Trong hoạt động quản trị nhân sự quản lý tiền lương, mẫu bảng lương đóng vai trò như một công cụ chuẩn hóa giúp doanh nghiệp tổng hợp, tính toán minh bạch hóa thu nhập của nhân viên. Không chỉ là tài liệu nội bộ, bảng lương còn là căn cứ quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật về lao động, thuế và bảo hiểm xã hội.
Nhiều doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam vẫn lập bảng lương thủ công trên Excel, tuy dễ triển khai nhưng lại tiềm ẩn rủi ro sai sót, tốn nhiều thời gian kiểm tra, đặc biệt khi số lượng nhân viên tăng nhanh. Nhiều nhà quản lý tìm kiếm mẫu bảng lương nhân viên Excel hoặc mẫu bảng lương nhân viên sẵn có để vừa tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo đúng các chỉ tiêu cần thiết.
Bài viết này Lạc Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại mẫu bảng lương phổ biến, cấu trúc chuẩn theo quy định cách tối ưu quy trình này bằng Excel hoặc phần mềm tự động giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả vận hành nâng cao trải nghiệm nhân viên.
1. Mẫu bảng lương là gì?
Mẫu bảng lương là biểu mẫu tổng hợp toàn bộ thông tin liên quan đến thu nhập của nhân viên trong một kỳ trả lương bao gồm các khoản thu (lương cơ bản, phụ cấp, thưởng), các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN), số tiền thực lĩnh. Đây là tài liệu quan trọng cho cả bộ phận kế toán – nhân sự và người lao động.
Đối với người lao động, bảng lương đảm bảo quyền lợi được trả đúng, đủ, minh bạch. Đối với bộ phận nhân sự – tài chính, bảng lương là cơ sở để:
- Quản lý chi phí nhân sự một cách hiệu quả.
- Đáp ứng yêu cầu báo cáo tài chính, kiểm toán, thanh tra lao động.
- Lưu trữ hồ sơ phục vụ đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp.
Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm lập bảng lương, thông báo chi tiết cho người lao động về các khoản thu, khấu trừ, thực lĩnh mỗi kỳ trả lương. Ngoài ra, Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC cũng đưa ra hướng dẫn cụ thể về hình thức, nội dung của bảng lương để phục vụ công tác kế toán.
Ví dụ, một mẫu bảng lương nhân viên Excel cơ bản thường bao gồm:
- Thông tin nhân viên: Họ tên, mã nhân viên, bộ phận.
- Ngày công, ca làm việc, số giờ tăng ca.
- Lương cơ bản, phụ cấp, thưởng.
- Các khoản khấu trừ theo quy định.
- Tổng thu nhập, lương thực lĩnh.
Cấu trúc chuẩn này giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính minh bạch, vừa đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý, đồng thời thuận tiện khi cần chuyển đổi sang các phần mềm quản lý lương hiện đại.
2. Cấu trúc nội dung bắt buộc của một mẫu bảng lương
Một mẫu bảng lương chuẩn không chỉ đơn thuần là danh sách con số mà còn là công cụ quản lý và minh chứng pháp lý về việc doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ trả lương cho người lao động. Việc thiết lập đúng cấu trúc giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí nhân sự, giảm rủi ro sai sót đảm bảo tính minh bạch.
2.1. Thông tin nhân viên
Phần này là nền tảng của bảng lương, giúp xác định chính xác người được trả lương. Một bảng lương đầy đủ thường bao gồm:
- Họ và tên: Ghi rõ để tránh nhầm lẫn giữa các nhân viên có tên tương tự.
- Mã nhân viên: Mã số duy nhất do doanh nghiệp quy định, hỗ trợ tra cứu nhanh trong hệ thống.
- Bộ phận/Phòng ban: Giúp phân tích chi phí nhân sự theo từng đơn vị.
- Chức vụ: Liên quan đến bậc lương, phụ cấp trách nhiệm.
- Ngày công, ca làm việc, giờ làm thêm: Cơ sở để tính toán lương theo thời gian hoặc sản lượng.
2.2. Thông tin về lương
Đây là phần thể hiện thu nhập trước khấu trừ, gồm:
- Lương cơ bản: Khoản thu nhập cố định theo hợp đồng lao động.
- Phụ cấp: Có thể gồm phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, nhà ở…
- Hoa hồng: Thường áp dụng cho bộ phận kinh doanh, tính theo doanh số.
- Thưởng: Bao gồm thưởng hiệu suất, thưởng lễ tết hoặc thưởng đột xuất.
Khi lập mẫu bảng lương nhân viên Excel, nên ghi rõ đơn vị tính (VNĐ, USD…), kỳ lương (tháng, tuần, theo dự án) để đảm bảo minh bạch.
2.3. Các khoản khấu trừ
Theo quy định pháp luật Việt Nam, các khoản khấu trừ phổ biến gồm:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Tính theo tỷ lệ % lương đóng bảo hiểm, do Nhà nước quy định và thường thay đổi theo từng giai đoạn.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Các khoản khác: Trừ bù tạm ứng, tiền phạt vi phạm nội quy (nếu có đúng quy định).
Một báo cáo từ Tổng cục Thuế (2024) cho thấy 12% doanh nghiệp bị xử phạt do tính sai thuế TNCN, phần lớn do không cập nhật mức giảm trừ gia cảnh mới. Vì vậy, khi xây dựng mẫu bảng lương nhân viên, cần bảo đảm số liệu được cập nhật theo quy định mới nhất.
2.4. Tổng thu nhập & thực lĩnh
Đây là phần người lao động quan tâm nhất cũng là chỉ số phản ánh hiệu quả công tác lập bảng lương.
- Tổng thu nhập = Lương cơ bản + Phụ cấp + Hoa hồng + Thưởng.
- Lương thực lĩnh = Tổng thu nhập – Tổng khấu trừ.
Việc hiển thị rõ công thức hoặc ghi chú ngay trong bảng giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra, từ đó giảm khiếu nại, tiết kiệm thời gian xử lý khi có thắc mắc.
3. Các loại mẫu bảng lương phổ biến trong doanh nghiệp
Việc lựa chọn mẫu bảng lương phù hợp ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý nhân sự, mức độ chính xác của việc tính lương và khả năng tuân thủ pháp luật. Tùy vào quy mô, đặc thù hoạt động, mức độ ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các dạng bảng lương sau:
3.1. Mẫu bảng lương nhân viên Excel
Đây là dạng mẫu bảng lương nhân viên Excel được nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa ưa chuộng nhờ tính linh hoạt, dễ tạo không tốn chi phí phần mềm. Người làm lương chỉ cần thiết lập công thức một lần, sau đó nhập dữ liệu hàng tháng.
- Giá trị mang lại: Giúp doanh nghiệp chủ động tùy chỉnh theo đặc thù công việc, từ bảng lương theo thời gian đến bảng lương khoán sản phẩm.
- Hạn chế: Dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu thủ công, mất thời gian đối chiếu, khó bảo mật. Báo cáo của PwC Việt Nam (2024) cho thấy 34% lỗi lương phát sinh từ việc tính toán bằng Excel do lỗi công thức hoặc dữ liệu.
Khi nên dùng: Doanh nghiệp có dưới 50 nhân sự, khối lượng tính lương không phức tạp, không yêu cầu kết nối dữ liệu từ nhiều phòng ban.
3.2. Mẫu bảng lương nhân viên theo giờ/ca
Phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, sản xuất, nhà hàng – khách sạn, nơi thời gian làm việc của nhân viên không cố định. Giúp doanh nghiệp trả lương công bằng dựa trên thời gian, khối lượng công việc thực tế, giảm khiếu nại về số giờ công.
Mẫu bảng lương này ghi rõ:
- Số giờ làm việc hoặc số ca hoàn thành.
- Hệ số lương theo giờ/ca.
- Số giờ tăng ca, làm thêm ban đêm hoặc làm vào ngày nghỉ.
- Các khoản phụ cấp, thưởng theo ca.
3.3. Mẫu bảng lương theo Thông tư 133 và Thông tư 200
Đây là dạng bảng lương chuẩn kế toán, tuân thủ đầy đủ yêu cầu của Bộ Tài chính.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp lớn. Bảng lương này bắt buộc thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như tổng quỹ lương, các khoản trích theo lương, thu nhập chịu thuế và không chịu thuế.
Giá trị mang lại: Giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kiểm toán, quyết toán thuế, giảm rủi ro bị xử phạt. Số liệu từ Tổng cục Thuế (2024) cho thấy 15% doanh nghiệp bị truy thu thuế do bảng lương không khớp với báo cáo tài chính.
3.4. Mẫu bảng lương online bằng phần mềm
Đây là xu hướng hiện nay, khi mẫu bảng lương nhân viên được quản lý trên hệ thống phần mềm tính lương chuyên nghiệp như LV SureHCS. Không chỉ giảm sai sót, phần mềm còn cung cấp báo cáo phân tích chi phí lương theo bộ phận, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chính xác.
Ưu điểm:
- Tự động lấy dữ liệu từ hệ thống chấm công và hợp đồng lao động.
- Tính toán nhanh chóng, giảm đến 90% thời gian nhập liệu thủ công (theo khảo sát của Lạc Việt SureHCS, 2024).
- Dễ dàng lưu trữ, truy xuất, bảo mật thông tin.
- Tự động cập nhật mức đóng BHXH, thuế mới nhất.
Khi nên dùng: Doanh nghiệp từ 50 nhân sự trở lên, hoặc có nhu cầu liên thông dữ liệu giữa nhiều chi nhánh.
4. Ứng dụng phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS để tối ưu quy trình công lương
Trong bối cảnh doanh nghiệp phải xử lý khối lượng dữ liệu nhân sự ngày càng lớn, việc lập quản lý mẫu bảng lương thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót. Đây là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp chuyển sang áp dụng phần mềm quản lý tính lương chuyên nghiệp như Lạc Việt SureHCS.
Lợi ích thực tế khi sử dụng phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS:
- Tự động hóa tính lương: Phần mềm liên kết trực tiếp với hệ thống chấm công, hợp đồng lao động, dữ liệu về phụ cấp, thưởng. Nhờ đó, bảng lương được tính toán tự động, giảm thiểu tối đa sai sót so với nhập liệu bằng mẫu bảng lương nhân viên Excel.
- Tiết kiệm thời gian chi phí: Theo thống kê nội bộ từ khách hàng sử dụng LV SureHCS, thời gian lập bảng lương có thể giảm tới 50% so với phương pháp truyền thống. Điều này giúp bộ phận nhân sự tập trung nhiều hơn vào các hoạt động mang tính chiến lược thay vì xử lý số liệu thủ công.
- Cập nhật kịp thời các quy định pháp luật: Hệ thống được thiết kế để tự động cập nhật mức đóng BHXH, BHYT, BHTN và biểu thuế TNCN mới nhất theo quy định của Nhà nước. Doanh nghiệp không còn lo lắng về việc tính sai mức khấu trừ hay bị phạt do vi phạm quy định.
- Tăng tính minh bạch, bảo mật: Mỗi nhân viên có thể tự đăng nhập để tra cứu phiếu lương của mình mà không cần qua phòng nhân sự, đồng thời dữ liệu được mã hóa, tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm.
- Hỗ trợ phân tích ra quyết định: Ngoài lập bảng lương, LV SureHCS còn cung cấp các báo cáo phân tích chi phí nhân sự theo phòng ban, vị trí, hoặc dự án. Đây là cơ sở giúp ban lãnh đạo kiểm soát ngân sách tối ưu phân bổ nguồn lực.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Một mẫu bảng lương chuẩn được quản lý hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực: đảm bảo tính chính xác, tuân thủ quy định pháp luật, tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm nhân viên. Dù doanh nghiệp đang sử dụng Excel hay phần mềm chuyên dụng, điều quan trọng là cần xây dựng bảng lương theo cấu trúc rõ ràng, dễ kiểm soát và phù hợp với đặc thù hoạt động. Nếu muốn tối ưu quy trình, giảm rủi ro sai sót nâng cao tính minh bạch, doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng giải pháp phần mềm quản lý lương như LV SureHCS để biến công tác lập bảng lương từ nhiệm vụ thủ công tốn kém thành quy trình tự động, nhanh chóng chính xác.
