Các bút toán hạch toán mua hàng theo chuẩn TT200 & TT 133 

Tuy nhiên, trong thực tế, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới hoặc vừa thành lập, vẫn gặp khó khăn trong việc thực hiện đúng quy trình hạch toán: từ việc xác định thời điểm ghi nhận, phân loại chi phí, đến cách định khoản phản ánh vào sổ kế toán. Sai sót trong hoạt động mua sắm không chỉ làm lệch báo cáo tài chính mà còn tiềm ẩn rủi ro về quản lý dòng tiền cũng như quyết toán thuế.

Do đó, nắm vững quy định cùng phương pháp nghiệp vụ kế toán mua hàng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và chuẩn mực kế toán mà còn nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, tối ưu hóa mua sắm nhằm hỗ trợ lập kế hoạch tài chính chính xác hơn. Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết các nghiệp vụ, nguyên tắc ghi nhận cùng quy trình mua hàng trong doanh nghiệp.

1. Hạch toán mua hàng là gì? Vai trò của hạch toán

Hạch toán mua hàng là quá trình ghi nhận, theo dõi tất cả các giao dịch phát sinh khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp. Quá trình này bao gồm cả việc nhập kho, thanh toán ngay hoặc chưa thanh toán, chiết khấu, giảm giá và các khoản thuế liên quan.

Vai trò của hạch toán:

• Đảm bảo chính xác trong báo cáo tài chính: Mọi chi phí mua hàng được ghi nhận đầy đủ giúp báo cáo phản ánh đúng tình hình tài chính. Ví dụ, nếu doanh nghiệp ghi nhận giao dịch mua hàng trả tiền mặt nhưng chưa kiểm soát chính xác, sẽ dẫn đến sai lệch số dư tiền mặt cùng với công nợ.
• Hỗ trợ quản lý chi phí – tồn kho: Nhờ theo dõi chi tiết các giao dịch mua, doanh nghiệp biết được chi phí thực tế đồng thời tồn kho hiện có, từ đó tối ưu hóa quyết định mua hàng trong tương lai.
• Tối ưu dòng tiền – quản lý công nợ: Phân biệt giữa mua hàng trả tiền ngay với mua hàng chưa thanh toán giúp doanh nghiệp kiểm soát được thời điểm chi tiền, tránh áp lực thanh khoản.
• Tuân thủ pháp luật – chuẩn mực kế toán: Việc hạch toán đầy đủ theo quy định về thuế, hóa đơn cùng chứng từ đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kiểm toán để tránh rủi ro pháp lý.

2. Hệ thống tài khoản – nguyên tắc ghi nhận trong hạch toán mua hàng

Trong doanh nghiệp, việc nắm vững hệ thống tài khoản kế toán cùng với các nguyên tắc ghi nhận là nền tảng để thực hiện đúng nghiệp vụ mua hàng, bao gồm cả việc mua hàng nhập kho, mua hàng hóa dịch vụ, thanh toán ngay hay chưa thanh toán. Khi kế toán hiểu rõ vai trò của từng tài khoản, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được chi phí, tồn kho, công nợ một cách chính xác, từ đó tối ưu hóa dòng tiền đồng thời hỗ trợ ra quyết định mua sắm thông minh

2.1. Hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán

• TK 156 – Hàng hóa: Đây là tài khoản dùng để ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho. Ví dụ, khi doanh nghiệp mua 500 sản phẩm để bán, số tiền thanh toán sẽ được phản ánh vào TK 156. Việc sử dụng đúng tài khoản này giúp kế toán theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho cũng như giá trị chi phí mua hàng.
• TK 152 – Nguyên vật liệu: Ghi nhận nguyên vật liệu mua vào phục vụ sản xuất. Ví dụ, công ty mua 1.000 kg thép để sản xuất linh kiện sẽ ghi nhận giá trị mua vào TK 152, kết hợp với các chi phí vận chuyển hoặc bảo hiểm nếu có.
• TK 331 – Phải trả người bán: Ghi nhận các khoản nợ với nhà cung cấp khi áp dụng hạch toán mua hàng chưa trả tiền hoặc mua hàng chưa thanh toán. Việc sử dụng tài khoản này giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản công nợ, hạn chế rủi ro trễ hạn thanh toán.
• TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào liên quan đến các nghiệp vụ mua hàng, bao gồm cả nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ. Đây là cơ sở để doanh nghiệp khấu trừ thuế đúng quy định.
• TK 111/112 – Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản: Dùng để ghi nhận các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, bao gồm cả mua hàng trả tiền mặt cùng mua hàng trả tiền ngay. Việc ghi nhận đầy đủ tại TK 111/112 giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền thực tế và đối chiếu công nợ chính xác.

2.2. Nguyên tắc ghi nhận theo quy định bộ tài chính

Khi ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, đảm bảo dữ liệu tài chính chính xác, hợp pháp:

• Ghi nhận giá thực tế hàng mua vào: Bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế cùng các khoản chi phí phát sinh khác. Ví dụ, nếu mua 1.000 sản phẩm với giá 50.000 đồng/chiếc, phí vận chuyển 5.000 đồng/chiếc, tổng chi phí ghi nhận sẽ là 55.000 đồng/chiếc vào mua hàng nhập kho.
• Đánh giá lại chi phí mua hàng theo giá thực tế – nguyên tắc kế toán: Trong trường hợp có giảm giá, chiết khấu từ nhà cung cấp, kế toán cần điều chỉnh số liệu phù hợp, ghi nhận mua hàng giảm giá. Việc này đảm bảo rằng báo cáo tài chính phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh, hỗ trợ phân tích hiệu quả mua sắm và quản lý dòng tiền.
• Kiểm soát công nợ – dòng tiền: Khi kết hợp các nghiệp vụ như mua hàng chưa thanh toán hay mua hàng trả tiền ngay, kế toán cần đối chiếu hóa đơn, chứng từ, thanh toán để tránh sai sót đồng thời rủi ro pháp lý.

Áp dụng đúng các tài khoản cùng nguyên tắc ghi nhận không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ chính xác mà còn tăng hiệu quả quản lý tồn kho, kiểm soát chi phí, công nợ, đồng thời giảm thiểu sai sót kế toán, đảm bảo tuân thủ pháp luật.

3. Các nghiệp vụ hạch toán mua hàng phổ biến

Trong mọi doanh nghiệp, hoạt động mua hàng diễn ra liên tục với nhiều hình thức khác nhau. Mỗi hình thức đòi hỏi kế toán phải áp dụng đúng phương pháp ghi nhận để đảm bảo chi phí, tồn kho, công nợ được phản ánh chính xác. Việc tuân thủ đúng hướng dẫn của Thông tư 200 cùng Thông tư 133 không chỉ giúp báo cáo tài chính minh bạch mà còn hỗ trợ quản trị hiệu quả hơn.

Dưới đây là các nghiệp vụ mua hàng phổ biến nhất mà kế toán cần nắm vững.

3.1. Hạch toán mua hàng nhập kho

Hạch toán mua hàng nhập kho áp dụng khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc nguyên vật liệu sau đó đưa vào kho để bán hoặc phục vụ sản xuất. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cùng Thông tư 133/2016/TT-BTC, giá trị hàng nhập kho phải được ghi nhận theo giá thực tế, bao gồm giá mua cũng như các chi phí liên quan như vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm, chi phí gia công sơ chế.

Ý nghĩa của bút toán:

• Phản ánh chính xác giá vốn hàng tồn kho.
• Hỗ trợ kiểm soát tồn kho, lập kế hoạch nhập hàng.
• Đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đầy đủ chi phí phát sinh.

Cách định khoản:

• Ghi nhận giá trị hàng nhập kho và công nợ nhà cung cấp
  • Nợ TK 152/156
  • Có TK 331
• Ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
  • Nợ TK 133
  • Có TK 331

Ví dụ minh họa: Công ty TNHH ABC mua 1.000 sản phẩm với giá 50.000 đồng/sản phẩm; phí vận chuyển 5.000.000 đồng, chưa thanh toán. Thuế GTGT 10%.

• Giá trị nhập kho: 1.000 × 50.000 + 5.000.000 = 55.000.000 đồng
• Thuế GTGT: 10% × 55.000.000 = 5.500.000 đồng
  • Nợ TK 156 => Có TK 331: 55.000.000
  • Nợ TK 133 => Có TK 331: 5.500.000

3.2. Hạch toán mua hàng không nhập kho

Áp dụng khi hàng hóa hoặc dịch vụ được sử dụng ngay, không đưa vào kho. Ví dụ: văn phòng phẩm, dịch vụ sửa chữa, chi phí vận chuyển phục vụ quản lý. Hạch toán trực tiếp vào chi phí tương ứng: quản lý, bán hàng, sản xuất.

