Phân công công việc hiệu quả cho nhân viên là một trong những kỹ năng quan trọng của nhà quản lý, lãnh đạo nhưng không phải ai cũng thực hiện giao việc tốt.
Đây đều là những vấn đề mà các nhà lãnh đạo đang áp dụng phương pháp quản lý giao việc truyền thống gặp phải, liệu bạn có đang nằm trong số này?
- Không nắm được tiến độ thực hiện sau khi giao việc
- Lo lắng nhân viên không làm tốt khi phân công một công việc mới
- Mơ hồ về các hoạt động dự án công việc mà nhân viên đang làm do có các báo cáo tổng quan, chi tiết realtime mà phải đợi nhân viên làm báo cáo mỗi tuần, mỗi tháng, quý, …
- Công việc chậm trễ do thường xuyên công tác, công thể ký duyệt giấy tờ các dự án.
Vậy đâu là giải pháp phân chia công việc hiệu quả? Cùng Lạc Việt theo dõi ngay trong bài viết này.
1. Phân công công việc là gì? Nguyên tắc phân chia hiệu quả
Phân công công việc là quá trình phân tích, sắp xếp và phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm hay quyền hạn cho các cá nhân hoặc nhóm trong tổ chức nhằm đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả.
Phân công nhiệm vụ minh bạch tạo ra sự rõ ràng về trách nhiệm, cải thiện hiệu suất và đảm bảo rằng mỗi thành viên trong tổ chức đều biết được vai trò của mình.
Nguyên tắc phân công công việc hiệu quả
- Đúng người, đúng việc: Phân công nhiệm vụ dựa trên năng lực, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn của từng cá nhân.
- Rõ ràng và cụ thể: Đưa ra nhiệm vụ rõ ràng, dễ hiểu, tránh mơ hồ. Điều này giúp nhân viên nắm rõ yêu cầu và kỳ vọng từ quản lý.
- Cân bằng khối lượng công việc: Đảm bảo rằng mỗi nhân viên có khối lượng công việc hợp lý, không quá tải cũng không quá ít việc.
- Giám sát tiến độ công việc realtime: Nắm bắt chính xác quá trình thực hiện của từng nhân viên, từ đó phát hiện sớm các vấn đề và có biện pháp xử lý ngay.
- Yêu cầu nhân viên phản hồi và báo cáo công việc: Cấp quản lý hiểu rõ những khó khăn, tiến độ và các bước tiếp theo trong công việc.
2. Vì sao doanh nghiệp cần phân công công việc hiệu quả?
Không chỉ người phân công mà người nhận nhiệm vụ đều nhận được những lợi ích thiết thực khi công việc được phân chia hợp lý. Cụ thể như sau:
Đối với người phân công
- Nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ.
- Giảm thiểu khối lượng công việc cá nhân, tập trung thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng khác.
- Nắm bắt được tình hình thực tế một cách liên tục, từ đó có thể kiểm soát tốt hơn và đưa ra những điều chỉnh kịp thời khi phát sinh vấn đề
- Tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng, khuyến khích sự chủ động và nâng cao khả năng làm việc độc lập, từ đó xây dựng một đội ngũ kế thừa có năng lực tốt.
- Xác định được thế mạnh và hạn chế của nhân viên.
Đối với người được phân công
- Nhân viên có cơ hội thử thách bản thân với các nhiệm vụ mới.
- Nhân viên biết chính xác nhiệm vụ của mình, tránh sự chồng chéo công việc với đồng nghiệp.
- Có cơ hội để thể phát huy tối đa khả năng và học hỏi thêm về chuyên môn.
- Có thêm động lực, tinh thần làm việc tốt hơn khi được sếp tin tưởng trao quyền.
3. 5 Phương pháp phân công công việc hiệu quả x5 hiệu suất
Trước khi áp dụng các giải pháp công nghệ được đề cập bên dưới, Lạc Việt gợi ý cho bạn 5 phương pháp phân công giao việc đạt hiệu quả tốt nhất.
3.1 Bạn cần hiểu rõ năng lực của nhân viên
Bạn đã từng nghe câu chuyện nổi tiếng “hãy giao việc khó cho người lười” của tỷ phú Bill Gates, ông đã nói “Tôi luôn chọn những người lười biếng cho những công việc khó khăn. Bởi vì họ luôn biết cách tìm ra những con đường dễ dàng nhất để thực hiện nó.”
Điểm đặc biệt ở đây không phải là chọn người lười để giao việc khó mà Bill Gates hiểu nhân viên của mình như thế nào, năng lực của họ tới đâu, liệu họ có phải là một người có năng lực sáng tạo ra các phương pháp nhanh, không cần tốn quá nhiều thời gian nhưng vẫn đạt được hiệu quả công việc.
Như vậy việc hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên rất quan trọng để phân công công việc hiệu quả đúng với năng lực, kỹ năng mà họ đang có.
3.2 Xây dựng các tiêu chuẩn về thời gian công việc
Định luật Parkinson đã đưa ra một nhận định rằng “công việc sẽ mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian mà chúng ta đã đặt ra cho nó”. Cho dù là công việc đơn giản cũng sẽ trở nên phức tạp khi không có một quy chuẩn thời gian cụ thể hoặc đặt ra thời gian quá dài để hoàn thành.
Việc thiết lập các tiêu chuẩn thời gian cho task công việc sẽ giúp gia tăng năng suất công việc một cách hiệu quả. Vấn đề mà lãnh đạo cần làm là nhận định được đâu là quy chuẩn thời gian phù hợp để nhân viên không bị quá tải.
Ví dụ, một nhiệm vụ như “Soạn thảo báo cáo bán hàng tháng” thường có thể mất từ 4-6 giờ để hoàn thành nếu có đầy đủ dữ liệu và quy trình chuẩn hóa. Tuy nhiên, nếu không có quy định thời gian rõ ràng, nhân viên có thể mất nhiều ngày chỉ để làm việc này, do cảm giác không bị giới hạn về thời gian. Ngược lại, nếu thời gian quy định quá ngắn, chỉ 1-2 giờ, nhân viên sẽ dễ rơi vào tình trạng căng thẳng và không đạt được kết quả chất lượng.
Vì vậy, việc thiết lập khoảng thời gian hợp lý từ 4-6 giờ là phù hợp, đảm bảo nhân viên có đủ thời gian để hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà không bị quá tải.
3.3 Xác định đâu là công việc cần ưu tiên
Xác định mức độ ưu tiên trong công việc là một trong những yếu tố quan trọng để hoàn thành mục tiêu, điều này được thể hiện rõ qua một loạt các phương pháp của các nhà quản trị nổi tiếng như Phương pháp ivy lee, Quy luật 80/20; Nguyên tắc 4D,…
Những phương pháp này đều có một điểm chung chính là tập trung hoàn thành các công việc quan trọng, công việc được ưu tiên, những công việc này sẽ ảnh hưởng đến 80% việc hoàn thành mục tiêu.
Ví dụ bạn là trưởng phòng dự án và có 10 nhiệm vụ cần hoàn thành trong tuần. Theo quy luật 80/20, 80% kết quả đến từ 20% nhiệm vụ quan trọng nhất. Bạn có thể xác định rằng việc gặp gỡ khách hàng chiến lược và hoàn tất kế hoạch triển khai dự án là những công việc ưu tiên hàng đầu, vì chúng sẽ ảnh hưởng lớn đến tiến độ dự án và doanh thu của công ty. Trong khi đó, các công việc như trả lời email thông thường hoặc thảo luận nội bộ nhỏ lẻ có thể được thực hiện sau.
3.4 Đưa ra deadline cho công việc
Không cần nói quá nhiều về vấn đề đặt deadline, đây là nguyên tắc cần thực hiện khi phân công công việc cho nhân viên.
Deadline sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, tránh tình trạng trì hoãn. Deadline chính là áp lực nhưng cũng là yếu tố giúp nhân viên tập trung tối đa vào công việc, tránh tình trạng sao nhãng gây giảm hiệu suất.
Nhiều nhà quản lý thường quản trị theo phương pháp này, chỉ tập trung vào thời gian hoàn thành và kết quả mà nhân viên đạt được, không quan trọng quá trình thực hiện như thế nào.
3.5 Theo dõi tiến độ, kết quả công việc
Để biết được bạn có đang phân công công việc hiệu quả cho nhân viên hay không thì yếu tố về tiến độ và kết quả công việc sẽ giúp bạn biết được tính hiệu quả sau giao việc.
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng các phương pháp truyền thống như dùng Excel, word,… để báo cáo, theo dõi tiến độ công việc. Cách thức này gây ra nhiều vấn đề trong việc quản lý hiệu suất nhân viên “rời rạc”, các dữ liệu không được kết nối thống nhất. Một hệ lụy dẫn đến chính là lãnh đạo không có đủ thông tin để đưa ra các quyết định đúng đắn.
Giải pháp tối ưu nhất đó là giao việc ngay trên quy trình với LV-DX Dynamic Workflow. Phần mềm cho phép lập bộ công việc chuẩn theo từng bước quy trình, lập deadline cho từng giai đoạn thực hiện. Đặc biệt, LV-DX Dynamic Workflow cung cấp các báo cáo tiến độ theo công việc, theo dự án real-time, quản lý todolist cá nhân/nhóm trực quan nhiều dạng. Ngoài ra, hệ thống còn có cơ chế cảnh báo đa dạng tùy theo tình trạng công việc: sắp thực hiện, đúng hạn, quá hạn … giúp cấp quản lý kiểm soát và thực hiện hiệu quả.
4. Mẫu phân công công việc hiệu quả bằng Excel chuyên nghiệp
Việc sử dụng Excel để phân công công việc không chỉ giúp quản lý công việc hiệu quả mà còn tạo ra một công cụ trực quan, dễ dàng theo dõi và điều chỉnh. Dưới đây là một số mẫu phân công công việc thường được sử dụng trong các doanh nghiệp, phù hợp với từng mục tiêu quản lý và theo dõi tiến độ.
4.1 Mẫu phân công công việc theo dự án bằng Excel
Mẫu phân công công việc theo dự án giúp cấp quản lý phân chia công việc một cách rõ ràng, dễ theo dõi và đảm bảo tiến độ.
Với mẫu này, các nhiệm vụ trong dự án được liệt kê chi tiết, kèm theo các miền thông tin sau:
- Tên dự án
- Tên người thực hiện
- Mức độ ưu tiên
- Ngày bắt đầu dự án, ngày kết thúc dự án
- % Tiến độ công việc
- Tình trạng công việc (Done/Not done)
Mẫu này không chỉ giúp quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ mà còn tạo điều kiện cho các thành viên dự án phối hợp chặt chẽ, đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch.
4.2 Mẫu phân công công việc theo tuần Excel
Đây là giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý và theo dõi tiến độ công việc hàng tuần. Với mẫu phân công công việc hiệu quả này, các nhiệm vụ được sắp xếp theo từng ngày trong tuần, cùng với thông tin về người phụ trách, thời hạn và tình trạng hoàn thành.
4.3 Mẫu phân công nhiệm vụ theo tháng biểu đồ Gantt
Mẫu phân công nhiệm vụ theo tháng dưới dạng biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng thể về thời gian thực hiện của từng nhiệm vụ, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần.
Bên cạnh các thông tin như tên nhiệm vụ, người thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc, mẫu phân chia nhiệm vụ này còn cung cấp biểu đồ trực quan thể hiện khung thời gian của từng công việc.
Tải ngay MẪU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CHUYÊN NGHIỆP, GIAO DIỆN ĐẸP MẮT
5. Lãnh đạo gặp khó khi phân công giám sát giao việc liên phòng ban – GIẢI PHÁP
Trong một doanh nghiệp, việc phối hợp công việc giữa các bộ phận hoặc giao việc liên phòng ban là hoạt động thường xuyên lãnh đạo cần điều phối trong hoạt động vận hành.
Tuy nhiên, nhiều lãnh đạo “gặp khó” trong vấn đề thực hiện phân công công việc hiệu quả liên phòng ban và hoạt động giám sát, theo dõi tiến độ sau giao việc với cách quản trị công việc truyền thống.
- Các công cụ quản lý công việc truyền thống như bảng tính Excel hay giấy tờ thường không đáp ứng đủ nhu cầu trong việc theo dõi và quản lý tiến độ công việc phức tạp. Chúng dễ gây ra sự thiếu đồng bộ, không minh bạch, khó khăn trong việc cập nhật thông tin kịp thời.
- Khi giao việc liên bộ phận, thông tin có thể không được truyền đạt rõ ràng, nhất quán giữa các phòng ban có thể gây ra sự hiểu lầm dễ dẫn đến công việc không được hoàn thành đúng hạn hoặc không đạt chất lượng mong muốn.
- Nhiều lãnh đạo gặp khó khăn trong việc sử dụng các phần mềm theo dõi tiến độ công việc hoặc không có hệ thống giám sát hiệu quả, dẫn đến việc không thể kiểm soát được tiến độ, chất lượng công việc.
Vậy làm thế nào để biết được hiệu quả sau khi phân công giao việc? Đánh giá hiệu suất vận hành bằng cách nào?
LV-DX Dynamic Workflow giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu sau phân công công việc toàn diện như thế nào?
Sử dụng LV-DX Dynamic Workflow sẽ giúp doanh nghiệp ĐƠN GIẢN HÓA quá trình thực hiện chuyển đổi số trở nên nhanh chóng, hoạt động có hiệu quả, tối ưu chi phí.
|
Liên hệ với Lạc Việt để đăng ký demo miễn phí phần mềm LV-DX Dynamic Workflow để phân công công việc hiệu quả, đánh giá hiệu suất vận hành của toàn doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống tinh gọn duy nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
