Bạn thường xuyên bị mắc kẹt trong các thủ tục rườm rà, mất nhiều thời gian để chờ đợi chữ ký của đồng nghiệp hay đối tác? Hay có khi bạn cảm thấy bối rối khi không biết phải sử dụng chữ ký số ở đâu và như thế nào để đảm bảo tính hợp pháp cho các tài liệu quan trọng? Cùng Lạc Việt tìm hiểu ký số là gì cùng cách tạo và sử dụng chữ ký số sao cho hiệu quả nhất nhé!
1. Tìm hiểu ký số là gì?
Chữ ký số (Digital signature) là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa để xác thực tính xác thực của tài liệu hoặc giao dịch điện tử.
Căn cứ theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và được áp dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử như ký hợp đồng, kê khai thuế, bảo hiểm xã hội hay các giao dịch tài chính.
Mục đích sử dụng chữ ký số chủ yếu xoay quanh việc đảm bảo tính bảo mật, tính pháp lý và tính hiệu quả trong các giao dịch điện tử. Cụ thể, chữ ký số được sử dụng để:
- Xác thực danh tính: Chữ ký số giúp xác nhận danh tính của người ký, đảm bảo rằng các bên tham gia giao dịch điện tử đều là những cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền và đáng tin cậy.
- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Sau khi tài liệu được ký số, nội dung của nó không thể bị thay đổi mà không bị phát hiện. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho tài liệu, đặc biệt trong các giao dịch quan trọng như hợp đồng kinh doanh hay tài liệu pháp lý.
- Tính pháp lý và minh bạch: Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay, giúp hợp pháp hóa các văn bản điện tử trong các hoạt động như ký hợp đồng, thỏa thuận thương mại, kê khai thuế, giao dịch tài chính,…
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian in ấn, di chuyển và lưu trữ tài liệu giấy. Thay vào đó, tất cả các quá trình ký duyệt đều có thể thực hiện trực tuyến, từ đó tăng hiệu suất làm việc và giảm chi phí vận hành.
- Thúc đẩy chuyển đổi số: Chữ ký số là công cụ quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp tạo ra môi trường làm việc không giấy tờ và tăng cường sự liên kết trong quản lý, giao dịch điện tử.
2. Quy định sử dụng chữ ký số hợp pháp là gì?
2.1 Quy định về giá trị pháp lý
Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay hoặc con dấu trên các văn bản giấy, theo quy định tại Điều 9 thuộc Nghị định số 130/2018/NĐ-CP. Điều này có nghĩa là tài liệu hoặc hợp đồng ký số có thể được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh, pháp lý và hành chính mà không cần bản sao trên giấy.
Để chữ ký số có giá trị pháp lý, nó cần phải thỏa mãn các điều kiện sau:
- Được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp pháp: Chỉ những chữ ký số do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực đã được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông mới được công nhận hợp pháp.
- Người ký có toàn quyền và trách nhiệm pháp lý: Chữ ký số phải được sử dụng bởi đúng người ký hoặc người được ủy quyền và người này phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với tài liệu đã ký.
- Chứng thư số phải còn hiệu lực: Chữ ký số chỉ có giá trị pháp lý khi chứng thư số của người ký còn hiệu lực và đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa sau khi ký.
- Quản lý khóa bí mật: Khóa bí mật được kiểm soát bởi duy nhất người ký tại thời điểm ký.
2.2 Quy định hình thức và thông tin hiển thị của chữ ký số
Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn việc sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử, áp dụng cho các tổ chức và cơ quan hành chính Nhà nước. Khi sử dụng chữ ký số, hình thức và các thông tin hiển thị trên chữ ký số cần tuân thủ các quy định sau:
Mẫu chữ ký số cho tổ chức, doanh nghiệp
- Hình ảnh chữ ký số: Hình ảnh đại diện cho chữ ký số doanh nghiệp phải là mẫu con dấu màu đỏ của doanh nghiệp. Vì hình ảnh này có giá trị pháp lý tương đương với con dấu thực, nên kích thước phải bằng kích thước thật và được lưu dưới định dạng png.
- Thông tin chữ ký số: Chữ ký số hợp lệ phải hiển thị đầy đủ tên doanh nghiệp/tổ chức/cơ quan, thời gian ký (ngày tháng năm, giờ, phút, giây) theo múi giờ Việt Nam chuẩn ISO 8601.
Mẫu chữ ký số cho cá nhân
- Hình ảnh chữ ký số đại diện của mỗi cá nhân là chữ ký tay của người ký, có màu xanh, được lưu và hiển thị dưới định dạng png.
- Chữ ký số cá nhân không yêu cầu thông tin của người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.
3. 4 Loại chữ ký số phổ biến, an toàn hiện nay
Dưới đây là 4 loại chữ ký số phổ biến hiện nay, mỗi loại có những ưu điểm và tính năng khác nhau để phù hợp với nhu cầu đa dạng của cá nhân/tổ chức.
3.1 Chữ ký số USB Token
USB Token là một trong những loại chữ ký số phổ biến và lâu đời nhất, đặc biệt được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp/tổ chức. Loại chữ ký số này hoạt động thông qua một thiết bị phần cứng nhỏ gọn, có khả năng lưu trữ chứng thư số và các thông tin bảo mật.
Ưu điểm và nhược điểm
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
3.2 Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa (Remote Signature) là một giải pháp tiên tiến hơn, cho phép người dùng thực hiện ký số thông qua các thiết bị di động hoặc máy tính kết nối internet mà không cần sử dụng thiết bị phần cứng.
Ưu điểm và nhược điểm
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Lạc việt là đơn vị hơn 30 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế,… cho gần 10,000 khách hàng doanh nghiệp/tổ chức tin tưởng. Trong đó, phần mềm chữ ký số điện tử LV-DX eSign đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà nước về ký số, được phát triển theo tiêu chuẩn Quốc tế đảm bảo an toàn cao nhất cho người ký.
Người dùng có thể trình ký các văn bản riêng lẻ trên LV-DX eSign, hoặc ký các văn bản đính kèm trong các phân hệ khác thuộc hệ sinh thái LV-DX như theo một quy trình làm việc liền mạch. Cụ thể, LV-DX eSign tích hợp sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, BHXH, kê khai thuế,… giúp điện tử hóa mọi công việc hành chính, văn thư lưu trữ giấy tờ. Từ đó giúp doanh Nghiệp tăng năng suất tiết kiệm chi phí.
Bên cạnh đó phần mềm ký số điện tử LV-DX eSign đảm bảo an toàn, chính xác tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung ký, giúp cá nhân hay cơ quan tổ chức yên tâm hơn với các giao dịch điện tử.
3.3 Chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM (Hardware Security Module) là một giải pháp bảo mật mạnh mẽ, sử dụng thiết bị phần cứng chuyên dụng để lưu trữ và quản lý các khóa mã hóa. Loại chữ ký số này thường được sử dụng trong các hệ thống có yêu cầu bảo mật cao như ngân hàng, cơ quan chính phủ, tổ chức tài chính.
Ưu điểm và nhược điểm
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
3.4 Chữ ký số Smartcard
Chữ ký số Smartcard sử dụng một thẻ thông minh (Smartcard) chứa chứng thư số và được kết nối với máy tính thông qua đầu đọc thẻ. Loại chữ ký số này được sử dụng nhiều trong các tổ chức và cơ quan nhà nước.
Ưu điểm và nhược điểm
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
4. Cách tạo và sử dụng chữ ký số đơn giản
Chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến trong các giao dịch điện tử và việc tạo cũng như sử dụng chữ ký số đã không còn quá khó khăn như trước đây. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo, đăng ký chữ ký số và cách sử dụng.
4.1 Cách tạo chữ ký số
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số
Đầu tiên, bạn cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín. Ở Việt Nam, một số nhà cung cấp nổi tiếng bao gồm VNPT, Bkav và FPT.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Bạn cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết để đăng ký chữ ký số, bao gồm:
- Giấy đề nghị cấp chữ ký số (theo mẫu của nhà cung cấp).
- Bản sao giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân).
- Giấy phép kinh doanh (đối với tổ chức).
- Một số thông tin khác có thể yêu cầu tùy theo nhà cung cấp.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, tiến hành nộp cho nhà cung cấp dịch vụ. Có thể nộp trực tiếp tại văn phòng hoặc thông qua hình thức online nếu nhà cung cấp hỗ trợ.
Bước 4: Xác thực và cấp chứng thư số
Nhà cung cấp sẽ tiến hành xác thực thông tin của bạn và cấp chứng thư số. Thời gian cấp chứng thư có thể từ vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào quy trình của từng nhà cung cấp.
4.2 Cách sử dụng chữ ký số
Bước 1: Cài đặt và cấu hình phần mềm ký số
Sau khi tạo chữ ký số, tiến hành cài đặt phần mềm chữ ký số và kết nối thiết bị phần cứng (nếu có như USB Token hoặc Smartcard) với máy tính. Ngoài ra, đảm bảo rằng phần mềm nhận diện thiết bị và chứng thư số đã được cài đặt.
Bước 2: Ký tài liệu
- Mở tài liệu cần ký (hợp đồng, hồ sơ,…) trên phần mềm hoặc hệ thống hỗ trợ ký số.
- Chọn chức năng ký số trong phần mềm. Thông thường, bạn sẽ thấy tùy chọn “Ký số” hoặc “Thêm chữ ký số”.
- Nhập mật khẩu (nếu có) của chữ ký số để xác nhận việc ký.
Bước 3: Lưu và gửi tài liệu đã ký
- Sau khi ký, lưu tài liệu với chữ ký số vào máy tính hoặc hệ thống lưu trữ đám mây.
- Gửi tài liệu đã ký cho các bên liên quan qua email hoặc hệ thống quản lý tài liệu.
Bước 4: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số
Để đảm bảo rằng tài liệu đã ký số vẫn còn hợp lệ, bạn hoặc người nhận có thể sử dụng phần mềm để xác minh chữ ký. Thông thường, phần mềm sẽ cung cấp chức năng xác thực chữ ký số để kiểm tra thông tin chứng thư và trạng thái của chữ ký.
Bước 5: Quản lý và bảo mật chữ ký số
Đảm bảo rằng chứng thư số và thiết bị ký số được lưu trữ an toàn thì không nên chia sẻ thông tin đăng nhập hoặc mật khẩu liên quan đến chữ ký số với người khác.
5. Rút ngắn quy trình ký duyệt/ký số với LV-DX eSign
Doanh nghiệp bạn có đang gặp tình trạng sau đây:
- Bạn cảm thấy phiền toái bởi quy trình ký kết truyền thống, bao gồm in, ký, quét và gửi lại tài liệu?
- Bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và truy xuất các tài liệu ký kết trước đây?
- Bạn lo ngại về việc bảo vệ thông tin nhạy cảm và ngăn chặn các hành vi giả mạo hoặc thay đổi tài liệu đã ký?
- Bạn gặp khó khăn trong việc quản lý quy trình ký kết đa bên?
Hãy để LV-DX eSign giải quyết những vấn đề này với tính năng ký số tiên tiến. Tính năng ký số của LV-DX eSign hoàn toàn phù hợp với mọi doanh nghiệp, từ các công ty nhỏ vừa đến doanh nghiệp quy mô lớn:
- KÝ TÀI LIỆU CHỈ TRONG VÀI CÚ CLICK CHUỘT: Quên đi việc in ấn và gửi bản giấy qua đường bưu điện. Chỉ cần tải lên tài liệu cần ký, chọn chữ ký điện tử và gửi đi, mọi thứ sẽ được xử lý nhanh chóng và tiết kiệm thời gian đáng kể.
- TỰ ĐỘNG LƯU TRỮ TÀI LIỆU TRÊN HỆ THỐNG AN TOÀN: Bạn có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng từ bất kỳ đâu. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm và đảm bảo rằng không có tài liệu quan trọng nào bị thất lạc.
- CAM KẾT BẢO MẬT THÔNG TIN: LV-DX eSign sử dụng các phương pháp mã hóa mạnh mẽ và quy trình bảo mật tiên tiến để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn không bị xâm phạm. Tất cả các tài liệu ký số được lưu trữ trên hệ thống đều được bảo vệ bằng cách sử dụng các biện pháp bảo mật hàng đầu trong ngành. Bạn có thể yên tâm rằng thông tin quan trọng của bạn được bảo vệ và chỉ có những người có quyền truy cập mới có thể xem nó.
- CUNG CẤP TÍNH NĂNG ĐA CHỮ KÝ, CHO PHÉP NHIỀU BÊN THAM GIA KÝ VÀ XÁC NHẬN TÀI LIỆU: Có thể thiết lập quy trình ký tự động và theo dõi tiến trình từng bước một. Điều này giúp đảm bảo rằng không có bước nào bị bỏ sót và mọi người đều có thể ký kết và xem tài liệu một cách thuận tiện và hiệu quả.
Trên đây là tất cả những thông tin liên quan đến ký số là gì và cách tạo, sử dụng hiệu quả nhất. Chữ ký số sẽ giải quyết triệt để những bất cập như quy trình rườm rà, thời gian chờ đợi lâu và bảo mật thấp. Từ đó, tối ưu quy trình ký duyệt và đảm bảo an toàn cho tài liệu, hồ sơ, hợp đồng trong doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
