5 Công cụ làm việc từ xa hiệu quả với mức chi phí thấp 2024

Mô hình làm việc từ xa đang là xu hướng được nguồn nhân lực trẻ lựa chọn vì yếu tố có thể cân bằng được giữa công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, ở góc độ quản trị, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thách thức trong quản lý, vì vậy cần phải có các chiến lược, công cụ hỗ trợ phù hợp để duy trì hiệu quả làm việc từ xa. Bài viết dưới đây Lạc Việt sẽ cung cấp đầy đủ các yếu tố cùng công cụ làm việc từ xa giúp doanh nghiệp dễ dàng quản trị khi áp dụng mô hình này.

1. Công cụ chat trực tuyến từ xa

Giao tiếp tốt là nền tảng để các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra hiệu quả. Giao tiếp tăng cường độ minh bạch, đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu đúng và cùng chung một mục tiêu với tổ chức. Tuy nhiên, trong môi trường gặp rào cản lớn về khoảng cách địa lý, nhân viên không có cơ hội gặp gỡ thì làm thế nào để kết nối cùng nhau, làm việc thông suốt hơn.

Nắm bắt điều này, các tập đoàn công nghệ lớn đã ra mắt nhiều công cụ làm việc từ xa hỗ trợ chat trực tuyến dành riêng cho môi trường công sở. Việc kết nối, trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu trên nền tảng này sẽ đảm bảo mọi nhân viên đều có thể giao tiếp nhanh chóng với nhau, nắm bắt được tiến độ công việc, xử lý công việc kịp thời.

Gần đây, Microsoft Teams vừa thông báo đã nhận kết quả đạt 300 triệu người dùng hoạt động hàng tháng, tạo ra doanh thu quý hơn 28 tỷ đô la (theo Microsoft Teams user growth 2023). Microsoft Teams được lựa chọn phổ biến vì khả năng đa tích hợp với các công cụ hỗ trợ tác vụ khác như: Office như Word, Excel, PowerPoint,…. mang lại sự tiện ích lớn với người dùng, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Tại Việt Nam, LV-DX Collaboration là giải pháp tích hợp không gian tương tác nội bộ giữa các cá nhân trong không gian làm việc nhóm trên một nền tảng duy nhất.

Các tính năng của LV-DX Collaboration:

• Xây dựng không gian trò chuyện trực tiếp có bảo mật cao.
• Cung cấp công cụ hỗ trợ cho công việc cá nhân.
• Thiết lập mạng xã hội nội bộ, phục vụ công tác truyền thông nội bộ hiệu quả.
• Dễ dàng kết nối nhân sự, chia sẻ cảm xúc cùng nhau ở bất cứ đâu.

2. Công cụ họp online từ xa

Thời điểm diễn ra đại dịch COVID được xem là cơ hội cho các hệ thống họp online phát triển mạnh mẽ nhất. Vào đầu thời điểm 2020, Zoom ước tính có trung bình 300 triệu người tham gia họp mỗi ngày, tăng trưởng 30 lần trong ba tháng (theo báo cáo từ Zoom)

Zoom đã trở thành công cụ làm việc từ xa phổ biến để hội họp trực tuyến trên toàn cầu, phục vụ nhu cầu làm việc, học tập và giao tiếp khi thế giới buộc phải ngắt kết nối trực tiếp bên ngoài. Có khả năng tổ chức các cuộc họp quy mô lớn >1.000 người tham dự cùng chất lượng âm thanh tốt, hình ảnh sắc nét, có thể đo lường được hiệu quả cuộc họp. Ngoài ra, đây còn là nền tảng dẫn đầu mang lại giá trị tích cực rõ rệt, thúc đẩy xu hướng số hóa phát triển mạnh mẽ hơn.

Chi phí nền tảng Zoom sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham dự, thời lượng cuộc họp, dung lượng lưu trữ và nhiều tính năng khác. Chi phí ước tính từ 190.000đ trở lên dành cho gói cơ bản nhất.

Nếu doanh nghiệp cần một hệ thống họp trực tuyến linh hoạt và tiết kiệm hơn thì có thể sử dụng hệ thống LV-DX Collaboration. Sở hữu giao diện thân thiện với người dùng tại Việt Nam, nền tảng họp trực tuyến LV-DX Collaboration còn có khả năng hỗ trợ tạo biên bản cuộc họp để chia sẻ, kết hợp tính năng ghi âm và lưu trữ cuộc họp lên đám mây với dung lượng lớn, cho phép truy cập lại bất cứ lúc nào.

3. Công cụ quản lý công việc online từ xa

Nếu không có công cụ làm việc từ xa thì người lao động và doanh nghiệp sẽ rất khó để hợp tác cùng nhau phát triển lâu dài vì:

• Đối với người lao động: Dễ bị thiếu sót khi nhận việc, không nắm rõ – đầy đủ các thông tin cần thiết, khó khăn khi cộng tác cùng các phòng ban khác.

