Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhiều người băn khoăn không biết chữ ký nháy là gì và các quy định liên quan đến thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký nháy và nó khác chữ ký chính thức như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn ký nháy văn bản đúng nhất. Hãy cũng Lạc Việt tìm hiểu ngay dưới bài viết sau!
1. Ký nháy là gì?
Chữ ký nháy là chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.
Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường nhưng chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.
Trong thực tế công tác xây dựng và ban hành văn bản ở các cơ quan, nhiều người hiểu hai thuật ngữ “ký tắt” hoặc “ký nháy” có ý nghĩa và tác dụng giống nhau (đều thể hiện chữ ký của người có trách nhiệm – chủ yếu là các cán bộ giúp việc cho thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trong việc kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức).
2. Hướng dẫn ký nháy văn bản chi tiết cho người mới
- Loại thứ nhất: Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản.
Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những hồ sơ có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.
- Hướng dẫn ký nháy văn bản cho loại thứ hai: Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản
Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.
- Hướng dẫn ký nháy văn bản cho loại thứ ba: chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận:
Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.
3. Giá trị pháp lý của ký nháy văn bản
Hiện nay, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.
Người ký nháy văn bản không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.
Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.
4. Tìm hiểu về ký chính thức
Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký.
Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc có một số trường hợp thì không nhất nhiết phải đóng dấu theo quy định của từng cơ quan ban hành văn bản đó.
Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
