13 Mẫu bảng lương nhân viên Excel mới 2026 & phiếu lương miễn phí

Many businesses SMEs in Vietnam are still set up payroll on Excel, however, easy to deploy, but potential risks, errors, time-consuming test, especially when the number of employees increased rapidly. Many managers looking for sample employee payroll Excel or template payroll staff available to both save time and ensure that the right targets required.

This article Lac Viet will help you understand the type of table common pay structure, standards, optimising the process in Excel, or automatic software to help businesses reduce errors, increase operational efficiency, enhance the experience staff.

CLICK ĐỂ TẢI FILE MẪU BẢNG LƯƠNG ĐẦY ĐỦ NHẤT

1. Mẫu bảng lương & vai trò trong doanh nghiệp

1.1 Bảng lương là gì?

Bảng lương là biểu mẫu được doanh nghiệp sử dụng để tổng hợp, theo dõi và thanh toán tiền lương cho người lao động trong một kỳ trả lương nhất định (tháng, tuần hoặc theo chu kỳ khác do doanh nghiệp quy định). Đây là tài liệu ghi nhận đầy đủ các khoản thu nhập của nhân viên như lương cơ bản, phụ cấp, tiền tăng ca, thưởng, cùng các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và các khoản tạm ứng.

Thông qua bảng lương, doanh nghiệp có thể xác định chính xác số tiền thực nhận của từng người lao động, đồng thời làm căn cứ đối chiếu khi phát sinh tranh chấp hoặc yêu cầu kiểm tra từ cơ quan chức năng.

Một mẫu bảng lương chuẩn thường bao gồm các nhóm thông tin sau:

• Thông tin doanh nghiệp.
• Thông tin người lao động.
• Số ngày công, giờ công làm việc.
• Thu nhập và các khoản được hưởng.
• Các khoản khấu trừ.
• Thu nhập thực nhận.
• Chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

Tùy theo đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể xây dựng các mẫu bảng lương khác nhau như bảng lương nhân viên văn phòng, bảng lương công nhân sản xuất, bảng lương theo KPI, bảng lương theo doanh số hoặc bảng lương theo ca làm việc.

1.2 Vai trò của bảng lương trong doanh nghiệp

Căn cứ trả lương cho người lao động

Bảng lương là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp xác định chính xác số tiền phải thanh toán cho từng nhân viên. Mọi khoản thu nhập từ lương cơ bản, phụ cấp, thưởng đến tiền làm thêm giờ đều được thể hiện rõ ràng, minh bạch.

Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế các tranh chấp liên quan đến tiền lương, đồng thời giúp người lao động dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thu nhập của mình.

Quản lý chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vận hành của doanh nghiệp. Việc xây dựng bảng lương khoa học giúp nhà quản lý theo dõi chính xác chi phí lao động theo từng phòng ban, dự án hoặc chi nhánh.

Từ dữ liệu bảng lương, doanh nghiệp có thể:

• Phân tích hiệu quả sử dụng nhân sự.
• Kiểm soát ngân sách tiền lương.
• Xây dựng kế hoạch nhân sự dài hạn.
• Tối ưu chi phí vận hành.

Phục vụ quyết toán thuế và bảo hiểm

Bảng lương là một trong những chứng từ quan trọng phục vụ công tác kê khai thuế thu nhập cá nhân và đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Trong quá trình quyết toán thuế hoặc thanh kiểm tra bảo hiểm, doanh nghiệp cần cung cấp bảng lương để chứng minh các khoản thu nhập đã chi trả, mức đóng bảo hiểm, các khoản khấu trừ theo quy định.

Việc lưu trữ bảng lương đầy đủ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế, tránh các khoản truy thu hoặc xử phạt hành chính.

Hỗ trợ kiểm toán, thanh tra lao động

Khi thực hiện kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập hoặc thanh tra lao động, bảng lương là tài liệu bắt buộc cần đối chiếu để đánh giá việc tuân thủ các quy định về tiền lương, thời giờ làm việc, chế độ phúc lợi.

Một hệ thống bảng lương rõ ràng, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp:

• Chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi lương.
• Nâng cao tính minh bạch trong quản trị.
• Hạn chế rủi ro pháp lý.
• Tăng độ tin cậy với nhà đầu tư /đối tác.

