Tiền lương là yếu tố then chốt quyết định sự gắn bó và hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời cũng là một trong những khoản chi phí lớn nhất của doanh nghiệp. Việc áp dụng cách tính lương nhân viên chuẩn xác, minh bạch phù hợp với quy định pháp luật không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả, hạn chế rủi ro pháp lý.
Nắm rõ công thức tính lương, từ hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm cho đến khoán việc hay doanh thu sẽ giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu nguồn lực tài chính. Quan trọng hơn, một cơ chế trả lương hợp lý tạo nền tảng cho sự gắn kết lâu dài giữa nhân viên và tổ chức từ đó thúc đẩy năng suất gia tăng lợi thế cạnh tranh.
Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết về các cách tính lương trong doanh nghiệp hiện nay.
1. Cách tính lương là gì?
Cách tính lương là tập hợp các phương pháp, công thức doanh nghiệp sử dụng để xác định số tiền mà mỗi nhân viên được nhận, dựa trên kết quả làm việc, thời gian lao động và các chính sách đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Đây là khâu then chốt trong quản trị tiền lương, quyết định trực tiếp tới sự công bằng nội bộ, khả năng cạnh tranh về đãi ngộ so với thị trường.
Nếu “cách tính lương” tập trung vào phương pháp xác định con số cụ thể mỗi kỳ trả lương, thì “chính sách tiền lương” lại bao hàm toàn bộ định hướng, nguyên tắc trả lương của doanh nghiệp bao gồm mức lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và chế độ phúc lợi.
Việc xây dựng một cách tính lương hợp lý giúp doanh nghiệp đạt được 3 mục tiêu:
- Đảm bảo công bằng nội bộ: Người làm nhiều hưởng nhiều, khuyến khích hiệu suất làm việc.
- Cạnh tranh trên thị trường lao động: Thu hút giữ chân nhân tài bằng chế độ lương hấp dẫn.
- Tuân thủ pháp luật: Tránh rủi ro bị xử phạt do vi phạm quy định về trả lương, bảo hiểm/thuế.
2. Cơ sở pháp lý về cách tính lương tại Việt Nam
Cách tính lương của doanh nghiệp tại Việt Nam chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật, trong đó quan trọng nhất là Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn. Những văn bản này quy định rõ nguyên tắc, hình thức trả lương, thời hạn thanh toán, nghĩa vụ của người sử dụng lao động.
Theo Điều 94 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải trả lương trực tiếp, đầy đủ đúng thời hạn cho người lao động, không được ép buộc hoặc trì hoãn không có lý do chính đáng. Ngoài ra, Điều 90 cũng khẳng định mức lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ ban hành.
Nghị định 145/2020/NĐ-CP bổ sung chi tiết về việc xây dựng thang, bảng lương, nguyên tắc phân loại lao động, và yêu cầu doanh nghiệp phải công khai các quy định này để đảm bảo tính minh bạch giúp hạn chế tranh chấp lao động, củng cố niềm tin của nhân viên.
Từ góc độ thực tiễn, việc nắm rõ cơ sở pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt (mức phạt có thể lên tới 100 triệu đồng nếu vi phạm quy định về trả lương theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP), mà còn tạo nền tảng để thiết lập công thức tính lương minh bạch, dễ hiểu dễ áp dụng cho từng nhóm nhân viên.
Nguồn tham khảo:
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến cách tính lương
Việc xác định mức lương thực trả cho nhân viên không chỉ dựa vào một công thức cố định mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Hiểu rõ các yếu tố này giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế trả lương phù hợp, vừa đáp ứng nhu cầu người lao động, vừa đảm bảo hiệu quả tài chính.
Loại hợp đồng lao động
- Hợp đồng toàn thời gian thường áp dụng cách tính lương theo tháng, ổn định hơn và gắn với các khoản bảo hiểm, phúc lợi đầy đủ.
- Hợp đồng bán thời gian hoặc thời vụ thường tính lương theo giờ hoặc theo ngày công, linh hoạt nhưng ít phụ cấp hơn.
- Hợp đồng khoán việc áp dụng cho dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể, gắn chặt với tiến độ và kết quả công việc.
Hình thức trả lương
- Theo thời gian: Dựa trên số ngày/giờ làm việc thực tế, áp dụng phổ biến cho khối văn phòng.
- Theo sản phẩm: Lương phụ thuộc vào số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, phù hợp với doanh nghiệp sản xuất.
- Theo doanh thu/kết quả: Gắn với tỷ lệ % doanh thu hoặc lợi nhuận, thường dùng cho nhân viên kinh doanh.
Phụ cấp phúc lợi
- Bao gồm phụ cấp ăn ca, xăng xe, điện thoại, nhà ở, độc hại…
- Theo khảo sát VietnamWorks 2024, 78% ứng viên coi phụ cấp và phúc lợi là yếu tố quan trọng khi quyết định gắn bó lâu dài với công ty.
Các khoản khấu trừ bắt buộc
- BHXH (8% từ nhân viên, 17,5% từ doanh nghiệp), BHYT (1,5% + 3%), BHTN (1% + 1%) theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và Luật Việc làm.
- Thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
Chính sách thưởng hoa hồng
- Doanh nghiệp thường bổ sung khoản thưởng hiệu suất hoặc hoa hồng để khuyến khích nhân viên, đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng, môi giới, dịch vụ.
- Việc này tác động trực tiếp đến động lực làm việc, giữ chân nhân tài.
Khi kết hợp đầy đủ các yếu tố trên, doanh nghiệp sẽ có được cách tính lương nhân viên linh hoạt, công bằng phù hợp với đặc thù hoạt động từ đó nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự tối ưu chi phí tiền lương.
4. Các công thức & Cách tính lương nhân sự phổ biến trong doanh nghiệp
Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp, công thức tính lương khác nhau, tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề, cơ cấu nhân sự và mục tiêu quản trị. Việc lựa chọn đúng phương pháp không chỉ đảm bảo tính chính xác minh bạch mà còn góp phần nâng cao động lực làm việc, giữ chân nhân tài tối ưu chi phí nhân sự.
4.1. Cách tính lương theo thời gian
Đây là phương pháp trả lương dựa trên số ngày hoặc giờ làm việc thực tế của nhân viên so với thời gian làm việc tiêu chuẩn trong tháng.
Công thức:
Lương thực nhận = (Lương tháng / Số ngày công chuẩn) × Số ngày công thực tế
Ví dụ: Một nhân viên có lương tháng 15.000.000 đồng, số ngày công chuẩn trong tháng là 26, đi làm 24 ngày. Lương = (15.000.000 / 26) × 24 ≈ 13.846.000 đồng (chưa bao gồm phụ cấp, thưởng hoặc khấu trừ).
Ưu điểm: Dễ tính toán, phù hợp cho nhân viên khối văn phòng hoặc vị trí yêu cầu thời gian làm việc cố định.
Nhược điểm: Khó phản ánh chính xác hiệu suất nếu nhân viên làm việc vượt trội hoặc kém hơn kỳ vọng.
Giá trị doanh nghiệp nhận được: Đơn giản hóa quy trình tính lương, dễ dàng áp dụng trong phần mềm nhân sự, đồng thời đảm bảo sự rõ ràng cho nhân viên khi đối chiếu bảng lương.
4.2. Cách tính lương theo sản phẩm
Phương pháp này gắn thu nhập với số lượng hoặc chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà nhân viên hoàn thành.
- Công thức:
Lương thực nhận = Số lượng sản phẩm hoàn thành × Đơn giá sản phẩm
Ví dụ: Công nhân may có đơn giá 20.000 đồng/sản phẩm, hoàn thành 600 sản phẩm trong tháng. Lương = 600 × 20.000 = 12.000.000 đồng.
Ưu điểm: Khuyến khích tăng năng suất, phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất, gia công.
Nhược điểm: Thu nhập có thể biến động mạnh khi khối lượng công việc giảm hoặc chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu.
Giá trị doanh nghiệp nhận được: Tăng khả năng kiểm soát chi phí nhân công, đảm bảo trả lương dựa trên kết quả thực tế, từ đó thúc đẩy năng suất lao động.
4.3. Cách tính lương khoán
Doanh nghiệp trả lương theo một mức khoán cố định cho toàn bộ công việc hoặc dự án, không phụ thuộc trực tiếp vào thời gian làm việc.
Công thức:
Lương thực nhận = Mức khoán × Tỷ lệ hoàn thành công việc
Ví dụ: Nhân viên được khoán 50.000.000 đồng cho một dự án, hoàn thành 90% khối lượng công việc. Lương = 50.000.000 × 90% = 45.000.000 đồng.
Ưu điểm: Phù hợp với công việc có kết quả rõ ràng, giúp kiểm soát ngân sách dự án.
Nhược điểm: Cần tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc minh bạch để tránh tranh chấp.
Giá trị doanh nghiệp nhận được: Tiết kiệm thời gian quản lý, khuyến khích nhân viên hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc.
4.4. Cách tính lương theo doanh thu/hoa hồng
Phương pháp này thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, môi giới hoặc tư vấn, trong đó lương gắn chặt với doanh số hoặc giá trị hợp đồng.
Công thức: Lương thực nhận = Lương cứng + (Doanh thu × % hoa hồng)
Ví dụ: Lương cứng 8.000.000 đồng, doanh thu tháng đạt 500.000.000 đồng, hoa hồng 2%. Lương = 8.000.000 + (500.000.000 × 2%) = 18.000.000 đồng.
Ưu điểm: Tạo động lực bán hàng mạnh mẽ, gắn thu nhập với hiệu quả làm việc.
Nhược điểm: Thu nhập biến động, dễ gây áp lực nếu doanh thu không ổn định.
Giá trị doanh nghiệp nhận được: Tối ưu chi phí lương cơ bản, chỉ trả thêm khi có kết quả thực tế, đồng thời tạo động lực cạnh tranh tích cực giữa các nhân viên kinh doanh.
5. Các khoản bắt buộc trích nộp từ lương
Khi tính lương nhân viên, ngoài việc xác định thu nhập dựa trên công thức tính lương phù hợp, doanh nghiệp còn phải thực hiện trích nộp các khoản bắt buộc theo quy định của pháp luật. Đây là nghĩa vụ song song của cả người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) nhằm đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội cho nhân viên, tuân thủ luật pháp.
Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- NLĐ đóng: 8% mức lương đóng BHXH.
- NSDLĐ đóng: 17,5% mức lương đóng BHXH.
- Mục đích: Đảm bảo quyền lợi về hưu trí, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.
Bảo hiểm y tế (BHYT)
- NLĐ đóng: 1,5%.
- NSDLĐ đóng: 3%.
- Mục đích: Hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh khi NLĐ ốm đau.
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- NLĐ đóng: 1%.
- NSDLĐ đóng: 1%.
- Mục đích: Hỗ trợ tài chính, đào tạo nghề khi NLĐ mất việc.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Áp dụng theo biểu thuế lũy tiến từng phần, từ 5% đến 35% tùy vào mức thu nhập chịu thuế.
- Các khoản giảm trừ phổ biến: giảm trừ gia cảnh (11 triệu đồng/tháng cho bản thân và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc).
Ví dụ minh họa: Một nhân viên có mức lương đóng BHXH là 20.000.000 đồng:
- Trích từ lương NLĐ: BHXH (1.600.000) + BHYT (300.000) + BHTN (200.000) = 2.100.000 đồng.
- Doanh nghiệp phải đóng thêm: BHXH (3.500.000) + BHYT (600.000) + BHTN (200.000) = 4.300.000 đồng.
Việc nắm rõ áp dụng đúng tỷ lệ này giúp doanh nghiệp tính toán chính xác chi phí nhân sự, đồng thời tránh rủi ro bị phạt vì vi phạm quy định trích nộp. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 150 triệu đồng nếu doanh nghiệp không đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ cho nhân viên.
Nguồn tham khảo:
- BHXH Việt Nam: https://baohiemxahoi.gov.vn
- Tổng cục Thuế: https://gdt.gov.vn
6. Sai lầm doanh nghiệp thường mắc phải khi tính lương nhân viên
Trong thực tế triển khai, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải những sai sót tưởng chừng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến tính chính xác, sự hài lòng của nhân viên. Một số sai lầm phổ biến gồm:
- Chỉ dựa vào dữ liệu chấm công thủ công: Việc thu thập giờ làm việc từ bảng chấm công file Excel dễ phát sinh nhầm lẫn, dẫn đến sai lệch kết quả tính lương. Sai sót này thường ảnh hưởng đến cả công thức tính lương, mức thu nhập thực tế của nhân viên, gây mất niềm tin và tăng tỷ lệ nghỉ việc.
- Không cập nhật kịp thời thay đổi về luật lao động, thuế: Các quy định về mức đóng bảo hiểm, thuế TNCN, mức lương tối thiểu vùng thường xuyên thay đổi. Nếu không cập nhật, doanh nghiệp dễ vi phạm pháp luật hoặc chịu phạt hành chính.
- Bỏ qua yếu tố phúc lợi phụ cấp: Một số doanh nghiệp chỉ tính lương cơ bản mà quên hoặc tính sai các khoản phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ. Điều này không chỉ sai lệch với hợp đồng lao động mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động.
- Không chuẩn hóa công thức tính lương: Doanh nghiệp áp dụng nhiều cách tính lương khác nhau giữa các bộ phận hoặc chi nhánh, dẫn đến thiếu nhất quán, khó kiểm soát, tốn thời gian đối soát.
- Thiếu minh bạch trong quy trình tính lương: Khi nhân viên không hiểu rõ cách tính lương, dễ nảy sinh nghi ngờ, thắc mắc giảm tinh thần làm việc.
Theo khảo sát của PwC năm 2024 (nguồn), 42% nhân viên cho rằng tính minh bạch chính xác trong bảng lương là yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến sự gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Điều này cho thấy, tối ưu hóa quy trình tính lương không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là chiến lược giữ chân nhân sự.
7. Ứng dụng phần mềm LV SureHCS để tối ưu quy trình tính lương
Phần mềm quản lý nhân sự LV SureHCS của Lạc Việt được thiết kế nhằm giải quyết triệt để những hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải. Không chỉ tự động hóa quy trình, phần mềm tính lương từ Lạc Việt SureHCS còn đảm bảo tính chính xác, minh bạch tuân thủ pháp luật.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình: Từ nhập dữ liệu chấm công, áp dụng công thức tính lương, tính thuế – bảo hiểm cho đến xuất bảng lương, tất cả được thực hiện trên một nền tảng duy nhất giúp giảm tới 80% thời gian xử lý so với làm thủ công.
- Cập nhật luật lao động, quy định thuế mới nhất: Hệ thống phần mềm HRM luôn được cập nhật tự động theo các thông tư, nghị định mới, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo mức đóng đúng quy định.
- Tùy biến công thức tính lương: Doanh nghiệp có thể thiết lập các cách tính lương khác nhau theo bộ phận, vị trí, ca làm hoặc chính sách riêng mà vẫn đảm bảo tính nhất quán dễ kiểm soát.
- Tích hợp dữ liệu chấm công, phúc lợi: LV SureHCS kết nối trực tiếp với hệ thống chấm công và quản lý phúc lợi đảm bảo tất cả khoản phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ đều được tính chính xác.
- Cung cấp bảng lương minh bạch cho nhân viên: Nhân viên có thể tra cứu bảng lương, lịch sử thu nhập, cách tính chi tiết qua cổng thông tin tự phục vụ (Self-service Portal), giảm tối đa thắc mắc khiếu nại.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Áp dụng đúng cách tính lương nhân viên không chỉ đảm bảo quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp. Một quy trình tính lương rõ ràng, chính xác tuân thủ pháp luật sẽ hạn chế rủi ro tranh chấp, đồng thời nâng cao sự gắn kết, động lực làm việc của đội ngũ. Để tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp nên kết hợp giữa công thức tính lương chuẩn cùng các công cụ quản lý hiện đại, tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót. Đây không chỉ là bước đi chiến lược trong quản trị nhân sự mà còn là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
