Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, ghi rõ nội dung sai trên hóa đơn đã lập. Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 01/07/2026), văn bản này bắt buộc lập trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa, khi người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ hoặc cá nhân kinh doanh.
Nhiều mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn trên mạng vẫn ghi căn cứ Thông tư 78 hoặc Nghị định 70, đã hết hiệu lực từ 01/07/2026.
In this article Lac Viet hướng dẫn trường hợp cần lập, mẫu biên bản tham khảo kèm cách ghi từng mục, cách ký, lưu trữ và các lỗi thường gặp.
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? Có bắt buộc không?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là cách gọi thực tế của “văn bản thỏa thuận” trong Thông tư 91/2026/TT-BTC, ghi nhận hai bên xác nhận hóa đơn đã lập sai, nội dung sai và phương án điều chỉnh hoặc thay thế.
Căn cứ là điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: trước khi điều chỉnh, thay thế, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; nếu người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc trên website (nếu có).
Một số bài viết dẫn căn cứ “Điều 10 khoản 3 điểm b Nghị định 254/2026” hoặc “Điều 13 Thông tư 91/2026”, nhưng căn cứ trực tiếp là điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Vậy biên bản điều chỉnh hóa đơn có bắt buộc không? Câu trả lời phụ thuộc vào người mua và loại sai sót:
- Bắt buộc lập văn bản thỏa thuận khi người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh và hóa đơn sai thuộc nhóm phải điều chỉnh, thay thế (mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế, nội dung bắt buộc khác).
- Không lập văn bản thỏa thuận mà thông báo, khi người mua là cá nhân không kinh doanh.
- Không cần lập khi hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ, vì trường hợp này không lập lại hóa đơn.
Ba trường hợp không bắt buộc văn bản thỏa thuận: gửi Bảng tổng hợp dữ liệu (điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), Bảng thông tin chi tiết giao dịch (điểm a.2) và mua bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Thông tư không ban hành mẫu văn bản thỏa thuận: Phụ lục III, IV có Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Mẫu số 01/BK-ĐCTT nhưng không có mẫu biên bản điều chỉnh, nên doanh nghiệp tự soạn, miễn ghi rõ nội dung sai.
2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Không phải hóa đơn sai nào cũng cần biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Bảng dưới tóm tắt theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
| Case | Cách xử lý hóa đơn | Có cần biên bản (văn bản thỏa thuận) không |
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ, nội dung khác không ảnh hưởng tiền thuế (điểm a khoản 1) | Không lập lại hóa đơn; thông báo người mua + Mẫu 04/SS-HĐĐT | Không cần |
| Sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế (điểm b khoản 1), người mua là tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh | Điều chỉnh hoặc thay thế | Bắt buộc, lập trước khi điều chỉnh, thay thế |
| Như trên, người mua là cá nhân | Điều chỉnh hoặc thay thế | Thông báo cho người mua hoặc trên website người bán |
| Trả lại hàng hóa (tiết c.1 khoản 5) | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh (trừ thỏa thuận người mua lập) | Không quy định bắt buộc; cần đủ hồ sơ trả hàng |
| Hoàn, giảm phí bảo hiểm (tiết c.3 khoản 5); hoàn phí dịch vụ ngân hàng (điểm d khoản 5) | Hóa đơn điều chỉnh | Chỉ khi các bên có thỏa thuận lập văn bản trước |
Nhóm sai tên, địa chỉ không cần biên bản: người bán chỉ thông báo người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn (điểm a khoản 1 Điều 10), xem cách điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ.
Nhóm sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế phải điều chỉnh hoặc thay thế, và văn bản thỏa thuận phải lập trước hóa đơn xử lý.
Giao dịch thuộc khoản 5 Điều 10 là hóa đơn không sai nhưng phát sinh thay đổi sau: trả lại hàng cần đủ hồ sơ trả hàng, còn hoàn phí bảo hiểm, phí dịch vụ ngân hàng chỉ lập văn bản khi hai bên có thỏa thuận.
Hóa đơn gửi theo Bảng tổng hợp dữ liệu hoặc bán qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số cũng không bắt buộc văn bản thỏa thuận.
Khi đã xác định cần lập, bước tiếp theo là chuẩn bị mẫu.
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất 2026
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn dưới đây do Lạc Việt biên soạn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC; doanh nghiệp có thể điều chỉnh bố cục, miễn ghi rõ nội dung sai.
3.1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Mẫu chung dùng cho cả điều chỉnh và thay thế, gồm các khối:
| Khối | Nội dung trên biên bản |
| Quốc hiệu, tiêu ngữ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Tên văn bản | BIÊN BẢN THỎA THUẬN ĐIỀU CHỈNH/THAY THẾ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐÃ LẬP SAI; số biên bản |
| Base | Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; hợp đồng số…, ngày… |
| Thời gian, địa điểm | Hôm nay, ngày… tháng… năm…, tại… |
| Bên bán (Bên A) | Tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, chức vụ |
| Bên mua (Bên B) | Tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, chức vụ |
| Hóa đơn đã lập sai | Ký hiệu mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày lập…, mã của cơ quan thuế (nếu có), tổng tiền thanh toán… |
| Nội dung sai | Ghi cụ thể chỉ tiêu sai: đã ghi là… |
| Nội dung đúng | Ghi cụ thể: nay sửa lại là… |
| Phương án xử lý | Lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm hoặc hóa đơn thay thế; ký hiệu hóa đơn sẽ lập |
| Commitment | Hai bên cam kết nội dung thỏa thuận là đúng, chịu trách nhiệm trước pháp luật; kê khai theo quy định |
| Ký xác nhận | Đại diện Bên A, đại diện Bên B ký (ký số hoặc ký tay, đóng dấu nếu có) |
Chỉ cần điền đúng hai khối nội dung sai và nội dung đúng.
Mẫu theo từng loại sai sót xem tại bài viết mẫu hóa đơn điều chỉnh mới nhất.
Ví dụ minh họa: Công ty M lập hóa đơn ký hiệu 1C26TMM số 0000520 ngày 08/09/2026 cho Công ty N, ghi đơn giá 150.000 đồng thay vì 135.000 đồng. Sau khi ký biên bản, Công ty M lập hóa đơn “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số 1 ký hiệu C26TMM số 0000520 ngày 08 tháng 9 năm 2026”, giá trị ghi số âm.
3.2. Cách ghi từng mục trên biên bản
Hướng dẫn các mục quan trọng:
- Thông tin hai bên: tên, địa chỉ, mã số thuế đúng đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế; người ký là đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (ghi số, ngày giấy ủy quyền).
- Hóa đơn đã lập sai: ghi đủ ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số, ngày lập, khớp với dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn…” trên hóa đơn mới; hóa đơn có mã nên ghi thêm mã của cơ quan thuế.
- Nội dung sai và nội dung đúng: quan trọng nhất vì Thông tư yêu cầu “ghi rõ nội dung sai”. Ghi theo từng chỉ tiêu, ví dụ “Thuế suất GTGT: đã ghi 10%, nay sửa lại 8%”; sai số tiền thì ghi cả thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán trước và sau khi sửa.
- Phương án xử lý: ghi rõ điều chỉnh hay thay thế, vì các lần xử lý sau phải theo hình thức lần đầu (điểm a khoản 6 Điều 10); hóa đơn máy tính tiền, tài sản phải đăng ký bắt buộc thay thế (điểm c khoản 1 Điều 10).
- Cam kết ký xác nhận: hai bên xác nhận thỏa thuận đúng, kê khai theo quy định; ngày ký phải trước hoặc cùng ngày lập hóa đơn xử lý.
Tiếp theo là ký và lưu trữ biên bản.
4. Biên bản điều chỉnh hóa đơn ký và lưu trữ thế nào?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn có thể lập, ký trên giấy hoặc dạng điện tử và do người bán lưu giữ; thời hạn lưu trữ cần đối chiếu luật chuyên ngành.
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu; người mua nên lưu một bản để đối chiếu.
Có thể ký tay, đóng dấu hoặc ký số; ký số nhanh dễ lưu cùng hóa đơn điện tử. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (cần tra cứu nguồn: điều khoản cụ thể về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chữ ký số tại Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15); nên dùng chữ ký số hợp lệ của tổ chức.
Thời hạn lưu trữ nên áp dụng như hóa đơn: Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu lưu đúng, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán (cần tra cứu nguồn: thời hạn lưu trữ cụ thể theo Luật Kế toán và nghị định hướng dẫn về lưu trữ tài liệu kế toán).
Nên lưu biên bản cùng bộ hồ sơ hóa đơn gồm:
- Hóa đơn gốc đã lập sai (file XML và bản thể hiện).
- Biên bản điều chỉnh hoặc thông báo cho người mua cá nhân.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đã được cấp mã hoặc gửi cơ quan thuế.
- Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT nếu xử lý gộp nhiều hóa đơn.
Lưu trong hộp thư nhân viên hay thư mục cá nhân dễ thất lạc khi nhân sự thay đổi; lưu tập trung theo số hóa đơn là cách đơn giản nhất.
Phần tiếp theo nêu các lỗi hay gặp khi lập biên bản.
5. Những lỗi thường gặp khi lập văn bản thỏa thuận
Các lỗi phổ biến khi lập văn bản thỏa thuận, nhất là giai đoạn chuyển sang quy định mới, và cách khắc phục:
- Dùng mẫu cũ ghi căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 01/07/2026 (Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP); biên bản mới nên dẫn điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Lập biên bản “hủy hóa đơn”: Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC chỉ còn thông báo sai sót, điều chỉnh, thay thế, nên biên bản hủy hóa đơn đã lập không còn căn cứ (xem bài viết về phương pháp hủy hóa đơn điện tử).
- Thiếu thông tin định danh: chỉ ghi “hóa đơn số 520” mà thiếu ký hiệu mẫu số, ký hiệu, ngày lập, dễ nhầm khi dùng nhiều ký hiệu. Cần ghi đủ bốn thông tin định danh.
- Ghi chung chung “sai thông tin”, “sai số liệu” thay vì ghi cụ thể chỉ tiêu, nội dung đã ghi và nội dung đúng.
- Lập biên bản khi không cần, phổ biến nhất là hóa đơn sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế, chỉ cần Mẫu số 04/SS-HĐĐT; lập thừa dễ dẫn đến lập luôn hóa đơn điều chỉnh sai hình thức.
- Ngày ký biên bản sau ngày lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, trái trình tự “trước khi” xử lý; nên chờ khách hàng ký xong mới lập hóa đơn.
Phần lớn lỗi xuất phát từ việc soạn biên bản thủ công, tách rời hệ thống hóa đơn. Quản lý tập trung là cách khắc phục từ gốc.
6. Quản lý biên bản và hóa đơn điều chỉnh tập trung với Accnet ERP
Khi biên bản soạn bằng Word, gửi email rồi lưu riêng, còn hóa đơn điều chỉnh lập trên phần mềm khác, liên kết giữa hai chứng từ phụ thuộc vào trí nhớ của kế toán, dễ thất lạc khi cần xuất trình.
Common problem:
- Không tìm được biên bản của hóa đơn điều chỉnh cũ.
- Thông tin hóa đơn gốc trên biên bản và hóa đơn điều chỉnh lệch nhau.
- Không biết hóa đơn nào còn chờ khách hàng ký.
- Bút toán điều chỉnh thiếu chứng từ.
Giải pháp là quản lý hóa đơn, sổ sách trên cùng hệ thống, lưu trữ tập trung, như AccNet ERP của Lạc Việt. Phần mềm cho phép kế toán lập, ký số, gửi và đối chiếu hóa đơn ngay trên phần mềm kế toán, hóa đơn lưu tập trung để tra cứu khi cần.
Hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và bút toán cùng nằm trên một hệ thống giúp truy vết sai sót dễ dàng; tự động hạch toán doanh thu giúp sổ sách khớp dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế.
Ký số, phát hành hàng loạt giúp xử lý đồng loạt nhiều hóa đơn sai cùng nguyên nhân sau khi có văn bản thỏa thuận với từng khách hàng.
LAC VIET SUREHCS – HR MANAGEMENT SALARY C&B CUSTOM DEPTH FOR BIG BUSINESS
Lac Viet SureHCS is software HRM personnel management comprehensive, developed by Lac Viet – unit more than 30 years of experience in the field of management software business in Vietnam with international standards such as CMMI Level 3, ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013.
SureHCS not only meet the professional personnel standards, which are designed to handle the hr – C&B – wages complex, large-scale, multi-company, multi-sector, in particular in accordance with FDI enterprises, corporations, factory, logistics, aviation, hotel, trade – in service.
The system is flexible deployment On-premise or as a custom model in depth, to help businesses automate the entire process hr – attendance – payroll – benefits – insurance, complete replacement job management using Excel discrete.
The module's core hr software lacviet SureHCS:
- The Recruit – Training: Management throughout the recruitment, integration, training, hr support and build the Talent Pipeline for large-scale enterprise.
- Port information & records Management personnel: Store personnel records, electronic focus, portal self-service for employees and contract labor power on the system.
- The timekeeper: Dots, multi-form (fingerprint, face recognition, Face ID, GPS, Wifi, online), connect many types of timekeeper, support attendance by the hour, shift flexibility for the plant, and hotels.
- The payroll & C&B: Automatic salary calculation according to many models (hour, shift, product, 3P, KPI performance...), link directly attendance data – performance – welfare, completely replace the salary calculator using Excel.
- Welfare – SOCIAL insurance – salary: Flexible benefits management, integrated online social insurance (iCare) and Bank Hub for automatic payroll processing, supporting multi-currency payments for FDI businesses. Integration of digital signatures for personal income tax documents and digital signatures for electronic labor contracts.
See details, feature & get FREE Demo
INTEGRATED AI ACCELERATED CONVERSION OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Lac Viet has officially launched The 3 AI assistant hr deeply integrated into the LV SureHCS including LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume and LV‑AI.Help to automate the task administration, standardized data enhanced experience personnel
- LV‑AI.Docs: automatic dissection transfer data from documents such as CCCD, windows, SOCIAL insurance, by level of digital records, standardized
- LV‑AI.Resume: automatic dissection CV any format, analyst CV auto, construction, candidate profile, find people with the right criteria by prompt intelligent data mining candidate pool efficiency
- LV‑AI.Help: chatbot internal support, answer questions HR 24/7 access form process quick contextual user
SureHCS particularly suitable for:
- Large-scale enterprise, from 300 to 10,000 hr
- Corporations and enterprises multi-company, multi-branch
- FDI, manufacturing, factory, logistics, aviation should attendance – analysis ca – salary calculator complex
- Businesses are C&B peculiarities, need custom depth according to the actual operating
- Businesses are personnel management using Excel, many types of timekeeper, need automate the entire process
TYPICAL CUSTOMERS DEPLOYING LV SUREHCS HRM
SureHCS are trusted and used by many large enterprises and leading corporations such as: Coca-Cola, Textile Successful, Plastic Long Thanh, Phu Hung Life, Airports of Vietnam (ACV), Long Hau Industrial Park, the business belonging to the SGCthe FDI enterprises in the fields of production, logistics, trade – in service.
- Coca-Cola Vietnam: System deployment LV SureHCS to digitize comprehensive human resource management group has standardized the data, the optimal operating HR according to international model.
- Textile company Success (TCM): Application LV SureHCS to manage hr, payroll, benefits, timekeeping and capacity profile for nearly 5,000 employees across 5 areas of activity – from textiles and fashion to real estate.
- Total company air Port, Vietnam (ACV): Choose to trust LV SureHCS to operate the system large-scale personnel with over 10,000 employees, 24 subdivisions, solved the problem of complex business of modeling state-owned companies.
SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW
WHY BUSINESSES SHOULD CHOOSE TOUCH THE SUREHCS?
- Customized according to the actual business, no pressure mold as packaged software.
- Handle the personnel – salaries complex that many software HRM other does not respond.
- Deep understanding operated business English & FDI, ensure compliance with legal Vietnam (labour, SOCIAL insurance and personal income tax).
- Ecosystem integration strength: attendance – payroll – bank – SI – electronic contract.
See details, feature & get FREE Demo
CONTACT INFORMATION
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn
- Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
- Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY
Nên quy định nội bộ: không lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế khi chưa có biên bản đã ký (trừ trường hợp không bắt buộc), đặt tên file theo ký hiệu và số hóa đơn gốc, rà soát hằng tháng.
7. Một số câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh theo quy định đang có hiệu lực.
- Hóa đơn sai địa chỉ có cần biên bản điều chỉnh không? Không. Chỉ cần thông báo người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không lập lại hóa đơn (điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
- Khách hàng cá nhân có cần ký biên bản không? Không bắt buộc. Người bán thông báo cho người mua hoặc trên website (nếu có) trước khi xử lý, nên lưu bằng chứng như email, tin nhắn đã gửi.
- Một biên bản cho nhiều hóa đơn sai được không? Thông tư cho lập một hóa đơn điều chỉnh, thay thế cho nhiều hóa đơn sai cùng thông tin của cùng người mua trong tháng (kèm Mẫu số 01/BK-ĐCTT), nhưng không quy định riêng về một văn bản thỏa thuận cho nhiều hóa đơn; nếu lập chung, nên liệt kê đủ từng hóa đơn và nội dung sai.
- Biên bản điều chỉnh khác biên bản thay thế hóa đơn thế nào? Hình thức giống nhau, chỉ khác mục phương án xử lý: điều chỉnh phần sai hay thay thế toàn bộ. Cách lập hóa đơn thay thế xem bài viết về hóa đơn thay thế.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC là văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, bắt buộc lập trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa với người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh. Hãy dùng mẫu dẫn đúng căn cứ mới, ghi cụ thể từng chỉ tiêu sai, ký trước khi lập hóa đơn xử lý và lưu cùng hồ sơ hóa đơn; để quản lý tập trung, tham khảo AccNet ERP của Lạc Việt.
![Thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026 [Cập nhật mới nhất]](https://lacviet.vn/wp-content/uploads/2026/10/thoi-diem-xuat-hoa-don.png)