Ý nghĩa của bút toán:

• Tránh ghi tăng tồn kho không có thật.
• Phân bổ chi phí đúng kỳ kế toán.
• Hỗ trợ phân tích hiệu quả chi phí thực tế.

Cách định khoản:

• Ghi nhận chi phí phát sinh và phương thức thanh toán
  • Nợ TK: 642 / 641 / 154
  • Có TK: 111/112/331
• Ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
  • Nợ TK: 133
  • Có TK: 331

Ví dụ minh họa: Mua dịch vụ bảo trì máy chủ 12.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán chuyển khoản.

• Nợ TK 642 => Có TK 112 : 12.000.000
• Nợ TK 133 => Có TK 112 : 1.200.000

3.3. Nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay (tiền mặt / chuyển khoản)

Áp dụng khi doanh nghiệp thanh toán ngay cho nhà cung cấp. Hạch toán mua hàng giúp giảm công nợ, dễ dàng đối chiếu dòng tiền.

Ý nghĩa của bút toán:

• Kiểm soát dòng tiền thực tế.
• Giảm rủi ro nợ quá hạn.
• Minh bạch số liệu kế toán, ngân hàng.

Cách định khoản:

• Ghi nhận chi phí/hàng nhập kho và thanh toán ngay
  • Nợ TK: 152 / 156 / 642 / 641
  • Có TK: 111 / 112
• Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
  • Nợ TK: 133
  • Có TK: 111/112

Ví dụ minh họa: Mua nguyên liệu 25.000.000 đồng, thanh toán chuyển khoản ngay; phí vận chuyển 2.000.000 đồng.

• Nợ TK 152 => Có TK 112: 27.000.000

3.4. Hạch toán mua hàng chưa thanh toán (mua chịu)

Doanh nghiệp nhận hàng nhưng thanh toán sau. Kế toán ghi nhận công nợ vào TK 331, theo dõi hạn thanh toán, thời gian thanh toán để tránh nợ quá hạn.

Ý nghĩa của bút toán:

• Tối ưu dòng tiền.
• Duy trì thanh khoản.
• Lập kế hoạch thanh toán hợp lý.

Cách định khoản:

• Ghi nhận giá trị hàng/hóa đơn chưa thanh toán
  • Nợ TK: 152/156/642/641
  • Có TK: 331
• Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
  • Nợ TK: 133
  • Có TK: 331

Ví dụ minh họa: Mua hàng 120.000.000 đồng, phí vận chuyển 3.000.000 đồng, chưa thanh toán.

• Nợ TK 152 => Có TK 331: 120.000.000
• Nợ TK 152 => Có TK 331: 3.000.000

3.5. Hạch toán mua hàng hóa – dịch vụ

Doanh nghiệp mua hàng hóa để bán hoặc sử dụng sản xuất, đồng thời mua dịch vụ (vận chuyển, sửa chữa, bảo trì…). Cần phân biệt rõ chi phí nào cộng vào nguyên giá, chi phí nào ghi trực tiếp.

Ý nghĩa của bút toán:

• Phân loại chi phí đúng đối tượng.
• Xác định giá vốn chính xác.
• Đánh giá hiệu quả từng loại chi phí.

Cách định khoản:

• Hàng hóa nhập kho / thanh toán
  • Nợ TK: 152/156
  • Có TK: 111/112/331
• Chi phí dịch vụ sử dụng
  • Nợ TK: 642/641/154
  • Có TK: 111/112/331

Ví dụ minh họa: Mua hàng 200.000.000 đồng, phí vận chuyển 10.000.000 đồng → cộng vào nguyên giá.

• Nợ TK 156 => Có TK 112: 210.000.000

3.6. Mua hàng giảm giá, chiết khấu, hàng trả lại

Chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc hàng trả lại phải điều chỉnh giảm giá trị hàng mua đã ghi nhận. Chiết khấu thanh toán có thể ghi vào thu nhập tài chính hoặc điều chỉnh trực tiếp nguyên giá.

Ý nghĩa của bút toán:

• Phản ánh đúng giá trị chi phí thực tế.
• Hỗ trợ phân tích hiệu quả giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp.
• Giảm chi phí hợp lý, minh bạch.

Cách định khoản:

• Điều chỉnh công nợ / nguyên giá theo chiết khấu hoặc trả hàng
  • Nợ TK: 331/156
  • Có TK: 515/156

Ví dụ minh họa: Mua hàng 150.000.000 đồng, chiết khấu 5% → giảm 7.500.000 đồng.

• Nợ TK 331 => Có TK 156:7.500.000

3.7. Nghiệp vụ mua hàng liên quan đến thuế GTGT đầu vào

Thuế GTGT đầu vào được ghi nhận nếu đáp ứng điều kiện khấu trừ theo Luật thuế GTGT: hóa đơn hợp lệ, thanh toán không dùng tiền mặt nếu >20 triệu đồng, hàng hóa/dịch vụ phục vụ hoạt động chịu thuế.

Ý nghĩa của bút toán:

• Tối ưu số thuế GTGT được khấu trừ.
• Tránh rủi ro pháp lý, sai sót khi kê khai thuế.
• Đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng chi phí thực tế.

Cách định khoản:

• Ghi nhận giá trị hàng mua
  • Nợ TK: 152/156
  • Có TK: 331/112
• Ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
  • Nợ TK: 133
  • Có TK: 331/112

Ví dụ minh họa: Mua vật tư 100.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, thanh toán chuyển khoản.

• Nợ TK 152 => Có TK 112: 100.000.000
• Nợ TK 133 => Có TK 112: 10.000.000

 4. Quy trình hạch toán mua hàng chuẩn trong doanh nghiệp

Quy trình hạch toán mua hàng là bước nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí, tồn kho, công nợ một cách chính xác, đồng thời đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán và pháp luật. Việc áp dụng đúng quy trình còn giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, tránh sai sót trong ghi nhận chi phí cùng nâng cao hiệu quả vận hành. Quy trình gồm các bước chính sau:

Bước 1: Nhận yêu cầu mua hàng

Đây là bước khởi đầu chính thức, nơi nhu cầu mua sắm vật tư, hàng hóa hoặc dịch vụ phát sinh từ các bộ phận (Sản xuất, Kinh doanh,…) được thể hiện qua văn bản. Yêu cầu mua hàng phải ghi rõ loại hàng, số lượng, đơn giá dự kiến, mục đích sử dụng cùng thời gian cần hàng.

Kế toán tiếp nhận yêu cầu để kiểm tra tính hợp lý đồng thời đối chiếu ngân sách. Việc hạch toán mua hàng giúp xác định hình thức hạch toán sơ bộ cho khoản chi phí đó:

• Nếu hàng sẽ được đưa vào kho: chuẩn bị cho mua hàng nhập kho (TK 152/156).
• Nếu là dịch vụ hoặc tiêu hao ngay: định hướng mua hàng không nhập kho hoặc mua hàng hóa dịch vụ (TK Chi phí liên quan).

Việc kiểm duyệt sớm giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách từ ban đầu, ngăn ngừa mua thừa, tối ưu hóa tồn kho để đảm bảo mọi khoản chi phí đều có mục đích rõ ràng, tạo nền tảng chính xác cho các bước hạch toán tiếp theo.

Ví dụ: Bộ phận sản xuất yêu cầu mua 500kg nguyên liệu phục vụ sản xuất. Kế toán kiểm tra ngân sách, tính giá trị ước tính, ghi nhận sơ bộ để theo dõi chi phí, tồn kho, đồng thời chuẩn bị cho các bước hạch toán tiếp theo. Việc kiểm duyệt sớm giúp doanh nghiệp tránh mua thừa hoặc thiếu, đồng thời kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Bước 2: Lập đơn đặt hàng (Purchase Order – PO)

Sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, phòng mua hàng sẽ chính thức lập đơn đặt hàng (PO) sau đó gửi cho nhà cung cấp. PO là cam kết pháp lý, chi tiết hóa các điều khoản quan trọng của giao dịch, bao gồm: số lượng, đơn giá, điều kiện giao nhận và đặc biệt là phương thức thanh toán cùng các điều khoản về chiết khấu, giảm giá.

PO là cơ sở để kế toán dự kiến ghi nhận giá trị giao dịch thực tế. Kế toán căn cứ vào PO để:

• Xác định mua sắm giảm giá (nếu có chiết khấu thương mại).
• Lập kế hoạch thanh toán, phân loại giao dịch là trả tiền ngay hay chưa trả tiền.

PO giúp kiểm soát chặt chẽ giá mua đã thỏa thuận, đồng thời thiết lập nền tảng cho việc quản lý công nợ, dòng tiền, đảm bảo mọi khoản thanh toán sau này đều có căn cứ hợp đồng rõ ràng.

Ví dụ: Doanh nghiệp đặt mua 1.000 sản phẩm với giá 50.000 đồng/chiếc, được giảm giá 5%. Kế toán ghi nhận giá trị thực tế 47.500 đồng/chiếc vào hệ thống, đồng thời lập kế hoạch thanh toán theo thỏa thuận với nhà cung cấp.

Bước 3: Nhận hàng

Đây là giai đoạn hàng hóa hoặc dịch vụ thực sự được giao cho doanh nghiệp. Bộ phận Kho hoặc người nhận hàng tiến hành kiểm tra thực tế về số lượng, chất lượng sau đó đối chiếu nghiêm ngặt với các thông tin trên Đơn đặt hàng (PO) đã ký.

Kết quả kiểm tra quyết định cách thức ghi nhận hàng tồn kho – chi phí:

• Hạch toán mua hàng nhập kho: Ghi nhận giá trị vào TK 152 (Vật tư) hoặc TK 156 (Hàng hóa) nếu hàng hóa được đưa vào lưu trữ.
• Mua hàng không nhập kho: Ghi nhận trực tiếp vào các tài khoản chi phí liên quan (TK 621, 641, 642,…) nếu hàng được tiêu hao ngay hoặc là dịch vụ.
• Nghiệp mua hàng hóa dịch vụ: Ghi nhận các chi phí phụ trợ phát sinh kèm theo như vận chuyển, bốc dỡ cùng phân bổ chúng vào giá gốc hàng tồn kho.

Xác nhận chính xác số lượng, chất lượng hàng nhận giúp kiểm soát tồn kho thực tế đồng thời cung cấp dữ liệu ban đầu về giá trị hàng hóa để chuẩn bị cho việc hạch toán thuế, công nợ.

Ví dụ: Công ty nhận 1.000 kg nguyên liệu, kiểm tra đủ số lượng, chất lượng. Kế toán ghi nhận chi phí vào TK 152, tính thuế GTGT đầu vào, áp dụng nghiệp vụ mua hàng hóa dịch vụ khi có phí vận chuyển hoặc bảo trì đi kèm.

Bước 4: Kiểm tra – ghi nhận hóa đơn

Đây là bước kế toán kiểm tra tính hợp lệ cũng như chính xác của hóa đơn từ nhà cung cấp trước khi ghi sổ chính thức. Kế toán đối chiếu hóa đơn với Đơn đặt hàng (PO) cùng Phiếu nhận hàng (Bước 3) để xác nhận tổng giá trị thanh toán, giá chưa thuế, thuế GTGT.

Bước này đảm bảo mọi giao dịch đều hợp pháp, là cơ sở để:

• Phân loại công nợ: Xác định giao dịch là mua hàng trả tiền ngay hay chưa trả tiền (ghi nhận công nợ vào TK 331).
• Xác nhận Thuế GTGT: Ghi nhận Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Nợ TK 133).
• Điều chỉnh giá trị: Thực hiện điều chỉnh cuối cùng cho các khoản hạch toán mua hàng giảm giá theo thực tế.

Đảm bảo số liệu thanh toán chính xác, tránh sai sót trong ghi nhận công nợ, chi phí, đồng thời tuân thủ các quy định về hóa đơn chứng từ để được khấu trừ thuế.

Ví dụ: Hóa đơn 50 triệu đồng, chiết khấu 5%, kế toán ghi nhận giá trị thực tế 47,5 triệu đồng cùng thuế GTGT khấu trừ 10% vào TK 133.

Bước 5: Hạch toán nghiệp vụ mua hàng

Sau khi hóa đơn đã được kiểm tra, xác nhận là hợp lệ (Bước 4), kế toán tiến hành ghi nhận chính thức các bút toán vào hệ thống sổ sách kế toán.

Đây là bước chuyển dữ liệu từ chứng từ sang sổ sách, bao gồm:

• Mua hàng nhập kho: Ghi tăng tài sản hàng tồn kho (Nợ TK 152/156) cùng Thuế GTGT đầu vào (Nợ TK 133).
• Mua hàng hóa dịch vụ: Ghi tăng chi phí liên quan (Nợ TK 621, 642, v.v.).
• Hạch toán công nợ/tiền mặt: Ghi nhận nghĩa vụ phải trả (Có TK 331) nếu là hạch toán mua hàng chưa trả tiền, hoặc ghi giảm tiền (Có TK 111/112) nếu là mua hàng trả tiền ngay.

Đảm bảo mọi giá trị, từ tồn kho, chi phí, đến công nợ, được phản ánh chính xác, kịp thời vào hệ thống kế toán, cung cấp dữ liệu nền tảng cho việc lập báo cáo tài chính.

Việc ghi nhận chi tiết giúp theo dõi tồn kho, chi phí, công nợ chính xác, đồng thời hỗ trợ báo cáo quản trị và phân tích hiệu quả mua sắm.

Bước 6: Thanh toán cho nhà cung cấp

Doanh nghiệp thực hiện việc thanh toán thực tế cho nhà cung cấp dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận cùng số liệu công nợ đã được ghi nhận ở Bước 5. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Kế toán đối chiếu số liệu công nợ phải trả trước khi thực hiện giao dịch sau đó ghi nhận bút toán thanh toán:

• Giảm công nợ: Ghi giảm nghĩa vụ phải trả (Nợ TK 331).
• Giảm tiền: Ghi giảm tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (Có TK 111/112).
• Kiểm soát công nợ: Theo dõi sát sao các khoản thanh toán dở dang cùng số dư hạch toán mua hàng chưa thanh toán còn lại.

Quản lý chặt chẽ dòng tiền chi ra, đảm bảo thanh toán đúng hạn để giữ uy tín với nhà cung cấp đồng thời kiểm soát rủi ro thanh toán chậm.

Ví dụ: Nếu mua chịu 50 triệu đồng sau đó thanh toán 25 triệu ngay, kế toán ghi nhận 25 triệu vào mua sắm trả tiền ngay, 25 triệu còn lại vào mua sắm chưa trả tiền. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền để hạn chế rủi ro thanh toán trễ hạn.

Bước 7: Kiểm tra – báo cáo

Đây là bước thực hiện định kỳ (thường là cuối tháng/quý) nhằm rà soát, tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ đã phát sinh trong kỳ.

Kế toán tiến hành đối chiếu số liệu tổng thể giữa các sổ sách liên quan (sổ kho, sổ công nợ, sổ chi phí) để phát hiện, điều chỉnh kịp thời các sai sót. Đồng thời, lập các báo cáo quản trị:

• Đảm bảo tính chính xác: Xác nhận các nghiệp vụ nhập kho, hàng hóa dịch vụ, giảm giá cùng chưa thanh toán đã được ghi nhận chuẩn xác.
• Lập báo cáo: Cung cấp báo cáo phân tích chi tiết về chi phí mua hàng, hiệu quả mua sắm cho cấp quản lý.

Đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng, tối ưu hóa chi phí, tồn kho, đồng thời cung cấp thông tin tin cậy cho việc ra quyết định kinh doanh chiến lược.

Bước 8: Lưu trữ hồ sơ

Đây là bước cuối cùng, bắt buộc để hoàn thiện quy trình. Doanh nghiệp tiến hành sắp xếp, phân loại, lưu trữ tất cả các tài liệu, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng.

Đảm bảo mọi chứng từ gốc, bao gồm yêu cầu mua hàng, PO, hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho cùng chứng từ thanh toán, đều được lưu trữ một cách khoa học và an toàn theo quy định về kế toán, thuế.

Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ, dễ truy xuất không chỉ đảm bảo tính minh bạch cũng như tuân thủ pháp luật trong các đợt kiểm toán mà còn là nguồn dữ liệu quan trọng để phân tích chi phí, đánh giá nhà cung cấp đồng thời cải tiến quy trình mua hàng trong tương lai.

5. Một số lưu ý quan trọng trong nghiệp vụ mua hàng

Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ hạch toán mua hàng, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả:

• Kiểm soát chi phí phát sinh: Việc mua hàng thường đi kèm với nhiều khoản chi phí ngoài giá mua như vận chuyển, bảo hiểm, lắp đặt, hoặc chi phí dịch vụ đi kèm. Kế toán cần ghi nhận đầy đủ các khoản này để báo cáo tài chính phản ánh đúng chi phí thực tế đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp phân tích hiệu quả mua sắm.
• Đối chiếu chứng từ, hóa đơn và PO: Sai sót trong đối chiếu có thể dẫn đến ghi nhận nhầm số liệu hoặc thiếu chi phí. Kế toán phải đảm bảo các nghiệp vụ đều dựa trên chứng từ xác thực. Việc này không chỉ giúp quản lý tồn kho chính xác mà còn giảm rủi ro pháp lý, kiểm toán.
• Quản lý công nợ – dòng tiền: Khi doanh nghiệp áp dụng mua hàng chưa thanh toán hoặc mua hàng trả tiền mặt, cần theo dõi dòng tiền thực tế, kiểm soát thời hạn thanh toán cũng như đảm bảo các khoản công nợ không quá hạn. Đây là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa dòng tiền, tránh áp lực tài chính đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
• Theo dõi chiết khấu – giảm giá: Khi nhận chiết khấu hoặc giảm giá từ nhà cung cấp, kế toán phải điều chỉnh kịp thời để phản ánh đúng hạch toán mua hàng giảm giá. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí thực tế đồng thời đánh giá chính xác lợi nhuận từ hoạt động mua sắm.
• Lưu trữ hồ sơ minh bạch: Mọi chứng từ, hóa đơn, PO, phiếu nhận hàng cùng phiếu thanh toán cần được lưu trữ đầy đủ. Việc này giúp doanh nghiệp tra cứu thông tin nhanh chóng, phục vụ kiểm toán, phân tích chi phí, đánh giá nhà cung cấp để tối ưu quy trình mua hàng trong tương lai.

6. Giải pháp tối ưu các hạch toán kế toán bằng phần mềm LV-DX Accounting

Để giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ và tối ưu giá trị quản trị, doanh nghiệp hiện nay nên ứng dụng các giải pháp công nghệ số như LV-DX Accounting. Phần mềm này mang lại nhiều lợi ích thực tiễn:

• Tự động hóa toàn diện: Tự động ghi nhận mọi nghiệp vụ mua hàng (nhập kho, dịch vụ, trả ngay, mua chịu), loại bỏ sai sót thủ công.
• Theo dõi Công nợ Real-time: Kiểm soát công nợ phải trả cùng dòng tiền theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định tài chính nhanh chóng.
• Quản lý chính xác Chi phí – Thuế: Tự động tính toán chiết khấu, giảm giá cùng thuế GTGT đầu vào, đảm bảo phản ánh đúng giá gốc.
• Báo cáo Chiến lược: Cung cấp báo cáo phân tích chi tiết về chi phí, tồn kho, giúp tối ưu ngân sách cùng quyết định mua sắm.
• Lưu trữ Số hóa: Toàn bộ chứng từ được lưu trữ điện tử, dễ dàng truy xuất đồng thời kiểm tra phục vụ kiểm toán.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu chi tiết, trải nghiệm phần mềm LV-DX Accounting tại https://lacviet.vn/lv-dx-accounting/. Việc ứng dụng phần mềm này không chỉ giúp hoàn thiện các nghiệp vụ hạch toán mua hàng, mà còn tạo nền tảng cho quản trị tài chính số hóa toàn diện, nâng cao hiệu quả vận hành để tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Hạch toán mua hàng là nghiệp vụ kế toán nền tảng, giúp doanh nghiệp quản lý chi phí, tồn kho, công nợ một cách chính xác, đồng thời đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng hoạt động. Thực hiện đúng quy trình, nguyên tắc hạch toán không chỉ giúp tuân thủ pháp luật, chuẩn mực kế toán mà còn tối ưu dòng tiền, nâng cao hiệu quả mua sắm đồng thời hỗ trợ ra quyết định chiến lược.