Quản lý và lưu trữ tài liệu số hóa đóng vai trò quan trọng, đặc biệt đối với doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả vận hành, giảm thiểu chi phí quản lý giấy tờ. Tuy nhiên, với khối lượng hồ sơ lớn, thời gian hạn chế, đâu là cách scan tài liệu nhanh chóng, chuyên nghiệp mà vẫn đảm bảo tính bảo mật, độ chính xác?
Lạc Việt sẽ gợi ý 3 phương pháp scan tài liệu số lượng lớn tối ưu, nhanh chóng nhất.
1. Scan tài liệu là gì? Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?
1.1 Scan tài liệu là gì?
Scan tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu giấy, hình ảnh hoặc văn bản thành dạng kỹ thuật số thông qua thiết bị máy scan hoặc ứng dụng hỗ trợ. Tài liệu sau khi scan được lưu trữ dưới nhiều định dạng phổ biến như PDF, JPEG hoặc PNG, giúp dễ dàng lưu trữ, quản lý và chia sẻ trên nền tảng số.
Cách scan tài liệu chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp số hóa thông tin, giảm bớt sự phụ thuộc vào tài liệu giấy, từ đó tối ưu hóa quy trình lưu trữ, xử lý. Việc truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, đặc biệt với những tài liệu lớn hoặc lưu trữ lâu năm.
1.2 Vì sao doanh nghiệp cần scan tài liệu
Việc scan tài liệu mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp:
- Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Loại bỏ nhu cầu lưu trữ tài liệu vật lý cồng kềnh, thay vào đó là không gian kỹ thuật số gọn gàng, dễ quản lý.
- Dễ dàng tìm kiếm và truy xuất: Sử dụng phần mềm nhận diện ký tự quang học (OCR), tài liệu sau khi scan có thể tìm kiếm theo từ khóa, giảm thời gian xử lý và tìm kiếm thông tin.
- Tăng tính bảo mật: So với lưu trữ giấy dễ bị mất mát hoặc hư hỏng, tài liệu kỹ thuật số có thể mã hóa và lưu trữ an toàn trên đám mây.
- Hỗ trợ làm việc từ xa: Trong bối cảnh làm việc linh hoạt, tài liệu số hóa cho phép truy cập ở bất kỳ đâu, nâng cao hiệu suất công việc.
2. Khi nào doanh nghiệp cần scan tài liệu?
Trong thời đại số hóa, cách scan tài liệu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi doanh nghiệp muốn chuyển đổi mô hình hoạt động, tối ưu hóa quản lý và tuân thủ yêu cầu pháp lý. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp cần cân nhắc sử dụng dịch vụ scan tài liệu:
Khi khối lượng tài liệu giấy trở nên khó kiểm soát
Theo thời gian, doanh nghiệp thường đối mặt với việc lưu trữ khối lượng tài liệu khổng lồ, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ nhân sự và tài liệu quan trọng khác. Việc quản lý tài liệu giấy thủ công không chỉ chiếm diện tích mà còn dễ dẫn đến thất lạc thông tin.
Cách scan tài liệu chuyển đổi toàn bộ tài liệu giấy thành định dạng số, giúp giảm bớt không gian lưu trữ vật lý và đảm bảo rằng tài liệu luôn được sắp xếp khoa học.
Khi doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy
Văn phòng không giấy (Paperless Office) đang trở thành tiêu chuẩn mới, không chỉ tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp trong việc bảo vệ môi trường. Scan tài liệu là bước đầu trong việc xây dựng hệ thống văn phòng thông minh, nơi tất cả thông tin được lưu trữ dưới dạng số và dễ dàng truy cập trên mọi thiết bị.
Khi có nhu cầu tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin
Quy trình tìm kiếm, chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu giấy truyền thống thường mất nhiều thời gian và gây cản trở cho hiệu suất làm việc.
Sau khi scan, các tài liệu có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System – DMS) để tăng tốc độ truy xuất thông tin và nâng cao tính chính xác.
Khi cần tuân thủ quy định pháp lý về lưu trữ dữ liệu
Các ngành như tài chính, y tế và pháp lý thường có yêu cầu nghiêm ngặt về lưu trữ, bảo mật tài liệu, với thời gian lưu trữ có thể kéo dài từ 5 đến 50 năm. Chuyển đổi tài liệu giấy thành file số không chỉ đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý mà còn giảm rủi ro hư hỏng hoặc thất thoát dữ liệu theo thời gian.
Khi có nhu cầu tăng tốc quy trình chuyển đổi số
Scan tài liệu là bước khởi đầu giúp doanh nghiệp xây dựng cơ sở hạ tầng số hóa toàn diện, tạo nền tảng cho việc triển khai các công nghệ như OCR (nhận diện ký tự), chatbot AI và tích hợp hệ thống quản lý thông tin.
3. 3 Cách scan tài liệu số lượng lớn, nhanh chóng cho doanh nghiệp
Khi đối mặt với khối lượng lớn tài liệu cần số hóa, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn tùy theo nhu cầu, quy mô và ngân sách. Dưới đây là ba phương pháp phổ biến, giúp bạn so sánh, lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
3.1. Sử dụng máy scan chuyên dụng
Cách scan tài liệu bằng máy chuyên dụng là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và lớn cần scan số lượng lớn tài liệu với tốc độ nhanh, chất lượng cao. Các dòng máy hiện đại thường được trang bị tính năng như:
- Tốc độ quét cao: Một số thiết bị có thể quét từ 60 đến 120 trang mỗi phút (ppm), lý tưởng cho các văn phòng cần xử lý hàng ngàn trang tài liệu mỗi ngày.
- Tích hợp phần mềm OCR: Cho phép nhận diện văn bản và lưu trữ dưới dạng file có thể tìm kiếm, giúp dễ dàng truy xuất thông tin.
- Hỗ trợ nhiều định dạng giấy: Từ khổ A4 đến hóa đơn nhỏ, phiếu nhập liệu.
Ưu điểm:
- Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian với tài liệu số lượng lớn.
- Chất lượng hình ảnh rõ nét, đặc biệt phù hợp cho các tài liệu quan trọng.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư cao: Giá thành máy scan chuyên dụng dao động từ vài chục triệu đến hàng trăm triệu đồng.
- Đòi hỏi kỹ thuật vận hành: Cần nhân viên có kiến thức để sử dụng và bảo trì thiết bị.
3.2. Scan qua ứng dụng di động
Các ứng dụng scan tài liệu trên di động ngày càng được ưa chuộng nhờ tính linh hoạt, tiện lợi. Một số app phổ biến bao gồm:
- Adobe Scan: Ứng dụng miễn phí với khả năng tự động nhận diện mép giấy, tích hợp OCR để tìm kiếm văn bản.
- CamScanner: Cung cấp các tính năng nâng cao như chỉnh sửa ảnh, ghép file PDF.
- Microsoft Lens: Tích hợp liền mạch với dịch vụ của Microsoft 365, rất tiện cho doanh nghiệp đã sử dụng hệ sinh thái này.
Cách scan tài liệu này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm làm việc từ xa không muốn đầu tư máy móc đắt tiền. Tuy nhiên, hiệu suất không cao khi cần scan khối lượng tài liệu lớn. Ngoài ra, chất lượng scan có thể không đồng đều do phụ thuộc vào camera của thiết bị di động.
3.3. Dịch vụ scan chuyên nghiệp
Dịch vụ scan chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp cần số hóa tài liệu khối lượng lớn một cách nhanh chóng, hiệu quả mà không phải đầu tư chi phí ban đầu cho thiết bị hay nguồn lực. Với sự hỗ trợ từ các thiết bị scan hiện đại và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, cách scan tài liệu chuyên nghiệp đảm bảo tốc độ xử lý cao, đáp ứng được tiến độ công việc gấp rút của doanh nghiệp.
Đồng thời, các đơn vị cung cấp dịch vụ luôn cam kết quy trình bảo mật chặt chẽ, hạn chế tối đa nguy cơ rò rỉ thông tin, đặc biệt phù hợp với những ngành yêu cầu bảo mật cao như tài chính, y tế hoặc pháp lý. Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn tiết kiệm được chi phí đáng kể khi không phải đầu tư máy móc hoặc đào tạo nhân sự vận hành.
Đối với những doanh nghiệp muốn tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi, thuê ngoài dịch vụ scan chuyên nghiệp không chỉ là lựa chọn hợp lý mà còn là bước đệm quan trọng trong hành trình số hóa và xây dựng văn phòng không giấy.
Dịch vụ scan chuyên nghiệp của Lạc Việt là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn mà không phải lo lắng về chi phí đầu tư thiết bị hay nguồn lực vận hành.
4. Quy trình scan tài liệu CHUẨN – BẢO MẬT tuyệt đối tại Lạc Việt
Dịch vụ scan tài liệu tại Lạc Việt được thiết kế với quy trình chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính hiệu quả, tốc độ xử lý nhanh chóng và bảo mật thông tin tuyệt đối. Quy trình này bao gồm 4 bước chính:
Bước 1: Tiếp nhận tài liệu từ khách hàng
Tài liệu được đội ngũ của Lạc Việt tiếp nhận một cách cẩn thận, bao gồm việc phân loại, kiểm tra số lượng và tình trạng vật lý.
Sau đó, toàn bộ tài liệu sẽ được niêm phong và ghi nhận thông tin chi tiết trong hệ thống quản lý nội bộ. Quy trình cách scan tài liệu này giúp hạn chế tối đa nguy cơ thất lạc hoặc nhầm lẫn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có tài liệu nhạy cảm hoặc yêu cầu bảo mật cao.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần scan
Trước khi tiến hành scan, các hồ sơ sẽ được chuẩn bị kỹ lưỡng. Đội ngũ chuyên viên xử lý tài liệu của Lạc Việt sẽ thực hiện các công đoạn như tháo bỏ ghim kẹp, phân loại theo danh mục, kiểm tra từng trang để đảm bảo tài liệu sẵn sàng cho quá trình quét.
Đối với các tài liệu có kích thước đặc biệt hoặc tình trạng cũ, chuyên viên sẽ sử dụng các kỹ thuật xử lý phù hợp nhằm đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt nhất.
Bước 3: Tiến hành scan
Sử dụng các thiết bị scan chuyên dụng với tốc độ cao, tài liệu được quét thành file kỹ thuật số với độ phân giải cao, đảm bảo độ sắc nét và đầy đủ chi tiết. Cách scan tài liệu của Lạc Việt là sử dụng các phần mềm tích hợp OCR (Nhận diện ký tự quang học) để chuyển đổi tài liệu giấy thành văn bản kỹ thuật số, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của khách hàng, file scan có thể được định dạng theo tiêu chuẩn phổ biến như PDF, TIFF hoặc JPEG, phục vụ nhiều mục đích sử dụng khác nhau.
Bước 4: Kiểm tra chất lượng
Đây là bước quan trọng để đảm bảo kết quả cuối cùng đạt chất lượng cao nhất. Mỗi file scan sẽ được kiểm tra cẩn thận bởi đội ngũ chuyên viên, đảm bảo không bị mờ, thiếu trang hoặc sai định dạng. Sau khi kiểm tra, tài liệu số hóa sẽ được sắp xếp, gắn thẻ (tagging) theo cấu trúc dữ liệu do khách hàng yêu cầu, giúp quá trình lưu trữ, tra cứu trở nên đơn giản và hiệu quả.
5. Số hóa tài liệu toàn diện với dịch vụ Lạc Việt
Quá trình số hóa tài liệu không chỉ đơn thuần là cách scan tài liệu hay chuyển đổi từ giấy sang dạng số mà còn bao gồm việc xử lý, quản lý, tích hợp tài liệu vào các hệ thống công nghệ hiện đại. Dịch vụ số hóa tài liệu toàn diện tại Lạc Việt mang đến giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, quản trị thông tin.
Dịch vụ số hóa tài liệu OCR của Lạc Việt sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự tiên tiến, có khả năng chuyển đổi hình ảnh, tài liệu scan thành văn bản số với độ chính xác cao, hỗ trợ đa ngôn ngữ, kể cả Tiếng Việt có dấu. Bên cạnh đó, còn có một số tính năng nổi bật sau:
- Chuyển đổi tài liệu giấy thành văn bản kỹ thuật số: Công nghệ OCR không chỉ quét mà còn nhận diện chính xác các ký tự trong tài liệu, từ đó chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa, tìm kiếm được. Điều này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp cần số hóa khối lượng tài liệu lớn.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Công nghệ OCR của Lạc Việt được thiết kế để xử lý nhiều ngôn ngữ khác nhau, phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trên thị trường quốc tế.
- Xuất dữ liệu đa dạng định dạng: File số hóa có thể được xuất dưới dạng Word, Excel, hoặc PDF, đáp ứng nhu cầu sử dụng khác nhau của doanh nghiệp, từ lưu trữ, chỉnh sửa cho đến báo cáo.
Lạc Việt không chỉ cung cấp các dịch vụ cơ bản mà còn mở rộng khả năng số hóa với công nghệ AI tiên tiến, bao gồm:
- Dịch thuật tự động: Với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo, tài liệu số hóa có thể được dịch nhanh chóng, chính xác. Hệ thống dịch thuật của Lạc Việt hỗ trợ hơn 87 ngôn ngữ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí khi xử lý tài liệu quốc tế.
- Chatbot AI: Chatbot thông minh của Lạc Việt được tích hợp để hỗ trợ truy vấn dữ liệu. Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm, khai thác tài liệu trong kho lưu trữ số thông qua chatbot, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu thời gian tìm kiếm thủ công.
Việc scan tài liệu số lượng lớn không chỉ là bước đầu tiên trong hành trình số hóa mà còn là giải pháp thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất, bảo mật thông tin. Tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô, doanh nghiệp nên chọn cách scan tài liệu phù hợp để đạt hiệu quả tối ưu nhất. Đặc biệt, với giải pháp số hóa toàn diện từ Lạc Việt, doanh nghiệp không chỉ được hỗ trợ quy trình scan chuẩn mực mà còn tận dụng được các công nghệ tiên tiến như OCR, dịch thuật tự động và chatbot AI.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
