Bạn luôn cảm giác bất tiện khi phải mang theo USB token mỗi khi cần ký một tài liệu quan trọng? Hay phải luôn kè kè máy tính, laptop mỗi khi đi công tác vì sợ chậm trễ quy trình ký? Sự xuất hiện của hình thức ký số từ xa cho phép doanh nghiệp ký duyệt hợp đồng, tài liệu mọi lúc mọi nơi mà không cần USB token.
Vậy ký số điện tử từ xa là gì? Đâu là giải pháp an toàn, tối ưu cho doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau của Lạc Việt nhé!
1. Ký số từ xa là gì?
Ký số từ xa (remote signature) còn được biết đến với các tên gọi khác như chữ ký số trực tuyến, chữ ký điện tử không cần USB token và chữ ký điện tử di động…. Một loại chữ ký kỹ thuật số mới sử dụng một loại công nghệ mới dựa trên công nghệ đám mây để ký điện tử mà không cần bất kỳ phần cứng nào.
Với chữ ký số điện tử, người dùng không cần sử dụng USB token hoặc thẻ SIM để ký. Mà có thể thực hiện ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng của mình.
Người dùng chữ ký số bao gồm các tổ chức kinh doanh, các cá nhân trong một tổ chức và các cá nhân muốn ký các văn bản và hợp đồng.
2. Điểm khác biệt của ký số từ xa với các hình thức ký số khác
Hiện nay, trên thị trường có 4 loại hình chữ ký số được các đơn vị chứng thực chữ ký số cấp phép sử dụng cho doanh nghiệp, cá nhân: Chữ ký số từ xa, USB Token, Smart Card, HSM.
Điểm khác biệt chính giữa ký số remote và 3 hình thức còn lại là không phụ thuộc vào phần cứng, không cần USB token, tính bảo mật cao và tiện lợi có thể xử dụng ở bất kỳ nơi đâu.
Những điểm khác biệt chi tiết sẽ được trình bày qua bảng so sánh dưới đây.
| Tiêu chí | Chữ ký số từ xa | USB Token | Smart Card | HSM |
| Lưu trữ khóa cá nhân | Trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ | Lưu trên USB Token | Lưu trên thẻ thông minh (Smart Card) | Lưu trữ tập trung trong phần cứng bảo mật (HSM) |
| Phụ thuộc thiết bị phần cứng | ❌Không | ✅Có | ✅Có | ✅Có |
| Ký số online | ✅Có | ❌Không | ✅Có | ✅Có |
| Hình thức xác thực | Qua OTP, 2FA | Nhập mã PIN trực tiếp vào USB | Nhập mã PIN qua đầu đọc thẻ | Xác thực qua giao diện quản lý HSM |
| Tính tiện lợi | Linh hoạt, dễ dàng sử dụng mọi lúc, mọi nơi | Cần kết nối USB với thiết bị | Cần đầu đọc thẻ và thẻ Smart Card | Chỉ sử dụng trong hệ thống lớn hoặc doanh nghiệp |
| Tính bảo mật | Theo Tiêu chuẩn eIDAS EU. Nhà cung cấp có nghĩa vụ bảo mật và xác thực | Khóa bảo mật được lưu trữ tại Token do người dùng giữ | Người dùng giữ Khóa bảo mật (qua OTP về sim) | Khóa bảo mật được lưu trữ trong thiết bị HSM do người dùng giữ |
| Chi phí | Trả phí dịch vụ theo gói, không cần mua thiết bị | Mua USB Token ban đầu và cấp mới khi hết hạn | Chi phí thẻ Smart Card và đầu đọc thẻ | Chi phí cao, chỉ dùng cho hệ thống lớn |
| Tích hợp hệ thống | Dễ tích hợp với các hệ thống trực tuyến, đám mây | Hạn chế hơn, thường chỉ tích hợp với thiết bị cục bộ | Hạn chế do yêu cầu đầu đọc thẻ | Phù hợp với các hệ thống doanh nghiệp lớn |
Qua bảng so sánh trên, có thể nhận thấy ký số điện tử từ xa không cần USB Token, không phụ thuộc vào phần cứng, linh hoạt dễ sử dụng phù hợp với môi trường làm việc trực tuyến và xu hướng chuyển đổi số hiện nay.
Trong khi đó, các hình thức ký số truyền thống như USB Token hay Smartcard lại phù hợp với những môi trường yêu cầu tính bảo mật cao và ít yêu cầu về di chuyển.
3. 4 Đặc điểm nổi bật của ký số từ xa
Khi chuyển sang mô hình giải pháp ký số từ xa, chữ ký điện tử không dùng đến USB token sẽ là một sự thay thế hợp lý và sẽ càng phát triển phổ biến hơn. Vì, chỉ chữ ký điện tử từ xa mới cho phép người dùng ký điện tử mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị với mức độ tin cậy và bảo mật vượt trội. Mà không phải bảo quản thiết bị lưu khóa hoặc phải sử dụng, tìm kiếm các cổng kết nối thích hợp.
3.1. Không cần dùng đến USB token hoặc SIM
Ưu điểm lớn nhất của ký kỹ thuật số từ xa là nó loại bỏ sự cần thiết của thiết bị phần cứng để ký số trực tiếp trên máy tính hoặc điện thoại của bạn. Điều này cho phép người dùng ký điện tử mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi đang đi du lịch hoặc làm việc tại nhà.
Ngoài ra, việc sử dụng USB token không chỉ gây ra nhiều lỗi mà nếu người dùng làm mất token thì rất nguy hiểm. Khi đó eID của người dùng cũng sẽ bị mất, để lại lỗ hổng cho kẻ gian đánh cắp dữ liệu và mạo danh người dùng.
3.2. Đảm bảo sự bảo mật tuyệt đối
Công nghệ chữ ký số từ xa áp dụng các tiêu chuẩn eIDAS trên cho phép người dùng hoàn toàn tin tưởng vào tính bảo mật của hình thức này, nhất là khi loại chữ ký này còn được xác thực hai yếu tố và định danh thiết bị điện thoại.
Xác thực hai yếu tố ngăn việc đăng nhập tài khoản người dùng dễ dàng thực hiện trên các thiết bị khác nhau, do đó tránh bị lộ tài khoản. Việc nhận dạng, định danh thiết bị giúp đảm bảo rằng chữ ký điện tử chỉ được thực hiện trên các thiết bị đáng tin cậy nhất.
3.3. Giảm chi phí
Theo nghiên cứu của DocuSign, trung bình chữ ký điện tử tiết kiệm được 28 đô la cho mỗi thỏa thuận được ký kết. Việc áp dụng chữ ký điện tử có thể rút ngắn thời gian tạo doanh thu 28%, tiết kiệm chi phí 26% và tăng doanh thu 19% .
Vì không có thiết bị phần cứng nào để sử dụng, người dùng ký số từ xa không cần phải chi thêm tiền để mua USB token. Chi phí này có thể nhỏ nếu công ty của bạn chỉ sử dụng một USB token, nhưng nếu công ty của bạn cần nhân bản nhiều USB token hơn để đáp ứng nhu cầu chữ ký số của nhiều cá nhân / phòng ban cùng một lúc, thì việc sử dụng chữ ký số sẽ tiết kiệm cho công ty của bạn một khoản chi phí đáng kể.
3.4. Số hóa tất cả các văn bản, tài liệu
Chữ ký số sử dụng được trên điện thoại, nên cho phép người dùng số hóa từ xa các loại văn bản, tài liệu, giấy tờ để thực hiện ký điện tử trực tiếp trên thiết bị.
Như vậy, không những quy trình in ấn được đơn giản hóa mà quy trình ký kết, trao đổi hợp đồng và tài liệu trực tiếp cũng đơn giản theo, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người gửi và người nhận tài liệu.
2. Lợi ích và hạn chế của hình thức ký số từ xa không cần USB Token
2.1 Lợi ích của giải pháp ký số từ xa
- Giảm thời gian lưu trữ hồ sơ, thời gian đi lại và chờ đợi, tiết kiệm được các chi phí hành chính.
- Ký các tài liệu: hợp đồng, tài liệu tài chính, báo cáo quản trị,… mọi lúc, mọi nơi
- Phục vụ cho việc gửi tờ khai thuế điện tử, thực hiện các giao dịch điện tử như hải quan, ngân hàng, chứng khoán, an sinh xã hội theo đúng quy định của pháp luật,
- Không thể phủ nhận rằng: Một khi chữ ký điện tử đã được ký, nó không thể bị xóa hoặc thay thế.
- Tiết kiệm thời gian chuyển hồ sơ, tài liệu đã ký hoặc đang chờ xử lý cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý, v.v.
2.2 Hạn chế
- Đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư cơ sở hạ tầng thiết bị, đường truyền mạng ổn định để đảm bảo quy trình ký duyệt không bị gián đoạn.
- Nếu xảy ra sai sót hoặc giả mạo thì quá trình chứng minh chữ ký số sẽ phức tạp và tốn nhiều thời gian.
4. LV-DX eSign – Giải pháp ký số điện tử không cần USB Token chuyên nghiệp nhất hiện nay
LV-DX eSign là giải pháp phần mềm ký số trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý.
Hệ thống cung cấp chức năng xét duyệt từ xa thông qua các thiết bị truy cập Internet như: máy tính bảng, điện thoại thông minh, giúp cho cấp lãnh đạo xét duyệt, ra quyết định điều hành doanh nghiệp từ xa, dù kể cả đang đi công tác nước ngoài.
Trên giao diện LV-DX eSign, mỗi yêu cầu xét duyệt đều kèm theo chứng từ chi tiết, được lưu trữ dưới dạng PDF để kiểm tra và theo dõi trách nhiệm của lãnh đạo – nhân viên. Thông tin yêu cầu xét duyệt – xét duyệt thành công – từ chối xét duyệt đều được gửi qua thông báo hệ thống hoặc Email / SMS đến người dùng.
Mỗi tài khoản người dùng, tùy theo phân quyền đều có 3 nội dung liên quan đến trình ký xét duyệt gồm:
- Trình ký: Những chứng từ, nghiệp vụ do người dùng lập cần trình ký. Người dùng cũng có thể xem những chứng từ, nghiệp vụ yêu cầu xét duyệt của mình đang ở trạng thái nào, được chuyển lên cấp nào hoặc lý do từ chối…
- Xét duyệt: Chứng từ, nghiệp vụ, người dùng được quyền hoặc cấp quyền xét duyệt, có thẩm quyền xét duyệt hay từ chối xét duyệt trả về.
- Lịch sử xét duyệt: Người dùng có thể xem lại chứng từ gốc, nội dung đã xét duyệt của mình.
Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân ký điện tử, lập hóa đơn, kê khai thuế, khai báo hải quan, bảo hiểm xã hội… nhanh hơn, tiện lợi hơn ngay cả trên điện thoại di động.
Có thể thấy chữ ký số từ xa đã vượt qua giới hạn của định nghĩa chữ ký số truyền thống và trở thành công nghệ chữ ký số hiện đại, mang lại giá trị thiết thực lớn nhất cho người dùng. Sử dụng chữ ký số không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp doanh nghiệp ứng dụng những công nghệ mới nhất để trở thành nhà vô địch trong cuộc đua chuyển đổi số.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
