Quản lý chấm công nhân sự là một phần quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm chấm công, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc, quản lý thời gian làm việc của nhân viên và giảm thiểu sai sót trong việc tính toán lương thưởng.
Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ điểm qua các hệ thống chấm công được nhiều doanh nghiệp dùng nhất trên thị trường hiện nay.
Bảng so sánh 7 Phần mềm chấm công được dùng nhiều nhất 2024
| Tên phần mềm | Tính năng chấm công chính | Bảng chi phí các gói | Đối tượng doanh nghiệp |
| Lạc Việt SureHCS | Chấm công qua GPS, WiFi, nhận diện khuôn mặt, quản lý ca làm việc, tự động hóa quy trình chấm công. | Liên hệ để báo giá tùy theo nhu cầu doanh nghiệp. | Doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia. |
| Wise Eye On 39 | Chấm công qua vân tay, thẻ từ, quản lý thời gian lịch trình làm việc, báo cáo chi tiết thời gian làm việc. | Từ 3.000.000 VND/thiết bị (mua thiết bị chấm công riêng lẻ, không kèm gói dịch vụ phần mềm). | Doanh nghiệp vừa và nhỏ yêu cầu chấm công truyền thống. |
| AMIS Chấm công | Chấm công qua di động, GPS, QR Code, quản lý ca làm việ, lịch trình, tích hợp với AMIS HRM. |
| Doanh nghiệp vừa và lớn. |
| FastWork Timesheet | Chấm công qua di động (GPS), QR Code, quản lý ca làm việc, báo cáo thời gian làm việc, hiệu suất. |
| Doanh nghiệp vừa và nhỏ. |
| Tanca | Chấm công qua GPS, nhận diện khuôn mặt, quản lý ca làm việc, báo cáo thời gian thực, tích hợp với HRM. |
| Doanh nghiệp vừa và nhỏ. |
| ACheckin | Chấm công qua QR Code, GPS, WiFi, quản lý ca làm việc, báo cáo thời gian làm việc. |
| Doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. |
| TSheets (QuickBooks) | Chấm công qua di động, GPS, quản lý ca làm việc, báo cáo thời gian thực, tích hợp với QuickBooks. |
| Doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là làm việc từ xa. |
Nhận xét chung:
- Lạc Việt SureHCS và TSheets (QuickBooks Time) là những giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp lớn, đặc biệt phù hợp với các tổ chức đa quốc gia hoặc có quy mô nhân sự lớn.
- Wise Eye On 39 là lựa chọn đơn giản hơn, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, muốn sử dụng thiết bị chấm công vật lý.
- AMIS Chấm công, FastWork Timesheet, Tanca là các giải pháp phần mềm với mức giá linh hoạt, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- ACheckin nổi bật với các tính năng cơ bản. chi phí thấp, lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt là những doanh nghiệp muốn thử nghiệm giải pháp chấm công trước khi mở rộng quy mô.
1. Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công là một công cụ được thiết lập giúp doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác. Thay vì sử dụng các phương pháp thủ công như ghi chép sổ sách hoặc nhập liệu trên bảng tính, hệ thống chấm công cung cấp một nền tảng số hóa toàn diện để theo dõi thời gian vào/ra, thời gian làm việc thực tế, các ca làm của nhân viên.
Công cụ này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc tính lương, phúc lợi.
2. Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng chấm công bằng phần mềm
2.1 Giảm thiểu sai sót trong quản lý thời gian làm việc
Các ứng dụng chấm công giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, hạn chế tối đa những sai sót thường gặp khi thực hiện thủ công. Với phần mềm này, thời gian vào/ra của nhân viên được ghi nhận theo thời gian thực thông qua nhiều phương thức như vân tay, thẻ từ, hoặc nhận diện khuôn mặt. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác, mà còn giảm thiểu tình trạng gian lận giờ làm việc như việc nhờ đồng nghiệp chấm công hộ, một trong những vấn đề phổ biến trong các mô hình quản lý truyền thống.
2.2 Tăng hiệu quả quản lý nhân sự
Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về giờ làm việc, thời gian nghỉ phép, năng suất làm việc của nhân viên, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình nhân sự trong thời gian thực. Thay vì phải tổng hợp dữ liệu thủ công hoặc dựa vào sổ sách, phòng nhân sự có thể sử dụng các báo cáo tự động để đưa ra quyết định chính xác hơn.
Ngoài ra, hệ thống này còn giúp quản lý được thời gian làm thêm giờ (OT), từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí lương thưởng phụ cấp. Với những báo cáo chấm công trực quan, doanh nghiệp cũng có thể phân tích điều chỉnh lịch làm việc của các bộ phận, cải thiện hiệu quả sử dụng nguồn lực.
2.3 Hỗ trợ quản lý từ xa và làm việc linh hoạt
Trong bối cảnh làm việc từ xa (remote), mô hình làm việc kết hợp (hybrid) ngày càng phổ biến, phần mềm chấm công đã trở thành công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp. Với các tính năng chấm công qua ứng dụng di động hoặc dựa trên định vị GPS, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi giờ làm việc của nhân viên ngay cả khi họ làm việc từ xa hoặc tại các chi nhánh khác nhau.
Điều này không chỉ tạo điều kiện cho sự linh hoạt trong công việc, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa làm việc dựa trên kết quả thay vì phải giám sát giờ giấc trực tiếp. Nhân viên có thể chủ động hơn trong việc quản lý thời gian làm việc của mình, từ đó tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
2.4 Tối ưu hóa quy trình tính lương và xử lý vi phạm
Một trong những lợi ích lớn nhất của hệ thống chấm công là khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự (HRM), phần mềm tính lương. Dữ liệu chấm công được đồng bộ tự động, giúp phòng nhân sự dễ dàng tính toán lương thưởng, phụ cấp và khấu trừ các khoản theo đúng quy định. Điều này không chỉ giảm thiểu thời gian xử lý công việc, mà còn tránh được các sai sót trong tính toán lương, một vấn đề nhạy cảm có thể gây mâu thuẫn trong nội bộ.
Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ giám sát quản lý các trường hợp vi phạm giờ làm như đi trễ, về sớm, hoặc nghỉ không phép. Hệ thống có thể tự động ghi nhận đưa ra cảnh báo, từ đó giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các vi phạm, đảm bảo tính minh bạch, kỷ luật trong tổ chức.
3. Top 7 Phần mềm chấm công được nhiều doanh nghiệp dùng 2024
Xem chi tiết 7 công cụ chấm công chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp sử dụng:
3.1 Lạc Việt SureHCS
Lạc Việt SureHCS là một trong những giải pháp quản lý nhân sự toàn diện tại Việt Nam, trong đó, module chấm công SureHCS cung cấp các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý giờ làm việc của nhân viên một cách hiệu quả.
Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm, Lạc Việt đã xây dựng hệ thống SureHCS theo tiêu chuẩn quốc tế, dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm tính lương và quản lý nhân sự.
Các tính năng nổi bật
- Đa phương thức chấm công: Hỗ trợ chấm công qua nhiều phương pháp bao gồm vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt, qua di động với GPS.
- Tích hợp liền mạch với hệ thống HRM, tính lương: Dữ liệu chấm công được tự động chuyển đổi thành giờ công để tính toán lương, phụ cấp, làm thêm giờ (OT). Điều này giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý thủ công, tăng tính chính xác.
- Quản lý nghỉ phép: Hệ thống cho phép nhân viên đăng ký nghỉ phép trực tuyến, đồng thời theo dõi số ngày phép còn lại, giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát xử lý các yêu cầu nghỉ phép.
- Báo cáo chi tiết: Tích hợp công cụ báo cáo với nhiều dạng báo cáo chi tiết về giờ làm, giờ OT, nghỉ phép. Hỗ trợ phân tích xu hướng, giúp nhà quản lý nhìn toàn diện về hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Tính bảo mật cao: Dữ liệu chấm công được mã hóa bảo vệ theo các tiêu chuẩn bảo mật, đồng thời hệ thống phân quyền truy cập rõ ràng đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể tiếp cận dữ liệu nhạy cảm.
Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ
Nhược điểm
- Chi phí triển khai có thể cao đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc startup do phần mềm tập trung vào quản lý nhân sự toàn diện.
- Cần thời gian để làm quen, đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo hệ thống.
Bảng giá phần mềm chấm công Lạc Việt SureHCS
| Gói dịch vụ | Tính năng chính | Chi phí (ước tính) | Phù hợp cho |
| Gói cơ bản |
| Liên hệ để báo giá cụ thể | Doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa |
| Gói nâng cao |
| Liên hệ để báo giá cụ thể | Doanh nghiệp vừa và lớn, yêu cầu tính năng nâng cao |
| Gói toàn diện |
| Liên hệ để báo giá cụ thể | Doanh nghiệp lớn, đa chi nhánh cần giải pháp toàn diện |
| Gói tùy chỉnh (Enterprise) | Tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp, tích hợp các tính năng mở rộng khác như quản lý dự án hoặc đào tạo | Liên hệ để báo giá cụ thể | Doanh nghiệp đặc thù, cần giải pháp tùy chỉnh sâu |
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
3.2 Wise Eye On 39
Wise Eye On 39 là phần mềm chấm công phổ biến tại Việt Nam, chủ yếu được sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Phần mềm này nổi tiếng với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, có thể tích hợp tốt với các thiết bị chấm công như máy quét vân tay, thẻ từ. Wise Eye On 39 giúp doanh nghiệp quản lý giờ giấc làm việc, giờ nghỉ – giờ làm thêm một cách hiệu quả mà không đòi hỏi phải đầu tư quá nhiều chi phí.
Các tính năng nổi bật
- Phần mềm có khả năng tích hợp với các thiết bị chấm công phổ biến như máy chấm công vân tay, thẻ từ đảm bảo ghi nhận giờ vào ra một cách chính xác.
- Quản lý giờ làm việc linh hoạt: theo dõi quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm cả các ca làm việc theo lịch trình, giờ OT, giờ nghỉ phép.
- Xuất báo cáo nhanh chóng: Phần mềm cung cấp các báo cáo cơ bản về giờ làm việc, nghỉ phép, vi phạm giờ làm việc. Doanh nghiệp có thể xuất báo cáo này dưới nhiều định dạng như Excel hoặc PDF để tiện quản lý.
- Tương thích với nhiều loại máy chấm công: Wise Eye On 39 tương thích với nhiều dòng máy chấm công vân tay phổ biến trên thị trường, giúp doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp hoặc sử dụng hệ thống hiện có.
Ưu điểm
- Chi phí thấp: Wise Eye On 39 là một trong những phần mềm chấm công có chi phí hợp lý, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, dễ dàng cài đặt sử dụng mà không đòi hỏi kiến thức công nghệ cao.
Nhược điểm
- Phần mềm chủ yếu tập trung vào chấm công cơ bản thiếu các tính năng nâng cao như tích hợp với hệ thống HRM hoặc quản lý phúc lợi.
- Không hỗ trợ nhận diện khuôn mặt hoặc chấm công GPS
- Mức độ bảo mật thấp hơn so với các phần mềm cao cấp, không có tính năng mã hóa dữ liệu tiên tiến.
Bảng giá các gói:
- Gói cơ bản (Wise Eye On 39): 1.500.000 – 2.000.000 VND/gói (mua một lần), bao gồm phần mềm quản lý chấm công, quản lý nghỉ phép, báo cáo công lương cơ bản.
- Gói nâng cao (Wise Eye On 79): 3.000.000 – 4.000.000 VND/gói, thêm tính năng nâng cao như tự động tính lương, quản lý ca làm việc linh hoạt, báo cáo chuyên sâu.
- Gói Enterprise (Wise Eye Platinum): 5.000.000 – 7.000.000 VND/gói, hỗ trợ đa chi nhánh, tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự, báo cáo phân tích chi tiết.
Lưu ý: Wise Eye sử dụng mô hình thanh toán một lần, nhưng doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí nếu cần hỗ trợ kỹ thuật hoặc nâng cấp phần mềm sau một thời gian sử dụng.
3.3 AMIS Chấm công
AMIS Chấm công là module quản lý chấm công thuộc bộ giải pháp quản trị nhân sự AMIS HRM do công ty MISA phát triển. MISA đã có hơn 25 năm kinh nghiệm trong phát triển phần mềm quản lý, kế toán, cung cấp các giải pháp hiện đại tích hợp toàn diện cho doanh nghiệp.
Các tính năng nổi bật
- Chấm công đa phương thức: Hỗ trợ chấm công qua máy vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt, chấm công từ xa qua GPSgiúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc quản lý giờ làm việc của nhân viên ở nhiều vị trí khác nhau.
- Tự động tính toán giờ công: Hệ thống tự động tính toán giờ công, giờ làm thêm (OT), và nghỉ phép dựa trên dữ liệu chấm công.
- Tích hợp sâu với hệ thống HRM: AMIS chấm công liên kết chặt chẽ với hệ thống AMIS HRM, cho phép đồng bộ dữ liệu từ chấm công sang quản lý lương nhân sự một cách tự động, tối ưu hóa quy trình từ chấm công đến trả lương.
- Cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, giờ OT, vi phạm giờ giấc, tình hình nghỉ phép. Dữ liệu này có thể dễ dàng xuất ra Excel hoặc PDF để phục vụ quản lý lưu trữ.
- Quản lý từ xa: cho phép nhà quản lý giám sát giờ làm việc của nhân viên từ xa, tạo sự thuận tiện cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc linh hoạt.
Nhược điểm
- Phần mềm có thể hơi phức tạp đối với các doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một hệ thống chấm công đơn giản, không cần tích hợp sâu với HRM.
- Chi phí triển khai cao hơn so với một số phần mềm chấm công chỉ cung cấp tính năng cơ bản.
AMIS Chấm công là một phần trong bộ giải pháp AMIS HRM, vì vậy chi phí thường phụ thuộc vào việc doanh nghiệp muốn tích hợp những module nào trong hệ thống quản lý nhân sự.
- Gói cơ bản: Khoảng 2.000.000 – 3.000.000 VND/tháng cho doanh nghiệp nhỏ (bao gồm các tính năng cơ bản như chấm công, quản lý ca làm việc, nghỉ phép).
- Gói nâng cao: Từ 5.000.000 – 7.000.000 VND/tháng tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng tính năng tích hợp (bao gồm tích hợp chấm công với tính lương, báo cáo phức tạp).
- Gói theo yêu cầu: MISA cung cấp các gói tùy chỉnh dựa trên nhu cầu doanh nghiệp lớn hơn, với chi phí có thể từ 10.000.000 VND/tháng trở lên khi yêu cầu tích hợp toàn diện HRM, các giải pháp khác của AMIS.
Lưu ý:
- Chi phí có thể thay đổi dựa trên số lượng nhân viên sử dụng hệ thống.
- AMIS chấm công thường có các chương trình ưu đãi cho doanh nghiệp mới sử dụng hoặc khi ký hợp đồng dài hạn.
3.4 FastWork Timesheet
FastWork Timesheet là phần mềm chấm công nằm trong bộ giải pháp Fast Work, một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện tại Việt Nam. Fast Work được biết đến với các giải pháp quản lý công việc, dự án, nhân sự, module chấm công này giúp doanh nghiệp quản lý giờ làm việc, nghỉ phép, giờ OT của nhân viên một cách hiệu quả, dễ sử dụng.
Các tính năng nổi bật
- Chấm công thông minh: Fast Work hỗ trợ chấm công qua nhiều phương thức như nhận diện khuôn mặt Face ID, quét vân tay, chấm công qua di động với GPS. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý giờ làm việc của nhân viên, kể cả khi họ làm việc từ xa.
- Tự động đồng bộ tính toán công giờ: Phần mềm tự động tổng hợp dữ liệu chấm công từ các thiết bị khác nhau, tính toán giờ làm việc, giờ OT, nghỉ phép, giúp tối ưu hóa quy trình chấm công mà không cần nhập liệu thủ công.
- Quản lý ca làm việc linh hoạt: cho phép tạo quản lý nhiều ca làm việc khác nhau cho nhân viên, bao gồm cả ca đêm, ca xoay, ca linh hoạt, phù hợp với các ngành nghề có yêu cầu về thời gian làm việc phức tạp.
- Cung cấp báo cáo về thời gian làm việc, vi phạm giờ làm, giờ làm thêm một cách chi tiết trực quan. Doanh nghiệp có thể xuất báo cáo theo các định dạng khác nhau để phân tích, đánh giá.
- Tích hợp với các module khác của Fast Work: Dữ liệu chấm công có thể dễ dàng tích hợp với các giải pháp khác của Fast Work như quản lý công việc, tính lương, quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa toàn bộ hệ thống.
Nhược điểm
- Tính năng báo cáo chi tiết, phân tích dữ liệu có thể không mạnh mẽ bằng các phần mềm quản lý nhân sự cao cấp khác.
- Không phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhu cầu quản lý nhân sự toàn diện hoặc cần tích hợp với các hệ thống ERP lớn hơn.
Giá các gói của phần mềm
- Gói cơ bản: Khoảng 30.000 – 50.000 VND/nhân viên/tháng, bao gồm chấm công qua GPS, quản lý ca làm việc, báo cáo cơ bản.
- Gói nâng cao: Từ 50.000 – 80.000 VND/nhân viên/tháng, với các tính năng bổ sung như nhận diện khuôn mặt, quản lý giờ OT, tích hợp với hệ thống tính lương.
- Gói toàn diện: Khoảng 100.000 VND/nhân viên/tháng, bao gồm tất cả các tính năng nâng cao, tích hợp toàn diện với các module khác như quản lý dự án, công việc, nhân sự.
Lưu ý:
- Fast Work cung cấp nhiều gói ưu đãi chiết khấu khi đăng ký theo năm.
- Chi phí có thể điều chỉnh dựa trên số lượng nhân viên hoặc yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
3.5 Phần mềm chấm công Tanca
Tanca là phần mềm chấm công được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự chấm công của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Tanca giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, đặc biệt là trong việc chấm công, quản lý ca làm việc, giám sát hiệu quả làm việc từ xa.
Tính năng chấm công nổi bật của Tanca
- Chấm công qua di động: Tanca cho phép nhân viên chấm công qua thiết bị di động với tính năng GPS hoặc WiFi, giúp giám sát quản lý nhân sự từ xa.
- Tính năng nhận diện khuôn mặt: Tanca sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để đảm bảo tính minh bạch chính xác trong việc chấm công. Điều này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro gian lận như chấm công hộ, đặc biệt hữu ích trong các môi trường có nhiều nhân viên hoặc làm việc theo ca.
- Quản lý ca làm việc: Lịch làm việc cho các nhân viên khác nhau. Điều chỉnh linh hoạt các ca làm việc, phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Tự động tính toán thời gian làm việc, làm thêm giờ (OT), giúp giảm thiểu công sức của bộ phận nhân sự.
- Tích hợp với hệ thống tính lương: Tanca có khả năng tích hợp với các phần mềm tính lương phổ biến, tự động chuyển đổi dữ liệu chấm công sang hệ thống tính lương, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý.
Nhược điểm:
- Với các doanh nghiệp có yêu cầu đặc thù về quản lý nhân sự hoặc cần tích hợp với hệ thống phức tạp khác, Tanca có thể không đáp ứng được hoàn toàn mà yêu cầu tùy chỉnh sâu hơn.
- Tanca chủ yếu được thiết kế cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Các doanh nghiệp lớn với hệ thống quản lý phức tạp có thể cần tìm kiếm các giải pháp mạnh mẽ hơn, tích hợp nhiều tính năng quản lý nhân sự tổng thể.
Giá các gói phần mềm:
- Gói Standard: 20.000 VND/nhân viên/tháng, bao gồm chấm công qua di động (GPS), quản lý nghỉ phép, báo cáo cơ bản.
- Gói Professional: 30.000 – 40.000 VND/nhân viên/tháng, bổ sung tính năng nhận diện khuôn mặt, tự động tính lương và đồng bộ với các hệ thống quản lý nhân sự.
- Gói Enterprise: 50.000 VND/nhân viên/tháng, dành cho doanh nghiệp lớn với tính năng quản lý ca làm việc phức tạp, báo cáo chi tiết, hỗ trợ đa chi nhánh.
3.6 Phần mềm chấm công ACheckin
ACheckin là phần mềm chấm công và quản lý nhân sự được phát triển bởi công ty công nghệ của Việt Nam, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. ACheckin không chỉ cung cấp tính năng chấm công mà còn tích hợp nhiều tính năng quản lý nhân sự như theo dõi hiệu suất, quản lý công việc, chăm sóc nhân viên. Phần mềm này được triển khai trên cả nền tảng di động, web giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hoạt động nhân sự mọi lúc mọi nơi.
Tính năng chấm công nổi bật
- Chấm công qua QR Code: Nhân viên có thể chấm công bằng cách quét mã QR, giúp việc quản lý nhân sự trở nên nhanh chóngchính xác.
- Chấm công theo GPS: Tính năng này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc tại nhiều địa điểm khác nhau. Hệ thống sẽ ghi nhận vị trí khi nhân viên chấm công.
- Chấm công qua WiFi: Nhân viên chỉ cần kết nối với mạng WiFi tại văn phòng là có thể chấm công tự động, giúp doanh nghiệp đảm bảo sự chính xác hạn chế tình trạng gian lận.
- Quản lý ca làm việc: ACheckin hỗ trợ quản lý ca làm việc phức tạp, giúp doanh nghiệp lên lịch làm việc, giám sát nhân sự linh hoạt.
- Tích hợp báo cáo thời gian thực: Phần mềm tự động tổng hợp, phân tích dữ liệu chấm công theo thời gian thực, từ đó tạo các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, thời gian nghỉ phép, hiệu suất.
Nhược điểm
- Khả năng tùy chỉnh hạn chế: Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu doanh nghiệp có yêu cầu phức tạp hoặc hệ thống quản lý nhân sự đặc thù, ACheckin có thể không đáp ứng đầy đủ.
- Không hỗ trợ tích hợp mạnh mẽ với phần mềm khác: ACheckin có khả năng tích hợp cơ bản với các hệ thống khác nhưng chưa đủ mạnh mẽ cho các doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý tích hợp toàn diện.
Bảng giá các gói phần mềm
- Gói cơ bản: Miễn phí với các tính năng chấm công cơ bản (dành cho doanh nghiệp dưới 10 nhân viên).
- Gói tiêu chuẩn: Khoảng 20.000 – 30.000 VND/nhân viên/tháng, bao gồm các tính năng quản lý ca làm việc, chấm công qua QR, WiFi.
- Gói cao cấp: Khoảng 40.000 – 50.000 VND/nhân viên/tháng, bao gồm toàn bộ tính năng nâng cao, hỗ trợ tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự khác.
3.7 TSheets (QuickBooks Time)
TSheets, hiện đã được đổi tên thành QuickBooks Time, là phần mềm chấm công do công ty Intuit phát triển. Phần mềm này được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, chủ yếu trong các doanh nghiệp cần theo dõi thời gian làm việc của nhân viên từ xa hoặc làm việc theo dự án. TSheets cung cấp các tính năng quản lý thời gian ca làm việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả làm việc và quản lý tốt hơn lực lượng lao động của mình.
Tính năng chấm công nổi bật
- Chấm công qua di động: TSheets cho phép nhân viên chấm công từ xa qua ứng dụng di động với tính năng GPS để theo dõi vị trí làm việc. Đây là tính năng đặc biệt hữu ích cho các đội ngũ làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau.
- Quản lý ca làm việc: dễ dàng thiết lập quản lý ca làm việc, cũng như theo dõi thời gian thực hiện dự án của từng nhân viên, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tiến độ.
- Quản lý báo cáo thời gian thực: Phần mềm tự động tạo các báo cáo thời gian làm việc, số giờ OT, ngày nghỉ phép của nhân viên. Các báo cáo này có thể xuất sang nhiều định dạng để sử dụng cho tính lương hoặc phân tích hiệu suất.
- Tích hợp QuickBooks: TSheets tích hợp sâu với phần mềm kế toán QuickBooks, giúp tự động chuyển dữ liệu chấm công sang hệ thống tính lương, kế toán, giảm thiểu sai sót tiết kiệm thời gian.
Nhược điểm
- Chi phí cao: Với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí sử dụng TSheets có thể cao hơn so với các giải pháp khác.
- Phức tạp đối với người mới: TSheets có nhiều tính năng mạnh mẽ, nhưng có thể phức tạp đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc những người mới tiếp cận với hệ thống quản lý chấm công đa tính năng.
Bảng giá các gói phần mềm
- Gói Premium: 20 USD/nhân viên/tháng – Bao gồm các tính năng quản lý thời gian, chấm công GPS, quản lý ca làm việc, tích hợp QuickBooks.
- Gói Elite: 40 USD/nhân viên/tháng – Bao gồm các tính năng cao cấp như theo dõi dự án chi tiết, báo cáo nâng cao, hỗ trợ ưu tiên.
- Dùng thử: TSheets cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho doanh nghiệp trải nghiệm trước khi đăng ký.
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công
Việc lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp không chỉ trong việc quản lý thời gian mà còn góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro về quản lý nhân sự.
Để lựa chọn phần mềm tốt nhất doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí dưới đây:
4.1 Khả năng tương thích và tích hợp
Một phần mềm chuyên nghiệp cần tích hợp dễ dàng với các hệ thống hiện tại của doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống quản lý nhân sự (HRM) và phần mềm tính lương để giúp tối ưu hóa quy trình làm việc tự động hóa các tác vụ như tính toán lương dựa trên giờ làm thực tế hoặc tổng hợp các báo cáo nhân sự.
Ví dụ: Nếu phần mềm chấm công tích hợp với hệ thống tính lương, dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên có thể tự động được chuyển sang hệ thống tính lương mà không cần nhập liệu thủ công. Không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn tiết kiệm thời gian, cho phép đội ngũ nhân sự tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
4.2 Tính bảo mật an toàn dữ liệu
Với sự gia tăng về khối lượng của dữ liệu nhân sự, bảo mật an toàn dữ liệu là yếu tố then chốt trong việc lựa chọn hệ thống chấm công. Phần mềm cần tuân thủ các quy định bảo mật hiện hành, như GDPR hoặc các quy định bảo vệ dữ liệu khác tại quốc gia mà doanh nghiệp hoạt động, để đảm bảo thông tin cá nhân, dữ liệu chấm công của nhân viên được bảo vệ nghiêm ngặt.
Các tính năng cần có để đảm bảo bảo mật bao gồm mã hóa dữ liệu, quản lý truy cập theo vai trò và tính năng sao lưu dữ liệu tự động. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc làm việc từ xa, yêu cầu này càng trở nên quan trọng để đảm bảo dữ liệu chấm công luôn được an toàn trước các rủi ro mất mát hoặc truy cập trái phép.
4.3 Tính năng quản lý đa dạng linh hoạt
Do nhu cầu làm việc ngày càng đa dạng, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa, ca kíp linh hoạt, phần mềm cần hỗ trợ nhiều mô hình làm việc khác nhau. Bao gồm quản lý ca kíp phức tạp, hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa, theo dõi giờ làm việc linh hoạt. Phần mềm cũng nên cho phép cấu hình linh hoạt để phù hợp với từng bộ phận trong doanh nghiệp hoặc đáp ứng các chính sách nội bộ về giờ làm, nghỉ phép.
Ví dụ: Một phần mềm chuyên nghiệp có thể cho phép nhân viên làm việc từ xa chấm công qua điện thoại di động với tính năng định vị GPS, hoặc có thể ghi nhận các ca làm theo tuần hoặc theo tháng tùy theo đặc thù công việc.
4.4 Khả năng hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, được cập nhật thường xuyên để thích ứng với sự phát triển công nghệ hoặc các thay đổi của doanh nghiệp. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng kịp thời, sửa lỗi nhanh chóng, cung cấp các bản cập nhật phần mềm định kỳ để bổ sung tính năng mới hoặc nâng cao bảo mật.
Các doanh nghiệp nên ưu tiên các nhà cung cấp phần mềm có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và thời gian phản hồi nhanh chóng, đặc biệt khi xảy ra sự cố hoặc khi doanh nghiệp cần trợ giúp trong quá trình sử dụng phần mềm.
Hơn nữa, phần mềm được cập nhật định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp luôn sử dụng những tính năng mới nhất, đồng thời giảm thiểu rủi ro bảo mật góp phần cải thiện hiệu suất quản lý nhân sự.
5. Phần mềm chấm công chuyên nghiệp cần có những tính năng nào?
5.1 Chấm công tự động bằng nhiều hình thức
Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm chấm công hiện đại là khả năng hỗ trợ nhiều phương thức chấm công khác nhau, phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp:
- Chấm công bằng vân tay: Dữ liệu từ thiết bị chấm công được truyền thẳng về phần mềm, đồng bộ theo thời gian thực, đảm bảo độ chính xác.
- Nhận diện khuôn mặt (Face ID): Công nghệ AI giúp nhận diện khuôn mặt nhanh chóng giảm thiểu việc nhân viên quên mang thẻ hoặc gặp vấn đề về dấu vân tay.
- Chấm công qua thẻ từ/RFID: Thẻ từ vẫn được sử dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà máy, khu công nghiệp. Hệ thống thẻ từ cho phép ghi nhận thời gian ra/vào của nhân viên một cách chính xác, đơn giản.
- Chấm công qua di động và GPS: Đối với những nhân viên làm việc từ xa hoặc tại các địa điểm khác nhau, ứng dụng di động cho phép chấm công dựa trên định vị GPS.
5.2 Tích hợp với phần mềm quản lý nhân sự (HRM) và tính lương
Khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự (HRM) và phần mềm tính lương. Tất cả dữ liệu chấm công được tự động đồng bộ, giúp các bộ phận liên quan (nhân sự, kế toán) dễ dàng xử lý công việc mà không cần thao tác thủ công.
- Tính toán lương, phụ cấp, làm thêm giờ (OT): Dữ liệu chấm công tự động chuyển đổi thành giờ công, từ đó tính toán chính xác lương thưởng, phụ cấp, các khoản OT cho nhân viên.
- Quản lý nghỉ phép và chế độ phúc lợi: Phần mềm cho phép nhân viên đăng ký nghỉ phép trực tuyến, theo dõi số ngày phép còn lại, giúp doanh nghiệp quản lý chế độ nghỉ phép, bảo hiểm, các phúc lợi khác một cách rõ ràng.
5.3 Báo cáo và phân tích dữ liệu thời gian thực
Cung cấp hệ thống phân tích báo cáo dữ liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi quản lý thông tin nhân sự một cách trực quan chi tiết. Các báo cáo có thể bao gồm:
- Báo cáo chi tiết về tổng số giờ làm việc, giờ OT, các ngày nghỉ phép của từng nhân viên hoặc bộ phận.
- Tính năng phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp phát hiện các xu hướng làm việc của nhân viên (tần suất đi trễ, tỷ lệ nghỉ phép), từ đó đưa ra những quyết định chiến lược về phân bổ nguồn lực, cải thiện môi trường làm việc.
5.4 Hỗ trợ đa nền tảng ngôn ngữ
Phần mềm chấm công hiện đại không giới hạn trên các thiết bị cố định mà còn hỗ trợ trên nhiều nền tảng khác nhau như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng. Điều này tạo điều kiện cho nhân viên, nhà quản lý dễ dàng truy cập sử dụng phần mềm ở mọi nơi mọi lúc.
Ngoài ra, các phần mềm hiện nay thường được phát triển với giao diện đa ngôn ngữ, giúp các doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều quốc gia hoặc có đội ngũ nhân sự đa dạng dễ dàng triển khai sử dụng.
6. Các bước triển khai phần mềm chấm công thành công
Bước 1: Phân tích nhu cầu doanh nghiệp
Để đảm bảo triển khai thành công, bước đầu tiên là phân tích nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Bao gồm việc đánh giá số lượng nhân sự cần quản lý, quy mô hoạt động của doanh nghiệp, các yêu cầu đặc thù như quản lý ca kíp, nhân viên làm việc từ xa, hoặc các yếu tố về chính sách nhân sự.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần xem xét những khó khăn hiện tại trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên, chẳng hạn như sai sót trong ghi nhận giờ làm việc hoặc khó khăn trong theo dõi tình trạng ca làm. Phân tích này giúp xác định rõ mục tiêu cần đạt được khi triển khai phần mềm chấm công, từ đó xây dựng được tiêu chí lựa chọn phần mềm tối ưu nhất.
Bước 2: Lựa chọn phần mềm phù hợp
Sau khi đã xác định được nhu cầu, doanh nghiệp cần tiến hành lựa chọn phần mềm phù hợp với mục tiêu, quy mô của mình. Quyết định này cần dựa trên một số tiêu chí quan trọng, bao gồm: tính năng của phần mềm (chấm công qua di động, GPS, nhận diện khuôn mặt, QR Code, vân tay, v.v.), tính linh hoạt trong việc tích hợp với các hệ thống hiện có (HRM, ERP), chi phí triển khai. Ngoài ra, các doanh nghiệp cần xem xét khả năng mở rộng, hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp, nhằm đảm bảo phần mềm có thể đáp ứng nhu cầu phát triển lâu dài. Việc so sánh các phần mềm uy tín trên thị trường cũng là một bước quan trọng để đưa ra lựa chọn phù hợp với nguồn lực và nhu cầu.
Bước 3: Triển khai tích hợp hệ thống
Sau khi đã lựa chọn được phần mềm chấm công, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết cho việc triển khai tích hợp phần mềm vào hệ thống hiện tại. Quá trình này bao gồm các bước như cài đặt phần mềm trên các thiết bị cần thiết, kết nối với hệ thống quản lý nhân sự hiện có (nếu cần), tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Điều này có thể đòi hỏi việc tích hợp dữ liệu giữa công cụ chấm công và các hệ thống liên quan như hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống tính lương để tối ưu hóa quy trình. Doanh nghiệp cũng cần thiết lập các quy định rõ ràng cho nhân viên về việc sử dụng phần mềm, đảm bảo rằng quy trình chấm công mới sẽ diễn ra trơn tru hiệu quả.
Bước 4: Đào tạo hỗ trợ người dùng
Bước cuối cùng và cũng không kém phần quan trọng là đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm. Một hệ thống chấm công dù hiện đại đến đâu cũng không thể phát huy hết hiệu quả nếu nhân viên không được đào tạo hướng dẫn kỹ càng. Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo về cách sử dụng phần mềm cho từng bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận quản lý nhân sự và nhân viên chịu trách nhiệm chấm công.
Ngoài ra, cần có hệ thống hỗ trợ kỹ thuật liên tục để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, đảm bảo mọi trục trặc về kỹ thuật được khắc phục kịp thời giúp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng phần mềm, giảm thiểu thời gian gián đoạn trong quá trình làm việc.
Việc lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp minh bạch. Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Để tối ưu hóa quy trình chấm công, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa tính năng, chi phí, sự hỗ trợ kỹ thuật mà mỗi phần mềm mang lại. Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho doanh nghiệp thông tin tổng quan về các hệ thống chấm công nổi bật, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn trong việc áp dụng công nghệ vào quản lý nhân sự của doanh nghiệp mình.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
