Hệ thống quản lý vận hành doanh nghiệp số TINH GỌN đạt HIỆU SUẤT

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn thế giới nhiều biến động, doanh nghiệp đang đối mặt với thách thức phải tối ưu tinh gọn hệ thống quản lý để tiết kiệm chi phí, đạt hiệu suất cao trong mọi hoạt động. Bài viết này, Lạc Việt sẽ cung cấp góc nhìn toàn diện về hệ thống quản lý vận hành doanh nghiệp số tinh gọn và đạt hiệu suất.

1. Hiểu về hoạt động quản trị vận hành là gì?

Quản lý vận hành doanh nghiệp là việc tổ chức thực hiện, kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, thiết lập quy trình, triển khai và giám sát, nhằm đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng một cách hợp lý.

Để xây dựng hệ thống quản lý vận hành doanh nghiệp tinh gọn đạt hiệu suất cao nên thực hiện thực quy trình 5 giai đoạn sau đây:

• Giai đoạn 1. Design – Thiết kế quy trình: Lựa chọn thiết kế các quy trình cần thiết dựa trên mục tiêu, yêu cầu kinh doanh cụ thể bao gồm các bước cụ thể, nguồn lực cần thiết, thời gian thực hiện.
• Giai đoạn 2. Modelling – Mô hình hóa quy trình: Xây dựng các mô hình trực quan thể hiện các bước quy trình sẽ được triển khai trong thực tế. bước này giúp xác định rõ điểm yếu, các nút thắt tiềm ẩn và cơ hội để cải tiến quy trình trước khi triển khai thực tế.
• Giai đoạn 3. Execution – Triển khai quy trình: Các quy trình được triển khai thực hiện với sự tham gia của các bộ phận nhân sự liên quan, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để đảm bảo công việc theo đúng kế hoạch trên quy trình đã được thiết kế.
• Giai đoạn 4. Monitoring – Theo dõi, đánh giá quy trình để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch. Các tiêu chí về chất lượng, tiến độ, hiệu quả được theo dõi sát sao. Dữ liệu từ quá trình theo dõi sẽ được sử dụng để đánh giá hiệu suất của quy trình, phát hiện kịp thời những sai lệch hoặc điểm nghẽn.
• Giai đoạn 5. Optimization – Điều chỉnh, tối ưu được thực hiện dựa trên kết quả ở giai đoạn 4 để tối ưu hóa quy trình. Giai đoạn này tập trung vào loại bỏ những nút thắt làm tắc nghẽn hoạt động, cải thiện bước kém hiệu quả.

>>> Lạc Việt đã triển khai một bài viết chi tiết về quy trình xây dựng hoạt động vận hành, có thể xem chi tiết hơn TẠI ĐÂY

2. Yếu tố quan trọng trong hệ thống quản lý vận hành doanh nghiệp

2.1 Chuẩn hóa quy trình kinh doanh

Chuẩn hóa quy trình là liên quan đến việc thiết lập các quy trình vận hành một cách rõ ràng – nhất quán để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu và thực hiện theo cùng một tiêu chuẩn.

Mục tiêu của chuẩn hóa là đảm bảo rằng quy trình làm việc luôn tinh gọn để tiết kiệm chi phí nhưng mang lại hiệu suất cao nhất với các bước như sau:

• Xác định mục tiêu: Đặt ra các mục tiêu cụ thể cho quá trình chuẩn hóa, như tối ưu chi phí, cải thiện hiệu suất, giảm thiểu rủi ro.
• Lập sơ đồ quy trình: Tạo sơ đồ mô tả quy trình hiện tại để xác định các điểm cần cải thiện.
• Tham gia từ các bộ phận liên quan: Đảm bảo tất cả bộ phận có liên quan đều tham gia và đóng góp ý kiến vào quá trình chuẩn hóa.
• Chuẩn hóa hoặc xây dựng quy trình mới: Điều chỉnh quy trình hiện tại hoặc thiết lập quy trình mới để tối ưu hiệu quả.
• Xây dựng tài liệu hướng dẫn: Tạo tài liệu hướng dẫn chi tiết về quy trình mới để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình chuẩn hóa để đảm bảo họ hiểu và thực hiện hiệu quả.
• Kiểm tra và điều chỉnh: Theo dõi, đánh giá, thực hiện điều chỉnh quy trình sau khi triển khai để đảm bảo tính phù hợp.

2.2 Quản lý chất lượng sản phẩm (6 – Sigma)

Phương pháp quản lý chất lượng (6 Sigma) được sử dụng để đo lường, quản lý hiệu suất, chất lượng trong quy trình quản lý vận hành sản xuất. Bằng cách tìm ra nguyên nhân và xử lý chúng ngay từ giai đoạn đầu, 6-Sigma giúp tăng độ chính xác, tính hiệu quả của quy trình.

Quản lý chất lượng sản phẩm giảm thiểu các hạn chế trong sản xuất, hướng đến việc cải thiện toàn bộ quy trình sản xuất, đặt ra tiêu chuẩn sản phẩm cuối cùng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Sử dụng 6 Sigma, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Các bước chính trong quy trình 6-Sigma bao gồm:

• Xác định vấn đề: Xác định và định nghĩa rõ ràng vấn đề cần giải quyết.
• Đo lường: Thu thập dữ liệu để đo lường hiện trạng của quy trình.
• Phân tích: Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Cải tiến: Phát triển và triển khai giải pháp để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ.
• Kiểm soát: Giám sát quy trình sau khi cải tiến để đảm bảo rằng các cải tiến được duy trì.

2.3 Sản xuất tinh gọn

Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) là một hệ thống các công cụ, phương pháp quản lý sản xuất nhằm loại bỏ lãng phí, những bất hợp lý trong quá trình quản lý vận hành sản xuất. Mục tiêu chính là giảm chi phí sản xuất, rút ngắn thời gian vận hành, gia tăng sản lượng cho doanh nghiệp.

Lãng phí trong sản xuất có thể tồn tại dưới nhiều hình thức, bao gồm thời gian chờ đợi, quy trình không cần thiết, sản xuất thừa, vận chuyển không hiệu quả, hàng tồn kho dư thừa,… Bằng cách loại bỏ những lãng phí này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất, cải thiện dòng chảy của sản phẩm từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, đảm bảo mỗi bước trong quy trình đều đóng góp vào việc gia tăng giá trị cho khách hàng.

Sản xuất tinh gọn tập trung vào ba nguyên tắc chính:

• Loại bỏ lãng phí: Nhận diện và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị trong quy trình sản xuất.
• Cải thiện liên tục: Luôn tìm kiếm cơ hội để cải tiến quy trình và nâng cao hiệu suất.
• Tối ưu hóa dòng chảy: Đảm bảo rằng các sản phẩm di chuyển qua quy trình sản xuất một cách liên tục.

3. Xây dựng hệ thống quản lý vận hành số tinh gọn đạt hiệu suất

Để xây dựng hệ thống quản lý vận hành số tinh gọn đạt hiệu suất, áp dụng công nghệ là điều không thể thiếu. Phần mềm LV-DX Dynamic Workflow là một công cụ tối ưu giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình vận hành, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

Với LV-DX Dynamic Workflow, doanh nghiệp có thể:

• Số hóa toàn bộ quy trình vận hành tạo ra một hệ thống quản lý đồng nhất, khiến mọi hoạt động diễn ra trơn tru.
• Vận hành xuyên suốt với tính năng ký số phê duyệt tích hợp chatbot AI giúp lãnh đạo tra soát số liệu, ký duyệt nhanh chóng mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị.
• Đánh giá hiệu quả hệ thống vận hành toàn diện với hệ thống báo cáo theo dõi trực quan.
• Nhanh chóng phát hiện những điểm nghẽn để cải tiến trong hoạt động vận hành. Trường hợp xảy ra các điểm nghẽn, hệ thống đảm bảo rằng mọi nút thắt vấn đề đều được phát hiện và giải quyết kịp thời, hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hiệu suất cao nhất.

Áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến, tích hợp công nghệ hiện đại vào hệ thống quản lý vận hành giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, thúc đẩy sự phát triển bền vững. Một hệ thống quản trị vận hành số hiệu quả sẽ giải quyết được những nút thắt, điểm nghén cũng như giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối mặt với những biến động của thị trường.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh