Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Câu trả lời là không. Thời điểm lập phải xác định theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2026), ngày ký số chỉ được chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, lập không đúng thời điểm bị phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Tình huống quen thuộc là hàng giao cuối tháng nhưng đầu tháng sau mới phát hiện chưa xuất hóa đơn; với dữ liệu ký số và gửi cơ quan thuế, lùi ngày vừa trái quy định vừa dễ bị phát hiện.
In this article Lac Viet phân tích quy định thời điểm lập, ngày ký số hợp lệ, các trường hợp lập muộn đúng luật, mức phạt và cách xử lý khi đã lập sai ngày.
1. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?
Hóa đơn điện tử không được xuất lùi ngày, tức ghi ngày lập sớm hơn ngày thực tế lập để hóa đơn rơi vào kỳ đã qua, khớp với thời điểm giao hàng hoặc yêu cầu của khách hàng. Hành vi này trái quy định về nội dung và thời điểm lập hóa đơn vì ba lý do.
- Thứ nhất, điểm g khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập phải xác định theo Điều 9, không phải ngày người bán tự chọn.
- Thứ hai, khoản 1 Điều 4 yêu cầu hóa đơn phản ánh đầy đủ, trung thực nghiệp vụ và người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác; ghi ngày không đúng thực tế là không trung thực.
- Thứ ba, hóa đơn thể hiện cả thời điểm ký số (điểm h khoản 1 Điều 10); ghi ngày lập lùi về quá khứ nhưng ký số hôm nay thì khoảng cách hai mốc hiển thị ngay trên hóa đơn và dữ liệu gửi cơ quan thuế.
Cần phân biệt rõ hai tình huống thường bị gộp chung:
- Xuất lùi ngày: lập hóa đơn hôm nay nhưng ghi ngày lập là một ngày trong quá khứ. Đây là hành vi không được phép.
- Lập hóa đơn muộn nhưng ghi đúng ngày: hàng đã giao từ trước, hôm nay mới lập hóa đơn và ghi đúng ngày lập là hôm nay. Hóa đơn phản ánh đúng thời điểm lập, nhưng người bán đã vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Tình huống thứ nhất nghiêm trọng hơn vì hóa đơn ghi thông tin không đúng sự thật; tình huống thứ hai vẫn bị xử phạt vì lập không đúng thời điểm theo Điều 9. Ngược lại, có trường hợp lập sau ngày giao hàng vẫn đúng luật, nên cần nắm quy định ở phần tiếp theo.
2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026
2.1 Điều khoản về thời điểm lập hóa đơn cho từng trường hợp
Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (thay quy định tương ứng của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP) gồm năm khoản, tóm tắt như sau:
| Khoản | Case | Thời điểm lập hóa đơn |
| Khoản 1 | Bán hàng hóa | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa |
| Khoản 1 | Xuất khẩu hàng hóa (kể cả gia công xuất khẩu) | Người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan |
| Khoản 2 | Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì là thời điểm thu tiền (trừ tiền đặt cọc) |
| Khoản 3 | Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục | Mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho phần tương ứng |
| Khoản 4 | Các trường hợp đặc thù theo ngành | Theo từng điểm a đến r (đối soát dữ liệu, xây dựng, bất động sản, xăng dầu, vận tải hàng không…) |
| Khoản 5 | Người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, phát sinh giao dịch trong giờ làm việc ban đêm | Chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo |
Nguyên tắc cốt lõi: thời điểm lập gắn với giao hàng, hoàn thành dịch vụ, không gắn với thu tiền.
Riêng hàng xuất khẩu, mốc là ngày thông quan.
Mỗi lần giao hàng, bàn giao hạng mục phải lập hóa đơn tương ứng.
Ví dụ minh họa: Công ty R giao 3.000 sản phẩm làm ba đợt ngày 05, 15, 25 thì phải lập ba hóa đơn đúng ba ngày giao. Chờ đến ngày 25 mới lập một hóa đơn là lập sai thời điểm hai lần giao trước; lập ba hóa đơn ngày 25 nhưng ghi ngày 05 và 15 là xuất lùi ngày.
Khoản 5 là quy định mới cho người bán chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động.
Chi tiết khoản 4 theo từng ngành xem bài viết về thời điểm xuất hóa đơn.
2.2 Ngày ký số khác ngày lập: khi nào hợp lệ, khi nào là xuất lùi ngày?
Ngày ký số khác ngày lập là hợp lệ nếu việc ký số và gửi cơ quan thuế xong chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập; vượt giới hạn này, hóa đơn có dấu hiệu lùi ngày.
Căn cứ là mục 7 Phụ lục kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP: thời điểm ký số là lúc người bán, người mua dùng chữ ký số để ký; nếu khác thời điểm lập thì thời điểm ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã (hóa đơn có mã) hoặc chuyển dữ liệu (hóa đơn không mã) chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập.
Ngoại lệ là dữ liệu gửi theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch (Điều 16), như bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng, điện, nước: gửi chậm nhất cùng thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT.
Người bán khai thuế theo thời điểm lập, nên lùi ngày lập kéo theo sai kỳ kê khai doanh thu.
Ví dụ minh họa hợp lệ: Công ty P lập hóa đơn thứ Sáu 25/09/2026, ký số và gửi cấp mã thứ Hai 28/09/2026; vì thứ Hai là ngày làm việc tiếp theo nên hợp lệ, doanh thu kê khai theo ngày lập 25/09.
Ví dụ minh họa có dấu hiệu lùi ngày: Công ty Q giao hàng 25/09/2026 nhưng ngày 05/10/2026 mới lập hóa đơn, ghi ngày lập 25/09 và ký số 05/10: đây là xuất lùi ngày.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP không định nghĩa “ngày làm việc”; nên tính theo ngày làm việc của cơ quan nhà nước, trừ ngày nghỉ hằng tuần, lễ, Tết (cần tra cứu nguồn: văn bản xác định ngày làm việc trong lĩnh vực quản lý thuế hiện hành), và ký số trong ngày lập nếu sát ranh giới.
Chênh tối đa một ngày làm việc là vùng an toàn; tuy vậy, có trường hợp lập sau ngày giao hàng nhiều ngày vẫn đúng quy định.
2.3. Các trường hợp lập hóa đơn sau ngày giao hàng không phải xuất lùi ngày
Không phải hóa đơn nào lập sau ngày giao hàng cũng sai: khoản 1 và khoản 4 Điều 9 cho phép thời điểm lập muộn hơn vì đặc thù đối soát hoặc nghiệm thu. Cách gọi đúng là “lập muộn đúng quy định”, không phải “xuất lùi ngày”.
- Thứ nhất, dịch vụ số lượng lớn cần đối soát (điểm a khoản 4) như vận tải hàng không, điện, truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính, viễn thông, logistic, công nghệ thông tin, ngân hàng (trừ cho vay), chứng khoán, bảo hiểm, bảo vệ, suất ăn công nghiệp và một số dịch vụ khác được liệt kê: lập khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày kể từ kết thúc kỳ quy ước.
- Thứ hai, đối soát dữ liệu kết nối viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu (điểm b khoản 4): chậm nhất 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước.
- Thứ ba, xây dựng, lắp đặt (điểm c khoản 4): lập khi nghiệm thu, bàn giao, không phân biệt đã thu tiền.
- Thứ tư, xuất khẩu: chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan (khoản 1).
- Khoản 4 còn quy định riêng cho bất động sản thu tiền theo tiến độ, vé máy bay qua website, dầu khí, điện, xăng dầu bán lẻ, cho vay, taxi, khám chữa bệnh, thu phí không dừng, bảo hiểm, xổ số, casino.
Danh mục này không được mở rộng theo cách hiểu riêng: doanh nghiệp thương mại thông thường không thể viện dẫn cơ chế đối soát để lập hóa đơn bán hàng vào ngày 07 tháng sau.
Ngay cả khi được lập muộn, ngày ghi trên hóa đơn vẫn là ngày thực tế lập; ngoài danh mục, lập muộn hay lùi ngày đều có thể bị xử phạt.
3. Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử bị phạt thế nào?
Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử hoặc lập muộn so với Điều 9 đều là lập hóa đơn không đúng thời điểm, bị phạt theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi tại khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 16/01/2026.
Nghị định 310/2025/NĐ-CP phạt theo số lượng hóa đơn, tách riêng nhóm hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ. Khung phạt với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
| Số lượng hóa đơn lập không đúng thời điểm | Mức phạt tiền |
| 01 số hóa đơn | 500.000 – 1.500.000 đồng |
| Từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn | 2.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn | 5.000.000 – 15.000.000 đồng |
| Từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn | 15.000.000 – 30.000.000 đồng |
| Từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn | 30.000.000 – 50.000.000 đồng |
| Từ 100 số hóa đơn trở lên | 50.000.000 – 70.000.000 đồng |
Nhóm khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng, tiêu dùng nội bộ nhẹ hơn: từ cảnh cáo (01 số hóa đơn) đến 15.000.000 – 30.000.000 đồng (từ 100 số trở lên).
Lưu ý khi áp dụng: (1) nhiều hành vi lập không đúng thời điểm còn trong thời hiệu, bị xử phạt trong một vụ việc thì chỉ phạt một hành vi theo tổng số hóa đơn (điểm đ khoản 3 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP); (2) mức phạt là mức trung bình của khung, mỗi tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng giảm hoặc tăng 10%, từ hai tình tiết trở lên áp dụng mức tối thiểu hoặc tối đa; (3) Nghị định 291/2026/NĐ-CP (21/07/2026) không thay đổi khung phạt này.
Lập sai thời điểm còn làm doanh thu, thuế đầu ra kê khai sai kỳ, dẫn đến khai bổ sung và tiền chậm nộp (cần tra cứu nguồn: quy định về khai bổ sung, tiền chậm nộp tại Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn).
Các tình huống xử phạt khác xem bài viết về phạt xuất hóa đơn sai thời điểm.
4. Đã lỡ xuất lùi ngày hoặc lập sai ngày thì xử lý thế nào?
Khi đã lỡ lập sai ngày, nên xử lý minh bạch: xác định sai sót, phối hợp với người mua và xử lý theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, không “chữa” bằng một lần lùi ngày khác.
Có hai tình huống:
- Ghi ngày lập không đúng ngày thực tế lập (lùi ngày): nội dung thời điểm lập bị sai.
- Ghi đúng ngày thực tế nhưng lập muộn so với Điều 9: nội dung không sai, nhưng hành vi vi phạm thời điểm.
Với tình huống thứ hai, không có nội dung sai để điều chỉnh; doanh nghiệp xử lý hậu quả kê khai (nếu có) và chấp hành xử phạt.
Với tình huống thứ nhất, cần xem xét cơ chế xử lý hóa đơn đã lập sai tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: điểm a khoản 1 (thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) hay điểm b khoản 1 (điều chỉnh, thay thế, áp dụng cả “nội dung bắt buộc khác”); thời điểm lập là nội dung bắt buộc (điểm g khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP) nhưng Thông tư chưa nêu rõ thuộc điểm nào.
Trong khi chờ hướng dẫn, các bước an toàn:
- Lập văn bản ghi nhận sai sót thời điểm lập với người mua.
- Liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn.
- Rà soát kỳ kê khai, khai bổ sung nếu cần.
- Lưu đủ hóa đơn, chứng từ giao hàng, văn bản với người mua và hướng dẫn của cơ quan thuế.
Xem thêm bài viết về hóa đơn thay thế, biên bản điều chỉnh hóa đơn và cách lập hóa đơn điều chỉnh.
Xử lý hóa đơn sai không xóa được vi phạm thời điểm lập (hành vi kết thúc vào ngày thực hiện theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP), nên cần lập đúng thời điểm ngay từ đầu.
5. Giải pháp lập hóa đơn đúng thời điểm ngay khi giao hàng với Accnet ERP
Phần lớn nhu cầu “lùi ngày” xuất phát từ việc dữ liệu giao hàng và lập hóa đơn không đồng bộ: kho đã giao nhưng kế toán chưa nhận thông tin, hoặc hóa đơn chờ gom cuối tuần, cuối tháng.
Nguyên nhân thường gặp:
- Chứng từ giao hàng chuyển về kế toán chậm.
- Gom lập hóa đơn theo lô thay vì từng lần giao.
- Người ký số vắng mặt, không ủy quyền.
- Đơn hàng ở hệ thống khác, phải nhập lại thủ công.
Giải pháp gốc là khởi tạo hóa đơn ngay từ dữ liệu đơn hàng, giao hàng, như AccNet ERP của Lạc Việt: dữ liệu đơn hàng, hợp đồng được kế thừa để lập, ký số, gửi và đối chiếu hóa đơn ngay trên phần mềm kế toán, không cần xuất nhập Excel.
Ký số, phát hành hàng loạt giúp xử lý kịp trong ngày; hệ thống tự hạch toán doanh thu khi phát hành nên kỳ kê khai trên sổ khớp thời điểm lập, hóa đơn lưu tập trung để giải trình khi cần.
LAC VIET SUREHCS – HR MANAGEMENT SALARY C&B CUSTOM DEPTH FOR BIG BUSINESS
Lac Viet SureHCS is software HRM personnel management comprehensive, developed by Lac Viet – unit more than 30 years of experience in the field of management software business in Vietnam with international standards such as CMMI Level 3, ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013.
SureHCS not only meet the professional personnel standards, which are designed to handle the hr – C&B – wages complex, large-scale, multi-company, multi-sector, in particular in accordance with FDI enterprises, corporations, factory, logistics, aviation, hotel, trade – in service.
The system is flexible deployment On-premise or as a custom model in depth, to help businesses automate the entire process hr – attendance – payroll – benefits – insurance, complete replacement job management using Excel discrete.
The module's core hr software lacviet SureHCS:
- The Recruit – Training: Management throughout the recruitment, integration, training, hr support and build the Talent Pipeline for large-scale enterprise.
- Port information & records Management personnel: Store personnel records, electronic focus, portal self-service for employees and contract labor power on the system.
- The timekeeper: Dots, multi-form (fingerprint, face recognition, Face ID, GPS, Wifi, online), connect many types of timekeeper, support attendance by the hour, shift flexibility for the plant, and hotels.
- The payroll & C&B: Automatic salary calculation according to many models (hour, shift, product, 3P, KPI performance...), link directly attendance data – performance – welfare, completely replace the salary calculator using Excel.
- Welfare – SOCIAL insurance – salary: Flexible benefits management, integrated online social insurance (iCare) and Bank Hub for automatic payroll processing, supporting multi-currency payments for FDI businesses. Integration of digital signatures for personal income tax documents and digital signatures for electronic labor contracts.
See details, feature & get FREE Demo
INTEGRATED AI ACCELERATED CONVERSION OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Lac Viet has officially launched The 3 AI assistant hr deeply integrated into the LV SureHCS including LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume and LV‑AI.Help to automate the task administration, standardized data enhanced experience personnel
- LV‑AI.Docs: automatic dissection transfer data from documents such as CCCD, windows, SOCIAL insurance, by level of digital records, standardized
- LV‑AI.Resume: automatic dissection CV any format, analyst CV auto, construction, candidate profile, find people with the right criteria by prompt intelligent data mining candidate pool efficiency
- LV‑AI.Help: chatbot internal support, answer questions HR 24/7 access form process quick contextual user
SureHCS particularly suitable for:
- Large-scale enterprise, from 300 to 10,000 hr
- Corporations and enterprises multi-company, multi-branch
- FDI, manufacturing, factory, logistics, aviation should attendance – analysis ca – salary calculator complex
- Businesses are C&B peculiarities, need custom depth according to the actual operating
- Businesses are personnel management using Excel, many types of timekeeper, need automate the entire process
TYPICAL CUSTOMERS DEPLOYING LV SUREHCS HRM
SureHCS are trusted and used by many large enterprises and leading corporations such as: Coca-Cola, Textile Successful, Plastic Long Thanh, Phu Hung Life, Airports of Vietnam (ACV), Long Hau Industrial Park, the business belonging to the SGCthe FDI enterprises in the fields of production, logistics, trade – in service.
- Coca-Cola Vietnam: System deployment LV SureHCS to digitize comprehensive human resource management group has standardized the data, the optimal operating HR according to international model.
- Textile company Success (TCM): Application LV SureHCS to manage hr, payroll, benefits, timekeeping and capacity profile for nearly 5,000 employees across 5 areas of activity – from textiles and fashion to real estate.
- Total company air Port, Vietnam (ACV): Choose to trust LV SureHCS to operate the system large-scale personnel with over 10,000 employees, 24 subdivisions, solved the problem of complex business of modeling state-owned companies.
SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW
WHY BUSINESSES SHOULD CHOOSE TOUCH THE SUREHCS?
- Customized according to the actual business, no pressure mold as packaged software.
- Handle the personnel – salaries complex that many software HRM other does not respond.
- Deep understanding operated business English & FDI, ensure compliance with legal Vietnam (labour, SOCIAL insurance and personal income tax).
- Ecosystem integration strength: attendance – payroll – bank – SI – electronic contract.
See details, feature & get FREE Demo
CONTACT INFORMATION
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn
- Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
- Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY
Với nhiều chi nhánh, kho hàng, kế toán trưởng theo dõi ngay đơn đã giao chưa có hóa đơn để xử lý trong ngày, thay vì phát hiện khi đối chiếu cuối tháng.
Doanh nghiệp cũng nên quy định thời điểm lập cho từng loại giao dịch, người ký số dự phòng và yêu cầu bộ phận giao hàng chuyển chứng từ trong ngày để loại bỏ nhu cầu lùi ngày từ gốc.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Phần này tổng hợp các câu hỏi thường gặp về việc xuất lùi ngày và thời điểm lập hóa đơn điện tử, được trả lời theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật bài viết.
Hóa đơn được xuất chậm bao nhiêu ngày?
Không có số ngày chung: thời điểm lập theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; ký số, gửi cơ quan thuế chậm nhất ngày làm việc tiếp theo; dịch vụ cần đối soát chậm nhất ngày 07 tháng sau; hàng xuất khẩu chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Hóa đơn điện tử có thể xuất trước ngày giao hàng không?
Dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập khi thu tiền (trừ tiền đặt cọc, khoản 2 Điều 9); bán hàng hóa lập khi chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng (khoản 1), nên lập trước ngày giao cần đối chiếu từng trường hợp.
Hóa đơn VAT có xuất lùi ngày được không?
Không. Hóa đơn GTGT (VAT) cũng áp dụng Điều 9 và Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP như mọi hóa đơn khác.
“Mẹo” xuất lùi ngày trên phần mềm có an toàn không?
Không. Thời điểm lập, thời điểm ký số và thời hạn gửi dữ liệu đến cơ quan thuế đều được ghi nhận trên hệ thống, nên mọi chênh lệch bất thường đều để lại dấu vết, không có mẹo nào an toàn.
Tóm lại, hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Không: ngày lập xác định theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ngày ký số chỉ chênh tối đa đến ngày làm việc tiếp theo, lập không đúng thời điểm bị phạt theo số lượng hóa đơn, cao nhất 70 triệu đồng.
![Thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026 [Cập nhật mới nhất]](https://lacviet.vn/wp-content/uploads/2026/10/thoi-diem-xuat-hoa-don.png)
