Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc file Excel kiểm soát quản lý tốt

Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng hiểu rõ cách sử dụng file này sao cho hiệu quả hay khi nào nên tiếp tục dùng Excel và khi nào cần chuyển sang phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp. Bài viết này Lạc Việt sẽ giúp doanh nghiệp hiểu đúng bản chất của file theo dõi tiến độ công việc, cách xây dựng và sử dụng hiệu quả, đồng thời chỉ ra những giới hạn thực tế để lựa chọn giải pháp phù hợp.

1. Tiến độ công việc là gì? Vì sao doanh nghiệp cần file để theo dõi?

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải xử lý ngày càng nhiều công việc cùng lúc, việc “biết chính xác công việc đang đi tới đâu” trở thành nhu cầu quản trị cốt lõi. File theo dõi tiến độ công việc ra đời để giải quyết chính bài toán này: giúp nhà quản lý nắm được tiến độ thực hiện công việc, kiểm soát thời gian, đánh giá kết quả một cách rõ ràng, minh bạch.

1.1 Tiến độ công việc là gì?

Tiến độ công việc có thể hiểu đơn giản là mức độ hoàn thành công việc theo mốc thời gian đã cam kết. Một công việc không chỉ cần “làm xong”, mà cần được hoàn thành đúng thời điểm, đúng khối lượng đúng yêu cầu ban đầu.

Trong quản trị doanh nghiệp, tiến độ công việc luôn gắn chặt với ba yếu tố:

• Thời gian: công việc bắt đầu khi nào, kết thúc khi nào, có đúng deadline không.
• Khối lượng thực hiện: đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch.
• Kết quả đầu ra: công việc hoàn thành có đáp ứng mục tiêu đề ra hay không.

Ví dụ:

• Với dự án marketing, tiến độ không chỉ là “đã chạy chiến dịch”, mà còn là từng hạng mục như thiết kế nội dung, chạy quảng cáo, đo lường hiệu quả có hoàn thành đúng lịch hay không.
• Với sản xuất, tiến độ thể hiện ở từng công đoạn: nguyên vật liệu, gia công, lắp ráp, kiểm tra chất lượng.
• Với triển khai ERP, tiến độ được chia theo các giai đoạn như khảo sát, thiết kế quy trình, cấu hình hệ thống, đào tạo người dùng.

Khi không kiểm soát tốt tiến độ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng trễ hạn, phát sinh chi phí, ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng hoặc đối tác.

1.2 File theo dõi tiến độ công việc là gì?

File theo dõi tiến độ công việc là một công cụ quản lý phổ biến, thường được xây dựng dưới dạng file Excel hoặc Google Sheets, dùng để ghi nhận, cập nhật và theo dõi tình trạng thực hiện của từng công việc.

Trong thực tế, file này thường bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Tên công việc
• Người phụ trách
• Thời gian bắt đầu – kết thúc
• Deadline
• Trạng thái hoặc tỷ lệ hoàn thành

Dựa trên file theo dõi tiến độ công việc, nhà quản lý có thể nhanh chóng biết được:

• Công việc nào đang đúng tiến độ?
• Công việc nào có nguy cơ trễ hạn?
• Ai đang phụ trách, cần hỗ trợ ở đâu?

Nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu Excel theo dõi tiến độ công việc như một giải pháp khởi đầu trước khi đầu tư các hệ thống quản lý phức tạp hơn.

1.3 Vì sao doanh nghiệp vẫn ưu tiên dùng file theo dõi tiến độ công việc?

Mặc dù hiện nay có nhiều phần mềm quản lý công việc hiện đại, file theo dõi tiến độ công việc vẫn được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nguyên nhân đến từ các giá trị thực tế sau:

• Thứ nhất, dễ tạo dễ sử dụng. Hầu hết nhân sự văn phòng đều quen thuộc với Excel, không cần đào tạo phức tạp hay thay đổi thói quen làm việc.
• Thứ hai, chi phí gần như bằng 0. Doanh nghiệp không phải đầu tư phần mềm hay hạ tầng công nghệ, rất phù hợp trong giai đoạn ngân sách còn hạn chế.
• Thứ ba, linh hoạt theo nhu cầu thực tế. File theo dõi tiến độ có thể chỉnh sửa nhanh, thêm bớt cột thông tin tùy theo từng phòng ban hoặc dự án cụ thể.

Theo báo cáo của McKinsey, các doanh nghiệp không có công cụ theo dõi tiến độ rõ ràng thường mất từ 20–30% thời gian làm việc do phải xử lý lại công việc, trao đổi không hiệu quả, thiếu thông tin kịp thời. Điều này cho thấy, dù đơn giản nhưng nếu được xây dựng và sử dụng đúng cách, file theo dõi tiến độ công việc vẫn mang lại giá trị thiết thực trong quản lý vận hành.

2. Cấu trúc chuẩn của một file theo dõi tiến độ công việc hiệu quả

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp có sử dụng file theo dõi tiến độ công việc nhưng hiệu quả không cao. Nguyên nhân phổ biến không nằm ở công cụ, mà nằm ở cách thiết kế cấu trúc file. Một file quá đơn giản sẽ không phản ánh đúng tình hình công việc, trong khi file quá phức tạp lại khiến nhân viên ngại cập nhật.

Một file excel quản lý tiến độ công việc hiệu quả cần đạt được hai mục tiêu:

• Giúp người thực hiện dễ cập nhật, không mất nhiều thời gian
• Giúp nhà quản lý nhìn nhanh là biết công việc đang “ổn hay có vấn đề”

2.1 Các thông tin bắt buộc phải có trong file

Đây là những cột thông tin nền tảng, bắt buộc phải có trong mọi bảng theo dõi tiến độ công việc, bất kể quy mô doanh nghiệp hay loại hình công việc.

• Tên công việc: Tên công việc cần được ghi rõ ràng, cụ thể, tránh đặt tên chung chung như “Xử lý hồ sơ” hay “Hỗ trợ dự án”. Ví dụ: “Hoàn thiện báo cáo doanh thu quý II” sẽ giúp người xem hiểu ngay nội dung, mục tiêu công việc.
• Người phụ trách: Mỗi công việc cần gắn với một người chịu trách nhiệm chính. Điều này giúp tránh tình trạng “nhiều người cùng làm nhưng không ai chịu trách nhiệm”, đồng thời tăng tính minh bạch, chủ động trong công việc.
• Thời gian bắt đầu – thời gian kết thúc: Thông tin này cho biết khoảng thời gian dự kiến để thực hiện công việc. Đây là cơ sở để đánh giá công việc có đang kéo dài bất thường hay không, đặc biệt với các công việc mang tính dự án.
• Deadline: Deadline là mốc thời gian cam kết hoàn thành. Trong quản trị, đây là yếu tố quan trọng nhất để kiểm soát tiến độ. Một file theo dõi tiến độ công việc không có deadline rõ ràng sẽ rất khó phát huy tác dụng.
• Mức độ ưu tiên: Không phải công việc nào cũng quan trọng như nhau. Việc phân loại mức độ ưu tiên (cao – trung bình – thấp) giúp nhân viên biết nên tập trung vào việc gì trước, đồng thời giúp quản lý dễ điều phối nguồn lực khi cần.
• Trạng thái công việc: Trạng thái thường được chia thành các mức như: Chưa thực hiện – Đang thực hiện – Hoàn thành – Tạm dừng. Chỉ cần nhìn vào cột này, nhà quản lý đã có thể nắm được bức tranh tổng thể của toàn bộ công việc.

Những thông tin trên tạo nên “khung xương” của file theo dõi tiến độ công việc. Nếu thiếu một trong các yếu tố này, việc theo dõi và đánh giá sẽ thiếu chính xác.

2.2 Các cột nâng cao giúp theo dõi tiến độ sát thực tế hơn

Khi doanh nghiệp có nhiều đầu việc hơn, hoặc cần kiểm soát tiến độ chi tiết hơn, việc bổ sung các cột nâng cao là rất cần thiết. Đây cũng là điểm khác biệt giữa một mẫu excel theo dõi tiến độ công việc đơn giản và một file được sử dụng hiệu quả trong thực tế.

• Tỷ lệ hoàn thành (%): Cột này giúp lượng hóa tiến độ thay vì chỉ nhìn trạng thái “đang làm”. Ví dụ, hai công việc đều ở trạng thái “đang thực hiện” nhưng một việc đã đạt 80%, việc còn lại mới 20%, rõ ràng mức độ rủi ro là rất khác nhau.
• Khối lượng công việc: Khối lượng có thể đo bằng số đầu việc, số hồ sơ, số sản phẩm hoặc bất kỳ đơn vị phù hợp nào. Khi kết hợp khối lượng với % hoàn thành, quản lý sẽ đánh giá chính xác hơn mức độ nỗ lực, tiến độ thực tế.
• Ngày cập nhật gần nhất: Đây là cột thường bị bỏ qua nhưng lại rất quan trọng. Nếu một công việc không được cập nhật trong thời gian dài, đó có thể là dấu hiệu của việc bị đình trệ hoặc thiếu theo dõi.
• Ghi chú, nguyên nhân chậm tiến độ: Cột này giúp giải thích “vì sao công việc chậm”, thay vì chỉ ghi nhận kết quả. Các nguyên nhân như thiếu dữ liệu đầu vào, phụ thuộc phòng ban khác, hay thay đổi yêu cầu sẽ là cơ sở để cải thiện quy trình sau này.

Theo nghiên cứu của Project Management Institute (PMI), các tổ chức có khả năng theo dõi, kiểm soát tiến độ chi tiết sẽ giảm đáng kể rủi ro trễ hạn tránh lãng phí nguồn lực.

3. Các loại bảng theo dõi tiến độ công việc được áp dụng nhiều

3.1 Bảng theo dõi truyền thống (Manual Tracking)

Bảng theo dõi truyền thống thường được thực hiện thủ công bằng các công cụ như Excel hoặc Google Sheets. Các nhiệm vụ, thời hạn, tiến độ công việc được nhập và cập nhật bằng tay bởi người quản lý hoặc thành viên nhóm.

TẢI MẪU BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC FILE EXCEL TỪ LẠC VIỆT

Ưu điểm:

• Đơn giản linh hoạt: Excel hoặc Google Sheets cung cấp nhiều tùy chọn định dạng, dễ dàng tùy biến bảng theo dõi phù hợp với nhu cầu của từng dự án.
• Dễ sử dụng: Nhiều doanh nghiệp đã quen thuộc với việc sử dụng các bảng tính, vì vậy không yêu cầu đào tạo đặc biệt cho nhân viên.
• Không tốn chi phí: Sử dụng các công cụ như Google Sheets hoặc Excel có thể không đòi hỏi chi phí mua phần mềm mới.

Nhược điểm:

• Dễ xảy ra sai sót: Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến lỗi sai trong quá trình cập nhật tiến độ.
• Khó theo dõi thời gian thực: Cập nhật thủ công có thể khiến thông tin trở nên lỗi thời nếu không được duy trì thường xuyên.
• Khả năng tự động hóa thấp: Thiếu khả năng tự động hóa hoặc tích hợp với các công cụ quản lý dự án khác, gây khó khăn trong việc tạo báo cáo hoặc theo dõi liên tục.

Khi nào sử dụng:

• Các dự án nhỏ, yêu cầu sự linh hoạt cao không cần theo dõi tiến độ chi tiết theo thời gian thực.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế, số lượng nhiệm vụ không quá lớn.

3.2 Bảng theo dõi tự động (Automated Tracking)

Sử dụng phần mềm quản lý công việc hiện đại như Trello,Jira, LV-DX Task, CoDX Task để theo dõi tiến độ công việc một cách tự động. Các công cụ này cho phép thiết lập, cập nhật và báo cáo tiến độ theo thời gian thực mà không cần can thiệp thủ công quá nhiều.

Ưu điểm:

• Tự động cập nhật và thông báo: Khi có thay đổi về tiến độ, các công cụ này tự động gửi thông báo đến người liên quan, giúp duy trì sự minh bạch, liên kết giữa các thành viên trong nhóm.
• Tính năng phân quyền rõ ràng: Cho phép quản lý phân công nhiệm vụ dễ dàng với các vai trò quyền hạn được thiết lập cụ thể.
• Tích hợp với nhiều công cụ khác: Các nền tảng như Jira, LV-DX Task có thể tích hợp với email, công cụ chat (Slack, Microsoft Teams), hệ thống CRM, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Báo cáo phân tích dữ liệu: Cung cấp tính năng tạo báo cáo trực quan, phân tích tiến độ công việc, phát hiện nút thắt để cải tiến quy trình.

Nhược điểm:

• Chi phí cao: Một số phần mềm yêu cầu trả phí theo tháng hoặc theo số lượng người dùng, khiến chi phí tăng cao nếu sử dụng ở quy mô lớn.
• Đòi hỏi đào tạo: Một số công cụ phức tạp có thể cần thời gian để nhân viên làm quen để sử dụng thành thạo.
• Phụ thuộc vào công nghệ: Nếu hệ thống gặp sự cố hoặc người dùng gặp khó khăn về kết nối, có thể gây gián đoạn cho quy trình theo dõi tiến độ.

Khi nào sử dụng:

• Dự án lớn với nhiều thành viên, nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu báo cáo, theo dõi chi tiết.
• Các doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp quản lý hiện đại muốn tích hợp công nghệ vào quy trình quản lý dự án.

4. Khi nào nên dùng file Excel theo dõi tiến độ công việc? Khi nào không?

Không thể phủ nhận rằng mẫu excel theo dõi tiến độ công việc là công cụ phổ biến dễ tiếp cận. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ khi nào nên dùng và khi nào không nên phụ thuộc hoàn toàn vào Excel.

4.1 Trường hợp nên sử dụng mẫu Excel theo dõi tiến độ công việc

Excel phù hợp trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân sự, công việc chưa nhiều
• Công việc mang tính lặp lại, quy trình ổn định, ít thay đổi
• Nhu cầu báo cáo đơn giản, chủ yếu theo dõi tình trạng hoàn thành

Ở giai đoạn này, file theo dõi tiến độ công việc giúp doanh nghiệp:

• Tạo thói quen quản lý dựa trên dữ liệu
• Chuẩn hóa cách giao việc và báo cáo
• Kiểm soát tiến độ mà không phát sinh chi phí đầu tư hệ thống

4.2 Những hạn chế thực tế của mẫu Excel theo dõi tiến độ công việc

Khi quy mô công việc tăng lên, những hạn chế của Excel bắt đầu bộc lộ rõ:

• Dữ liệu cập nhật thủ công, phụ thuộc vào ý thức của người dùng, dễ sai sót hoặc bị quên cập nhật
• Khó kiểm soát khi nhiều người cùng chỉnh sửa, đặc biệt với các file chia sẻ
• Không có cơ chế cảnh báo trễ hạn, quản lý chỉ phát hiện vấn đề khi đã muộn
• Thiếu báo cáo tổng hợp theo thời gian thực, gây khó khăn trong việc đánh giá nhanh tình hình chung

Theo McKinsey, việc thiếu công cụ theo dõi tiến độ và cộng tác hiệu quả có thể làm giảm năng suất lao động của doanh nghiệp từ 20–30%.

5. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ file theo dõi tiến độ sang phần mềm quản lý công việc?

Trong giai đoạn đầu, file theo dõi tiến độ công việc (thường là Excel) là công cụ phù hợp để doanh nghiệp hình thành thói quen quản lý công việc có kế hoạch. Tuy nhiên, khi quy mô và mức độ phức tạp của công việc tăng lên, việc tiếp tục phụ thuộc hoàn toàn vào file Excel có thể trở thành rào cản thay vì giải pháp.

Câu hỏi quan trọng không phải là “có nên dùng Excel hay không”, mà là khi nào Excel không còn đáp ứng được nhu cầu quản trị. Dấu hiệu cho thấy file Excel không còn phù hợp

Số lượng công việc và dự án tăng nhanh

Khi doanh nghiệp chỉ có vài chục đầu việc, một bảng theo dõi tiến độ công việc đơn giản vẫn có thể kiểm soát được. Nhưng khi số lượng công việc tăng lên hàng trăm, trải dài theo nhiều dự án, Excel bắt đầu bộc lộ hạn chế: file ngày càng nặng, khó lọc, khó theo dõi các mối liên hệ giữa các công việc.

Lúc này, nhà quản lý không còn “nhìn file là hiểu ngay tình hình”, mà phải mất thời gian tổng hợp thủ công, làm giảm hiệu quả ra quyết định.

Nhiều phòng ban cùng phối hợp thực hiện công việc

Khi công việc liên quan đến nhiều phòng ban, việc dùng chung một file excel quản lý tiến độ công việc sẽ phát sinh các vấn đề:

• Ai là người cập nhật cuối cùng?
• Thông tin có bị ghi đè hay thiếu nhất quán không?
• Phòng ban nào đang là “điểm nghẽn” trong chuỗi công việc?

Excel không được thiết kế để xử lý tốt các luồng công việc liên phòng ban. Việc thiếu phân quyền và lịch sử cập nhật rõ ràng khiến trách nhiệm dễ bị mờ nhạt.

Quản lý cần báo cáo theo thời gian thực

Ở giai đoạn doanh nghiệp tăng trưởng, lãnh đạo thường cần biết:

• Ngay lúc này, công việc nào đang trễ?
• Dự án nào có nguy cơ không đạt kế hoạch?
• Nguồn lực đang bị dồn vào đâu?

File theo dõi tiến độ công việc cập nhật thủ công không thể đáp ứng nhu cầu báo cáo theo thời gian thực. Thông tin thường có độ trễ, khiến quyết định được đưa ra khi vấn đề đã xảy ra.

6. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu để quản lý tiến độ công việc hiệu quả?

Quản lý tiến độ hiệu quả không bắt đầu từ công cụ, mà bắt đầu từ cách tiếp cận đúng.

Bắt đầu với file theo dõi tiến độ công việc đúng cách

Với nhiều doanh nghiệp, file Excel vẫn là điểm khởi đầu hợp lý nếu được sử dụng đúng.

Chuẩn hóa biểu mẫu: Doanh nghiệp nên thống nhất một mẫu excel theo dõi tiến độ công việc dùng chung, thay vì mỗi phòng ban tự làm một kiểu. Việc chuẩn hóa giúp dữ liệu dễ tổng hợp và so sánh.

Quy định rõ cách cập nhật: Cần quy định rõ:

• Ai cập nhật
• Cập nhật khi nào (theo ngày, theo tuần)
• Cập nhật những thông tin gì

Điều này giúp bảng theo dõi tiến độ công việc luôn phản ánh đúng thực tế, tránh tình trạng “file có nhưng không ai dùng”.

Gắn trách nhiệm cụ thể: Mỗi công việc trong file excel quản lý tiến độ công việc cần có người chịu trách nhiệm chính. Khi trách nhiệm rõ ràng, tiến độ sẽ được cải thiện đáng kể.

Kết hợp file theo dõi với công cụ quản trị tổng thể

Ở giai đoạn phát triển cao hơn, doanh nghiệp nên xem file theo dõi tiến độ công việc như một phần trong bức tranh quản trị tổng thể.

• Kết nối tiến độ công việc với quy trình để biết công việc đang ở bước nào
• Gắn tiến độ với dự án để kiểm soát mục tiêu lớn
• Liên kết với KPI để đánh giá hiệu suất thực tế

Cách tiếp cận phù hợp là chuyển đổi từng bước, bắt đầu từ Excel, sau đó mở rộng sang các công cụ quản lý công việc, hệ thống quản trị khi doanh nghiệp đã sẵn sàng về con người, quy trình và ngân sách. Xem ngay bộ giải pháp quản lý quy trình tiến độ công việc LV-DX Dynamic Workflow từ Lạc Việt

Liên hệ với Lạc Việt để đăng ký demo miễn phí phần mềm Workflow để đánh giá hiệu quả công việc vận hành của toàn doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống tinh gọn duy nhất.

Hy vọng những thông tin xoay quanh việc xây dựng bảng theo dõi tiến độ công việc hữu ích để các quản lý, lãnh đạo áp dụng hiệu quả cho đội nhóm – doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh