, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho mọi doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay. Hãy khám phá phần mềm LV-DX eSign ngay hôm nay để tiên phong trong thị trường cạnh tranh.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