2. Một mẫu bảng lương chuẩn cần có các thành phần nào?

A sample payroll standard is not merely a list of numbers but also the management tools and proven legal about the business has taken the obligation to pay wages to workers. Setting up the right structure to help businesses easily control personnel costs, reducing risks, errors ensure transparency.

2.1. Employee information

This section is the foundation of payroll, help determine exactly who is paid a salary. A table full wages typically includes:

• Name: specifies to avoid confusion between the staff with a similar name.
• Employee code: unique Code of business rules, support fast lookups in the system.
• Division/department: Helps to analyze the cost of personnel in each unit.
• Position: Related to the wage level of responsibility.
• Day work, shift work, overtime hours: The basis to calculate salary according to the time or output.

2.2. Salary information

This is the current earnings before deductions, including:

• Basic salary: Account fixed income under a contract of employment.
• Allowance: May include allowances for lunch, gasoline, telephone, accommodation...
• Rose: Usually applied to parts business, as measured by revenue.
• Bonus: includes bonus, performance bonus, holidays or unexpected bonus.

When setting template employee payroll Excel, should be clearly stated unit (VND, USD...), pay period (month, week, according to the project) to ensure transparency.

2.3. Deductions

In accordance with the law of Vietnam, the deduction common include:

• Social insurance (SOCIAL insurance), health insurance (health INSURANCE), unemployment insurance (UI): Calculated as a percentage of wages, premiums, due to state regulations and often varies with each stage.
• Personal income tax (PIT): Charged according to the progressive tax each section.
• The other account: Except compensate advance, fines for violations of rules (if any regulations).

A report from the General department of Taxation (2024) showed that 12% of the business is sanctioned by the false personal income tax, in large part due to not updating the reduction level new family. So, when building template, payroll, staff should ensure that the data is updated according to the latest regulations.

2.4. Total income & real field

This is the workers ' interest is also the indicator reflects the efficiency of the establishment payroll.

• Total income = basic Salary + allowance + commission + Bonus.
• Food field = Total income – Total deductions.

The clearly show the formulas or notes right in the help staff, easy check out, from which reduce complaints, save processing time when you have questions.

3. Mẫu bảng lương nhân viên excel/word 2026 kèm phiếu lương dùng ngay

The selection of the sample payroll suit directly affect the efficient management personnel, the level of accuracy of how to calculate employee salary and the ability to comply with the law. Depending on the scale, the peculiarities of operation, the level of technology application, business can choose a in the form of the following pay table:

3.1. Mẫu bảng lương file Excel 2026 tính thuế TNCN

Đây là mẫu bảng lương “cơ bản nhưng bắt buộc phải đúng” trong hầu hết doanh nghiệp. Điểm khác biệt của phiên bản 2026 là phải cập nhật đúng quy định thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần, đồng thời tích hợp tự động các khoản bảo hiểm và giảm trừ.

Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn chính thức tại Tổng cục Thuế Việt Nam: https://www.gdt.gov.vn

Mẫu này thường bao gồm đầy đủ các cấu phần:

• Thu nhập: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng
• Các khoản giảm trừ: bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh
• Thuế TNCN tính theo từng bậc thu nhập
• Thu nhập thực nhận

Điểm quan trọng là công thức phải tự động:

• Nhảy bậc thuế khi thu nhập thay đổi
• Tính đúng số thuế phải nộp theo quy định

Ví dụ thực tế: Khi nhân viên nhận thưởng quý, thu nhập tăng đột biến, file Excel sẽ tự động tính lại thuế theo bậc cao hơn mà không cần xử lý thủ công.

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Small and medium business
• Doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm HRM
• Công ty có quy trình tính lương chưa quá phức tạp

Giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật ngay từ bước tính lương, tránh rủi ro truy thu thuế, sai sót khi quyết toán.

3.2. Mẫu bảng lương Net

Mẫu bảng lương Net tập trung vào số tiền “nhân viên thực nhận”, tức là sau khi đã trừ toàn bộ bảo hiểm – thuế. Đây là cách tiếp cận phổ biến trong các doanh nghiệp muốn tạo sự rõ ràng và cam kết thu nhập với người lao động.

Điểm cốt lõi của bảng lương Net là phải thực hiện quy đổi ngược:

• Từ lương Net → tính ra lương Gross
• Từ đó xác định chính xác bảo hiểm và thuế

Điều này khiến bảng lương Net phức tạp hơn về mặt công thức so với bảng Gross.

Một điểm doanh nghiệp thường gặp là:

• Nếu quy đổi sai, doanh nghiệp sẽ “gánh” phần thuế thay cho nhân viên mà không kiểm soát được

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Doanh nghiệp tuyển dụng nhiều vị trí cần “offer lương thực nhận”
• Công ty nước ngoài hoặc startup muốn đơn giản hóa trải nghiệm nhân viên
• Doanh nghiệp cạnh tranh nhân sự cao

Tăng tính minh bạch dễ hiểu cho nhân viên. Tuy nhiên, để tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt công thức quy đổi.

3.3. Mẫu bảng tính lương Gross

Khác với Net, bảng lương Gross thể hiện tổng thu nhập trước khi trừ các nghĩa vụ. Đây là cách tiếp cận mang tính “quản trị tài chính”, giúp doanh nghiệp nhìn rõ toàn bộ chi phí nhân sự.

Mẫu này thường chia rõ:

• Tổng thu nhập (Gross)
• Các khoản khấu trừ: bảo hiểm, thuế
• Thu nhập thực nhận

Ưu điểm lớn là:

• Không cần quy đổi phức tạp như Net
• Dễ kiểm soát tổng quỹ lương

Ví dụ: Khi doanh nghiệp muốn tăng lương 10%, chỉ cần điều chỉnh trực tiếp trên Gross mà không phải tính lại toàn bộ cấu trúc thuế.

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Doanh nghiệp có hệ thống tài chính rõ ràng
• Công ty quy mô vừa và lớn
• Doanh nghiệp cần kiểm soát ngân sách chặt chẽ

Giúp doanh nghiệp chủ động trong việc hoạch định chi phí, tối ưu ngân sách dài hạn.

3.4. Mẫu bảng lương nhân viên theo giờ/ca

In accordance with the business activity in the service sector, manufacturing, restaurant – hotel, where the working time of the employees is not fixed. Help business payroll overtime fair based on time, volume of practical work, reduce complaints about the number of hours of work.

Bảng lương cần thể hiện rõ:

• Số ca làm việc trong tháng
• Phân loại ca (ca ngày, ca đêm, ca đặc biệt)
• Phụ cấp theo từng loại ca
• Số giờ tăng ca (nếu có)

Điểm quan trọng là phải liên kết chặt với dữ liệu chấm công. Nếu dữ liệu đầu vào sai, toàn bộ bảng lương sẽ sai.

Ví dụ thực tế: Một nhân viên làm 10 ca ngày và 5 ca đêm, nếu không tách riêng phụ cấp ca đêm, doanh nghiệp có thể tính thiếu chi phí hoặc trả sai quyền lợi.

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Business production
• Chuỗi bán lẻ, nhà hàng, khách sạn
• Công ty vận hành theo ca kíp

Giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác chi phí theo từng khung giờ làm việc, đặc biệt trong môi trường có biến động ca liên tục.

3.5. Mẫu bảng lương 3P

Bảng lương 3P là mô hình hiện đại, chuyển từ “trả lương theo vị trí” sang “trả lương theo giá trị đóng góp”. Đây là xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng để nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.

Bảng lương được cấu thành từ 3 phần:

• P1: Lương theo vị trí (giá trị công việc)
• P2: Lương theo năng lực cá nhân
• P3: Lương theo hiệu quả công việc

Điểm khác biệt là:

• Không trả lương “cào bằng”
• Có sự phân hóa rõ ràng theo năng lực và kết quả

Ví dụ: Hai nhân viên cùng vị trí nhưng hiệu suất khác nhau sẽ có thu nhập khác nhau nhờ phần P3.

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Business medium and large scale
• Công ty muốn xây dựng hệ thống lương bài bản
• Doanh nghiệp định hướng phát triển bền vững, giữ chân nhân tài

3.6. Mẫu bảng lương theo KPI

Mẫu bảng lương theo KPI (Key Performance Indicator – chỉ số đo lường hiệu quả công việc) là hình thức trả lương gắn trực tiếp với kết quả công việc. Thay vì chỉ nhận lương cố định, thu nhập của nhân viên sẽ thay đổi tùy theo mức độ hoàn thành mục tiêu.

Đây là mô hình phổ biến trong các doanh nghiệp đang muốn thúc đẩy hiệu suất và kiểm soát chi phí theo kết quả đầu ra.

Bảng lương thường được cấu trúc thành hai phần chính:

• Lương cứng: đảm bảo thu nhập ổn định
• Thưởng KPI: biến động theo hiệu quả công việc

Mức thưởng KPI được thiết kế theo tỷ lệ hoàn thành:

• 80% KPI → nhận 80% thưởng
• 100% KPI → nhận đủ thưởng
• Trên 100% → thưởng vượt (thường cao hơn tỷ lệ chuẩn)

Điểm quan trọng là KPI phải đo lường được và có dữ liệu rõ ràng. Nếu KPI không minh bạch, bảng lương dễ gây tranh cãi.

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng
• Công ty muốn tăng hiệu suất làm việc mà không tăng chi phí cố định
• Doanh nghiệp đang chuyển từ “trả lương theo vị trí” sang “trả lương theo kết quả”

3.7. Mẫu bảng lương theo sản phẩm

Đây là mẫu bảng lương theo sản phẩm gắn trực tiếp thu nhập với số lượng sản phẩm mà người lao động tạo ra. Càng làm nhiều, thu nhập càng cao, không bị giới hạn bởi mức lương cố định.

Mô hình này đặc biệt hiệu quả trong môi trường sản xuất.

Bảng lương thường bao gồm:

• Number of finished product
• Đơn giá trên mỗi sản phẩm
• Tổng lương = Sản lượng x Đơn giá

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm:

• Thưởng vượt sản lượng
• Phạt lỗi sản phẩm
• Phụ cấp tay nghề

Điểm cần lưu ý là phải kiểm soát chất lượng. Nếu chỉ chạy theo số lượng, doanh nghiệp có thể tăng sản lượng nhưng giảm chất lượng.

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Doanh nghiệp sản xuất, gia công
• Công ty có công việc lặp lại, dễ đo lường đầu ra
• Doanh nghiệp muốn tối ưu năng suất lao động

3.8. Mẫu bảng lương theo doanh số

Mẫu bảng lương theo doanh số là hình thức trả lương mà thu nhập của nhân viên (thường là kinh doanh/bán hàng) phụ thuộc trực tiếp vào doanh thu hoặc giá trị hợp đồng mang về cho doanh nghiệp.

Khác với lương KPI (đánh giá theo nhiều chỉ số), bảng lương theo doanh số tập trung vào một yếu tố cốt lõi: kết quả bán hàng thực tế. Đây là mô hình rất phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại, phân phối, bất động sản, bảo hiểm và dịch vụ.

Bảng lương theo doanh số thường được cấu trúc theo 3 phần chính:

Lương cứng (nếu có)	Đảm bảo thu nhập tối thiểu cho nhân viên Thường chiếm tỷ trọng thấp hơn so với phần biến động
Doanh số đạt được	Tổng giá trị hợp đồng hoặc doanh thu cá nhân Có thể tính theo: Doanh thu ghi nhận Doanh thu thu tiền Hoặc doanh thu đã hoàn tất giao dịch
Hoa hồng / thưởng doanh số	Đây là phần quyết định thu nhập chính, thường được thiết kế theo các cách: Tỷ lệ cố định (ví dụ: 2% trên doanh thu) Lũy tiến theo mức doanh số (bán càng nhiều, % càng cao) Thưởng vượt target (vượt chỉ tiêu sẽ có thêm thưởng)

Mẫu bảng lương theo doanh số đặc biệt phù hợp với:

• Doanh nghiệp thương mại, phân phối
• Công ty có đội ngũ sales trực tiếp
• Bất động sản, bảo hiểm, tài chính
• Doanh nghiệp muốn tăng trưởng doanh thu nhanh

Ngoài ra, đây cũng là lựa chọn hiệu quả với doanh nghiệp đang mở rộng thị trường nhưng chưa muốn tăng chi phí cố định.

