Dùng phần mềm quản lý công việc nào để giao việc theo dõi tiến độ, hiệu suất?

Có phải doanh nghiệp bạn vẫn còn giao việc qua Zalo, Chat, Skype? Là Sếp, nhưng bạn không nắm được ai đang làm gì, tiến độ ra sao, kết quả thế nào? Đây đều là những vấn đề đau đầu của nhà quản trị khi vẫn còn quản lý công việc dưới hình thức thủ công. Phần mềm quản lý công việc tích hợp số hóa quy trình chính là giải pháp tháo gỡ những vướng mắc trong công cuộc quản lý, giao task và phân công công việc hiệu quả.

Nửa đầu bài viết sẽ là hiện trạng giao việc, quản lý task mà các doanh nghiệp đang gặp phải. Tiếp đến là 10 ứng dụng quản lý điều hành, giao việc tốt nhất 2024 Lạc Việt gợi ý cho doanh nghiệp để giải quyết dứt điểm chúng. Hãy cùng theo dõi nhé!

1. Dùng Excel, zalo để quản lý công việc “tiết kiệm” nhưng có thật sự “hiệu quả”?

Không phủ nhận rằng việc quản lý, giao việc và theo dõi tiến độ công việc theo phương pháp thủ công sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng lại “âm thầm” gây ra những mất mát vô cùng nghiệm trọng. 

Một dự án bị trì hoãn, một hợp đồng bị hủy bỏ hay một khách hàng không hài lòng… tất cả đều có thể bắt nguồn từ một quy trình quản lý công việc không hiệu quả. Có phải tình trạng này của doanh nghiệp bạn bắt đầu từ:  

• Tiến độ công việc trì trệ dù Sếp luôn “kè kè” nhân viên, giám sát và nhắc nhở hàng ngày.
• Giao việc thủ công qua nhiều kênh như Zalo, Chat, Skype dẫn đến trôi tin nhắn, quên sót việc.
• Nhiều đầu việc chồng chéo, dồn dập từ dự án này đến dự án khác, không có quy trình cụ thể khiến nhân viên thường xuyên quên việc, trễ deadline.
• Không có số liệu cụ thể để đánh giá đúng và kịp thời công việc của nhân sự.
• Không nắm được ai đang làm gì, tiến độ ra sao, kết quả thế nào, muốn đánh giá hiệu suất công việc của một nhân viên/phòng ban lại càng khó vì thiếu báo cáo toàn diện.

Chắc hẳn đây không chỉ là vấn đề riêng của bất cứ tập thể nào, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ những bất cập tồn đọng trên là “cỏn con”. 

Nhưng hiện thực thì nghiêm trọng hơn thế nhiều, bởi vì nếu những vấn đề đó không được giải quyết thì sẽ gây ra nhiều điểm nóng như tiến độ công việc bị trì trệ, task chồng task, nhân viên thờ ơ với công việc,…Vậy đến khi nào doanh nghiệp bạn mới thoát khỏi tình trạng giao việc thủ công, lỗi thời như thế? 

Giải pháp có thể giải quyết “tất tần tật” những vấn đề trên đó phần mềm quản lý công việc tổng thể tích hợp tính năng lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ, đánh giá năng suất làm việc của nhân viên.

2. Tại sao doanh nghiệp lớn dần chuyển sang quản lý công việc bằng phần mềm?

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ số giúp tổ chức, lập kế hoạch, theo dõi công việc dự án trong quá trình làm việc của một cá nhân hoặc đội ngũ. Hệ thống hợp nhất để quản lý toàn bộ quy trình công việc, từ giai đoạn lên kế hoạch đến khi hoàn thành. Mục tiêu chính của phần mềm này là tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sự lãng phí thời gian và tài nguyên, đồng thời nâng cao hiệu suất tổng thể.

Những lý do mà các doanh nghiệp lớn đã nhanh chóng ứng dụng phần mềm để quản lý công việc:

• Sự gia tăng của mô hình làm việc từ xa và làm việc linh hoạt

Đại dịch COVID-19 đã làm thay đổi cách thức làm việc truyền thống, khi nhiều doanh nghiệp chuyển sang mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp (hybrid). Điều này làm tăng mạnh nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc để duy trì sự phối hợp, theo dõi hiệu suất, và quản lý tiến độ công việc từ xa.

Theo khảo sát của Gartner vào năm 2021, 82% các nhà quản lý dự án cho biết doanh nghiệp của họ có kế hoạch sử dụng các ứng dụng quản lý công việc lâu dài để hỗ trợ làm việc từ xa . Phần mềm giao việc không chỉ giúp duy trì năng suất mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của nhân viên.

• Khả năng tích hợp đa nền tảng hợp tác liên phòng ban

Khả năng tích hợp với các công cụ khác là một xu hướng quan trọng, các công cụ quản lý công việc dễ dàng kết nối với các hệ thống khác như CRM, phần mềm kế toán, hay công cụ giao tiếp nội bộ như Slack, Microsoft Teams. Điều này giúp tránh việc chuyển đổi qua lại giữa nhiều nền tảng, đồng thời cải thiện sự cộng tác liên phòng ban.

Theo một khảo sát từ Wellingtone Project Management, hơn 67% các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn các giải pháp quản lý công việc có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện tại, vì điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc tổng thể .

• Chuyển đổi từ quản lý công việc truyền thống sang Agile

Agile đã trở thành một trong những phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất, đặc biệt trong các ngành như công nghệ thông tin, phát triển phần mềm, marketing. Nhiều phần mềm quản lý công việc hiện nay hỗ trợ phương pháp Agile thông qua các tính năng như Kanban board, Scrum board giúp đội nhóm quản lý công việc linh hoạt hơn, liên tục cải tiến quy trình để nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi.

Theo báo cáo của PMI (Project Management Institute), khoảng 71% tổ chức đã áp dụng phương pháp Agile để quản lý dự án, phần mềm đóng vai trò then chốt trong việc triển khai phương pháp này. Agile không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý công việc nhanh chóng, hiệu quả mà còn nâng cao khả năng đáp ứng yêu cầu từ khách hàng.

• Phân tích dữ liệu và dự đoán hiệu suất

Các công cụ quản lý công việc không chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch,  theo dõi tiến độ mà còn cung cấp các công cụ phân tích giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất, đánh giá điểm yếu từ đó đề xuất các cải tiến cần thiết. Một số phần mềm hiện đại còn tích hợp khả năng dự đoán tiến độ, rủi ro thông qua phân tích dữ liệu lịch sử, giúp nhà quản lý ra quyết định kịp thời.

Theo báo cáo của McKinsey, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ phân tích dữ liệu trong quản lý công việc đã cải thiện 25-30% năng suất, giảm thiểu thời gian lãng phí trong quá trình quản lý dự án

3. Bảng so sánh 10 Phần mềm quản lý công việc giao việc được ứng dụng hiệu quả nhất

Dưới đây là bảng so sánh 10 phần mềm quản lý công việc với thông tin chi tiết về tính năng nổi bật, miễn phí, tích hợp app, và bảng giá nâng cấp:

Ghi chú:

• Miễn phí: Phần mềm có phiên bản miễn phí không, với một số tính năng cơ bản.
• Tích hợp app: Ứng dụng có tích hợp trên nền tảng di động và web, hoặc cả hai.
• Mức giá nâng cấp: Mức giá có thể thay đổi dựa trên tính năng và quy mô doanh nghiệp.

Bảng trên cung cấp thông tin chi tiết về từng phần mềm quản lý công việc, hỗ trợ lựa chọn phù hợp cho nhu cầu doanh nghiệp.

4. Top 10 Phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp trên thi trường 2024

Xem chi tiết top 10 Phần mềm quản lý công việc giao việc được ứng dụng hiệu quả nhất

1. Phần mềm LV-DX Dynamic Workflow
2. Công cụ CoDX Task
3. Phần mềm Microsoft Project
4. Phần mềm online Jira
5. Phần mềm Asana
6. Phần mềm miễn phí Trello
7. Phần mềm Todoist
8. Phần mềm công việc Tictop
9. Ứng dụng Google Task
10. Ứng dụng Notion

4.1 Phần mềm LV-DX Dynamic Workflow

Ở Việt Nam không khó để tìm được phần mềm quản lý công việc online tuy nhiên doanh nghiệp sẽ cần hơn một giải pháp toàn diện, đa chiều. Công nghệ nền tảng (platform) cho phép LV-DX Dynamic Workflow đủ mạnh mẽ để kết nối tất cả quy trình làm việc, liên thông giữa nhiều phòng ban thành hệ sinh thái.

Cụ thể, LV-DX Dynamic Workflow được thiết lập với 4 tính năng chính sau:

Công cụ quản lý task

• Sắp xếp và phân công task, giao việc online dễ dàng
• Phối hợp và phân công công việc trên cùng một nền tảng đảm bảo an toàn bảo mật – riêng tư.
• Lập bộ công việc chuẩn theo từng bước quy trình, setup deadline cho từng giai đoạn thực hiện.
• Cơ chế cảnh báo đa dạng tùy theo tình trạng công việc: sắp thực hiện, đúng hạn, quá hạn … giúp kiểm soát và thực hiện hiệu quả.

Quy trình công việc

• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình theo phòng ban hoặc theo từng giai đoạn, đầu việc cụ thể.
• Liên kết các quy trình, tạo quy trình rẽ nhánh, đa luồng và tự động chuyển sang quy trình tiếp nối khi kết thúc quy trình trước.
• Quản lý tập trung tập trung toàn bộ dữ liệu trên 1 hệ thống, dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.

Phê duyệt, ký số

• Kết nối liên thông các phòng ban đảm bảo hoạt động vận hành thông suốt 24/7, sếp duyệt từ xa, không chờ đợi.
• Ký giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động điện tử, phê duyệt ký số.
• Tạo riêng luồng ký theo loại văn bản, cho phép thiết lập: Ký nháy, ký chính, ký song song/đại diện/tuần tự,…trong quy trình.

Hệ thống báo cáo chuyên sâu

• Hiển thị chi tiết toàn bộ quy trình công việc và người thực hiện từng bước, kịp thời phát hiện, xử lý khi có sự cố xảy ra.
• Theo dõi và giám sát tiến độ chính xác theo thời gian thực. Nắm rõ công việc nào đã hoàn thành/thất bại, nguyên nhân thất bại, người chịu trách nhiệm.
• Xem báo cáo trực quan về mọi chỉ số trong quy trình. Cung cấp các số liệu phân tích, đánh giá khoa học để cải tiến quy trình.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh

4.2 Công cụ CoDX Task

CoDX Task là phần mềm quản lý công việc trực thuộc bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp của CoDX. CoDX Task cho phép quản lý công việc liên phòng ban: kết nối với hệ thống mục tiêu chung OKRs, giao task từ các bộ phận khác như công văn đến, tài liệu từ cấp trên giao xuống, …

Bên cạnh đó, phần mềm có được trang bị hệ thống cảnh báo, nhắc việc thông minh khi có công việc mới được giao, nhân viên xác nhận nhận việc, công việc đến hạn, trễ hạn, công việc hoàn thành hay hoãn lại.

Tính năng nổi bật

• Tạo nhiệm vụ, báo cáo nhanh chóng.
• Giao diện tổ chức, sắp xếp công việc với nhiều hình thức trực quan như kanban, lịch, timeline, chi tiết công việc.
• Giao việc đa cấp độ, phân quyền mạnh mẽ nhiều đối tượng phòng ban, bộ phận khác nhau.
• Tính năng lên todolist công việc theo ngày chi tiết.
• Quản lý công việc nhóm trực quan, từng cá nhân hoặc của từng phòng ban với các tiêu chí như tiến độ thực hiện, thời gian, hiệu suất,…
• Tích hợp với phần mềm họp trực tuyến để review, meeting mỗi tuần, tháng, quý.

4.3 Phần mềm Microsoft Project

Đây là phần mềm quản lý công việc online được phát triển bởi Microsoft, giúp người dùng lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án một cách hiệu quả. Microsoft Project sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ quản lý dự án xây dựng đến các dự án công nghệ thông tin.

Nổi tiếng với những ứng dụng soạn thảo, bảng tính, phần mềm giao việc Microsoft Project cũng được kế thừa được những ưu điểm như hình ảnh đa dạng, nguồn thông tin chất lượng và mức độ thuận tiện khi sử dụng như những người “anh em” của mình.

Đặc điểm nổi bật

• Xem trạng thái tổng thể và truy xuất sâu chi tiết nhiệm vụ công việc qua bảng điều khiển tương tác nhờ tính năng hình ảnh trực quan hóa Power BI.
• Lập kế hoạch công việc dễ dàng với chức năng lên lịch biểu linh động, thiết lập deadline và phân bổ công việc minh bạch.
• Xây dựng quy trình làm việc tự động, bảo mật, linh hoạt được trên Azure – nền tảng đám mây doanh nghiệp đáng tin cậy của thế giới.
• Cung cấp báo cáo danh sách công việc theo tiến độ, thời điểm hoàn thành và năng suất làm việc.
• Liên kết mượt mà với các công cụ khác của Microsoft, hỗ trợ cộng tác và chia sẻ thông tin.

