Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là việc ghi nhận phần chênh lệch giảm phát sinh từ hóa đơn đã lập trước đó, có thể liên quan đến giá trị hàng hóa, số lượng, đơn giá, chi phí, thuế hoặc các khoản điều chỉnh khác. Cách hạch toán không nên chỉ căn cứ vào việc hóa đơn mang dấu âm mà phải xác định bản chất nghiệp vụ, tài khoản đã ghi nhận trên hóa đơn gốc và thời điểm phát sinh điều chỉnh.
Từ 01/07/2026, quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót tiếp tục được cập nhật theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Với nghiệp vụ kế toán, Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu thông tin trên sổ kế toán phải được ghi nhận kịp thời, chính xác theo chứng từ; trường hợp sai sót trọng yếu của BCTC kỳ trước phải xử lý theo nguyên tắc điều chỉnh hồi tố.
Cùng Lạc việt tìm hiểu chi tiết về các bước ghi nhận, nguyên tắc định khoản, cách xử lý từng tình huống điều chỉnh doanh thu, giá vốn, thuế GTGT cũng như các lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ ghi nhận hóa đơn điều chỉnh giảm một cách chính xác hiệu quả.
1. Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?
Hóa đơn điều chỉnh giảm là loại hóa đơn được lập để giảm giá trị của hóa đơn gốc đã xuất, nhằm phản ánh chính xác các thay đổi về doanh thu, giá vốn, thuế GTGT hoặc số lượng hàng hóa. Khi doanh nghiệp phát hiện sai sót về giá, số lượng, thuế GTGT hoặc áp dụng chiết khấu, khuyến mại sau khi lập hóa đơn, việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ giúp cập nhật số liệu kế toán cũng như báo cáo thuế đúng thực tế.
Vai trò quan trọng của hóa đơn điều chỉnh giảm:
- Đảm bảo số liệu tài chính chính xác: Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT giúp bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh đúng thực tế.
- Tuân thủ pháp lý: Theo Luật Thuế GTGT & Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót.
- Quản lý công nợ & hàng tồn kho: Khi hạch toán giảm trừ doanh thu hàng hóa, doanh nghiệp cập nhật ngay giá trị tồn kho, tránh sai lệch trong quản lý vật tư, nguyên liệu và sản phẩm, đồng thời điều chỉnh công nợ với khách hàng đúng thực tế.
2. Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Bút toán hạch toán 8 trường hợp hóa đơn điều chỉnh giảm đã được rà soát theo quy định áp dụng năm 2026, đặc biệt là Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp và Thông tư 91/2026/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử từ 01/07/2026. Thông tư 99 có hiệu lực từ 01/01/2026; Thông tư 91 có hiệu lực từ 01/07/2026.
2.1. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm do sai đơn giá
Trường hợp hóa đơn gốc đã ghi nhận đơn giá cao hơn thực tế, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chênh lệch. Từ 01/07/2026, sai đơn giá thuộc nhóm nội dung có thể xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế; nếu lựa chọn hóa đơn điều chỉnh thì phần giá trị giảm được ghi âm.
Đối với bên mua
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Hàng mua vẫn còn tồn kho | Nợ TK 331 – Phải trả người bán | Có TK 156/152/153… – Hàng tồn kho | Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ | Giá trị hàng mua giảm và thuế GTGT đầu vào giảm tương ứng. |
| Hàng mua đã đưa ngay vào chi phí | Nợ TK 331 | Có TK 641/642/621/627… | Có TK 1331 | Tài khoản chi phí phải giảm đúng khoản mục đã ghi nhận ban đầu. |
| Hàng mua đã bán, phần điều chỉnh ảnh hưởng giá vốn | Nợ TK 331 | Có TK 632 | Có TK 1331 | Cần xác định hàng đã xuất bán hay còn tồn trước khi chọn tài khoản điều chỉnh. |
TK 1331 phản ánh thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ; Thông tư 99 quy định thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào nhưng được giảm giá hoặc trả lại được phản ánh bên Có TK 133.
Đối với bên bán
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Giảm doanh thu do sai đơn giá | Nợ TK 511 | Nợ TK 33311 | Có TK 131/111/112 | Giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng. |
| Hàng đã bán, điều chỉnh giảm giá vốn liên quan | Nợ TK 156 | Có TK 632 | Chỉ thực hiện khi bản chất nghiệp vụ làm thay đổi giá trị hàng tồn kho/giá vốn. |
Ví dụ: Hóa đơn gốc 100 triệu đồng, sau đó phát hiện đơn giá cao hơn thực tế 10 triệu đồng, VAT 10%. Hóa đơn điều chỉnh giảm là 10 triệu + 1 triệu VAT.
Bên mua:
Nợ 331: 11 triệu
Có 156/chi phí: 10 triệu
Có 1331: 1 triệu
2.2. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa
Đây là trường hợp thường gặp khi hóa đơn ghi thừa số lượng, giao hàng thực tế thấp hơn hóa đơn hoặc có phần hàng bị trả lại. Theo quy định hiện hành, số lượng là một trong những nội dung của hóa đơn; nếu sai số lượng, người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế.
Đối với bên mua
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Hàng vẫn còn trong kho | Nợ TK 331 | Có TK 156/152 | Có TK 1331 | Giảm số lượng và giá trị hàng tồn kho theo phần điều chỉnh. |
| Hàng đã xuất bán | Nợ TK 331 | Có TK 632 | Có TK 1331 | Phần điều chỉnh liên quan hàng đã bán cần xem xét giảm giá vốn. |
| Hàng vừa mua vừa sử dụng cho sản xuất | Nợ TK 331 | Có TK 621/627/641/642… | Có TK 1331 | Xác định đúng nơi đã ghi nhận chi phí ban đầu. |
Đối với bên bán
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Giảm số lượng hàng bán nhưng chưa phát sinh trả hàng | Nợ TK 511 | Nợ TK 33311 | Có TK 131 | Điều chỉnh giảm doanh thu, thuế và phải thu. |
| Khách trả lại phần hàng đã mua | Nợ TK 5213 | Nợ TK 33311 | Có TK 131/111/112 | TK 521 phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu, trong đó có hàng bán bị trả lại. |
| Hàng trả lại nhập kho | Nợ TK 156 | Có TK 632 | Ghi nhận lại giá trị hàng nhập kho theo giá vốn phù hợp. |
Lưu ý: Không nên mặc định “giảm số lượng” luôn đồng nghĩa với “giảm giá vốn”. Nếu chỉ là sai số lượng trên hóa đơn nhưng hàng thực tế không thay đổi, cần xem bản chất nghiệp vụ và chứng từ thực tế trước khi hạch toán.
2.3. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ
Trường hợp này thường phát sinh khi giá trị giao dịch thực tế thấp hơn giá trị đã xuất hóa đơn, nhưng không nhất thiết chỉ do sai số lượng.
Ví dụ:
- Điều chỉnh đơn giá.
- Điều chỉnh thành tiền.
- Điều chỉnh giá trị dịch vụ.
- Điều chỉnh giá trị hợp đồng.
Đối với bên mua
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Hàng hóa còn tồn | Nợ TK 331 | Có TK 156/152/153 | Có TK 1331 | Giảm nguyên giá/giá trị hàng mua, VAT đầu vào. |
| Dịch vụ đã ghi nhận chi phí | Nợ TK 331 | Có TK 641/642/627… | Có TK 1331 | Giảm đúng khoản chi phí đã ghi nhận. |
| Hàng đã bán | Nợ TK 331 | Có TK 632 | Có TK 1331 | Xem xét phần giá vốn liên quan. |
Đối với bên bán
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Giảm giá trị doanh thu | Nợ TK 511 | Nợ TK 33311 | Có TK 131 | Dùng khi bản chất là điều chỉnh giảm doanh thu của giao dịch. |
| Giảm giá hàng bán | Nợ TK 5212 | Nợ TK 33311 | Có TK 131 | TK 5212 dùng cho giảm giá hàng bán. Cuối kỳ kết chuyển giảm trừ doanh thu. |
Điểm cần phân biệt: nếu việc giảm giá trị phát sinh do quyết toán hoặc thay đổi giá trị/khối lượng sau giao dịch, không nên mặc định coi đó là “hóa đơn gốc bị sai”. Thông tư 91/2026/TT-BTC có quy định riêng đối với trường hợp giá trị, khối lượng thay đổi khi thanh toán/quyết toán.
2.4. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi phí
Ví dụ: Doanh nghiệp nhận hóa đơn dịch vụ 100 triệu đồng, đã ghi nhận vào TK 642. Sau đó nhà cung cấp giảm 20 triệu đồng và xuất hóa đơn điều chỉnh.
Đối với bên mua
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Giảm chi phí bán hàng | Nợ TK 331 | Có TK 641 | Có TK 1331 | Áp dụng khi hóa đơn gốc đã ghi nhận vào chi phí bán hàng. |
| Giảm chi phí quản lý DN | Nợ TK 331 | Có TK 642 | Có TK 1331 | Đây là trường hợp phổ biến với hóa đơn dịch vụ văn phòng, tư vấn, thuê ngoài… |
| Giảm chi phí sản xuất chung | Nợ TK 331 | Có TK 627 | Có TK 1331 | Cần xem chi phí đã phân bổ vào giá thành hay chưa. |
| Giảm nguyên vật liệu trực tiếp | Nợ TK 331 | Có TK 621 | Có TK 1331 | Nếu khoản chi phí chưa được kết chuyển thì điều chỉnh trực tiếp vào khoản mục tương ứng. |
Thông tư 99/2025/TT-BTC liệt kê các tài khoản chi phí như 621, 623, 627, 641, 642 trong hệ thống tài khoản và yêu cầu doanh nghiệp phản ánh giao dịch theo bản chất.
Điểm cần lưu ý: Nếu chi phí đã được phân bổ vào giá thành sản phẩm hoặc đã kết chuyển sang giá vốn, không nên đơn giản ghi Có 641/642. Cần truy ngược khoản chi phí đã đi vào đâu để điều chỉnh đúng.
2.5. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm giá vốn, hàng tồn kho
Đây là phần dễ nhầm nhất khi hóa đơn điều chỉnh giảm giá mua hàng hóa/nguyên vật liệu.
Theo Thông tư 99, TK 632 phản ánh giá vốn hàng bán; bên Có TK 632 có thể phản ánh khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ và giá vốn của hàng bán bị trả lại.
Trường hợp hàng còn tồn kho
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Hàng còn tồn kho toàn bộ | Nợ TK 331 | Có TK 156/152 | Có TK 1331 | Giảm trực tiếp giá trị hàng tồn kho. |
| Một phần hàng tồn kho | Nợ TK 331 | Có TK 156/152 | Có TK 1331 | Phần giảm chỉ phân bổ cho lượng hàng còn tồn theo bản chất nghiệp vụ. |
Trường hợp hàng đã bán
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Toàn bộ hàng đã bán | Nợ TK 331 | Có TK 632 | Có TK 1331 | Giảm giá vốn của hàng đã tiêu thụ. |
| Một phần còn tồn, một phần đã bán | Nợ TK 331 | Có TK 156 | Có TK 632 | Có TK 1331 | Cần phân bổ phần điều chỉnh giữa hàng tồn và hàng đã bán. |
Ví dụ: Nhà cung cấp giảm 30 triệu đồng giá mua. Tại thời điểm điều chỉnh, 40% hàng vẫn tồn kho, 60% đã bán.
- Giảm TK 156: 12 triệu.
- Giảm TK 632: 18 triệu.
- VAT đầu vào giảm: theo số thuế trên hóa đơn điều chỉnh.
2.6. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm do chiết khấu, giảm giá, trả lại hàng
Đây nên là một H3 quan trọng vì chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại đều thuộc nhóm giảm trừ doanh thu theo TK 521.
2.6.1. Chiết khấu thương mại
Bên mua
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Hàng còn tồn kho | Nợ TK 331 | Có TK 156/152 | Có TK 1331 | Giảm giá trị hàng mua và VAT đầu vào. |
| Hàng đã bán | Nợ TK 331 | Có TK 632 | Có TK 1331 | Nếu chiết khấu phát sinh sau khi hàng đã tiêu thụ. |
Thông tư 99 quy định TK 632 bên Có phản ánh khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ.
Bên bán
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Ghi nhận khoản chiết khấu | Nợ TK 5211 | Nợ TK 33311 | Có TK 131 | TK 5211 – Chiết khấu thương mại. |
| Cuối kỳ kết chuyển | Nợ TK 511 | Có TK 5211 | Kết chuyển khoản chiết khấu để xác định doanh thu thuần. |
Từ 01/07/2026, chiết khấu thương mại phát sinh sau khi lập hóa đơn có quy định riêng về cách lập hóa đơn điều chỉnh, bao gồm trường hợp điều chỉnh trên hóa đơn lần mua cuối cùng/kỳ tiếp sau hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê.
2.6.2. Giảm giá hàng bán
| Đối tượng | Bút toán | Lưu ý |
| Bên bán – ghi nhận giảm giá | Nợ TK 5212 | Nợ TK 33311 | Có TK 131/111/112 | Phản ánh khoản giảm giá hàng bán. |
| Bên mua – hàng còn tồn | Nợ TK 331 | Có TK 156/152 | Có TK 1331 | Giảm giá trị hàng mua. |
| Bên mua – hàng đã bán | Nợ TK 331 | Có TK 632 | Có TK 1331 | Giảm giá vốn nếu khoản giảm giá liên quan hàng đã tiêu thụ. |
2.6.3. Hàng bán bị trả lại
Bên bán
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Ghi nhận hàng bán bị trả lại | Nợ TK 5213 | Nợ TK 33311 | Có TK 131/111/112 | Giảm doanh thu và VAT đầu ra. |
| Nhập lại hàng | Nợ TK 156/155… | Có TK 632 | Ghi nhận lại hàng theo giá vốn phù hợp. |
| Cuối kỳ | Nợ TK 511 | Có TK 5213 | Kết chuyển hàng bán bị trả lại. |
Bên mua
Nếu trả lại hàng và người bán lập hóa đơn điều chỉnh:
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Hàng còn trong kho | Nợ TK 331 | Có TK 156/152 | Có TK 1331 | Giảm hàng tồn kho và VAT đầu vào. |
| Hàng đã bán | Nợ TK 331 | Có TK 632 | Có TK 1331 | Xử lý phần giá vốn liên quan. |
Từ 01/07/2026, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc là người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
2.7. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm do quyết toán, nghiệm thu
Trường hợp này đặc biệt phổ biến trong xây dựng, lắp đặt, tư vấn, gia công, các hợp đồng có quyết toán.
Ví dụ: Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn theo giá trị nghiệm thu 10 tỷ đồng. Sau quyết toán, cơ quan có thẩm quyền xác định giá trị được chấp nhận chỉ 9,5 tỷ đồng → điều chỉnh giảm 500 triệu đồng.
Cổng Thông tin điện tử Chính phủ đã nêu trường hợp giảm giá trị nghiệm thu công trình sau kiểm toán và hướng dẫn lập hóa đơn cho phần chênh lệch tăng/giảm theo nghiệp vụ kinh tế thực tế.
Bên bán
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Giảm doanh thu do quyết toán | Nợ TK 511 | Nợ TK 33311 | Có TK 131 | Phần giảm phản ánh theo hóa đơn điều chỉnh. |
| Giá vốn cần điều chỉnh theo giá trị quyết toán | Nợ/Có TK 632 theo bản chất nghiệp vụ | Không tự động giảm giá vốn chỉ vì doanh thu giảm; phải xác định chi phí/giá thành thực tế. |
Bên mua
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Giảm giá trị dịch vụ/hạng mục mua | Nợ TK 331 | Có TK 241/627/642… | Có TK 1331 | Chọn tài khoản dựa trên tài sản/chi phí đã ghi nhận. |
| Khoản giảm liên quan tài sản đang xây dựng | Nợ TK 331 | Có TK 241 | Có TK 1331 | Cần điều chỉnh giá trị công trình/XDCB dở dang. |
Trường hợp quyết toán làm thay đổi giá trị/khối lượng khác với trường hợp hóa đơn ban đầu lập sai. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định riêng trường hợp này.
2.8. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm khác năm
Đây là trường hợp cần thận trọng nhất. Không nên đưa ra một bút toán duy nhất cho tất cả hóa đơn điều chỉnh khác năm.
Cần chia thành 2 nhóm:
Trường hợp 1: Hóa đơn năm trước bị sai
Ví dụ:
- Hóa đơn gốc: tháng 12/2025.
- Hóa đơn điều chỉnh giảm: tháng 01/2026.
- Nguyên nhân: hóa đơn năm 2025 ghi sai đơn giá.
Nếu BCTC năm trước chưa phát hành
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Điều chỉnh giảm hàng tồn kho | Nợ TK 331 | Có TK 156/152 | Có TK 1331 | Cần đánh giá số liệu trước khi khóa sổ/lập BCTC. |
| Điều chỉnh giảm chi phí | Nợ TK 331 | Có TK 641/642/627… | Có TK 1331 | Điều chỉnh về đúng bản chất khoản mục bị ghi nhận. |
| Điều chỉnh giảm giá vốn | Nợ TK 331 | Có TK 632 | Có TK 1331 | Kiểm tra giá vốn đã kết chuyển hay chưa. |
Trường hợp 2: BCTC năm trước đã phát hành
| Trường hợp | Bút toán | Lưu ý |
| Sai sót kỳ trước không trọng yếu | Ghi nhận theo hướng dẫn của chế độ kế toán, chính sách kế toán của DN | Cần đánh giá bản chất và mức độ ảnh hưởng. |
| Sai sót kỳ trước trọng yếu | Thực hiện điều chỉnh hồi tố theo quy định, không máy móc đưa toàn bộ vào chi phí/doanh thu năm hiện tại | Phải đánh giá ảnh hưởng đến BCTC kỳ trước. |
| Nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh năm hiện tại | Ghi nhận vào kỳ hiện tại theo bản chất nghiệp vụ | Ví dụ: chiết khấu, quyết toán, giảm giá phát sinh sau giao dịch. |
Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định khi phát hiện sai sót trọng yếu của BCTC các kỳ trước, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh hồi tố.
Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm khác năm phải căn cứ vào bản chất của việc điều chỉnh, thời điểm phát sinh nghiệp vụ, trạng thái khóa sổ/BCTC và mức độ trọng yếu của sai sót.
Đặc biệt, quy định về kê khai thuế không nên đồng nhất với thời điểm ghi nhận kế toán. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định riêng kỳ kê khai đối với các nhóm hóa đơn điều chỉnh thuộc phạm vi của Điều 10.
3. Quy trình chung để lập hóa đơn điều chỉnh giảm chuẩn cho kế toán viên
Lập hóa đơn điều chỉnh giảm không chỉ là việc điền thông tin trên phần mềm mà còn là một bước quan trọng đảm bảo số liệu kế toán và thuế phản ánh đúng thực tế. Dưới đây là các bước hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm để tránh sai sót, giảm rủi ro thuế cũng như quản lý công nợ, tồn kho hiệu quả.
Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận/Biên bản điều chỉnh (Cơ sở pháp lý)
Xác nhận sự đồng thuận giữa bên bán – bên mua về việc điều chỉnh hóa đơn gốc.
Nội dung cần có trên biên bản:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và bên mua.
- Thông tin hóa đơn gốc bị điều chỉnh: Ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập.
- Lý do điều chỉnh: Ghi rõ ràng (ví dụ: Xuất thừa hàng, cần điều chỉnh giảm số lượng theo đúng thực tế giao nhận hoặc Hai bên thống nhất giảm giá hàng hóa theo hợp đồng…).
- Nội dung điều chỉnh: Ghi rõ chỉ tiêu nào bị điều chỉnh (Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền trước thuế, tiền thuế GTGT).
- Giá trị điều chỉnh giảm: Phải ghi rõ tổng số tiền giảm (trước thuế – sau thuế).
Yêu cầu: Biên bản phải được cả bên bán – bên mua ký, đóng dấu (nếu có) để làm căn cứ lưu trữ cũng như đối chiếu về sau.
Bước 2: Thực hiện hạch toán kế toán (Ghi nhận trên sổ sách)
Sau khi có biên bản, kế toán cần thực hiện hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm trên phần mềm kế toán quản trị.
Nguyên tắc: Ghi nhận số âm hoặc ghi bút toán ngược so với bút toán ban đầu để giảm doanh thu, giảm công nợ và giảm thuế phải nộp.
- Điều chỉnh giảm doanh thu & thuế GTGT:
- Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) hoặc 111, 112 (Tiền mặt/Ngân hàng) (Ghi âm)
- Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) (Ghi âm)
- Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) (Ghi âm)
- (Hoặc bạn có thể ghi bút toán đảo ngược không ghi âm: Nợ 511, Nợ 3331/ Có 131…)
Lưu ý: Bút toán phải dựa trên giá trị điều chỉnh giảm đã ghi trên Biên bản.
Bước 3: Vào phân hệ hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh.
Truy cập vào phần mềm phát hành hóa đơn điện tử
- Tìm đến phân hệ “quản lý hóa đơn” hoặc “hóa đơn điện tử”.
- Chọn chức năng “lập hóa đơn điều chỉnh” hoặc “tạo mới hóa đơn điều chỉnh”.
Bước 4: Chọn hóa đơn gốc để điều chỉnh.
- Phần mềm sẽ yêu cầu người dùng tìm kiếm và chọn hóa đơn gốc đã lập sai/cần điều chỉnh.
- Người dùng cần nhập các thông tin như ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn gốc để hệ thống liên kết.
- Đảm bảo hóa đơn điều chỉnh được liên kết chặt chẽ với hóa đơn gốc theo quy định của tổng cục thuế.
Bước 5: Nhập thông tin điều chỉnh cụ thể (Lập hóa đơn mới)
Hệ thống sẽ tạo ra một màn hình để lập hóa đơn mới, nhưng với mục đích là điều chỉnh giảm.
Loại hóa đơn: Chọn “hóa đơn điều chỉnh giảm”.
Thông tin bắt buộc:
- Phần ghi chú/Diễn giải: Bắt buộc phải ghi rõ: “Điều chỉnh giảm cho hóa đơn số [Số hóa đơn gốc], ký hiệu [Ký hiệu gốc], ngày [Ngày hóa đơn gốc] theo biên bản điều chỉnh ngày [Ngày Biên bản]”.
- Phần chi tiết hàng hóa:
- Chỉ cần nhập các dòng hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh giảm.
- Cách ghi: Ghi lại tên hàng hóa/dịch vụ đúng như trên hóa đơn gốc, nhưng nhập số lượng hoặc đơn giá (hoặc cả hai) là số âm để thể hiện việc điều chỉnh giảm.
Kiểm tra tổng tiền: Đảm bảo tổng tiền trước thuế, tiền thuế GTGT, và tổng thanh toán trên hóa đơn điều chỉnh là số âm khớp với giá trị điều chỉnh giảm trên Biên bản.
Bước 6: Phát hành hóa đơn điều chỉnh (Ký số & Gửi cơ quan thuế)
- Kiểm tra lần cuối: Đảm bảo các thông tin về hóa đơn gốc, lý do điều chỉnh và giá trị điều chỉnh giảm là chính xác.
- Ký số: Thực hiện ký số (ký điện tử) để phát hành hóa đơn điều chỉnh.
- Gửi cơ quan thuế: Phần mềm sẽ tự động gửi hóa đơn điều chỉnh này đến cơ quan thuế để được cấp mã (đối với hóa đơn có mã) hoặc thông báo (đối với hóa đơn không có mã).
- Gửi cho khách hàng: Gửi hóa đơn điều chỉnh giảm đã được phát hành thành công cho bên mua để họ lưu trữ và kê khai điều chỉnh.
4. Rủi ro thường gặp khi hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm & cách phòng tránh
Trong quá trình làm kế toán, xử lý hóa đơn điều chỉnh giảm luôn đòi hỏi sự cẩn trọng vì liên quan trực tiếp đến doanh thu, chi phí, thuế GTGT và hàng tồn kho. Đây đều là những rủi ro có thể phòng tránh nếu thực hiện đúng quy trình.
Các rủi ro thường gặp:
- Không điều chỉnh thuế GTGT khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm: Xảy ra khi chỉ giảm doanh thu hoặc chi phí mà quên cập nhật phần thuế GTGT tương ứng. Sai sót này khiến số liệu thuế không khớp hóa đơn đã điều chỉnh, tiềm ẩn rủi ro vi phạm pháp luật thuế.
- Bỏ sót công nợ khách hàng hoặc nhà cung cấp: khi điều chỉnh hóa đơn xảy ra khi doanh nghiệp chỉ điều chỉnh doanh thu hoặc hàng hóa mà quên giảm công nợ khách hàng hoặc nhà cung cấp. Sai sót này làm báo cáo tài chính không chính xác gây khó khăn trong quản lý dòng tiền.
- Hạch toán nhầm tài khoản kế toán: Xảy ra khi doanh nghiệp không phân biệt đúng bản chất nghiệp vụ, đặc biệt với hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, chi phí hoặc hàng hóa. Việc này khiến số liệu báo cáo không phản ánh thực tế, ảnh hưởng đến phân tích và ra quyết định quản trị.
Cách phòng tránh rủi ro:
- Sử dụng checklist kiểm tra trước khi hạch toán: Checklist giúp kế toán rà soát toàn bộ quy trình, bao gồm biên bản điều chỉnh, doanh thu, chi phí, thuế GTGT, tồn kho, công nợ.
- Kiểm tra kỹ số liệu trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh: Rà soát lại các chỉ tiêu như giá bán, số lượng hàng hóa, thuế GTGT, chính sách bán hàng giúp giảm thiểu sai sót.
5. Xây dựng quy trình kế toán chuẩn với phần mềm kế toán Accnet ERP
Để tối ưu quá trình hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm, doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm kế toán Accnet ERP, giúp tự động hóa, đảm bảo tuân thủ chuẩn VAS:
- Tự động ghi nhận bút toán hóa đơn điều chỉnh giảm: Phần mềm tự động ghi nhận các bút toán phát sinh từ hóa đơn điều chỉnh giảm theo đúng chuẩn VAS, giảm rủi ro sai sót thủ công tiết kiệm thời gian cho kế toán.
- Cập nhật liên thông dữ liệu: liên kết chặt chẽ với các bộ phận bán hàng, kho và kế toán, đảm bảo số liệu doanh thu, công nợ cũng như chi phí được đồng bộ hóa, tránh chênh lệch do nhập liệu thủ công.
- Theo dõi trạng thái hóa đơn: Doanh nghiệp có thể giám sát tất cả các hóa đơn điều chỉnh giảm theo thời gian thực, nhận cảnh báo khi có hóa đơn chưa hạch toán hoặc chưa khớp chứng từ, đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý.
- Tự động lập bút toán phân bổ & điều chỉnh: Phần mềm tự động lập các bút toán điều chỉnh doanh thu, công nợ hoặc chi phí liên quan giúp kế toán thực hiện đúng chuẩn mực, giảm thiểu sai sót.
- Báo cáo chi tiết & đa chiều: cung cấp báo cáo hóa đơn điều chỉnh giảm theo nhiều tiêu chí (khách hàng, thời gian, loại hóa đơn), hỗ trợ phân tích, kiểm soát doanh thu cũng như đưa ra quyết định kịp thời.
GIẢI PHÁP KẾ TOÁN ACCNET ERP TÍCH HỢP AI TỰ ĐỘNG HÓA MỌI NGHIỆP VỤ
AccNet ERP là giải pháp phần mềm kế toán tài chính tích hợp trong hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện, được phát triển bởi Công ty Lạc Việt. Điểm khác biệt nổi bật của AccNet ERP chính là việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong nhiều quy trình kế toán giúp doanh nghiệp:
- Tự động hóa hạch toán và phân loại chứng từ.
- Nâng cao tính chính xác trong kiểm soát số liệu.
- Rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán – tài chính.
Nhờ đó, AccNet ERP không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là “trợ lý thông minh” đồng hành cùng doanh nghiệp trong quản trị tài chính minh bạch hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
✔️ Tự động hạch toán chứng từ, đối chiếu công nợ nhờ AI.
✔️ Quản lý tài chính – kế toán đa chi nhánh, đa công ty con.
✔️ Báo cáo tài chính hợp nhất theo chuẩn Việt Nam & quốc tế (VAS, IFRS).
✔️ Quản trị dòng tiền, ngân sách, dự báo chi phí chính xác.
✔️ Kết nối với các phân hệ quản trị nhân sự, sản xuất, bán hàng để đồng bộ dữ liệu.
✔️ Tích hợp AI trong phân tích số liệu, cảnh báo rủi ro và đề xuất phương án tối ưu.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET ERP
- Nitto Denko – Kiểm soát chi phí sản xuất nhờ ứng dụng kế toán tính giá thành: Nitto Denko đã lựa chọn giải pháp AccNet ERP để triển khai hệ thống kế toán tính giá thành, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn trong quá trình sản xuất. Sau một thời gian sử dụng, công ty đánh giá cao hiệu quả thực tiễn mà hệ thống mang lại, cũng như mức độ ổn định vượt trội so với các phần mềm khác trên thị trường.
- ANTESCO – Tái cấu trúc quy trình hoạt động với kế toán quản trị vận hành: Tại ANTESCO, đội ngũ tư vấn và triển khai của AccNetERP đã phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp trong giai đoạn đầu, thiết lập lại quy trình chuẩn và xây dựng luồng công việc liên phòng ban xuyên suốt. Giải pháp đã giúp ANTESCO cải thiện đáng kể khả năng quản trị vận hành một cách đồng bộ và linh hoạt
- Khatoco – Mở rộng gói giải pháp AccNetC sau triển khai thành công ban đầu: Lạc Việt đã triển khai thành công gói giải pháp AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.
ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?
Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.
- Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
- Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
- Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
- Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
- Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
- Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
- Khả năng xử lý dữ liệu lớn với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
- Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ KẾ TOÁN
AI trong AccNet ERP không chỉ dừng lại ở tự động hóa nhập liệu, mà còn:
- Nhận diện & phân loại chứng từ thông minh: AI quét, đọc và phân loại hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu, hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.
- Dự báo tài chính & ngân sách: hệ thống sử dụng thuật toán học máy để dự báo chi phí, doanh thu, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhanh.
- Cảnh báo rủi ro kế toán: AI phát hiện bất thường trong sổ sách, từ đó cảnh báo kịp thời các sai lệch hoặc rủi ro gian lận.
- Trợ lý báo cáo thông minh: AI gợi ý mẫu báo cáo, tự động tổng hợp số liệu, hỗ trợ ban lãnh đạo phân tích tài chính tức thì.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN LẠC VIỆT?
- Kinh nghiệm hơn 30 năm phát triển giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Hệ sinh thái số toàn diện: AccNet ERP dễ dàng kết nối với các giải pháp khác của Lạc Việt (HRM, Workflow, Portal…).
- Công nghệ tiên tiến: Tích hợp AI, hỗ trợ cloud & on-premise linh hoạt.
- Dịch vụ hỗ trợ tận tâm: Đội ngũ chuyên gia am hiểu nghiệp vụ kế toán – tài chính Việt Nam, đồng hành xuyên suốt trong triển khai.
- Niềm tin từ hàng nghìn khách hàng trong nhiều lĩnh vực: tài chính, ngân hàng, sản xuất, thương mại, dịch vụ.
Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Việc áp dụng phần mềm Accnet ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm, nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, kiểm soát công nợ và đảm bảo tuân thủ chuẩn mực VAS một cách chính xác, minh bạch.
>>>> Doanh nghiệp nhỏ có thể tham khảo phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ để áp dụng tối ưu quy trình kế toán.
Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm là bước quan trọng để đảm bảo số liệu kế toán báo cáo tài chính phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, chi phí, thuế GTGT và tồn kho hiệu quả mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý cũng như tránh sai sót trong kế toán. Bên cạnh đó, quy trình minh bạch còn nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán, tạo cơ sở dữ liệu đáng tin cậy cho lãnh đạo ra quyết định.