3.9. Mẫu bảng lương theo cấp bậc

Mẫu bảng lương theo cấp bậc được xây dựng dựa trên hệ thống thang bậc rõ ràng, mỗi bậc tương ứng với một mức lương cụ thể. Đây là mô hình truyền thống nhưng vẫn rất hiệu quả nếu được thiết kế đúng.

Bảng lương được chia theo các cấp:

• Bậc 1, bậc 2, bậc 3…
• Mỗi bậc có khung lương riêng

Việc tăng lương thường gắn với:

• Thâm niên
• Kết quả đánh giá định kỳ
• Nâng bậc tay nghề

Ưu điểm lớn là tính ổn định và dễ quản lý. Tuy nhiên, nếu không kết hợp với đánh giá hiệu suất, dễ dẫn đến tình trạng “làm lâu lên lương” mà không gắn với hiệu quả.

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Doanh nghiệp sản xuất, kỹ thuật
• Công ty nhà nước hoặc tổ chức có cơ cấu ổn định
• Doanh nghiệp muốn xây dựng lộ trình phát triển dài hạn cho nhân viên

Tạo sự minh bạch trong lộ trình tăng lương và giúp nhân viên nhìn thấy hướng phát triển rõ ràng.

3.10. Mẫu bảng lương cho nhân viên thử việc

Đây là mẫu bảng lương dành riêng cho giai đoạn thử việc – thời điểm doanh nghiệp đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên trước khi ký hợp đồng chính thức.

Mẫu này cần đơn giản nhưng phải đúng quy định pháp luật.

Cấu trúc thường bao gồm:

• Mức lương thử việc (thường tối thiểu 85% lương chính thức theo quy định)
• Số ngày làm việc thực tế
• Ít hoặc không có phụ cấp

Một số doanh nghiệp có thể bổ sung:

• Thưởng đánh giá thử việc
• Hỗ trợ chi phí cơ bản

Điểm quan trọng là phải tách biệt rõ với bảng lương chính thức để tránh nhầm lẫn trong hạch toán.

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Tất cả doanh nghiệp có tuyển dụng nhân sự mới
• Doanh nghiệp có quy trình tuyển dụng thường xuyên
• Công ty cần kiểm soát chi phí trong giai đoạn đầu

3.11. Mẫu bảng lương cho nhân viên sản xuất

Đây là mẫu bảng lương phức tạp nhất vì phải kết hợp nhiều yếu tố: thời gian làm việc, sản lượng, tăng ca và phụ cấp. Nếu không thiết kế tốt, rất dễ xảy ra sai sót.

Bảng lương thường bao gồm:

• Lương cơ bản theo thời gian
• Salary according to the product
• Lương tăng ca (theo quy định 150%–300%)
• Phụ cấp (ăn ca, độc hại, chuyên cần…)

Điểm đặc thù là phải liên kết dữ liệu từ nhiều nguồn:

• Timekeeping management
• Báo cáo sản lượng
• Dữ liệu tăng ca

Ví dụ: Một công nhân vừa làm đủ công, vừa đạt sản lượng cao và có tăng ca sẽ có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong cùng một bảng lương.

Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp nào

• Nhà máy sản xuất, gia công
• Doanh nghiệp có dây chuyền hoặc nhiều công đoạn
• Công ty có số lượng lao động lớn

3.12 Mẫu bảng lương nhân viên tháng 13

Bảng lương tháng 13 là bảng tính khoản thưởng cuối năm, thường được doanh nghiệp chi trả vào dịp cuối năm hoặc Tết. Dù không phải nghĩa vụ bắt buộc theo luật, nhưng trong thực tế, đây gần như là một “chuẩn ngầm” trên thị trường lao động để giữ chân nhân sự.

Khoản này thường được hiểu đơn giản là một tháng lương bổ sung, nhưng trên thực tế, cách tính có thể linh hoạt hơn tùy chính sách từng doanh nghiệp.

Bảng lương tháng 13 thường bao gồm các yếu tố:

Mức lương làm căn cứ tính

• Có thể là lương cơ bản
• Hoặc lương trung bình 6–12 tháng
• Hoặc tổng thu nhập (bao gồm phụ cấp)

Việc chọn căn cứ nào ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí doanh nghiệp.

Không phải nhân viên nào cũng nhận đủ 100%. Thông thường:

• Làm đủ 12 tháng → nhận 100%
• Làm 6 tháng → nhận 50%

Doanh nghiệp có thể gắn với:

• Kết quả kinh doanh
• Mức độ hoàn thành công việc
• Tình trạng làm việc tại thời điểm chi trả

3.13 Mẫu phiếu thanh toán lương nhân sự file word

Phiếu thanh toán lương (pay slip) là tài liệu chi tiết thể hiện thu nhập và các khoản khấu trừ của từng nhân viên trong kỳ lương. Đây là “bản sao cá nhân” của bảng lương tổng, giúp nhân viên hiểu rõ mình được trả như thế nào.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng trải nghiệm nhân viên, phiếu lương không còn là thủ tục, mà là công cụ minh bạch hóa thông tin.

Một phiếu lương đầy đủ thường bao gồm:

Thông tin nhân viên	Họ tên, mã nhân viên Phòng ban, chức danh
Thu nhập	Basic salary Allowance Thưởng (nếu có) Salary increase ca
Các khoản khấu trừ	Bảo hiểm Personal income tax Các khoản khác (tạm ứng, phạt…)
Thu nhập thực nhận	Đây là phần nhân viên quan tâm nhất – số tiền cuối cùng nhận được. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp hiện nay còn bổ sung: Số ngày công The number of hours of overtime Ghi chú chi tiết

DOWNLOAD FULL THE TYPE OF TEMPLATE, PAYROLL, BUSINESS CASUAL USER

4. Quy định pháp luật về bảng lương doanh nghiệp cần biết

4.1 Doanh nghiệp có bắt buộc lập bảng lương không?

Mặc dù pháp luật hiện hành không quy định doanh nghiệp phải sử dụng một mẫu bảng lương cố định, nhưng doanh nghiệp bắt buộc phải có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc chi trả tiền lương cho người lao động.

Trên thực tế, bảng lương là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận kết quả trả lương.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế/bảo hiểm.
• Hạch toán chi phí tiền lương.
• Cung cấp hồ sơ khi cơ quan chức năng thanh tra hoặc kiểm tra.

Do đó, việc lập bảng lương là yêu cầu gần như bắt buộc trong hoạt động quản trị nhân sự và tài chính doanh nghiệp.

4.2 Các căn cứ pháp lý liên quan đến bảng lương

The Labour code 2019

Bộ luật Lao động quy định các nguyên tắc về tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ làm thêm, chế độ trả lương và quyền lợi của người lao động.

Doanh nghiệp cần đảm bảo bảng lương phản ánh đúng:

• Mức lương theo hợp đồng lao động.
• Tiền làm thêm giờ.
• Tiền làm việc ban đêm.
• Các khoản phụ cấp và chế độ liên quan.

Văn bản luật: Luật số 45/2019/QH14 của Quốc hội: Bộ Luật Lao động

Luật Bảo hiểm xã hội

Các khoản tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc phải được xác định và theo dõi đầy đủ trong bảng lương.

Thông qua bảng lương, doanh nghiệp có thể xác định:

• Mức đóng BHXH.
• Mức đóng BHYT.
• Mức đóng BHTN.
• Các khoản trích nộp theo quy định.

Văn bản luật: “Luật số 41/2024/QH15 của Quốc hội: Luật Bảo hiểm xã hội”

Luật Thuế thu nhập cá nhân

Bảng lương là cơ sở để tính toán thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ và số thuế TNCN phải khấu trừ hàng tháng.

Việc tính toán không chính xác có thể dẫn đến tình trạng:

• Khấu trừ thiếu thuế.
• Khấu trừ thừa thuế.
• Bị truy thu hoặc xử phạt khi quyết toán.

Văn bản luật: Luật số 109/2025/QH15 của Quốc hội: Luật Thuế thu nhập cá nhân

Luật Kế toán

Theo quy định về kế toán, chi phí tiền lương phải được phản ánh đầy đủ bằng chứng từ hợp lệ.