4.4 Phần mềm online Jira

Jira là một công cụ quản lý công việc và theo dõi lỗi được phát triển bởi Atlassian. Ban đầu được thiết kế cho các nhóm phát triển phần mềm để quản lý dự án Agile và Scrum, nhưng về sau Jira đã mở rộng để hỗ trợ nhiều loại hình quản lý dự án khác.

Với tính năng chuyên sâu và khả năng tích hợp mạnh mẽ, Jira cho phép doanh nghiệp theo dõi, quản lý dự án toàn diện nhất. Tuy nhiên, so với các phần mềm trên thị trường, Jira có chi phí sử dụng khá cao.

Đặc điểm nổi bật

• Phân chia công việc và thiết lập ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng.
• Tích hợp và chuyển đổi ngữ cảnh liên tục với hơn 3500 tiện ích mở rộng.
• Phần mềm theo dõi tiến độ công việc và các sprint với biểu đồ burndown.
• Cho phép người dùng tạo, theo dõi, quản lý các vấn đề, lỗi và yêu cầu tính năng.
• Linh hoạt bóc tách dự án phức tạp lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn bảng Scrum, Kanban, dễ quản lý và triển khai nhanh hơn.
• Cung các biểu mẫu quản lý công việc được xây dựng sẵn dành cho từng nhóm, chẳng hạn như nhóm phần mềm, tiếp thị, nhân sự, tài chính,…
• Kiểm tra, bình luận trực tiếp lên Tệp trong Jira nhờ vào tích hợp InVision và Figma, tự động nhắn tin cho các phòng ban liên quan qua Slack, Teams hoặc email khi đến lúc cần phê duyệt.

4.5 Phần mềm Asana

Asana là một phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ, phù hợp cho cả mục đích quản lý các nhiệm vụ hàng ngày và tổ chức các dự án phức tạp. Phần mềm cung cấp nhiều tính năng nổi bật như tạo danh sách nhiệm vụ, giao việc cho đồng nghiệp, lên kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ công việc.

Ngoài ra, phần mềm giao việc Asana cho phép người dùng theo dõi tổng quan/chi tiết công việc và dự án tường minh thông qua bảng Kanban, To-do-list,…

Đặc điểm nổi bật

• Miễn phí sử dụng đối với nhóm từ 15 thành viên trở xuống.
• Lên lịch công việc, theo dõi thời hạn và lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần hoặc tháng.
• Cung cấp các bảng điều khiển dự án để quản lý từng giai đoạn của dự án.
• Cho phép tạo các nhiệm vụ phụ – nhiệm vụ trong nhiệm vụ để phác thảo công việc với nhiều bước hoặc nhiều người đóng góp.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất dự án, tiến độ công việc và năng suất của từng thành viên trong nhóm.
• Các thành viên có thể ký số, hợp đồng chỉ bằng một cú nhấp chuột thông qua lệnh “Tạo nhiệm vụ phê duyệt”.
• Trao đổi trực tiếp về nhiệm vụ mà không cần thoát khỏi Asana.

4.6 Phần mềm miễn phí Trello

Trello là một công cụ quản lý công việc và dự án trực tuyến hiệu quả, được xây dựng trên mô hình Kanban. Ứng dụng cho phép người dùng sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả, trực quan nhất.

Trello nổi bật với giao diện kéo thả linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng tạo, sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ. Bạn có thể kéo thả các bảng (boards), danh sách (lists) và thẻ (cards) có thể được tự ý điều chỉnh sao cho phù hợp với quy trình làm việc của từng cá nhân hoặc nhóm.

Tính năng nổi bật

• Quy trình làm việc được tự động hóa nhờ việc hợp sẵn với Butler.
• Tạo nhiều bảng khác nhau cho các dự án khác nhau, mỗi bảng có thể được tùy chỉnh với các danh sách và thẻ theo nhu cầu cụ thể.
• Di chuyển các thẻ để cập nhập tiến độ công việc.
• Các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp, gán nhiệm vụ cho nhau và theo dõi tiến độ công việc
• Cung cấp hệ thống thông báo và nhắc nhở tự động.
• Phiên bản miễn phí của Trello cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản để quản lý công việc hiệu quả.

4.7 Phần mềm Todoist

Todoist là ứng dụng quản lý công việc được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây, cộng tác làm việc nhóm trên cùng 1 nền tảng. Cụ thể, phần mềm cho phép gán nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm.

Với thiết kế giao diện đơn giản, trong phần mềm quản lý điều hành công việc Todoist các nhiệm vụ được sắp xếp theo dự án, ngày tháng hoặc mức độ ưu tiên, giúp người dùng dễ dàng theo dõi.