• Đối với doanh nghiệp: Khó theo dõi tiến độ hoàn thành, kéo dài thời gian phối hợp xử lý. Đánh giá hiệu quả dựa theo cảm tính vì không kiểm soát được thời gian, hiệu suất.

Trello là công cụ quản lý công việc trực tuyến, hỗ trợ cá nhân/đội nhóm quản lý nhiều dự án, theo dõi mọi hoạt động, dễ dàng thêm/tạo list công việc và thiết lập một quy trình tự động. Hệ thống có khả năng tùy biến cao, có thể tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu cá nhân.

Sở hữu giao diện thân thiện, các thông tin được trình bày theo bảng – danh sách – thẻ từ phương pháp Kanban, giúp mang lại góc nhìn trực quan nhất.

Tuy nhiên, Trello vẫn gặp rào cản về độ bảo mật, khó liên thông được với các nền tảng công việc khác. Vì thế, phần mềm LV-DX Task là công cụ có khả năng tương thích đa dạng nhất, hỗ trợ tối ưu hóa thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất công việc bằng các tính năng:

• Quản lý hiệu quả: Phân công rõ ràng, theo dõi tiến độ, không cần họp nhiều.
• Giao tiếp nhanh: Giải quyết ngay lập tức qua nhắn tin và video.
• Nhắc nhở tự động: Không bỏ lỡ nhiệm vụ với thông báo tự động.
• Báo cáo chi tiết: Nắm rõ tình hình mà không cần họp.

4. Mạng xã hội xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ xa

Thiết lập và duy trì văn hóa doanh nghiệp cũng là thách thức lớn nhất khi chuyển sang mô hình làm việc từ xa. Văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ sẽ gắn kết đội ngũ mật thiết hơn, tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo đổi mới. Các tổ chức có thể lựa chọn giải pháp CoDX EXP làm công cụ làm việc từ xa dành riêng cho mục đích này giúp duy trì phát triển văn hóa doanh nghiệp.

CoDX EXP sẽ thu hút được nhân tài, nâng cao giá trị thương hiệu nhờ vào sự đồng lòng, cống hiến hết mình của nhân viên theo tầm nhìn của doanh nghiệp thông qua những tính năng nổi bật:

• Tạo quy trình đánh giá minh bạch dựa trên nhiều cơ sở dữ liệu cụ thể
• Khảo sát nhân viên trọn vòng đời để định hình, cải tiến môi trường làm việc
• Cung cấp phản hồi realtime giúp xây dựng định hướng phát triển cá nhân
• Xây dựng khung năng lực đánh giá rõ ràng, cụ thể từng cá nhân/đội nhóm
• Khuyến khích sự cống hiến tích cực khi được tuyên dương, khen thưởng ngay tức thì

Chi phí: CoDX EXP sẽ tính mức phí dựa trên số lượng nhân viên sử dụng, gói cơ bản chỉ từ 5.000vnđ/nhân viên/tháng.

Tương tự giải pháp trên, Lạc Việt với 30 năm kinh nghiệm nghiên cứu và triển khai các công cụ hỗ trợ công việc cũng cho ra mắt giải pháp LV EXP – Hệ thống quản lý trải nghiệm nhân viên trọn vòng đời, đặt nhân viên làm trung tâm của mọi hoạt động. Cung cấp đầy đủ các phân hệ giúp phát huy tối đa tiềm năng nhân sự, tạo không gian tương tác – gắn kết nội bộ, xây dựng văn hóa doanh nghiệp có mục tiêu và định hướng hành vi cốt lõi theo tiêu chuẩn. Hơn nữa, nền tảng cung cấp thêm hệ thống ghi nhận, phản hồi, đánh giá các hành vi ngay lập tức, từ đó xếp hạng, vinh danh khen thưởng nhân viên ở mọi cấp bậc.

5. Công cụ quản lý quy trình và phê duyệt điện tử

Tại những doanh nghiệp lớn, quy trình và công nghệ là 2 yếu tố quan trọng nhất khi vận hành để hàng nghìn nhân viên đồng bộ trong cách làm việc một cách chuẩn chỉn nhất. Công nghệ sẽ đưa quy trình vận hành một cách trơn tru, chuẩn hóa toàn bộ nghiệp vụ hoạt động theo tiêu chuẩn đặt ra, phù hợp trở thành công cụ làm việc từ xa ưu việt.

CoDX Digitalization – Giải pháp quản lý hỗ trợ tự động hóa quy trình vận hành giúp lãnh đạo loại bỏ việc quản lý thủ công, tiết kiệm thời gian, nâng cao quyền kiểm soát trong từng hoạt động, đồng thời xây dựng lại quy trình tối ưu bằng cách:

• 100% quy trình được chuẩn hóa, số hóa.
• Công việc được quản lý tường minh
• Giao việc đúng người, đúng việc, đúng hạn, đúng chất lượng.
• Ký hợp đồng, ký duyệt nội bộ nhanh chóng, không “thời gian chết”.
• Xem được báo cáo thống kê đa chiều, từng dữ liệu trực quan realtime giúp ra quyết định chính xác.

Chi phí: CoDX Digitalization có cung cấp đa dạng các gói sử dụng, từ gói trải nghiệm miễn phí đến gói chuyên nghiệp chỉ hơn 700.000vnđ/tháng.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp muốn cấu hình quy trình theo đặc tính riêng từ đơn giản đến phức tạp, nhưng vẫn đảm bảo tính nhất quán thì LV-DX Dynamic Workflow sẽ là giải pháp quản trị hiệu quả nhất. Cho khả năng tích hợp với các công cụ quản lý hiện có, đồng thời tự động hóa các công việc theo quy trình được thiết lập sẵn, giúp loại bỏ công việc lặp đi lặp lại dư thừa trong tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu lý do vì sao LV-DX Dynamic Workflow sẽ trở thành công cụ quản trị thông minh của mọi doanh nghiệp trong tương lai.

6. LV-DX Dynamic Workflow – Công cụ làm việc từ xa hợp nhất trên 1 nền tảng

LV-DX Dynamic Workflow là giải pháp quản lý quy trình động liên phòng ban tạo điều kiện cho doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình vận hành trên một hệ thống duy nhất. Nền tảng được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu “tinh gọn hóa” tổ chức ở quy mô vừa và lớn.

Một công ty tinh gọn sẽ có khả năng ra quyết định tức thì, tăng cường sự tương tác giữa các bộ phận, tối ưu quy trình để tập trung vào những giá trị cốt lõi. Vì thế, LV-DX Dynamic Workflow chắc chắn là lựa chọn hoàn hảo để giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực không cần thiết, hỗ trợ thiết lập quy trình vận hành phù hợp với các nhu cầu đặc thù riêng, tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi tạo ra doanh thu. Tất cả những điều trên sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng trở thành một công ty tinh gọn.

3 Yếu tố nổi bật chính tạo nên LV-DX Dynamic Workflow:

Tạo quy trình động:

• Tăng hiệu suất: Cải tiến liên tục bộ máy quản trị, số hóa tự động liên phòng ban từ: Nhân sự; Tài chính; Kế toán; Kinh doanh; Sản xuất…không một “điểm chết-điểm nghẽn” trong mọi công việc.
• Tiết kiệm thời gian: Loại bỏ hoàn toàn các tác vụ lặp đi lặp lại, chồng chéo trong từng khâu hoạt động.
• Nâng cao chất lượng: Chuẩn hóa toàn bộ quy trình, đảm bảo mọi công việc diễn ra đều phải theo tiêu chuẩn chung, truy vết “điểm nghẽn” trong quy trình từ đó thay đổi cải tiến hơn.

Phê duyệt, ký số trực tuyến

• Bảo mật cao: Đảm bảo tính xác thực của chữ ký, xác thực nhiều lớp trước khi ký, lưu trữ tập trung các tài liệu ký một cách an toàn.
• Linh hoạt: Cho phép nhà lãnh đạo có thể xem và phê duyệt mọi yêu cầu, văn bản ở bất cứ đâu chỉ trong 3-5 phút.
• Tiện lợi: Hệ thống có khả năng rà soát những điểm nghi vấn lỗi, tăng độ chính xác của nội dung, hạn chế việc chỉnh sửa hợp đồng, tài liệu.

Trợ lý ảo Chatbot AI Lạc Việt hỗ trợ tra cứu ký duyệt

• Tương tác thông minh: Chatbot AI sẵn sàng hỏi-đáp thông tin trực tiếp cùng người dùng trong file dữ liệu.
• Đáp ứng tức thì: Đưa ra kết quả ngay lập tức, chính xác chỉ 1 giây sau khi nhập từ khóa, không giới hạn định dạng văn bản.
• Ra quyết định kịp thời: Chatbot AI có thể tóm tắt chính xác nội dung của mọi tài liệu giúp nắm bắt thông tin nhanh chóng, dễ hiểu.

LV-DX Dynamic Workflow chắc chắn sẽ mang lại những giá trị tích cực cho doanh nghiệp thông qua những tiện ích trên. Ngoài ra, đây còn là nền tảng sử dụng trực tuyến với giá thuê vô cùng tiết kiệm, không cần đầu tư nhiều chi phí, thiết bị và nguồn lực khi triển khai.

Bài viết trên đã mang đến 5 công cụ làm việc từ xa hữu ích và phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp, hy vọng qua bài viết trên bạn sẽ lựa chọn được công cụ phù hợp với tổ chức của mình.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh