Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài theo NĐ 254/2026 về loại, thông tin, ngoại tệ & thuế suất

Doanh nghiệp Việt Nam có khách hàng là pháp nhân nước ngoài thường lúng túng ở bốn điểm: dùng loại hóa đơn nào, ghi người mua không có mã số thuế Việt Nam ra sao, xử lý ngoại tệ và tỷ giá thế nào, áp thuế suất 0% cần hồ sơ gì. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC thay thế các văn bản cũ, nên nhiều hướng dẫn đăng trước đó đã lỗi thời.

In this article Lac Viet sẽ giúp bạn xác định loại hóa đơn cần dùng, nắm cách xuất hóa đơn cho khách hàng nước ngoài theo từng loại giao dịch, ghi đúng thông tin người mua, ngoại tệ, thuế suất 0% và tránh các lỗi thường gặp.

1. Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài có bắt buộc không? Dùng loại hóa đơn nào?

Có. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử, và quy định này gồm cả trường hợp xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài lẫn xuất vào khu phi thuế quan. Khách hàng ở nước ngoài không làm mất nghĩa vụ này, vì hóa đơn là chứng từ để người bán kê khai doanh thu, chứng minh giao dịch với cơ quan thuế.

Loại hóa đơn được xác định theo Điều 8 của nghị định. Hóa đơn giá trị gia tăng dành cho người bán tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn bán hàng dành cho người bán tính thuế theo phương pháp trực tiếp, cũng như hoạt động trong khu phi thuế quan. Với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, khoản 3 Điều 8 còn có hóa đơn thương mại điện tử, áp dụng khi người bán đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Người không đáp ứng điều kiện này vẫn có thể dùng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Phạm vi bài viết đứng ở chiều người bán Việt Nam cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nước ngoài. Chiều ngược lại, tức doanh nghiệp mua dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài, thuộc nhóm quy định khác và nằm ngoài nội dung này.

Bảng dưới đây tóm tắt ba tình huống phổ biến để kế toán xác định nhanh loại hóa đơn và thời điểm lập.

Một điểm hay bị nhầm là chứng từ thương mại như commercial invoice trong bộ hồ sơ xuất khẩu. Chứng từ này phục vụ giao dịch quốc tế, còn hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP là nghĩa vụ riêng của người bán với cơ quan thuế. Chi tiết về loại chứng từ này có trong bài viết về hóa đơn thương mại. Phần tiếp theo trình bày cách lập theo từng loại giao dịch.

2. Cách xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài theo từng loại giao dịch

Cách xuất hóa đơn cho khách hàng nước ngoài khác nhau tùy bạn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay bán vào khu phi thuế quan. Ba mục dưới đây trình bày lần lượt từng loại, kèm thời điểm lập và lưu ý riêng. Chi tiết sâu về loại hóa đơn, thời điểm của hoạt động xuất khẩu hàng hóa đã có trong bài viết về hóa đơn xuất khẩu, nên phần này chỉ tóm tắt.

2.1. Xuất khẩu hàng hóa cho khách hàng nước ngoài

Với xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan, theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đây là điểm khác so với bán hàng trong nước, nơi thời điểm lập gắn với chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.

Ví dụ minh họa: lô hàng được thông quan vào thứ Ba ngày 03/11/2026 thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn chậm nhất vào thứ Tư ngày 04/11/2026. Kế toán cần theo dõi ngày thông quan trên tờ khai hải quan thay vì ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển, vì hai ngày này thường lệch nhau.

Trường hợp xuất khẩu qua đơn vị nhận ủy thác, việc sử dụng hóa đơn có hướng dẫn riêng tại Điều 6 của nghị định, theo đó phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có thể được dùng khi giao hàng cho bên nhận ủy thác. Kế toán nên đọc nguyên văn điều này trước khi áp dụng cho hợp đồng ủy thác của doanh nghiệp.

Dù là hóa đơn loại nào, nội dung vẫn phải đáp ứng Điều 10 của nghị định, gồm tên và thông tin người bán, người mua, hàng hóa, thuế suất, tiền thuế, thời điểm ký số. Hồ sơ hải quan đi kèm là chứng từ để cơ quan thuế đối chiếu khi hoàn thuế hoặc kiểm tra. Doanh nghiệp cần lưu cùng một bộ gồm hợp đồng, tờ khai, hóa đơn và chứng từ thanh toán.

2.2. Xuất khẩu dịch vụ (phần mềm, tư vấn, thiết kế) cho công ty nước ngoài

Xuất khẩu dịch vụ không có thủ tục thông quan nên thời điểm lập hóa đơn được xác định theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: lập vào thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc thu tiền trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, không bao gồm tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ.

Ví dụ minh họa: doanh nghiệp ký hợp đồng gia công phần mềm với công ty ở nước ngoài, bàn giao sản phẩm giai đoạn một và được khách hàng nghiệm thu vào ngày 20/11/2026. Hóa đơn của giai đoạn này lập vào ngày hoàn thành dịch vụ, dù khách hàng thanh toán sau. Nếu khách hàng chuyển tiền tạm ứng trước khi bắt đầu công việc, khoản tạm ứng không phải tiền đặt cọc sẽ phát sinh hóa đơn ngay khi nhận tiền.

Với dịch vụ thực hiện theo nhiều giai đoạn, kế toán nên đối chiếu điều khoản thanh toán và biên bản nghiệm thu trong hợp đồng để xác định đúng thời điểm của từng đợt. Hợp đồng ghi mốc nghiệm thu rõ ràng sẽ giúp tránh tranh luận về ngày hoàn thành dịch vụ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Điều kiện áp dụng thuế suất 0% cho dịch vụ xuất khẩu có quy định riêng và được trình bày ở mục 4. Doanh nghiệp không nên mặc định mọi dịch vụ bán cho khách hàng nước ngoài đều được áp thuế suất 0%.

2.3. Bán vào khu phi thuế quan và doanh nghiệp chế xuất

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xếp việc xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu vào nhóm phải lập hóa đơn điện tử. Loại hóa đơn tiếp tục tuân theo Điều 8: người bán tính thuế theo phương pháp khấu trừ dùng hóa đơn giá trị gia tăng, người bán tính thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc hoạt động trong khu phi thuế quan dùng hóa đơn bán hàng theo điểm b khoản 2.

Với hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan, hướng dẫn chung là thể hiện rõ nội dung “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” trên hóa đơn. Kế toán cần đọc nguyên văn điểm b khoản 2 Điều 8 để dùng đúng cách ghi và cụm từ.

Khi bán cho đơn vị trong khu phi thuế quan, kế toán nên xác nhận tư cách của bên mua qua giấy tờ pháp lý, lưu hồ sơ đó cùng hợp đồng, rồi mới chọn loại hóa đơn và thuế suất theo hướng dẫn. Việc xác định đúng tính chất giao dịch ngay từ đầu giúp tránh phải điều chỉnh hóa đơn sau khi đã phát hành.

Bài viết về hóa đơn bán hàng trình bày chi tiết hơn các tình huống dùng loại hóa đơn này.

3. Thông tin người mua và nội dung khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Thông tin người mua nước ngoài là phần dễ sai nhất khi lập hóa đơn, vì khách hàng thường không có mã số thuế Việt Nam, tên viết bằng chữ nước ngoài, thanh toán bằng ngoại tệ. Ba mục dưới đây làm rõ cách ghi tên, địa chỉ và mã số thuế, cách thể hiện chữ nước ngoài, cách xử lý đồng tiền cùng tỷ giá.

3.1. Tên, địa chỉ & mã số thuế của người mua nước ngoài

Theo mục 4 Phụ lục về nội dung của hóa đơn kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thông tin người mua gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân. Các thông tin này cần phản ánh đúng người mua thực tế trong hợp đồng, không ghi chung chung.

Trường hợp người mua là cá nhân nước ngoài, các hướng dẫn tổng hợp từ phụ lục cho biết số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh kèm quốc tịch được dùng thay cho địa chỉ và số định danh cá nhân. Kế toán nên thu thập sẵn các giấy tờ này từ khách hàng trước khi lập hóa đơn.

Với tổ chức nước ngoài không có mã số thuế Việt Nam, hướng dẫn thao tác trên một số phần mềm hóa đơn là để trống mục mã số thuế và ghi đầy đủ tên, địa chỉ theo hợp đồng. Doanh nghiệp cần lưu ý chưa thấy điều khoản trực tiếp trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP nêu cách này, nên nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử khi gặp tình huống cụ thể.

Không nên dùng nội dung “Bán cho người tiêu dùng” cho khách hàng là công ty nước ngoài. Nội dung này áp dụng cho người mua là người tiêu dùng không cung cấp thông tin, hóa đơn dạng này không dùng để hạch toán chi phí hay quyết toán thuế.

3.2. Chữ viết và hóa đơn song ngữ

Chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần thêm chữ nước ngoài để khách hàng nước ngoài dễ đọc, chữ nước ngoài được đặt trong ngoặc đơn bên phải hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt, với cỡ chữ nhỏ hơn cỡ chữ tiếng Việt, theo hướng dẫn tại mục 8 Phụ lục của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cách trình bày này giúp giữ nguyên giá trị pháp lý của nội dung tiếng Việt, đồng thời đáp ứng nhu cầu đọc của đối tác.

Điều quan trọng là mọi thông tin bắt buộc theo Điều 10 phải hiển thị đầy đủ bằng tiếng Việt, kể cả khi đã có phần chữ nước ngoài.

Cần phân biệt hóa đơn song ngữ với commercial invoice. Commercial invoice thường soạn hoàn toàn bằng tiếng Anh theo thông lệ thương mại quốc tế, phục vụ làm thủ tục hải quan hoặc thanh toán quốc tế, không thay thế hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế. Bài viết về hóa đơn thương mại đi sâu hơn về chứng từ này.

Khi dùng phần mềm lập hóa đơn, kế toán nên kiểm tra mẫu hóa đơn có cho nhập thêm dòng chữ nước ngoài theo đúng vị trí trên không, vì nhiều mẫu mặc định chỉ có một dòng tiếng Việt.

3.3. Đồng tiền và tỷ giá trên hóa đơn

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ, vấn đề đầu tiên là ghi giá trị giao dịch theo đồng tiền nào. Theo một số hướng dẫn tổng hợp từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp bán hàng hóa và nộp thuế bằng ngoại tệ theo pháp luật về ngoại hối thì tổng tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, không cần quy đổi sang đồng Việt Nam. Với các trường hợp còn lại, việc thể hiện tỷ giá thực hiện theo quy định tại điểm c mục 8 Phụ lục của nghị định.

Ví dụ minh họa: hóa đơn xuất khẩu dịch vụ cho khách hàng thanh toán bằng đô la Mỹ ghi rõ loại ngoại tệ, số tiền ngoại tệ, tỷ giá quy đổi dùng để xác định các chỉ tiêu bằng đồng Việt Nam trên hệ thống kế toán và tờ khai.

Một nguồn hướng dẫn cho biết từ 01/7/2026, tỷ giá tính thuế đối với hàng hóa xuất khẩu thực hiện theo pháp luật về hải quan, quy định tại khoản 4 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Nội dung này kế toán cần đối chiếu nguyên văn trước khi áp dụng, vì tỷ giá tính thuế khác tỷ giá ghi sổ kế toán.

Cần phân biệt ba loại tỷ giá: tỷ giá thể hiện trên hóa đơn, tỷ giá tính thuế, tỷ giá ghi sổ theo chế độ kế toán doanh nghiệp tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Mỗi loại có căn cứ riêng, nên việc dùng một con số cho cả ba mục đích dễ sinh chênh lệch giữa số liệu hóa đơn, tờ khai và sổ sách. Kế toán nên lập bảng đối chiếu tỷ giá cho từng lô hàng hoặc đợt dịch vụ.

4. Thuế suất 0% và hồ sơ cần lưu khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu đủ điều kiện được áp thuế suất thuế giá trị gia tăng 0% theo khoản 1 Điều 9 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15. Mức thuế này vẫn là thuế suất, tức người bán được khấu trừ, hoàn thuế đầu vào, khác với hàng hóa không chịu thuế hay không phải kê khai, tính nộp thuế. Vì vậy khi lập hóa đơn, kế toán phải ghi thuế suất 0% cho dòng hàng đủ điều kiện, không ghi nhầm sang không chịu thuế.

Căn cứ chi tiết nằm ở Điều 17 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về mức thuế suất 0% và Điều 18 về điều kiện áp dụng. Thủ tục, hồ sơ nằm tại Điều 4 Thông tư 69/2025/TT-BTC. Với hàng hóa xuất khẩu, các hướng dẫn tổng hợp từ nghị định cho biết doanh nghiệp cần có hợp đồng bán hàng, gia công hoặc ủy thác xuất khẩu với bên nước ngoài, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tờ khai hải quan theo quy định.

Với dịch vụ xuất khẩu, điều kiện và danh mục dịch vụ được áp 0% quy định tại Điều 17, Điều 18 của Nghị định 181/2025/NĐ-CP, trong đó có những dịch vụ không đủ điều kiện áp dụng. Kế toán cần đối chiếu từng loại dịch vụ với điều khoản này thay vì mặc định mọi dịch vụ bán cho khách hàng nước ngoài đều được áp 0%.

Bảng dưới đây liệt kê bộ hồ sơ nên lưu cho một lô hàng hoặc một hợp đồng dịch vụ xuất khẩu.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP. Khi hồ sơ thiếu một trong các chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp có thể không được áp thuế suất 0%, dẫn đến phải kê khai bổ sung và nộp thêm thuế. Hồ sơ cũng là căn cứ để đề nghị hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào, nội dung được trình bày trong bài viết về hoàn thuế giá trị gia tăng.

Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ theo từng lô hàng hoặc từng hợp đồng, đánh số thống nhất để đối chiếu giữa hóa đơn, tờ khai, chứng từ thanh toán. Đây là cách giảm rủi ro khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

5. Các bước lập hóa đơn cho khách hàng nước ngoài và lỗi thường gặp

Quy trình lập hóa đơn cho khách hàng nước ngoài có thể gói gọn trong năm bước liên tiếp. Làm đúng thứ tự giúp kế toán giảm nguy cơ phải điều chỉnh hóa đơn sau khi đã gửi cơ quan thuế. Năm bước đầu được trình bày ở các mục 5.1 đến 5.5, còn mục 5.6 tổng hợp các lỗi thường gặp cùng cách xử lý khi hóa đơn đã lập có sai sót.

Bước 1: Xác định loại giao dịch

Bước đầu tiên là phân loại giao dịch, vì mọi lựa chọn phía sau về loại hóa đơn, thời điểm lập, thuế suất đều phụ thuộc vào kết quả này. Với doanh nghiệp có khách hàng nước ngoài, giao dịch thường rơi vào một trong ba nhóm: xuất khẩu hàng hóa, xuất khẩu dịch vụ, bán vào khu phi thuế quan hoặc doanh nghiệp chế xuất. Cả ba nhóm đều thuộc phạm vi phải lập hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Để phân loại đúng, kế toán nên đọc lại hợp đồng với khách hàng trước, xem đối tượng giao dịch là hàng hóa hay dịch vụ, bên mua là pháp nhân ở nước ngoài hay đơn vị trong khu phi thuế quan. Sau đó đối chiếu với chứng từ thực tế của lô hàng hoặc đợt dịch vụ. Hàng hóa xuất khẩu có tờ khai hải quan đã thông quan. Dịch vụ không có thủ tục thông quan, thay vào đó là biên bản nghiệm thu hoặc văn bản xác nhận hoàn thành do hai bên ký.

Khi một hợp đồng có cả hàng hóa lẫn dịch vụ, kế toán nên tách từng hạng mục theo bản chất, vì Điều 9 quy định thời điểm lập hóa đơn riêng cho hàng hóa, riêng cho dịch vụ. Việc ghi chú tư cách của bên mua ngay từ bước này, chẳng hạn khách hàng ở nước ngoài hay doanh nghiệp trong khu phi thuế quan, giúp các bước sau không phải làm lại. Kết quả phân loại nên được lưu cùng hồ sơ của hợp đồng để người khác trong bộ phận kế toán đối chiếu khi cần.

Bước 2: Chọn loại hóa đơn theo phương pháp tính thuế

Sau khi biết loại giao dịch, kế toán chọn loại hóa đơn theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Tiêu chí chọn là phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của chính người bán, không phải quốc tịch của khách hàng.

Người bán tính thuế theo phương pháp khấu trừ dùng hóa đơn giá trị gia tăng. Người bán tính thuế theo phương pháp trực tiếp dùng hóa đơn bán hàng, loại hóa đơn này cũng dành cho hoạt động trong khu phi thuế quan. Riêng hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài còn có thêm lựa chọn là hóa đơn thương mại điện tử theo khoản 3 Điều 8, với điều kiện người bán đáp ứng yêu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện của hóa đơn thương mại điện tử vẫn lập được hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, nên không cần chờ đủ điều kiện mới xuất hóa đơn. Điều cần tránh là dùng commercial invoice thay cho hóa đơn điện tử, vì hai chứng từ này có mục đích khác nhau như đã nêu ở mục 1.

Kế toán nên thống nhất một nguyên tắc nội bộ: xác định phương pháp tính thuế của doanh nghiệp trong kỳ, sau đó dùng mẫu hóa đơn tương ứng cho mọi lô hàng xuất khẩu. Với trường hợp bán vào khu phi thuế quan bằng hóa đơn bán hàng, cần kiểm tra lại cách ghi nội dung “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” đã trình bày ở mục 2.3 trước khi phát hành.

Bước 3: Xác định thời điểm lập hóa đơn

Bước thứ ba là xác định thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đây là bước kế toán dễ lệch nhất, vì hàng hóa xuất khẩu và dịch vụ xuất khẩu dùng hai mốc khác nhau.

• Với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập do người bán xác định nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan, theo khoản 1 Điều 9. Mốc cần lấy là ngày thông quan trên tờ khai hải quan, không phải ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Ví dụ ở mục 2.1 cho thấy lô hàng thông quan ngày 03/11/2026 phải có hóa đơn chậm nhất ngày 04/11/2026.
• Với dịch vụ xuất khẩu, khoản 2 Điều 9 quy định lập hóa đơn vào thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu khách hàng trả tiền trước hoặc trả trong khi dịch vụ đang thực hiện thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ khoản tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Để không bỏ sót mốc nào, kế toán có thể lập bảng theo dõi theo từng hợp đồng với ba thông tin: ngày thông quan hoặc ngày nghiệm thu, ngày thu tiền nếu khách hàng trả trước, hạn lập hóa đơn. Bảng này nên được cập nhật ngay khi có tờ khai thông quan hoặc biên bản nghiệm thu. Với dịch vụ thực hiện theo nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn cần một dòng riêng để tránh nhầm giữa các đợt.

Bước 4: Nhập thông tin người mua, đồng tiền, tỷ giá và thuế suất

Ở bước này kế toán nhập các thông tin quyết định giá trị của hóa đơn: người mua, đồng tiền, tỷ giá, thuế suất. Đây cũng là nhóm trường dễ sai nhất khi khách hàng ở nước ngoài.

• Về người mua, cần ghi đúng tên, địa chỉ theo hợp đồng. Cá nhân nước ngoài dùng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh kèm quốc tịch. Tổ chức nước ngoài chưa có mã số thuế Việt Nam thì một số phần mềm hướng dẫn để trống mục này, nhưng chưa thấy điều khoản trực tiếp trong nghị định, nên cần xác nhận với cơ quan thuế quản lý hoặc đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt, chữ nước ngoài đặt trong ngoặc đơn với cỡ chữ nhỏ hơn.
• Về đồng tiền, nếu giao dịch bằng ngoại tệ thì thể hiện loại ngoại tệ, số tiền ngoại tệ, tỷ giá theo điểm c mục 8 Phụ lục của nghị định. Cần phân biệt tỷ giá trên hóa đơn, tỷ giá tính thuế, tỷ giá ghi sổ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, đồng thời lập bảng đối chiếu cho từng lô hàng.
• Về thuế suất, dòng hàng đủ điều kiện ghi thuế suất 0%, không ghi thành không chịu thuế. Điều kiện cụ thể, nhất là với dịch vụ, nằm ở Điều 17, Điều 18 Nghị định 181/2025/NĐ-CP như đã trình bày ở mục 4. Trước khi ký số, kế toán nên đọc lại toàn bộ nội dung bắt buộc theo Điều 10 của nghị định, vì sau khi phát hành, việc sửa sai phải đi qua thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế.

Bước 5: Ký số, gửi hóa đơn và lưu hồ sơ

Bước cuối cùng gồm ký số, gửi hóa đơn, lưu hồ sơ. Hóa đơn sau khi lập cần được ký số, gửi cho cơ quan thuế cùng người mua theo quy trình của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang dùng. Với khách hàng ở nước ngoài, kế toán nên gửi hóa đơn đến địa chỉ email khách hàng đã cung cấp trong hợp đồng, để hai bên đối chiếu số tiền, loại ngoại tệ.

Hồ sơ lưu theo từng lô hàng hoặc từng hợp đồng, gồm hợp đồng với bên nước ngoài, tờ khai hải quan đã thông quan với hàng hóa, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã lập, như bảng ở mục 4. Với dịch vụ xuất khẩu, chứng từ thanh toán cần đối chiếu theo Điều 18 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Hồ sơ thiếu một trong các chứng từ bắt buộc có thể khiến doanh nghiệp không được áp thuế suất 0%, dẫn đến phải kê khai bổ sung, nộp thêm thuế.

Nên đánh số hồ sơ thống nhất để tìm nhanh khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, hoặc khi doanh nghiệp đề nghị hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào. Cuối kỳ, kế toán rà soát toàn bộ hóa đơn xuất khẩu, đối chiếu từng hóa đơn với tờ khai, chứng từ thanh toán trước khi kê khai. Việc này tốn ít thời gian nhưng giảm đáng kể rủi ro phải khai bổ sung. Nếu rà soát phát hiện sai sót, xử lý theo mục 5.6.

6. Các lỗi thường gặp và cách xử lý khi hóa đơn có sai sót

Phần lớn sai sót khi lập hóa đơn cho khách hàng nước ngoài rơi vào năm nhóm, mỗi nhóm bắt nguồn từ một bước ở trên.

• Nhóm thứ nhất là lập sai loại hóa đơn do nhầm giữa phương pháp khấu trừ với phương pháp trực tiếp, bắt nguồn từ bước 2.
• Nhóm thứ hai là lập sai thời điểm, chẳng hạn lập theo ngày giao hàng thay vì ngày thông quan, hoặc lập theo ngày thu tiền cho dịch vụ đã hoàn thành, bắt nguồn từ bước 3.
• Nhóm thứ ba là thiếu hoặc ghi sai tỷ giá khi giao dịch bằng ngoại tệ.
• Nhóm thứ tư là ghi thuế suất 10% thay vì 0% cho dòng hàng đủ điều kiện, làm tăng thuế đầu ra không đáng có; hai nhóm này thuộc bước 4.
• Nhóm thứ năm là nhầm commercial invoice với hóa đơn điện tử, dẫn đến quên lập hóa đơn theo quy định, thuộc bước 1, bước 2.

Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, cách xử lý phụ thuộc loại sai. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, sai tên, địa chỉ người mua mà mã số thuế đúng thì thông báo cho người mua, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, còn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Cách lập chi tiết có trong bài viết về cách lập hóa đơn điều chỉnh.

Bước 1 và bước 2 quyết định hầu hết các sai sót phía sau, vì chọn sai loại giao dịch kéo theo sai loại hóa đơn, sai thuế suất, sai thời điểm. Vì vậy kế toán nên đối chiếu hợp đồng với tờ khai hải quan hoặc biên bản nghiệm thu trước khi lập, thay vì chờ đến khi phải điều chỉnh sau phát hành.

6. Lập hóa đơn song ngữ, ngoại tệ trên phần mềm kế toán

Doanh nghiệp vừa bán nội địa vừa xuất khẩu thường phải nhập tay nhiều thông tin: tên khách hàng viết bằng chữ nước ngoài, ngoại tệ, tỷ giá, thuế suất 0% xen kẽ với thuế suất trong nước. Mỗi lần nhập tay là một lần có thể sai, sai ngoại tệ hay thuế suất kéo theo phải điều chỉnh hóa đơn đã phát hành. Khi hóa đơn lập ở một phần mềm riêng, dữ liệu phải nhập lại vào sổ kế toán, thêm một bước rủi ro nữa.

Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử AccNet ERP của Lạc Việt cho phép lập, ký số và phát hành hóa đơn ngay trên giao diện phần mềm kế toán, kế thừa dữ liệu từ đơn hàng, hợp đồng. Theo giới thiệu trên trang sản phẩm, AccNet ERP hỗ trợ đa ngôn ngữ gồm tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Hoa, phần mềm hóa đơn điện tử hoạt động độc lập hoặc tích hợp trực tiếp với AccNet ERP và phần mềm bán hàng khác.

Với doanh nghiệp xuất khẩu, lợi ích thực tế là dữ liệu bán hàng, hợp đồng, hóa đơn nằm trên cùng hệ thống, nên kế toán đối chiếu hóa đơn với đơn hàng nhanh hơn. Kế toán cũng bớt phải đối chiếu giữa nhiều file, nhất là khi một khách hàng nước ngoài có nhiều đợt giao hàng hoặc nhiều giai đoạn nghiệm thu.

ACCOUNTING SOLUTIONS ACCNET ERP INTEGRATED AI AUTOMATE ALL BUSINESS

AccNet ERP is a software solution financial accounting integrated in the management system, comprehensive enterprise, which is developed by Lac Viet corporation. Difference highlights of AccNet ERP is the app artificial intelligence (AI) in many accounting process to help businesses:

• Automation of accounting and classified documents.
• Improving the accuracy in data control.
• Shorten processing time business accounting – financial.

Thanks to that, AccNet ERP not only is support tool but also a “smart assistant” with the business in financial management transparent effect.

Feature highlights:

✔️ Automatic accounting vouchers, collate public debt thanks to AI.
✔️ Manage your finance – accounting multi-branch, multi-subsidiary.
✔️ Financial statements consolidated standards of Vietnam & international (VAS, IFRS).
✔️ Cash flow management, budgeting, forecasting the exact cost.
✔️ Connect with the manure management system, hr, production, sales to sync data.
✔️ Integration of AI in data analysis, risk warning and proposed optimal scheme.

TYPICAL CUSTOMERS ARE DEPLOYING ACCNET ERP

• Nitto Denko – control production costs thanks to the application of accounting costing: Nitto Denko has chosen solution AccNet ERP to deploy the system accounting calculating cost ofhelp business control costs more effectively in the production process. After a period of use, company, highly effective, practical system that brings, as well as the degree of stability superior to other software in the market.
• ANTESCO – restructuring process works with management accounting operation: At ANTESCO, our team of consultants and deployment of AccNetERP has collaborated closely with the business in the first phase, reset the standard process and construction work-flow related departments throughout. The solution has helped ANTESCO significantly improve management capabilities, operating in a synchronized way and versatile
• Khatoco – expansion pack solution AccNetC after the successful implementation of original: Lac Viet has successfully deployed package solution AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.

ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?

Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.

• Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
• Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
• Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
• Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
• Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
• Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
• Ability to handle big data với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
• Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up PM accounting

PositionBusiness ownerDirector/Deputy directorChief accountantPurchasing managerHead of ITHrHead of MarketingHead of businessProject managementStaffOther

Scale hrSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Very Large (>3000)

IndustryPublic servicesFinance/banking/insuranceConstruction/real estateOil and gas/waterEducation/trainingRetailFood/consumer goodsPharmaceutical/Medical/biotechnologyTextiles/garmentsProduction of heavy industry (mechanical engineering, cement, thẹp, mobile phone...)Paper manufacture/packagingOther manufacturingHigh-tech (IT, electronics)Consulting services/HR/accountingBeauty/spa/aestheticTransportation/warehousingCar/motorcycle/equipmentService residenceFood service/entertainmentOther commercial servicesOther

I agree for Lac Viet collect and handle personal information in order to contact, advice as required and according to Personal Data Protection Policy of Vietnam.

Send request

INTEGRATED AI ACCELERATION CONVERTER OF ACCOUNTING

AI in AccNet ERP't just stop at automate data entry, but also:

• Identification & classification certificate from smart: AI scan, read & sort invoice, voucher, receipt, limit errors due to input manually.
• Financial forecasting & budget: the system uses algorithms machine learning to forecast cost, revenue, business support decision fast.
• Warning risk accounting: AI to detect abnormalities in the book, from which timely warning of false or fraud risks.
• Reports assistant smart: AI suggested report template, automatic data aggregation support, leadership, financial analysis instant.

BUSINESS IS WHAT WHEN IMPLEMENTING ACCOUNTING SOFTWARE LAC VIET?

• Experience more than 30 years develop software solutions business management in Vietnam.
• Ecosystem of comprehensive: AccNet ERP easily connect with other solutions of Lac Viet (HRM, Workflow, Portal...).
• Advanced technology: Integrated AI support, cloud & on-premise flexible.
• Services dedicated support: A team of knowledgeable professionals with accounting – finance in Vietnam, companion throughout the deployment.
• Trust from thousands of customers in many areas: finance, banking, manufacturing, trade, services.

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION

• Hotline/Zalo: 0901 555 063
• Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

Doanh nghiệp quan tâm có thể tham khảo AccNet ERP để đánh giá mức độ phù hợp với quy trình xuất khẩu của mình. Trước khi áp dụng, nên xác nhận cùng đơn vị cung cấp về khả năng xử lý ngoại tệ, tỷ giá, hóa đơn thương mại điện tử và việc đã cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC hay chưa, vì các nội dung này cần được xác nhận trực tiếp.

Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài đòi hỏi ba việc làm đúng: chọn đúng loại hóa đơn theo phương pháp tính thuế, lập đúng thời điểm theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ghi đúng thông tin người mua cùng thuế suất 0% kèm hồ sơ chứng minh. Hãy phân biệt hóa đơn điện tử với commercial invoice, theo dõi tỷ giá và lưu hồ sơ theo từng lô hàng, từng hợp đồng để sẵn sàng giải trình khi cần.

7. Một số câu hỏi thường gặp