Công tác giám sát và kiểm soát hoạt động từ xa là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, và Ngọc Sơn cũng gặp khó khăn tương tự. Hãy xem Ngọc Sơn đã cùng Lạc Việt giải quyết bài toán ấy như thế nào.
1. Sứ mệnh phát triển của Ngọc Sơn
Công ty TNHH SX TM Ngọc Sơn (Ngọc Sơn) hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phân phối các cho các công ty hóa chất hàng đầu thế giới. Cung cấp đa dạng các loại thành phần và nguyên liệu cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau.
Với tầm nhìn trở thành nhà phân phối hàng đầu và được công nhận trong ngành công nghiệp hóa chất, Ngọc Sơn đặt trọng tâm vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhanh chóng, linh hoạt đối với yêu cầu của khách hàng, duy trì mối quan hệ đối tác lâu dài.
2. Sự rối ren khi mở rộng thị trường kinh doanh
Trải qua 20 năm hoạt động, Ngọc Sơn đã phát triển thêm các hệ thống văn phòng kinh doanh, kho bãi được đặt tại nhiều thành phố lớn, đặc biệt là 2 trung tâm kinh tế Hà Nội và Hồ Chí Minh. Chính vì sự mở rộng này khiến Ngọc Sơn gặp nhiều vấn đề.
Thứ nhất, các hoạt động tại chi nhánh trở nên phức tạp hơn vì không có sự liên kết và thống nhất trong cách quản lý. Với đội ngũ nhân sự lớn cùng cách điều hành, chế độ phúc lợi khác nhau nên quy trình mua bán, tính hoa hồng thường xảy ra sai sót, thiếu minh bạch gây nhiều tranh cãi.
Thứ hai, do các chi nhánh ở xa và quản lý khách hàng theo cách truyền thống nên rất khó để tổng hợp dữ liệu liên quan, mỗi lần muốn tổng hợp phải nhập liệu thủ công rất mất thời gian, chậm trễ trong quá trình truy cập.
Quan trọng hơn là mỗi khi văn phòng liên hệ với kho tổng để cập nhật tình trạng sản phẩm, đơn hàng luôn bị chậm trễ, không thể phản hồi ngay với khách hàng, dẫn đến tình trạng mất khách vì những lý do không thỏa đáng.
Đối mặt với sự xáo trộn trong công tác vận hành nhiều chi nhánh như vậy, Ngọc Sơn đã quyết định tìm một phần mềm quản lý bán hàng, tài chính kinh doanh toàn diện thích hợp với quy mô kinh doanh có nhiều chi nhánh. Qua các buổi hội thảo và tìm hiểu thông qua các đối tác thân thiết, Ngọc Sơn đã đồng ý trải nghiệm hợp tác cùng Lạc Việt với phần mềm AccNetERP.
3. Kết quả ấn tượng từ việc dùng công nghệ để cải tiến cách quản lý
Ngoài các nghiệp vụ kế toán tài chính thông thường, Lạc Việt triển khai riêng cho Ngọc Sơn 2 nhóm phân hệ chính:
- Phân hệ quản lý bán hàng giúp xây dựng lại quy trình kinh doanh tối ưu, đảm bảo chuỗi các hoạt động mua – bán hàng tại các chi nhánh đều diễn ra minh bạch và trơn tru.
- Phân hệ quản lý kho bao gồm: quản lý phân loại hàng hóa, kiểm soát thông tin xuất – nhập – tồn sản phẩm, cập nhật chi tiết mọi thông tin mặt hàng,… được tích hợp một cách chặt chẽ và chính xác để mang lại nguồn thông tin đáng tin cậy khi điều hành các hệ thống kho bãi lớn.
Các nhân viên và các cấp quản lý, lãnh đạo dễ dàng truy cập phần mềm và làm việc từ xa ở mọi lúc, mọi nơi.
| Mảng nghiệp vụ | Lợi ích phần mềm mang lại |
| Bán hàng | Quản lý thông tin bán hàng theo từng cá nhân, đội nhóm |
| Đảm bảo quy trình mua – bán hàng được tiến hành theo quy tắc chuẩn | |
| Tự động hóa tính năng tính hoa hồng cho nhân viên dựa trên dữ liệu vào | |
| Kế toán | Giải quyết bài toán quản trị kế toán chính xác |
| Liên thông dữ liệu giữa kho và kế toán trong công tác ghi sổ, cập nhật hàng hóa, vật liệu, phế liệu,… tại các kho tổng | |
| Dễ dàng tổng hợp dữ liệu và chuyển giao sang các data thuế công ty con nhanh chóng | |
| Quản trị | In các báo đặc thù khách hàng theo mẫu của khách hàng |
| Đảm bảo tính vẹn toàn cho mọi dữ liệu trong doanh nghiệp | |
| Kết nối, chia sẻ, liên thông dữ liệu cho các phòng ban, bộ phận theo cấp phân quyền |
4. Đánh giá hiệu quả sau triển khai và ứng dụng
Đánh giá sau thời gian dài sử dụng, doanh nghiệp nhận thấy phần mềm LV AccNetERP đã giải quyết được tất cả những khó khăn, vướng mắc đang gặp phải. Nhờ sử dụng phần mềm, Ngọc Sơn đã có thể yên tâm trong vấn đề quản lý vận hành để mở rộng mô hình kinh doanh sang các thị trường mới trong nước và ngoài nước.
Ngọc Sơn dành lời khen về tính ổn định, nhất quán của AccNetERP. Phần mềm có độ trễ thấp, giao diện thân thiện dễ sử dụng với mọi người từ nhân viên trẻ đến những người lớn tuổi ít sử dụng công nghệ. Ngọc Sơn cũng đánh giá cao đội ngũ kỹ sư Lạc Việt – tư vấn hỗ trợ nhiệt tình xuyên suốt trong mọi giai đoạn demo trải nghiệm, triển khai phần mềm và xử lý bảo trì nhanh chóng.
Liên hệ hợp tác:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.com.vn | Website: www.lacviet.vn