Bảng lương là một trong những chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp:

• Hạch toán chi phí nhân công.
• Lập báo cáo tài chính.
• Phục vụ công tác kiểm toán.
• Chứng minh tính hợp lệ của chi phí được trừ khi tính thuế.

Văn bản luật: Luật số 88/2015/QH13 của Quốc hội: Luật Kế toán

4.3 Thời hạn lưu trữ bảng lương theo quy định

Bảng lương là chứng từ kế toán nên doanh nghiệp phải thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán.

Thông thường, bảng lương thuộc nhóm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, do đó cần được lưu giữ trong thời hạn theo quy định hiện hành để phục vụ thanh tra, kiểm toán đối chiếu khi cần thiết.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ điện tử kết hợp lưu trữ bản cứng nhằm đảm bảo:

• Dễ dàng tra cứu.
• Tránh thất lạc dữ liệu.
• Đảm bảo tính bảo mật.
• Đáp ứng yêu cầu kiểm tra từ cơ quan chức năng.

4.4 Những rủi ro pháp lý khi lập bảng lương sai

Sai sót trong quá trình xây dựng, quản lý bảng lương có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý và tài chính.

• Tính sai tiền lương, làm thêm giờ: Người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện nếu phát hiện doanh nghiệp trả lương không đúng thỏa thuận hoặc không thanh toán đầy đủ tiền làm thêm giờ.
• Sai mức đóng bảo hiểm xã hội: Việc khai báo sai mức lương đóng bảo hiểm có thể dẫn đến truy thu, tính lãi chậm nộp, xử phạt vi phạm hành chính.
• Khấu trừ thuế TNCN không chính xác: Doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, xử phạt hành chính và phát sinh chi phí bổ sung trong quá trình quyết toán.
• Không lưu trữ hồ sơ bảng lương: Thiếu bảng lương hoặc lưu trữ không đầy đủ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế, cơ quan lao động hoặc đơn vị kiểm toán.
• Rò rỉ thông tin thu nhập nhân viên: Dữ liệu tiền lương là thông tin nhạy cảm. Nếu không được bảo mật tốt, doanh nghiệp có thể đối mặt với tranh chấp nội bộ, ảnh hưởng đến uy tín và trải nghiệm nhân viên.

Chính vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển từ quản lý bảng lương bằng Excel sang sử dụng phần mềm chấm công tính lương để tự động hóa quy trình, giảm sai sót nâng cao khả năng tuân thủ pháp luật.

5. Lưu ý quan trọng khi làm bảng lương

Bảng lương là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong công tác quản trị nhân sự và tài chính doanh nghiệp.  Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm khi xây dựng quản lý bảng lương.

5.1. Đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác

Chất lượng của bảng lương phụ thuộc trực tiếp vào độ chính xác của dữ liệu đầu vào. Trước khi tiến hành tính lương, bộ phận nhân sự cần kiểm tra đối chiếu đầy đủ các thông tin như:

• Dữ liệu chấm công.
• Đơn xin nghỉ phép, nghỉ không lương.
• Giờ làm thêm.
• Kết quả đánh giá KPI.
• Thông tin phụ cấp và thưởng.
• Các khoản tạm ứng lương.

Nếu dữ liệu đầu vào sai lệch, toàn bộ kết quả tính lương có thể bị ảnh hưởng, dẫn đến việc trả thiếu hoặc trả thừa lương cho người lao động.

5.2. Xây dựng quy chế lương thưởng rõ ràng

Doanh nghiệp cần ban hành quy chế tiền lương, thưởng phụ cấp cụ thể ngay từ đầu để làm căn cứ xây dựng bảng lương.

Quy chế nên quy định rõ:

• Phương pháp tính lương.
• Chu kỳ trả lương.
• Điều kiện hưởng phụ cấp.
• Chính sách thưởng.
• Cách tính làm thêm giờ.
• Các khoản khấu trừ.

Một chính sách minh bạch sẽ giúp hạn chế tranh chấp lao động, tạo sự công bằng trong tổ chức.

5.3. Tuân thủ quy định về thuế và bảo hiểm

Bảng lương cần phản ánh đầy đủ các khoản trích nộp bắt buộc theo quy định hiện hành, bao gồm:

• Bảo hiểm xã hội.
• Bảo hiểm y tế.
• Bảo hiểm thất nghiệp.
• Thuế thu nhập cá nhân.

Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các thay đổi của pháp luật liên quan đến lao động, thuế – bảo hiểm để tránh tình trạng tính sai hoặc kê khai không chính xác.

5.4. Kiểm tra bảng lương trước khi phê duyệt

Trước khi chi trả lương, doanh nghiệp nên thực hiện bước rà soát cuối cùng để phát hiện và xử lý các sai sót.

Một số nội dung cần kiểm tra gồm:

• Ngày công làm việc.
• Giờ tăng ca.
• Mức lương áp dụng.
• Khoản thưởng, phụ cấp.
• Các khoản khấu trừ.
• Lương thực nhận.

Việc kiểm tra chéo giữa bộ phận nhân sự, kế toán và quản lý trực tiếp sẽ giúp giảm thiểu đáng kể các lỗi tính toán.

5.5. Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu tiền lương

Thông tin lương là dữ liệu nhạy cảm cần được bảo mật chặt chẽ. Doanh nghiệp nên:

• Phân quyền truy cập theo chức năng công việc.
• Hạn chế chia sẻ file bảng lương qua email hoặc các ứng dụng nhắn tin.
• Thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu.
• Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống an toàn.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tính lương chuyên nghiệp sẽ giúp tăng cường khả năng bảo mật, kiểm soát truy cập.

5.6. Lưu trữ bảng lương đầy đủ và khoa học

Bảng lương là chứng từ quan trọng phục vụ cho công tác kế toán, kiểm toán, quyết toán thuế, giải quyết tranh chấp lao động.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ khoa học bằng cách:

• Lưu trữ theo từng kỳ lương.
• Phân loại theo năm hoặc phòng ban.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ.
• Kết hợp lưu trữ bản điện tử và bản giấy khi cần thiết.

Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

5.7. Ưu tiên tự động hóa quy trình tính lương

Khi số lượng nhân viên tăng lên, việc quản lý bảng lương bằng Excel sẽ bộc lộ nhiều hạn chế như:

• Dễ xảy ra sai sót công thức.
• Khó kiểm soát dữ liệu.
• Mất nhiều thời gian xử lý.
• Khó đáp ứng các chính sách lương phức tạp.

Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc ứng dụng phần mềm chấm công tính lương để tự động tổng hợp dữ liệu công, tính lương, bảo hiểm và thuế. Điều này không chỉ nâng cao độ chính xác mà còn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, nguồn lực cho bộ phận nhân sự.

6. Ứng dụng phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS để tối ưu quy trình công lương

In the context of business must handle the volume of data in hr is growing, the establishment management template payroll manually is not only time consuming but also potential risks flaws. This is the reason why many businesses turn to apply management software, payroll professional such as Vietnam SureHCS.

Practical benefits when using hr software lacviet SureHCS:

• Automation salary calculator: software direct link with attendance system, contract labor, data on bonus. Thanks to that payroll is automatically calculated, and minimize errors compared to the input sample employee payroll Excel.
• Save time cost: Time setting up payroll can reduce up to 50% compared to traditional methods. This helps the hr department to focus more on the activity strategy instead of processing the data manually.
• Timely updates of the legal provisions: the System is designed to automatically update the level of SOCIAL insurance, health INSURANCE, UNEMPLOYMENT insurance and tariff PIT according to the latest regulations of The state. Business no longer worry about the wrong level of deductible or penalties due to violation of regulations.
• Increased transparency, security: Each employee can login to lookup their paycheck, without passing through the room, at the same time data is encrypted, avoid leaking sensitive information.
• Support analytical decision-making: in Addition to set up payroll, LV SureHCS HRM also provide the analysis report personnel costs by department, location, or project. This is the base to help the leader board budget control optimal resource allocation.

A sample payroll standard is effective management will bring many practical benefits: ensure the accuracy and compliance with legal regulations, save time, improve the experience of employees. Whether businesses are using Excel or specialized software, it is important to build the salary according to a clear structure, easy to control and is suitable for specific activities. If you want to optimize processes, reduce risk of errors, improve transparency, businesses should consider adopting solutions software HRM as LV SureHCS to turn the work of the payroll from task costly process automatic, fast, accurate.