Dù là dự án lớn hay nhỏ thì những vấn đề về chậm tiến độ – công việc chồng chéo – thiếu dữ liệu đo lường luôn khiến cấp quản lý đau đầu. Phần mềm theo dõi tiến độ dự án chính là giải pháp tối ưu, tiết kiệm chi phí nhất giúp doanh nghiệp “thầu” tất tần tật các khó khăn trên.
Xem ngay đánh giá top 5 phần mềm quản lý tiến độ dự án của Lạc Việt qua bài viết sau.
1. Doanh nghiệp “gặp khó” khi thiếu công cụ theo dõi tiến độ dự án
Khi chưa thực hiện số hóa, phần đông doanh nghiệp sử dụng Excel để theo dõi tiến độ dự án. Thực tế, Excel chỉ nên là kênh theo dõi tức thời, “mì ăn liền” chứ chưa phải là công cụ lý tưởng trong việc quản lý tiến độ dự án.
Nhiều doanh nghiệp vẫn còn thường xuyên thất hẹn với khách hàng vì chậm tiến độ dự án hay làm liên lụy đến những dự án khác. Nguyên nhân là vì:
- Theo dõi tiến độ dự án thủ công qua bảng tính Excel hoặc giấy tờ dẫn đến tình trạng thông tin không được cập nhật kịp thời hoặc thiếu đồng bộ.
- Cả nhà quản lý và nhân viên đều dễ bỏ qua các mốc thời gian quan trọng, dẫn đến tình trạng dự án bị trễ hẹn.
- Trong các dự án phức tạp, các công việc thường có sự phụ thuộc, móc nối lẫn qua lại, việc theo dõi bằng phương pháp thủ công dễ dẫn đến các sai sót trong lập kế hoạch và điều phối công việc.
- Chậm tiến độ dự án do không có công cụ cảnh báo và theo dõi tiến trình làm việc của các phòng ban để có sự đốc thúc kịp thời.
- Quản lý phải “CHẠY THEO” nhân viên để nắm bắt tiến độ, không có báo cáo rõ ràng và cụ thể về ai đang làm gì? Tiến độ ra sao? Quy trình thế nào? Không có số liệu đo lường để đưa ra được các quyết định kịp thời cũng như không truy vết được trách nhiệm khi cần thiết.
- Doanh nghiệp thì “Ì ẠCH” trong công việc quy trình, điểm nóng phát sinh liên tục. Về lâu về dài, ảnh hưởng tới cả hiệu suất, doanh số lẫn sự phát triển của công ty.
- Không tìm được lý do công việc chậm ở bước nào, chậm do đâu, do ai để có cơ sở, dữ liệu cải tiến quy trình.
- Công việc tồn đọng do sót thông tin, tốn thời gian, lặp đi lặp lại…
- Nhiều đầu việc chồng chéo, dồn dập từ dự án này đến dự án khác, không có quy trình cụ thể khiến nhân viên thường xuyên quên việc, trễ deadline.
2. Phần mềm theo dõi tiến độ dự án mang lại lợi ích gì?
Không cần bàn cãi về những về lợi ích của phần mềm theo dõi tiến độ dự án mang lại, khi thực tế các doanh nghiệp áp dụng đã tiết kiệm trung bình 498 giờ mỗi năm (theo Saaslist).
Ngoài ra, một số lợi ích thiết thực có thể nhắc đến là:
- Dễ dàng cập nhật trạng thái: Đang thực hiện, Hoàn thành,…để nắm bắt chi tiết, thường xuyên tiến độ dự án.
- Nhà quản lý dễ dàng đánh giá, đo lường tiến độ theo thời gian thực để kịp thời giải quyết, xử lý khi có điểm nóng và đốc thúc nhân viên khi đến hạn công việc.
- Cảnh báo thông minh giúp giảm tỉ lệ quên, sai sót việc của nhà quản lý và các nhân sự.
- Đánh giá khách quan từng cá nhân thông qua số liệu cụ thể, trực quan từ báo cáo tỷ lệ hoàn thành đầu việc/tỷ lệ hoàn thành khối lượng công việc/tỷ trọng công việc con,…
- Cảnh báo và nhắc việc tự động giúp cá nhân chủ động thực hiện công việc dự án theo đúng Deadline.
- Quản lý toàn diện và chi tiết tiến độ của một hay nhiều dự án trên một hệ thống duy nhất, giảm thiểu tình trạng dồn đống, hay bỏ sót thông tin.
- Tự động chuyển giao công việc dự án, chia sẻ dữ liệu từ nhân sự đến quản lý và giữa các bộ phận,…
- Nâng cao sự kết nối giữa các luồng quy trình trong dự án, giúp luồng công việc dự án được xử lý trơn tru và tăng hiệu quả làm việc của các phòng ban.
3. Top 5 phần mềm theo dõi tiến độ dự án chuyên nghiệp hiệu quả
Đánh giá chi tiết 5 phần mềm quản lý tiến độ dự án chuyên nghiệp, được dùng nhất hiện nay:
3.1 Phần mềm theo dõi tiến độ dự án LV-DX Dynamic Workflow
Chỉ với 1 click, LV-DX Dynamic Workflow có thể hiển thị tất tần tật thông tin về dự án: Số dự án, người tham gia, phân công công việc, thời gian thực hiện, tiến độ từng công việc,…
Với sứ mệnh tối ưu hoá vận hành doanh nghiệp, LV-DX Dynamic Workflow chính là giải pháp tổng thể xóa sổ tất cả vấn đề thường thấy như: sai sót việc, chậm deadline, không có cơ sở đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân sự, thiếu kết nối dẫn đến việc chậm trễ khi xử lý công việc phát sinh,…
Tính năng nổi bật:
- Quản lý tất cả quy trình của mọi phòng ban trên một nền tảng duy nhất bao gồm hành chính, kế toán, nhân sự, kỹ thuật,…
- Tự động chuyển giao công việc, chia sẻ dữ liệu từ nhân sự đến quản lý và giữa các bộ phận. Nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên.
- Vận hành liên thông nhiều dự án không điểm tắc nghẽn – không tình trạng chờ – không trùng lặp việc.
- Các nghiệp vụ luôn được thực hiện đúng hạn, tường minh, đúng trách nhiệm theo quy trình đã ban hành.
- Hệ thống hóa, quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu trên phần mềm, dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.
- Báo cáo tiến độ theo dự án real-time, quản lý todolist cá nhân/nhóm trực quan nhiều dạng.
- Cơ chế cảnh báo đa dạng tùy theo tình trạng công việc: sắp thực hiện, đúng hạn, quá hạn,…giúp kiểm soát và thực hiện hiệu quả.
- Hiển thị chi tiết toàn bộ quy trình công việc, người thực hiện từng bước, kịp thời phát hiện và xử lý khi có sự cố xảy ra.
- Theo dõi và giám sát tiến độ chính xác theo thời gian thực. Nắm rõ công việc nào đã hoàn thành/thất bại, nguyên nhân thất bại, người chịu trách nhiệm.
3.2 Hệ thống theo dõi tiến độ dự án CoDX Task
Tuy chỉ vừa gia nhập thị trường phần mềm theo dõi tiến độ dự án, CoDX Task đã đồng hành cùng hơn 100 doanh nghiệp gia tăng năng suất nhờ vào lộ trình tổ chức, quản lý và theo dõi công việc chuyên nghiệp.
Với tính năng quản lý công việc và dự án thông minh, CoDX Task hỗ trợ doanh nghiệp có thể theo dõi các công việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp trong việc tối ưu nguồn nhân lực nhờ vào hệ quản lý công việc một cách cụ thể.
Tính năng nổi bật:
- Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án.
- Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc.
- Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện.
- Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ.
- Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành.
3.3 Phần mềm theo dõi tiến độ dự án Microsoft Project
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft, giúp doanh nghiệp theo dõi, lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả.
Ứng dụng cho phép người dùng tạo lịch trình chi tiết cho dự án, xác định các nhiệm vụ, thời gian hoàn thành và phân bổ tài nguyên cho từng nhiệm vụ. Bên cạnh đó, Microsoft Project còn được tích hợp công cụ Gantt Chart giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc trong thời gian thực.
Tính năng nổi bật:
- Lập kế hoạch dự án dễ dàng nhờ chức năng lên lịch biểu linh động căn cứ dựa trên dựa trên mục tiêu, thời gian dự án và các thành viên nhóm được phân bổ.
- Tạo bảng điều khiển tương tác để xem trạng thái tổng thể, truy sâu xuống chi tiết của các dự án và chương trình, nhờ tính năng hình ảnh trực quan hóa Power BI .
- Tất cả thông tin dự án được quản lý trên một nền tảng bảo mật, linh hoạt được xây dựng trên Azure, đám mây doanh nghiệp đáng tin cậy của thế giới.
- Tích hợp với Microsoft Teams và SharePoint, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng cộng tác, chia sẻ tài liệu, trao đổi thông tin về tiến độ dự án.
- Cung cấp báo cáo trực quan giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả dự án, đưa ra các quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.
3.4 Ứng dụng theo dõi quản lý tiến độ dự án free Trello
Trello là một phần mềm theo dõi tiến độ dự án trực quan và dễ sử dụng, phù hợp với nhiều đối tượng từ cá nhân, team nhỏ đến các tổ chức lớn.
Được phát triển bởi Atlassian, Trello hoạt động dựa trên hệ thống bảng (boards), danh sách (lists), thẻ (cards) để theo dõi công việc và tiến độ dự án. Trong đó, các thẻ đại diện cho các nhiệm vụ cụ thể và có thể được di chuyển giữa các danh sách như To-Do – In Progress – Done để thể hiện trạng thái tiến độ của từng công việc trong dự án.
Đây là phần mềm quản lý dự án free cho người dùng, nhưng ở phiên bản này sẽ bị giới hạn một số tính năng so với phiên bản trả phí.
Tính năng nổi bật:
- Nâng tinh cao tinh thần trách nhiệm, không bao giờ phải hỏi “ai đang làm việc gì?” bằng cách thêm thành viên vào thẻ cho các dự án và nhiệm vụ của họ.
- Cho phép kéo, thả email vào thẻ đúng với tác vụ công việc để tìm kiếm các tệp đính kèm dễ dàng hơn.
- Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ để kiểm tra các hạng mục công việc và theo dõi tiến độ công việc qua thanh trạng thái %.
- Tạo quy trình hoàn hảo để thúc đẩy công việc với hệ thống tự động hóa tích hợp của Trello. Chạy lệnh và đặt quy tắc tự động cho hầu hết mọi hành động trong Trello để nhóm của bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng nhất.
- Dễ dàng kết nối với các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp đã sử dụng trong quy trình làm việc hoặc thêm Power-Up để tinh chỉnh một nhu cầu cụ thể.
3.5 Phần mềm quản lý tiến độ dự án xây dựng miễn phí PMS
PMS là một trong những giải pháp thông minh cho các chủ đầu tư dự án xây dựng có thể quản lý tất cả những thông tin đến dự án, bao gồm, các quy định của pháp luật trong xây dựng, phê duyệt dự án, thiết kế, đánh giá đầu tư và thực hiện các báo cáo quyết toán,…
Phần mềm theo dõi tiến độ dự án PMS sử dụng khá đơn giản nhưng lại đảm bảo được những tính năng quan trọng trong quản lý dự án, đó là tổng hợp toàn bộ những thông tin kế hoạch và thực tế thực hiện, chi phí, tiến độ công việc,…
Giao diện phần mềm khá đơn giản, bạn chỉ cần thao tác nhập những thông tin ban đầu, phần mềm sẽ tự động cho ra các văn bản, tính toán trên báo cáo dựa trên những quy định về pháp luật đối với đầu tư, cho ra những báo cáo liên quan đến dự án theo yêu cầu của người sử dụng.
Tính năng nổi bật
- Tự động xuất báo cáo liên quan đến tất cả những vấn đề theo những quy định của pháp luật.
- Tự động lập kế hoạch đầu tư một hay nhiều dự án khác nhau dựa trên những chi phí, tiến độ, hợp đồng,…thực tế.
- Cập nhật khối lượng công tác chi tiết từ MS EXCEL đã tổng hợp bằng phần mềm kế toán trước đó.
- Phân quyền người quản lý, điều này giúp thông tin nội bộ có tính bảo mật cao.
- Tính năng Source Reliance Enterpris cho phép điều hành, quản trị dự án, sắp xếp, quản lý các công việc cần làm của dự án để hoàn thành đúng tiến độ.
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm theo dõi tiến độ dự án
Tính năng phần mềm
Phần mềm quản lý tiến độ dự án chuyên nghiệp cần được trang bị đầy đủ những tính năng quan trọng như lập kế hoạch, giao việc, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, xuất báo cáo và phân tích dữ liệu.
Chi phí triển khai và khả năng mở rộng
Phần mềm theo dõi tiến độ dự án phải có các gói giá phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo cung cấp giá trị lâu dài.
Bên cạnh đó, ứng dụng phải có thể nâng cấp hoặc mở rộng theo nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp, hỗ trợ nhiều dự án hoặc thành viên tham gia mà không gặp hạn chế.
Khả năng tùy chỉnh
Cho phép điều chỉnh giao diện và cách trình bày thông tin để phù hợp với cách thức quản lý của từng doanh nghiệp. Hỗ trợ kết nối với các phần mềm khác như phần mềm quản lý nhân sự, tài liệu, hay công cụ tài chính nhằm tạo sự liền mạch trong công việc.
Uy tín của đơn vị cung cấp
Đầu tiên, cần đánh giá mức độ phổ biến của phần mềm xem rằng giải pháp đó được nhiều doanh nghiệp tin tưởng hay không. Tiếp đến là dịch vụ hỗ trợ từ đơn vị cung cấp. Sự hỗ trợ của nhà cung cấp không những giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hệ thống quản lý dự án mà còn giúp họ khắc phục được các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình sử dụng.
Việc áp dụng phần mềm theo dõi tiến độ dự án không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ mà còn tối ưu hóa nguồn lực và hiệu quả làm việc của toàn đội ngũ. Với 5 phần mềm mà Lạc Việt đã giới thiệu, doanh nghiệp có thể dễ dàng trải nghiệm với phiên bản dùng thử Free và lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho nhu cầu quản lý. Đặc biệt, hãy trải nghiệm ngay LV-DX Dynamic Workflow để thấy được sự khác biệt rõ rệt trong việc giám sát và điều phối dự án một cách chuyên nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