Tính năng nổi bật

• Nhiệm vụ sẽ tự động được sắp xếp thành chế độ xem Hôm nay, Sắp tới và bộ lọc tùy chỉnh để giúp bạn ưu tiên công việc quan trọng nhất.
• Cung cấp một không gian chung để cộng tác, theo dõi mọi việc – song song nhưng tách biệt với các nhiệm vụ và dự án cá nhân.
• Người dùng có thể cài đặt nhắc nhở qua email, SMS hoặc thông báo trên thiết bị di động.
• Tích hợp với Google Calendar, Dropbox, Slack,…dễ dàng thông qua Zapier.
• Hỗ trợ lên danh sách, xem các task công việc ngay cả khi offline.
• Theo dõi tiến độ công việc và duy trì động lực với tính năng Karma.

4.8 Phần mềm công việc Tictop

Tictop là một ứng dụng hợp nhất trao đổi và quản lý công việc, kết hợp các tính năng của giao diện chat, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu. Phần mềm giúp doanh nghiệp tăng cường sự phối hợp, làm việc nhóm và nâng cao hiệu quả công việc hàng ngày.

Đặc biệt, Tictoc là phần mềm quản lý công việc miễn phí cho nhóm khách hàng cá nhân và không yêu cầu người dùng đăng ký/đăng nhập.

Tính năng nổi bật

• Tạo một công việc trực tiếp từ tin nhắn với đầy đủ mô tả & tài liệu đính kèm.
• Lên Mục tiêu cho ngày làm việc bằng cách lựa chọn những công việc bạn Sẽ làm và dự định sẽ Hoàn thành.
• Hệ thống sẽ ghi nhận thời điểm bạn bắt đầu làm việc và đếm thời gian như một hệ thống máy chấm công.
• Giao diện thân thiện, cho phép thêm mô tả, thời hạn và mức độ ưu tiên cho từng công việc.
• Quản lý công việc theo các cấp độ từ thoải mái đến quan trọng và cấp thiết.
• Cho phép nhắn tin, gọi video và tổ chức các cuộc họp trực tuyến ngay trên phần mềm.
• Cảnh báo nhắc nhở thông minh, tránh tình trạng quên việc, sót việc.

4.9 Ứng dụng Google Task

Google Task là một ứng dụng quản lý công việc và nhiệm vụ đơn giản, được tích hợp sẵn trong các sản phẩm của Google như Gmail, Google Calendar, Google Keep.

Phần mềm quản lý điều hành công việc Google Task sở hữu đầy các tính năng của hệ thống quản lý toàn diện như tạo danh sách công việc, thiết lập nhắc nhở, ghi chú và đính kèm tệp tin. Tuy nhiên, điểm hạn chế của phần mềm này đó là không có tính năng quản lý dự án và công việc phức tạp.

Đặc điểm nổi bật

• Khởi tạo công việc con dễ dàng.
• Cập nhật trạng thái công việc ngay khi hoàn thành và ghi chú nội dung quan trọng.
• Giao diện trực quan và dễ sử dụng.
• Cho phép cài đặt nhắc nhở và thông báo cho các nhiệm vụ.
• Chỉnh sửa, thêm công việc dễ dàng thông qua bảng.
• Phần mềm miễn phí, không phát sinh chi phí trong quá trình sử dụng.
• Tài khoản Google Tasks được kết nối với Email giúp người dùng có thể xem và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng nhất.

4.10 Ứng dụng Notion

Notion là phần mềm quản lý công việc, ghi chú được thiết kế để cung cấp một không gian làm việc ảo, cho phép người dùng lưu trữ và theo dõi công việc hằng ngày đến dự án lớn.

Phần mềm cho phép tạo các trường dữ liệu như trang, khối, cột và các tùy chỉnh khác để tổ chức thông tin một cách linh hoạt.

 Tính năng nổi bật

• Tạo nhãn ưu tiên, thẻ trạng thái để mọi phòng ban đều có thể tạo ra quy trình làm việc hoàn hảo.
• Tính năng tự động hóa giúp hợp lý hóa luồng tác vụ, báo cáo lỗi, nhập cơ sở dữ liệu, phác thảo tài liệu,…
• Chỉ hiển thị các nhiệm vụ được giao cho cá nhân hoặc các mục được đánh dấu là khẩn cấp.
• Tính năng AI Autofill tùy chỉnh cho phép “vẽ” lên câu chuyện của người dùng, kết quả chính, cập nhật và nhiều nội dung khác cho mọi mục tiêu công việc.
• Cung cấp công cụ quản lý dự án mạnh mẽ: bảng Kanban, lịch, danh sách nhiệm vụ và biểu đồ Gantt.
• Có sẵn trên nhiều nền tảng khác nhau như website, desktop và ứng dụng di động.
• Trang bị thư viện mẫu có sẵn cho nhiều mục đích sử dụng như quản lý dự án, lập kế hoạch, ghi chú,…
• Tích hợp dễ dàng với các công cụ thứ 3 khác như Google Drive, Trello, Slack,…

5. Lợi ích của việc sử dụng công cụ quản lý công việc hiệu quả

Việc triển khai áp dụng phần mềm mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích chính:

5.1 Tối ưu hóa quy trình làm việc nâng cao hiệu suất

Phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại, sắp xếp công việc một cách hệ thống. Nhờ việc quản lý công việc một cách rõ ràng minh bạch, đội ngũ có thể dễ dàng theo dõi tiến độ đáp ứng thời hạn mà không gặp phải sự chồng chéo hay bỏ sót nhiệm vụ.

Một khảo sát từ McKinsey cho thấy rằng việc sử dụng công cụ quản lý công việc có thể giúp tăng 20-30% năng suất lao động do giảm thiểu thời gian lãng phí cho việc quản lý theo dõi công việc thủ công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn.

5.2 Tăng cường sự hợp tác và minh bạch trong đội ngũ

Phần mềm quản lý công việc cung cấp một nền tảng tập trung để tất cả các thành viên trong đội nhóm có thể giao tiếp, chia sẻ tài liệu, thảo luận về công việc mà không cần phải chuyển qua lại giữa các công cụ khác nhau. Không chỉ giúp tăng cường sự hợp tác mà còn tạo ra sự minh bạch trong công việc, giúp mọi người dễ dàng theo dõi trách nhiệm và tiến độ của nhau.

Theo một báo cáo từ Atlassian, 88% các doanh nghiệp cho biết các ứng dụng quản lý công việc giúp cải thiện khả năng hợp tác giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Nhờ sự giao tiếp minh bạch hiệu quả, các dự án ít có khả năng bị trì hoãn, đạt được mục tiêu tăng lên đáng kể.

5.3 Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót

Phần mềm quản lý tự động hóa nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại, như cập nhật trạng thái công việc, gửi nhắc nhở deadline, báo cáo tiến độ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc thực hiện thủ công, đồng thời giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra khi phải quản lý công việc theo phương pháp truyền thống.

Một nghiên cứu từ Wrike cho thấy rằng doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý điều hành công việc hiệu quả có thể tiết kiệm trung bình 7 giờ làm việc mỗi tuần cho mỗi nhân viên. Điều này tương đương với gần một ngày làm việc, giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

5.4 Dễ dàng phân tích dữ liệu đưa ra quyết định chiến lược

Một trong những lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý công việc là khả năng phân tích dữ liệu. Các công cụ này cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất, khối lượng công việc, các chỉ số quan trọng khác, giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.

Theo khảo sát của PMI (Project Management Institute), 61% các dự án thành công được hỗ trợ bởi các công cụ phân tích dữ liệu báo cáo chi tiết. Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của từng nhân viên, đo lường tiến độ dự án, nhanh chóng nhận diện các rủi ro tiềm ẩn để điều chỉnh chiến lược.

6. Các tính năng chính cần có trong một phần mềm quản lý công việc

Công cụ quản lý công việc hiện nay được thiết kế với nhiều tính năng đa dạng để hỗ trợ các doanh nghiệp, cá nhân quản lý theo dõi để tối ưu hóa quy trình công việc. Dưới đây là những tính năng nổi bật cần có trong một ứng dụng quản lý công việc để nâng cao hiệu suất làm việc:

6.1 Lập kế hoạch, phân công giao việc

Tính năng lập kế hoạch và giao việc là nền tảng của mọi phần mềm công việc. Người dùng có thể tạo các nhiệm vụ cụ thể, gán chúng cho các thành viên trong nhóm, thiết lập thời hạn hoàn thành. Phần mềm cho phép phân chia nhiệm vụ lớn thành các công việc nhỏ hơn, giúp mọi người có thể xử lý từng bước một một cách dễ dàng.

Tính năng này tạo ra sự rõ ràng trong quy trình công việc, giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình, biết ai chịu trách nhiệm cho từng phần việc.

Theo khảo sát từ HubSpot, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc cho biết họ đã giảm 40% thời gian cần thiết để lập kế hoạch và phân chia công việc so với việc sử dụng phương pháp thủ công.

6.2 Theo dõi tiến độ thời gian công việc

Tính năng theo dõi tiến độ là một công cụ hữu ích giúp các nhà quản lý đội nhóm nắm bắt được mức độ hoàn thành của từng công việc trong dự án. Người dùng có thể xem trạng thái của các công việc, từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành, theo dõi thời gian thực mà đội nhóm đã sử dụng cho mỗi nhiệm vụ. Tính năng này giúp đánh giá khối lượng công việc một cách chính xác, phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Giảm thiểu rủi ro chậm trễ dự án, đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.

6.3 Quản lý tài liệu và chia sẻ thông tin

Phần mềm quản lý công việc thường tích hợp hệ thống quản lý tài liệu, cho phép người dùng tải lên, lưu trữ, chia sẻ tài liệu ngay trong nền tảng. Điều này giúp loại bỏ sự lộn xộn trong việc lưu trữ tài liệu trên các hệ thống khác nhau đảm bảo mọi thông tin cần thiết luôn được lưu trữ tập trung, nhân viên có thể dễ dàng truy cập.

Lợi ích: Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu, tránh nhầm lẫn khi sử dụng phiên bản cũ, tạo điều kiện cho sự hợp tác liên phòng ban.

Theo khảo sát của IDC, 23% thời gian làm việc của nhân viên bị lãng phí vào việc tìm kiếm tài liệu, nhưng con số này có thể giảm mạnh khi sử dụng phần mềm giao việc tích hợp chức năng quản lý tài liệu.

6.4 Giao tiếp cộng tác nội bộ

Một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý công việc là hỗ trợ cộng tác. Các công cụ này cho phép các thành viên trong nhóm thảo luận về nhiệm vụ, gửi tin nhắn nội bộ, hoặc tổ chức các cuộc họp trực tiếp ngay trên nền tảng. Nhiều phần mềm còn tích hợp với các ứng dụng giao tiếp phổ biến như Slack, Microsoft Teams hoặc tự xây dựng hệ thống riêng được tích hợp vào để đảm bảo sự kết nối liên tục giữa các thành viên.

6.5 Tạo báo cáo và phân tích dữ liệu trực quan

Phần mềm hiện đại cung cấp tính năng tạo báo cáo, phân tích dữ liệu chi tiết về tiến độ dự án, hiệu suất của từng cá nhân và hiệu quả tổng thể của đội ngũ. Các báo cáo này có thể được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý đánh giá kết quả một cách toàn diện, dựa vào dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược.

Theo nghiên cứu của PWC, các doanh nghiệp sử dụng tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu trong phần mềm có khả năng hoàn thành dự án đúng thời hạn cao hơn 28% so với các doanh nghiệp không sử dụng.

6.6 Khả năng tích hợp đa nền tảng vào các ứng dụng liên quan

Phần mềm giao việc không chỉ hoạt động độc lập mà còn tích hợp tốt với các ứng dụng khác như CRM, ERP, hoặc phần mềm kế toán. Để doanh nghiệp có thể sử dụng một hệ thống tập trung liền mạch để quản lý mọi khía cạnh của công việc, từ quản lý khách hàng, tài chính đến giao tiếp nội bộ. Giảm thiểu việc phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều nền tảng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả quản lý công việc tổng thể.

Theo báo cáo từ Zapier, 61% doanh nghiệp đã tích hợp công cụ quản lý công việc của họ với các hệ thống khác để tối ưu hóa quy trình, đảm bảo sự liền mạch trong mọi hoạt động.

7. Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc điều hành công việc hiệu quả

Việc chọn một phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình vận hành diễn ra trôi chảy, hiệu quả. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc:

7.1 Phù hợp với quy mô lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Không có một phần mềm nào phù hợp cho mọi doanh nghiệp, vì mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngành nghề, cách thức vận hành khác nhau. Do đó, yếu tố đầu tiên cần cân nhắc khi chọn công cụ quản lý công việc là sự phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động.

• Doanh nghiệp nhỏ: Nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ, một phần mềm đơn giản, dễ dùng với chi phí thấp sẽ là lựa chọn phù hợp. Các doanh nghiệp này có thể chọn các công cụ như CoDX Task, Trello hoặc Asana phiên bản cơ bản, vốn cung cấp các tính năng cơ bản như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, giao tiếp nội bộ.
• Doanh nghiệp lớn: Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có quy trình phức tạp, cần chọn các phần mềm chuyên biệt hơn như LV-DX Dynamic Workflow, Monday.com, Jira, hoặc Microsoft Project để quản lý nhiều dự án cùng lúc, theo dõi hiệu suất của đội ngũ trên quy mô lớn.

7.2 Khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có

Trong nhiều doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc không hoạt động độc lập mà cần tích hợp với các hệ thống sẵn có như hệ thống quản lý khách hàng CRM, hệ thống ERP, phần mềm kế toán, …. Khả năng tích hợp giữa các công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện quy trình công việc mà không gặp phải sự đứt gãy thông tin.

Việc tích hợp với các hệ thống khác giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công, tăng cường tính chính xác và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, doanh nghiệp có thể duy trì một hệ sinh thái công nghệ đồng bộ, giúp mọi hoạt động được quản lý trên một nền tảng chung.

Theo khảo sát của HubSpot, 74% doanh nghiệp chọn phần mềm dựa trên khả năng tích hợp với các hệ thống đã có, giúp đảm bảo sự liên tục trong quản lý quy trình làm việc.

7.3 Giao diện người dùng dễ sử dụng

Một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét là giao diện của phần mềm cần dễ sử dụng để đảm bảo rằng mọi nhân viên, từ những người không chuyên về công nghệ đến những người làm việc chuyên sâu, đều có thể dễ dàng thao tác thực hiện công việc mà không gặp khó khăn.

• Tính đơn giản và trực quan: Một giao diện thân thiện sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm thấy các chức năng cần thiết, tạo lập công việc, theo dõi tiến độ, giao tiếp với đồng nghiệp. Việc có một giao diện trực quan, không quá phức tạp, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đào tạo triển khai phần mềm.
• Tối ưu trải nghiệm người dùng: Nhiều phần mềm hiện nay đã ứng dụng các nguyên tắc UX/UI (User Experience/User Interface) tiên tiến để cải thiện trải nghiệm người dùng. Theo khảo sát của Forrester, 53% doanh nghiệp cho biết việc có giao diện thân thiện giúp cải thiện đáng kể sự chấp nhận của nhân viên đối với việc áp dụng phần mềm mới.

7.4 Khả năng tùy chỉnh mở rộng theo nhu cầu

Khi doanh nghiệp phát triển, các yêu cầu về quản lý công việc có thể thay đổi. Do đó, một phần mềm quản lý công việc hiệu quả cần có khả năng tùy chỉnh mở rộng theo nhu cầu, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự thay đổi trong quá trình phát triển.

• Tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm nên cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy trình làm việc theo đặc thù riêng, như tùy chỉnh các biểu mẫu, báo cáo, giao diện dựa trên từng phòng ban hoặc dự án.
• Mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô, phần mềm phải đủ linh hoạt để đáp ứng số lượng người dùng lớn hơn, quản lý nhiều dự án phức tạp hơn mà không gặp phải hạn chế về hiệu suất.

Một nghiên cứu của Deloitte cho thấy 80% các doanh nghiệp cho rằng khả năng tùy chỉnh mở rộng là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn ứng dụng quản lý công việc, vì điều này giúp họ không phải thay đổi công cụ khi phát triển.

7.5 Chi phí và hỗ trợ kỹ thuật

Cuối cùng, chi phí và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc.

• Chi phí hợp lý: Doanh nghiệp cần xem xét kỹ chi phí triển khai, bao gồm phí ban đầu, phí duy trì, các chi phí ẩn khác. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc chọn một phần mềm có giá thành hợp lý phù hợp với ngân sách là điều quan trọng. Các phần mềm như CoDX Task, Trello hay Asana có các gói miễn phí hoặc trả phí thấp, trong khi những phần mềm cao cấp như Jira, Microsoft Project thường yêu cầu chi phí cao hơn.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt để đảm bảo rằng mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng đều được giải quyết nhanh chóng. Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ 24/7, cung cấp tài liệu hướng dẫn đầy đủ và có đội ngũ chuyên viên hỗ trợ chuyên nghiệp.

Theo báo cáo của Capterra, 72% doanh nghiệp cho rằng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật là yếu tố hàng đầu khi họ chọn hệ thống quản lý công việc, vì điều này giúp giảm thiểu gián đoạn và đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định.

Lạc Việt đã tổng hợp 10 phần mềm quản lý công việc, giao task hiệu quả tốt nhất dành cho mọi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này giúp doanh nghiệp chọn được công cụ quản lý điều hành công việc phù hợp với nhu cầu của mình. Liên hệ ngay Lạc Việt để được tư vấn chi tiết.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh