Nghiệp vụ kế toán công ty thương mại tập trung vào việc ghi nhận, kiểm soát các giao dịch mua hàng, bán hàng, nhập – xuất – tồn kho, công nợ phải thu – phải trả, doanh thu, giá vốn, chi phí, thuế – dòng tiền.
Vậy kế toán công ty thương mại cần làm những gì? Nghiệp vụ kế toán công ty thương mại gồm những nội dung nào và quy trình hạch toán được thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây Lac Viet sẽ phân tích chi tiết từng nghiệp vụ từ mua hàng, nhập kho đến bán hàng, tính giá vốn, quản lý công nợ, kê khai thuế, lập báo cáo, kèm các bút toán hạch toán liên quan.
1. Kế toán công ty thương mại là gì?
1.1 Kế toán thương mại là gì?
Kế toán công ty thương mại là công việc ghi nhận, kiểm tra, tổng hợp, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình doanh nghiệp mua hàng hóa để bán lại. Khác với doanh nghiệp sản xuất phải theo dõi nguyên vật liệu, quá trình sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán doanh nghiệp thương mại tập trung nhiều hơn vào mua hàng, hàng tồn kho, bán hàng, doanh thu, giá vốn, công nợ, dòng tiền.
Có thể hình dung hoạt động của một doanh nghiệp thương mại theo dòng chảy:
Tiền → mua hàng → nhập kho → bán hàng → xuất kho → ghi nhận doanh thu và giá vốn → phát sinh công nợ → thu tiền.
Mỗi giao dịch trong chuỗi này đều tạo ra dữ liệu kế toán liên quan với nhau. Chẳng hạn, khi doanh nghiệp nhập một lô hàng trị giá 500 triệu đồng, kế toán không chỉ ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp mà còn phải cập nhật số lượng, giá trị hàng tồn kho. Khi lô hàng được bán ra, dữ liệu xuất kho phải được liên kết với doanh thu, giá vốn và công nợ khách hàng.
1.2 Đặc điểm nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp thương mại
Điểm đặc trưng nhất của kế toán thương mại là hàng hóa được mua vào để bán ra, do đó hàng tồn kho, giá vốn có mối liên hệ trực tiếp với doanh thu và lợi nhuận.
Ví dụ, một doanh nghiệp nhập 1.000 sản phẩm với tổng giá trị 200 triệu đồng. Trong tháng, doanh nghiệp bán 600 sản phẩm với doanh thu 180 triệu đồng. Kế toán phải đồng thời trả lời được các câu hỏi: 600 sản phẩm đã xuất kho chưa, giá vốn của số hàng này là bao nhiêu, còn bao nhiêu hàng tồn kho, khách hàng đã thanh toán bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu.
Nếu chỉ theo dõi doanh thu mà không kiểm soát giá vốn – tồn kho, báo cáo lợi nhuận có thể không phản ánh đúng tình hình kinh doanh. Ngược lại, số liệu kho đúng nhưng công nợ không được cập nhật kịp thời cũng khiến doanh nghiệp khó kiểm soát dòng tiền.
Do đó, hạch toán kế toán công ty thương mại cần được tổ chức theo một chuỗi dữ liệu thống nhất giữa các nghiệp vụ mua hàng, nhập kho, bán hàng, xuất kho, công nợ, thanh toán.
Đây cũng là lý do nghiệp vụ kế toán thương mại có tính liên kết cao. Một sai sót ở khâu nhập hàng có thể kéo theo sai lệch về giá trị tồn kho, giá vốn khi bán hàng và cuối cùng là lợi nhuận.
2. Kế toán công ty thương mại cần làm những gì?
Để trả lời đầy đủ câu hỏi “kế toán công ty thương mại cần làm những gì?”, có thể nhìn công việc theo toàn bộ vòng đời của một giao dịch: từ khi mua hàng, nhập kho, bán hàng, thu tiền cho đến đối chiếu, lập báo cáo.
2.1 Tiếp nhận kiểm tra chứng từ kế toán
Đây là bước đầu tiên nhưng có ảnh hưởng đến toàn bộ số liệu phía sau. Kế toán cần xác định giao dịch có thực sự phát sinh hay không, chứng từ có đầy đủ, thông tin trên các chứng từ có thống nhất hay không.
Với nghiệp vụ mua hàng, cần đối chiếu giữa hàng thực nhận, hóa đơn, phiếu nhập và điều khoản mua hàng. Với nghiệp vụ bán hàng, cần kiểm tra sự phù hợp giữa đơn hàng, hàng đã giao, phiếu xuất kho, hóa đơn, số tiền khách hàng phải thanh toán.
Cách kiểm tra này giúp tránh tình trạng một giao dịch được ghi nhận đúng trên hóa đơn nhưng lại sai số lượng trên kho hoặc sai công nợ.
2.2 Theo dõi nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả
Kế toán mua hàng không dừng lại ở việc ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho. Cần theo dõi toàn bộ quá trình từ khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch với nhà cung cấp cho đến khi hoàn tất thanh toán.
Kế toán cũng cần theo dõi các trường hợp hàng đã nhận nhưng chưa hoàn tất chứng từ, hàng trả lại hoặc các khoản phải thanh toán khác liên quan đến giao dịch mua hàng.
Điều quan trọng đối với kế toán trưởng là phải biết doanh nghiệp đang nợ nhà cung cấp bao nhiêu, khoản nào sắp đến hạn và nguồn tiền nào được dùng để thanh toán. Đây là dữ liệu trực tiếp phục vụ quản trị dòng tiền, chứ không chỉ là số liệu để lập báo cáo cuối kỳ.
2.3 Theo dõi nhập – xuất – tồn hàng hóa
Hàng tồn kho là một trong những khu vực cần kiểm soát chặt nhất trong doanh nghiệp thương mại. Kế toán cần đảm bảo số lượng, giá trị hàng hóa trên hệ thống phản ánh hợp lý tình hình thực tế.
Thông tin thường cần theo dõi gồm mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn, giá trị tồn, địa điểm lưu kho. Với những ngành có yêu cầu quản lý theo lô hoặc hạn sử dụng, dữ liệu này cần được theo dõi chi tiết hơn.
Điểm quan trọng là số liệu nhập – xuất – tồn phải liên kết với nghiệp vụ mua/bán hàng. Khi hàng được nhập kho, số lượng tồn tăng; khi bán hàng và xuất kho, số lượng tồn giảm đồng thời phát sinh giá vốn.
Nếu dữ liệu kho được cập nhật chậm, kế toán có thể gặp tình trạng báo cáo cho thấy còn hàng nhưng kho thực tế đã hết, hoặc ngược lại. Điều này không chỉ gây khó khăn cho kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động bán hàng, quyết định nhập hàng của doanh nghiệp.
2.4 Tính và kiểm soát giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là giá trị của hàng hóa đã được bán ra trong kỳ. Đây là chỉ tiêu quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận gộp.
Có thể hiểu đơn giản:
Gross profit = net Sales – cost of goods sold
Nếu giá vốn bị ghi nhận thấp hơn thực tế, lợi nhuận sẽ bị phản ánh cao hơn. Ngược lại, nếu giá vốn bị ghi nhận cao, lợi nhuận có thể bị giảm xuống không đúng thực tế.
Do đó, kế toán không chỉ cần “tính ra giá vốn” mà còn phải kiểm tra phương pháp tính, dữ liệu nhập – xuất kho và sự nhất quán giữa giá trị hàng tồn kho cuối kỳ với số liệu kế toán.
2.5 Theo dõi nghiệp vụ bán hàng và doanh thu
Nghiệp vụ bán hàng là điểm chuyển từ hàng hóa thành doanh thu, công nợ hoặc tiền thu về. Kế toán cần đảm bảo giao dịch bán hàng được ghi nhận đầy đủ, đồng thời cập nhật hàng xuất kho và giá vốn tương ứng.
Doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều hình thức bán hàng khác nhau như khách hàng thanh toán ngay, bán chịu, bán qua đại lý hoặc các kênh phân phối. Ngoài giao dịch bán hàng thông thường, kế toán còn phải xử lý các trường hợp chiết khấu, giảm giá hoặc hàng bán bị trả lại theo chính sách, điều kiện giao dịch thực tế.
Một quy trình kiểm soát tốt nên liên kết:
Đơn hàng → giao hàng → xuất kho → hóa đơn → doanh thu → công nợ/thu tiền.
Khi các bước này được quản lý tách rời, kế toán thường phải mất thời gian đối chiếu để tìm ra giao dịch nào đã giao nhưng chưa xuất hóa đơn, đã xuất hóa đơn nhưng chưa thu tiền hoặc đã bán nhưng chưa cập nhật giá vốn.
2.6 Theo dõi công nợ phải thu khách hàng
Đối với doanh nghiệp thương mại có chính sách bán chịu, công nợ phải thu có ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Doanh thu tăng không đồng nghĩa doanh nghiệp đã thu được tiền.
Chẳng hạn, doanh nghiệp ghi nhận 5 tỷ đồng doanh thu trong tháng nhưng khách hàng được phép thanh toán sau 60 ngày. Về kế toán, doanh thu đã được ghi nhận theo điều kiện ghi nhận phù hợp; nhưng về dòng tiền, doanh nghiệp vẫn phải chờ khách hàng thanh toán.
Vì vậy, kế toán cần theo dõi công nợ theo từng khách hàng, hóa đơn, thời hạn thanh toán và số tiền đã thu. Báo cáo tuổi nợ cũng đặc biệt hữu ích vì giúp phân biệt khoản phải thu mới phát sinh với những khoản đã quá hạn trong thời gian dài.
2.7 Theo dõi thu – chi và tiền gửi ngân hàng
Mọi khoản thu từ khách hàng, khoản thanh toán cho nhà cung cấp cần được đối chiếu với chứng từ và số liệu ngân hàng.
Một quy trình đối chiếu cơ bản có thể đi theo hướng:
Sổ kế toán ↔ chứng từ thu/chi ↔ sao kê ngân hàng ↔ công nợ.
Ví dụ, khách hàng chuyển khoản 200 triệu đồng nhưng nội dung chuyển tiền không ghi rõ mã hợp đồng hoặc số hóa đơn. Kế toán cần xác định đúng đối tượng trước khi cấn trừ công nợ. Nếu ghi nhầm khách hàng, tổng tiền ngân hàng có thể vẫn đúng nhưng số dư công nợ của từng khách hàng sẽ sai.
Đây là một trong những công việc có thể tiêu tốn nhiều thời gian khi doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch ngân hàng mỗi tháng.
2.8 Hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Sau khi các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, kho, công nợ được ghi nhận, kế toán cần tổng hợp doanh thu, giá vốn và chi phí để xác định kết quả kinh doanh.
Với doanh nghiệp thương mại, việc phân tích không nên dừng ở câu hỏi “tháng này lãi hay lỗ?”. Kế toán trưởng thường cần biết sâu hơn: sản phẩm nào có lợi nhuận tốt, nhóm hàng nào đang giảm biên lợi nhuận, chi nhánh nào có doanh thu cao nhưng chi phí lớn hoặc khách hàng nào tạo doanh thu lớn nhưng kéo dài thời gian thanh toán.
Nếu hệ thống dữ liệu được tổ chức tốt, doanh nghiệp có thể phân tích kết quả theo sản phẩm, nhóm hàng, khách hàng, chi nhánh hoặc kênh bán hàng. Khi đó, số liệu kế toán trở thành công cụ hỗ trợ quản trị thay vì chỉ phục vụ việc lập báo cáo.
2.9 Thực hiện các nghiệp vụ thuế liên quan
Bên cạnh ghi nhận giao dịch, kế toán còn phải đảm bảo số liệu kế toán được đối chiếu phù hợp với nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Các nội dung có thể liên quan đến thuế GTGT, thuế TNDN, hóa đơn điện tử, kê khai và quyết toán thuế theo quy định áp dụng cho từng doanh nghiệp.
Một điểm cần lưu ý trong năm 2026 là Thông tư 99/2025/TT-BTC điều chỉnh chế độ kế toán doanh nghiệp, nhưng việc xác định nghĩa vụ thuế vẫn thực hiện theo pháp luật về thuế. Bộ Tài chính đã giải thích rõ nội dung này trong hướng dẫn chính thức về Thông tư 99.
Do đó, kế toán không nên đồng nhất “thay đổi chế độ kế toán” với “thay đổi toàn bộ quy định về thuế”. Khi thực hiện nghiệp vụ, cần đối chiếu riêng yêu cầu của chế độ kế toán và quy định thuế đang có hiệu lực.
Đối với doanh nghiệp bắt đầu áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc rà soát hệ thống tài khoản, sổ sách, quy trình ghi nhận nên được thực hiện trước khi khóa sổ và lập báo cáo theo năm tài chính mới. Bộ Tài chính cũng đã có hướng dẫn cụ thể về thời điểm áp dụng đối với doanh nghiệp có năm tài chính không bắt đầu từ ngày 01/01.
3. Chi tiết các nghiệp vụ kế toán công ty thương mại
Đối với doanh nghiệp thương mại, các nghiệp vụ kế toán thường xoay quanh một chuỗi liên kết: mua hàng → nhập kho → bán hàng → xuất kho → ghi nhận doanh thu và giá vốn → theo dõi công nợ → thu tiền → đối chiếu → lập báo cáo.
3.1 Nghiệp vụ kế toán mua hàng
Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Kế toán cần kiểm soát từ thời điểm phát sinh giao dịch với nhà cung cấp đến khi hàng được nhập kho, công nợ được ghi nhận.
Theo hướng dẫn về TK 156 tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, giá trị hàng hóa mua ngoài được phản ánh vào TK 156; chi phí thu mua có thể được tính vào giá trị hàng hóa hoặc giá vốn tùy cách doanh nghiệp xác định và tổ chức hạch toán.
| Profession | Các bút toán | Note |
| Mua hàng nhập kho, chưa thanh toán nhà cung cấp | Nợ TK 156 – Hàng hóa: 200 triệu đồng Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 20 triệu đồng Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 220 triệu đồng |
Sau nghiệp vụ này, kế toán phải đồng thời cập nhật số lượng hàng nhập kho, công nợ phải trả nhà cung cấp. |
| Mua hàng, thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản | Debt TK 156 – cargo Debt TK 1331 – VAT deductible Có TK 111 – Tiền mặt or Have TK 112 – bank deposits |
Việc lựa chọn TK 111 hay 112 phụ thuộc vào phương thức thanh toán thực tế. |
| Mua hàng có chi phí thu mua | Theo hướng dẫn TK 156, chi phí thu mua hàng hóa có thể được ghi:
Debt TK 156 – cargo Thông tư 99 cũng cho phép trường hợp doanh nghiệp tính chi phí thu mua trực tiếp vào giá vốn hàng bán thì ghi nhận: Debt TK 632 – cost of goods sold |
Chi phí vận chuyển, bốc xếp và các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa hàng hóa về doanh nghiệp cần được xem xét để xác định cách ghi nhận phù hợp. |
| Mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại | Chiết khấu thương mại cần được xem xét theo bản chất giao dịch, chính sách của nhà cung cấp. Kế toán cần đảm bảo giá trị hàng hóa, thuế và công nợ được phản ánh phù hợp với chứng từ thực tế.
Đối với doanh nghiệp có số lượng nhà cung cấp lớn, đây là khu vực dễ phát sinh sai lệch nếu kế toán theo dõi chiết khấu trên nhiều file Excel riêng biệt. |
|
| Hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất, trả lại | Khi hàng hóa mua vào không đúng quy cách hoặc chất lượng theo hợp đồng và doanh nghiệp trả lại cho nhà cung cấp, theo hướng dẫn TK 156:
Nợ TK 111/112/331… |
Sau đó cần kiểm tra lại cả số lượng tồn kho, công nợ nhà cung cấp. Đây là bước dễ bị bỏ sót nếu bộ phận kho và kế toán quản lý dữ liệu độc lập. |
3.2 Nghiệp vụ kế toán bán hàng
Nếu nghiệp vụ mua hàng làm tăng hàng tồn kho thì bán hàng tạo ra chiều ngược lại: hàng hóa giảm, doanh thu phát sinh và đồng thời giá vốn được ghi nhận.
Đây là nghiệp vụ cốt lõi của kế toán doanh nghiệp thương mại.
| Profession | Các bút toán | Note |
| Revenue recognition sales | Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng: 110 triệu đồng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 100 triệu đồng Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 10 triệu đồng |
|
| Ghi nhận giá vốn hàng bán | Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 70 triệu đồng
Có TK 156 – Hàng hóa: 70 triệu đồng |
Thông tư 99 hướng dẫn TK 156 và TK 632 theo hướng khi hàng hóa được xác định là đã bán thì giá trị hàng hóa được chuyển sang giá vốn. |
| Bán hàng & thu tiền ngay | Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản:
Debt TK 112 – bank deposits Đồng thời: Debt TK 632 – cost of goods sold Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì thay TK 112 bằng TK 111. |
|
| Sales returns | Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán phải xử lý đồng thời phần doanh thu, phần hàng hóa quay trở lại kho theo bản chất giao dịch và chứng từ thực tế. | |
3.3 Nghiệp vụ kế toán kho hàng hóa
Kế toán kho không chỉ là ghi nhận số lượng hàng nhập và xuất. Mục tiêu quan trọng là đảm bảo số lượng thực tế, số lượng trên hệ thống, giá trị kế toán có thể đối chiếu được với nhau.
Đối với doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh, đây thường là một trong những nghiệp vụ tốn nhiều thời gian nhất.
| Profession | Bút toán định khoản | Note |
| Nhập kho hàng hóa | Khi hàng mua về đủ điều kiện nhập kho, kế toán ghi nhận:
Debt TK 156 – cargo |
Số lượng hàng nhập phải khớp với phiếu nhập kho, chứng từ mua hàng. |
| Xuất kho bán hàng | Khi hàng hóa được xác định là đã bán:
Debt TK 632 – cost of goods sold |
Giá trị ghi nhận phải dựa trên phương pháp tính giá xuất kho mà doanh nghiệp áp dụng và chính sách kế toán đã lựa chọn. |
| Goods on consignment | Khi gửi hàng:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Khi hàng được xác định đã bán: Debt TK 632 – cost of goods sold Đồng thời ghi nhận doanh thu theo điều kiện ghi nhận thực tế: Nợ TK 111/112/131… |
Trường hợp doanh nghiệp gửi hàng cho đại lý hoặc gửi bán nhưng chưa đủ điều kiện xác định là đã bán, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được theo dõi trên TK 157 – Hàng gửi đi bán. Thông tư 99 yêu cầu doanh nghiệp mở sổ chi tiết theo dõi từng loại hàng, từng lần gửi cho đến khi hàng được xác định là đã bán. |
| Điều chuyển hàng giữa các kho | Khi doanh nghiệp điều chuyển hàng hóa giữa các kho thuộc cùng doanh nghiệp, kế toán cần đảm bảo hệ thống theo dõi được kho xuất và kho nhận, tránh làm tăng hoặc giảm tổng tồn kho một cách sai lệch. | |
| Kiểm kê, xử lý thừa, thiếu hàng hóa | Khi kiểm kê phát hiện hàng hóa thừa hoặc thiếu, doanh nghiệp cần lập biên bản, xác định nguyên nhân trước khi xử lý. Thông tư 99 quy định trường hợp phát hiện thừa, thiếu hàng hóa ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân.
Do đó, không nên tự ý điều chỉnh số liệu kho chỉ để “khớp sổ”. |
3.4 Nghiệp vụ kế toán công nợ phải thu
Công nợ phải thu thể hiện số tiền khách hàng còn phải thanh toán cho doanh nghiệp. Với doanh nghiệp thương mại thường xuyên bán chịu, đây là chỉ tiêu cần được kế toán trưởng theo dõi sát vì doanh thu tăng nhưng tiền chưa thu được vẫn có thể gây áp lực dòng tiền.
| Profession | Bút toán định khoản | Note |
| Ghi nhận công nợ khi bán hàng | Khi bán chịu:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Đồng thời: Debt TK 632 – cost of goods sold |
|
| Khách hàng thanh toán công nợ | Khi khách hàng chuyển khoản:
Debt TK 112 – bank deposits Nếu thu bằng tiền mặt: Nợ TK 111 – Tiền mặt |
|
| Đối chiếu và phân tích tuổi nợ | Kế toán không nên chỉ quan tâm tổng số phải thu. Ví dụ doanh nghiệp có tổng công nợ 10 tỷ đồng nhưng trong đó 4 tỷ đồng đã quá hạn 90 ngày thì rủi ro hoàn toàn khác với trường hợp 10 tỷ đồng đều còn trong thời hạn thanh toán.
Vì vậy, báo cáo công nợ nên cho phép theo dõi theo khách hàng, hóa đơn, ngày đến hạn và số ngày quá hạn. |
3.5 Nghiệp vụ kế toán công nợ phải trả
Công nợ phải trả phản ánh nghĩa vụ doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp hoặc các đối tượng khác. Với doanh nghiệp thương mại, công nợ phải trả thường phát sinh trực tiếp từ nghiệp vụ mua hàng.
| Profession | Bút toán định khoản | Note |
| Ghi nhận công nợ phải trả | Khi mua hàng chưa thanh toán:
Debt TK 156 – cargo |
|
| Thanh toán cho nhà cung cấp | Khi thanh toán bằng ngân hàng:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Khi thanh toán bằng tiền mặt: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán |
|
| Đối chiếu công nợ nhà cung cấp | Kế toán cần đối chiếu số dư giữa sổ doanh nghiệp và xác nhận của nhà cung cấp, đặc biệt với các khoản có giá trị lớn hoặc phát sinh nhiều giao dịch. |
Với kế toán trưởng, báo cáo phải trả không chỉ để biết “đang nợ bao nhiêu” mà còn cần trả lời được khoản nào đến hạn, khoản nào quá hạn và kế hoạch thanh toán có phù hợp với dòng tiền hay không.
3.6 Nghiệp vụ kế toán doanh thu và giá vốn
Doanh thu và giá vốn là hai dữ liệu cần được xem xét cùng nhau khi đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp có doanh thu 20 tỷ đồng nhưng giá vốn lên tới 19 tỷ đồng, mức doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với hiệu quả kinh doanh tốt. Ngược lại, một nhóm hàng doanh thu thấp hơn nhưng biên lợi nhuận cao có thể mang lại giá trị tốt hơn.
Về nghiệp vụ, khi bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111/112/131…
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp, nếu có
Đồng thời ghi nhận giá vốn:
Debt TK 632 – cost of goods sold
Có TK 156 – Hàng hóa
Cuối kỳ, kế toán cần đối chiếu ít nhất ba nhóm dữ liệu: doanh thu bán hàng, lượng hàng đã xuất, giá vốn tương ứng.
Đối với doanh nghiệp có hàng khuyến mại, đây cũng là nghiệp vụ cần kiểm soát kỹ. Thông tư 99 hướng dẫn trường hợp xuất hàng khuyến mại, quảng cáo thì giá trị hàng khuyến mại được xử lý theo bản chất giảm giá hàng bán và ghi nhận vào giá vốn; doanh thu của chương trình được xác định trên cơ sở phân bổ số tiền thu được cho hàng bán, hàng khuyến mại theo hướng dẫn.
Điều này cho thấy kế toán thương mại cần theo dõi chính sách bán hàng cùng với dữ liệu kế toán, thay vì chỉ xử lý số liệu dựa trên hóa đơn cuối cùng.
3.7 Nghiệp vụ kế toán chi phí
Sau khi xác định doanh thu – giá vốn, kế toán cần tập hợp các khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí thường liên quan đến hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp, tài chính, các khoản chi phí khác.
| Profession | Accounting | Note |
| Cost of sales | Bút toán tổng quát:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng |
Ví dụ chi phí vận chuyển, quảng cáo, tiền lương bộ phận bán hàng hoặc các chi phí phục vụ hoạt động bán hàng. |
| Cost management business | Các khoản chi phục vụ hoạt động quản lý:
Debt TK 642 – Cost business management |
|
| Financial expenses | Ví dụ chi phí lãi vay:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính |
Thông tư 99 cũng hướng dẫn trường hợp mua hàng trả chậm, trả góp thì khoản lãi trả chậm, trả góp phải trả cho người bán được phản ánh định kỳ vào chi phí tài chính. |
Điểm cần lưu ý là kế toán trưởng nên tổ chức dữ liệu chi phí theo bộ phận, chi nhánh, sản phẩm hoặc kênh bán hàng nếu doanh nghiệp có nhu cầu quản trị. Khi đó, báo cáo không chỉ cho biết “chi phí tháng này là bao nhiêu” mà còn cho biết chi phí phát sinh ở đâu và tạo ra doanh thu tương ứng như thế nào.
3.8 Nghiệp vụ kế toán tiền và ngân hàng
Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng là nhóm nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, liên quan trực tiếp đến thu tiền khách hàng, thanh toán nhà cung cấp.
| Profession | Bút toán định khoản | Note |
| Thu tiền bán hàng | Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt:
Nợ TK 111 – Tiền mặt Nếu khách hàng chuyển khoản: Debt TK 112 – bank deposits |
|
| Thanh toán cho nhà cung cấp | Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Have TK 111/112 |
|
| Tạm ứng cho nhân viên | When advance:
Debt TK 141 – advance Khi nhân viên hoàn ứng và có chứng từ hợp lệ, kế toán căn cứ nội dung thực tế để ghi nhận vào tài khoản chi phí, hàng hóa hoặc tài sản tương ứng, đồng thời: Have TK 141 – advance |
Việc đối chiếu ngân hàng nên được thực hiện thường xuyên thay vì chỉ thực hiện vào cuối năm. Mục tiêu là phát hiện sớm các khoản đã phát sinh trên sao kê nhưng chưa ghi sổ, giao dịch ghi nhận sai đối tượng hoặc các khoản chưa xác định được nội dung.
3.9 Nghiệp vụ kế toán thuế
Nghiệp vụ thuế trong doanh nghiệp thương mại cần được thực hiện trên cơ sở đối chiếu giữa chứng từ – sổ kế toán – hóa đơn – dữ liệu kê khai thuế.
Với thuế GTGT, khi mua hàng đủ điều kiện khấu trừ, kế toán có thể ghi nhận:
Debt TK 1331 – VAT deductible
Có TK 111/112/331…
Khi bán hàng phát sinh thuế GTGT đầu ra:
Nợ TK 111/112/131…
Have TK 3331 – VAT payable
Cuối kỳ, kế toán thực hiện đối chiếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với thuế GTGT đầu ra và thực hiện các bút toán kết chuyển theo chính sách kế toán, quy định áp dụng.
Đối với thuế TNDN, kế toán cần phân biệt rõ chi phí kế toán và chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Đây là hai khái niệm có liên quan nhưng không phải lúc nào cũng giống nhau.
Với một số khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên, quy định thuế hiện hành còn đặt ra yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong các trường hợp tương ứng. Vì vậy, kế toán không nên chỉ kiểm tra hóa đơn mà cần kiểm soát cả hợp đồng, hồ sơ giao nhận và chứng từ thanh toán khi xác định chi phí được trừ.
3.10 Đối chiếu số liệu kế toán và số liệu thuế
Một trong những rủi ro phổ biến là doanh nghiệp có số liệu trên phần mềm kế toán nhưng bộ phận thuế lại sử dụng dữ liệu từ một nguồn khác. Khi đó, cùng một giao dịch có thể xuất hiện khác nhau về doanh thu, thuế hoặc công nợ.
Do đó, thay vì chờ đến kỳ quyết toán mới rà soát, kế toán nên thực hiện đối chiếu định kỳ giữa:
Hóa đơn → sổ kế toán → doanh thu/chi phí → tờ khai thuế → chứng từ thanh toán.
Thông tư 99/2025/TT-BTC cũng quy định rõ phạm vi của chế độ kế toán và việc xác định nghĩa vụ thuế phải thực hiện theo pháp luật về thuế. Bộ Tài chính đã khẳng định nội dung này trong hướng dẫn chính thức.
5. Giải pháp hỗ trợ kế toán công ty thương mại quản lý tập trung với AccNet ERP
Khi số lượng giao dịch tăng, vấn đề của kế toán công ty thương mại không còn đơn thuần là ghi nhận đúng bút toán. Kế toán còn phải đảm bảo dữ liệu mua hàng, bán hàng, kho, công nợ, tiền được cập nhật thống nhất, hạn chế nhập liệu lặp lại và có thể truy xuất nhanh khi đối chiếu hoặc lập báo cáo.
Đây là lúc doanh nghiệp có thể cân nhắc AccNet ERP như một giải pháp quản trị kế toán tích hợp. Thay vì để dữ liệu mua hàng, bán hàng, tồn kho, công nợ nằm ở nhiều file hoặc hệ thống riêng, phần mềm giúp kết nối các nghiệp vụ trên cùng một nền tảng. Nhờ đó, khi phát sinh giao dịch, kế toán có thể theo dõi xuyên suốt từ chứng từ đầu vào, nhập xuất hàng hóa đến doanh thu, giá vốn, công nợ, báo cáo.
Với kế toán trưởng, lợi ích quan trọng hơn nằm ở khả năng kiểm soát dữ liệu và quản trị tổng thể. Các báo cáo về doanh thu, hàng tồn kho, công nợ phải thu, phải trả hay kết quả kinh doanh được xây dựng từ dữ liệu nghiệp vụ, giúp giảm thời gian tổng hợp thủ công, hỗ trợ đánh giá tình hình kinh doanh kịp thời.
ACCOUNTING SOLUTIONS ACCNET ERP INTEGRATED AI AUTOMATE ALL BUSINESS
AccNet ERP is a software solution financial accounting integrated in the management system, comprehensive enterprise, which is developed by Lac Viet corporation. Difference highlights of AccNet ERP is the app artificial intelligence (AI) in many accounting process to help businesses:
- Automation of accounting and classified documents.
- Improving the accuracy in data control.
- Shorten processing time business accounting – financial.
Thanks to that, AccNet ERP not only is support tool but also a “smart assistant” with the business in financial management transparent effect.
Feature highlights:
✔️ Automatic accounting vouchers, collate public debt thanks to AI.
✔️ Manage your finance – accounting multi-branch, multi-subsidiary.
✔️ Financial statements consolidated standards of Vietnam & international (VAS, IFRS).
✔️ Cash flow management, budgeting, forecasting the exact cost.
✔️ Connect with the manure management system, hr, production, sales to sync data.
✔️ Integration of AI in data analysis, risk warning and proposed optimal scheme.
TYPICAL CUSTOMERS ARE DEPLOYING ACCNET ERP
- Nitto Denko – control production costs thanks to the application of accounting costing: Nitto Denko has chosen solution AccNet ERP to deploy the system accounting calculating cost ofhelp business control costs more effectively in the production process. After a period of use, company, highly effective, practical system that brings, as well as the degree of stability superior to other software in the market.
- ANTESCO – restructuring process works with management accounting operation: At ANTESCO, our team of consultants and deployment of AccNetERP has collaborated closely with the business in the first phase, reset the standard process and construction work-flow related departments throughout. The solution has helped ANTESCO significantly improve management capabilities, operating in a synchronized way and versatile
- Khatoco – expansion pack solution AccNetC after the successful implementation of original: Lac Viet has successfully deployed package solution AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.
ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?
Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.
- Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
- Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
- Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
- Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
- Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
- Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
- Ability to handle big data với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
- Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.
SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW
INTEGRATED AI ACCELERATION CONVERTER OF ACCOUNTING
AI in AccNet ERP't just stop at automate data entry, but also:
- Identification & classification certificate from smart: AI scan, read & sort invoice, voucher, receipt, limit errors due to input manually.
- Financial forecasting & budget: the system uses algorithms machine learning to forecast cost, revenue, business support decision fast.
- Warning risk accounting: AI to detect abnormalities in the book, from which timely warning of false or fraud risks.
- Reports assistant smart: AI suggested report template, automatic data aggregation support, leadership, financial analysis instant.
BUSINESS IS WHAT WHEN IMPLEMENTING ACCOUNTING SOFTWARE LAC VIET?
- Experience more than 30 years develop software solutions business management in Vietnam.
- Ecosystem of comprehensive: AccNet ERP easily connect with other solutions of Lac Viet (HRM, Workflow, Portal...).
- Advanced technology: Integrated AI support, cloud & on-premise flexible.
- Services dedicated support: A team of knowledgeable professionals with accounting – finance in Vietnam, companion throughout the deployment.
- Trust from thousands of customers in many areas: finance, banking, manufacturing, trade, services.
See details, feature & get FREE Demo
CONTACT INFORMATION
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
- Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY
Đặc biệt, với doanh nghiệp thương mại có nhiều mã hàng, kho, khách hàng hoặc chi nhánh, việc quản lý tập trung giúp hạn chế tình trạng số liệu giữa kho và kế toán không khớp, công nợ cập nhật chậm hoặc phải nhập lại cùng một giao dịch nhiều lần. Đây là nền tảng để bộ phận kế toán chuyển từ công việc xử lý, đối chiếu dữ liệu sang kiểm soát, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ quyết định kinh doanh.
![[ĐẦY ĐỦ] Mẫu báo cáo doanh thu doanh số bán hàng bằng Excel theo ngày, tháng](https://lacviet.vn/wp-content/uploads/2025/02/mau-bao-cao-doanh-thu.png)
![[Trọn bộ] File Excel mẫu báo cáo chi phí sản xuất kèm hướng dẫn lập chi tiết](https://lacviet.vn/wp-content/uploads/2025/02/bao-cao-chi-phi-san-xuat.png)
