Các mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc được áp dụng nhiều

Bảng theo dõi tiến độ công việc là công cụ quản lý dự án giúp quản lý nhóm theo dõi giám sát tiến trình thực hiện các nhiệm vụ, dự án hoặc mục tiêu cụ thể. Cung cấp tổng quát về những gì đang diễn ra trong dự án, cho phép các thành viên trong nhóm nhận diện các vấn đề, điều chỉnh kế hoạch, cải thiện hiệu suất.

Theo dõi bài viết từ Lạc Việt để có được những thông tin hữu ích nhất.

1. Tại sao cần theo dõi tiến độ công việc của nhân viên – đội nhóm?

1.1 Quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những lợi ích lớn nhất của bảng theo dõi tiến độ là giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn. Khi tất cả các nhiệm vụ, thời hạn, tiến độ được thể hiện một cách rõ ràng, nhóm làm việc có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc.

• Các mốc thời gian quan trọng (milestones), hạn chót (deadlines) cho từng nhiệm vụ được hiển thị rõ ràng, giúp nhóm nắm bắt được những nhiệm vụ nào cần hoàn thành sớm, tránh việc quá hạn.
• Tránh tình trạng quá tải công việc khi đến gần hạn chót.
• Tăng khả năng hoàn thành dự án đúng thời hạn.
• Giảm sự lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ không quan trọng.

1.2 Tăng tính linh hoạt, ra quyết định đúng

Trong các dự án có nhiều biến động hoặc yêu cầu thay đổi nhanh chóng, bảng theo dõi tiến độ đóng vai trò như một công cụ giúp nhà quản lý và nhóm làm việc phản ứng kịp thời. Việc theo dõi trạng thái công việc liên tục cho phép điều chỉnh kế hoạch ngay khi có sự thay đổi về nguồn lực, thời gian hoặc yêu cầu từ phía khách hàng.

Dựa trên thông tin về tiến độ, nhà quản lý có thể nhận biết sớm các vấn đề như thiếu hụt nguồn lực, chậm tiến độ hoặc những rủi ro tiềm ẩn. Điều này cho phép họ có các biện pháp điều chỉnh kế hoạch hoặc tái phân bổ nguồn lực kịp thời để giảm thiểu tác động tiêu cực.

1.3 Tăng cường khả năng phối hợp nhóm

Bảng theo dõi tiến độ là công cụ giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng phối hợp giao tiếp với nhau, đặc biệt là trong các dự án lớn hoặc khi nhóm làm việc từ xa.

• Nhờ vào tính năng bình luận, trao đổi trực tiếp trên các nhiệm vụ và khả năng cập nhật thời gian thực, các thành viên có thể dễ dàng thảo luận, giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ mà không cần phải qua nhiều kênh giao tiếp khác nhau.
• Các công cụ theo dõi tiến độ hiện đại như Trello, Asana cũng cho phép tích hợp với các ứng dụng giao tiếp (ví dụ: Slack, Microsoft Teams), giúp tối ưu hóa việc phối hợp, trao đổi giữa các thành viên nhóm.

1.4 Phân bổ nguồn lực hợp lý

Khi theo dõi tiến độ dự án, nhà quản lý có thể thấy rõ các nhiệm vụ nào đang gặp khó khăn và cần thêm nguồn lực, hoặc ai là người có thể hỗ trợ cho các nhiệm vụ khác. Điều này giúp đảm bảo mọi nguồn lực được sử dụng hiệu quả.

Đồng thời, việc theo dõi chi tiết từng công việc cũng giúp nhà quản lý dễ dàng phát hiện những khu vực cần cải thiện hoặc những cá nhân cần hỗ trợ thêm để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

Lợi ích cụ thể:

• Tránh tình trạng một số thành viên bị quá tải công việc trong khi những người khác không có đủ việc làm.
• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, giảm lãng phí.
• Tăng khả năng hoàn thành dự án đúng tiến độ nhờ việc phân bổ nguồn lực hiệu quả.

2. Các loại bảng theo dõi tiến độ công việc được áp dụng nhiều

2.1 Bảng theo dõi truyền thống (Manual Tracking)

Bảng theo dõi truyền thống thường được thực hiện thủ công bằng các công cụ như Excel hoặc Google Sheets. Các nhiệm vụ, thời hạn, tiến độ công việc được nhập và cập nhật bằng tay bởi người quản lý hoặc thành viên nhóm.

TẢI MẪU BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC FILE EXCEL TỪ LẠC VIỆT

Ưu điểm:

• Đơn giản linh hoạt: Excel hoặc Google Sheets cung cấp nhiều tùy chọn định dạng, dễ dàng tùy biến bảng theo dõi phù hợp với nhu cầu của từng dự án.
• Dễ sử dụng: Nhiều doanh nghiệp đã quen thuộc với việc sử dụng các bảng tính, vì vậy không yêu cầu đào tạo đặc biệt cho nhân viên.
• Không tốn chi phí: Sử dụng các công cụ như Google Sheets hoặc Excel có thể không đòi hỏi chi phí mua phần mềm mới.

Nhược điểm:

• Dễ xảy ra sai sót: Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến lỗi sai trong quá trình cập nhật tiến độ.
• Khó theo dõi thời gian thực: Cập nhật thủ công có thể khiến thông tin trở nên lỗi thời nếu không được duy trì thường xuyên.
• Khả năng tự động hóa thấp: Thiếu khả năng tự động hóa hoặc tích hợp với các công cụ quản lý dự án khác, gây khó khăn trong việc tạo báo cáo hoặc theo dõi liên tục.

Khi nào sử dụng:

• Các dự án nhỏ, yêu cầu sự linh hoạt cao không cần theo dõi tiến độ chi tiết theo thời gian thực.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế, số lượng nhiệm vụ không quá lớn.

2.2 Bảng theo dõi tự động (Automated Tracking)

Sử dụng phần mềm quản lý công việc hiện đại như Trello,Jira, LV-DX Task, CoDX Task để theo dõi tiến độ công việc một cách tự động. Các công cụ này cho phép thiết lập, cập nhật và báo cáo tiến độ theo thời gian thực mà không cần can thiệp thủ công quá nhiều.

Ưu điểm:

• Tự động cập nhật và thông báo: Khi có thay đổi về tiến độ, các công cụ này tự động gửi thông báo đến người liên quan, giúp duy trì sự minh bạch, liên kết giữa các thành viên trong nhóm.
• Tính năng phân quyền rõ ràng: Cho phép quản lý phân công nhiệm vụ dễ dàng với các vai trò quyền hạn được thiết lập cụ thể.
• Tích hợp với nhiều công cụ khác: Các nền tảng như Jira, LV-DX Task có thể tích hợp với email, công cụ chat (Slack, Microsoft Teams), hệ thống CRM, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Báo cáo phân tích dữ liệu: Cung cấp tính năng tạo báo cáo trực quan, phân tích tiến độ công việc, phát hiện nút thắt để cải tiến quy trình.

Nhược điểm:

• Chi phí cao: Một số phần mềm yêu cầu trả phí theo tháng hoặc theo số lượng người dùng, khiến chi phí tăng cao nếu sử dụng ở quy mô lớn.
• Đòi hỏi đào tạo: Một số công cụ phức tạp có thể cần thời gian để nhân viên làm quen để sử dụng thành thạo.
• Phụ thuộc vào công nghệ: Nếu hệ thống gặp sự cố hoặc người dùng gặp khó khăn về kết nối, có thể gây gián đoạn cho quy trình theo dõi tiến độ.

Khi nào sử dụng:

• Dự án lớn với nhiều thành viên, nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu báo cáo, theo dõi chi tiết.
• Các doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp quản lý hiện đại muốn tích hợp công nghệ vào quy trình quản lý dự án.

3. Các thành phần quan trọng cần có trong bảng theo dõi tiến độ

3.1 Danh sách công việc (Task List)

Danh sách công việc là phần cốt lõi của bất kỳ bảng theo dõi tiến độ nào. Đây là nơi liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành trong dự án. Mỗi công việc trong danh sách cần phải được mô tả ngắn gọn, rõ ràng cụ thể để tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu được nội dung và yêu cầu của công việc đó.

Cách thiết lập:

• Xác định rõ ràng từng nhiệm vụ, tránh chung chung hoặc mơ hồ. Ví dụ, thay vì ghi “hoàn thành dự án”, bạn có thể chia nhỏ thành các bước như “tạo kế hoạch dự án”, “thu thập yêu cầu khách hàng”, “phát triển sản phẩm”, v.v.
• Nhiệm vụ nên được phân loại theo từng giai đoạn hoặc nhóm công việc liên quan để dễ dàng theo dõi kiểm soát.

• Một số công cụ còn cho phép thiết lập các cấp độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ (ví dụ: cấp cao, trung bình, thấp), giúp quản lý dễ dàng xác định công việc cần ưu tiên hoàn thành trước.

3.2 Trạng thái công việc (Work Status)

Trạng thái công việc giúp theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ trong dự án. Mỗi nhiệm vụ có thể trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành, và trạng thái này cho biết nhiệm vụ đó đang ở giai đoạn nào.

Các trạng thái phổ biến:

• “Chưa bắt đầu” (Not Started)
• “Đang thực hiện” (In Progress)
• “Hoàn thành” (Completed)
• “Bị trì hoãn” (Delayed)
• “Đang chờ” (On Hold)

Cách thiết lập:

• Trạng thái có thể được hiển thị bằng văn bản hoặc bằng các biểu tượng, màu sắc khác nhau để dễ dàng nhận diện. Ví dụ, màu đỏ cho công việc trì hoãn, màu xanh lá cho công việc đã hoàn thành.

• Một số công cụ có tính năng tự động chuyển đổi trạng thái khi một công việc được cập nhật, giúp giảm bớt thao tác thủ công và tránh nhầm lẫn.

3.3 Người chịu trách nhiệm (Assignees)

Mỗi nhiệm vụ cần có ít nhất một người chịu trách nhiệm thực hiện. Phân công rõ ràng người phụ trách giúp đảm bảo mọi công việc đều được giám sát xử lý kịp thời.

Cách thiết lập:

• Đảm bảo phân công đúng người, phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của từng cá nhân trong nhóm.
• Trong bảng theo dõi tiến độ, tên của người chịu trách nhiệm sẽ được ghi rõ bên cạnh mỗi nhiệm vụ, giúp mọi người dễ dàng biết ai là người phụ trách chính.

• Một số hệ thống theo dõi tiến độ cung cấp chức năng “mention” hoặc “tag”, cho phép người dùng nhắc nhở trực tiếp những người chịu trách nhiệm về công việc của họ.
• Có thể tích hợp với hệ thống thông báo tự động (email, chat) khi có thay đổi liên quan đến nhiệm vụ.

3.4 Thời hạn (Deadlines)

Thời hạn hoàn thành là yếu tố quan trọng để quản lý dự án hiệu quả. Mỗi nhiệm vụ cần có một mốc thời gian cụ thể để hoàn thành nhằm đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ.

Cách thiết lập:

• Xác định thời gian thực tế hợp lý để hoàn thành từng nhiệm vụ. Nên dựa trên độ khó, nguồn lực sẵn có.
• Đặt ra các mốc thời hạn (milestones) cho các giai đoạn quan trọng của dự án. Các mốc này thường giúp giám sát tiến độ chung và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn sớm.

• Một số công cụ theo dõi có tính năng thông báo khi nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc quá hạn, giúp người phụ trách nhanh chóng có hành động kịp thời.
• Có thể tích hợp với lịch để nhắc nhở các thành viên về các mốc thời hạn quan trọng

3.5 Tiến độ hoàn thành (Progress Percentage)

Mức độ hoàn thành cho biết phần trăm công việc đã được thực hiện so với toàn bộ công việc cần làm. Điều này giúp theo dõi chi tiết tiến độ của mỗi nhiệm vụ, toàn bộ dự án.

Cách thiết lập:

• Mức độ hoàn thành thường được biểu thị bằng số phần trăm (0-100%) hoặc bằng thanh tiến độ (progress bar) trong bảng theo dõi.
• Cập nhật mức độ hoàn thành liên tục khi nhiệm vụ tiến triển, ví dụ: một nhiệm vụ có thể được báo cáo là hoàn thành 50% khi đã thực hiện được một nửa khối lượng công việc.

• Một số công cụ cung cấp tính năng tự động tính toán mức độ hoàn thành dựa trên các giai đoạn đã hoàn tất, hoặc cho phép người dùng cập nhật theo cách thủ công.
• Khi đạt 100% mức độ hoàn thành, nhiệm vụ sẽ tự động chuyển sang trạng thái “Hoàn thành”.

3.6 Ghi chú và nhận xét (Comments)

Phần ghi chú, nhận xét cho phép các thành viên trong nhóm trao đổi thông tin, thảo luận hoặc ghi lại những cập nhật liên quan đến công việc. Đây là nơi để ghi lại các vấn đề, phản hồi, hoặc ý kiến từ nhóm quản lý hoặc người thực hiện.

Cách thiết lập:

• Các công cụ theo dõi tiến độ hiện đại thường tích hợp chức năng bình luận trực tiếp trên từng nhiệm vụ, cho phép người dùng trao đổi ngay lập tức mà không cần sử dụng email hay các kênh giao tiếp khác.
• Các bình luận nên ngắn gọn, tập trung vào vấn đề chính để tránh gây quá tải thông tin.

Tính năng bổ sung:

• Có thể đính kèm tệp tài liệu, hình ảnh, hoặc các liên kết liên quan để cung cấp thông tin hỗ trợ thêm.
• Một số hệ thống còn cho phép bình luận dưới dạng cuộc thảo luận liên tục (thread), giúp duy trì sự rõ ràng dễ theo dõi.

4. Một số bất cập khi sử dụng bảng excel để theo dõi tiến độ

Một trong những thách thức lớn nhất khi sử dụng bảng theo dõi tiến độ là việc các thành viên không cập nhật tiến độ công việc thường xuyên hoặc không đồng bộ với thực tế. Điều này có thể dẫn đến tình trạng dữ liệu trong bảng không phản ánh đúng trạng thái hiện tại của dự án, làm giảm hiệu quả của việc quản lý.

• Một số nhân viên có thể quên cập nhật tiến độ do bận rộn hoặc không nhận thức được tầm quan trọng của việc này.
• Không có quy trình rõ ràng hoặc không có công cụ hỗ trợ tự động nhắc nhở việc cập nhật

Đâu là giải pháp khắc phục hiệu quả tình trạng này?

• Xây dựng quy trình cập nhật rõ ràng: Xác định quy định về thời gian và tần suất cập nhật tiến độ cho từng nhiệm vụ. Ví dụ, yêu cầu cập nhật vào cuối mỗi ngày hoặc sau khi hoàn thành từng giai đoạn của công việc.
• Sử dụng công cụ tự động hóa: Tận dụng các phần mềm quản lý như Trello, LV-DX Task hoặc CoDX Task để tự động nhắc nhở các thành viên về việc cập nhật tiến độ. Các công cụ này thường có tính năng gửi thông báo qua email hoặc ứng dụng khi nhiệm vụ cần được cập nhật.

Xem ngay bộ giải pháp quản lý quy trình tiến độ công việc từ Lạc Việt

Liên hệ với Lạc Việt để đăng ký demo miễn phí phần mềm Workflow để đánh giá hiệu quả công việc vận hành của toàn doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống tinh gọn duy nhất.

Hy vọng những thông tin xoay quanh việc xây dựng bảng theo dõi tiến độ công việc hữu ích để các quản lý, lãnh đạo áp dụng hiệu quả cho đội nhóm – doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh