Tự động hóa doanh nghiệp là gì? Giải thích & ví dụ thực tế

Robot tự động hóa, quy trình tự động hóa, … là những thuật ngữ đã dần quen thuộc với các doanh nghiệp số hiện nay. Tuy nhiên, thực hiện tự động hóa doanh nghiệp như thế nào thành công lại là một vấn đề nang giải của các nhà quản trị.

Trong bài viết này Lạc Việt sẽ thông tin chi tiết các vấn đề liên quan về tự động hóa và các giải pháp tối ưu để tiến đến doanh nghiệp tự động hóa thành công.

1. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa doanh nghiệp là việc ứng dụng công nghệ như hệ thống phần mềm, robots, AI, … để tự động hóa các quy trình vận hành, hệ thống sản xuất kinh doanh giúp nhà quản trị nắm được toàn bộ dữ liệu, tiến độ hoạt động của doanh nghiệp.

Hoạt động tự động hóa sẽ giúp chuyển đổi các hoạt động vận hành thủ công thành tự động, bước tiến này giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất vượt trội. Việc tiến đến tự động hóa đem đến nhiều lợi ích giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, tăng hiệu suất các quy trình hoạt động nhờ loại bỏ các nghiệp vụ có tính chất lặp đi lặp lại.

Để tiến đến tự động hóa doanh nghiệp sẽ phải trải qua các giai đoạn sau:

• Giai đoạn 1. Simplization – Đơn giản hóa: Đây là giai đoạn đầu tiên khá quan trọng để thực hiện tự động hóa thành công. Nhà quản trị cần nhìn nhận lại toàn bộ quy trình của doanh nghiệp, tiến hành đơn giản hóa các quy trình này với những quy định cụ thể, đơn giản mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể đọc – hiểu – áp dụng được ngay.

• Giai đoạn 2. Systemization – Hệ thống hóa: Nhà quản trị cần phối hợp với giám đốc các bộ phận để tạo ra một quy trình vận hành xuyên suốt có hệ thống, logics. Một “hệ thống hóa” thành công là khi lãnh đạo nhận biết ngay được nguồn gốc các lỗi phát sinh từ đâu trong quy trình.

• Giai đoạn 3. Optimization – Tối ưu hóa: Áp dụng toàn bộ quy trình đã hệ thống hóa vào vận hành; Giai đoạn này sẽ giúp phát hiện được những điểm không phù hợp, chưa tối ưu về tốc độ quy trình, hoặc chi phí, … Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện tối ưu hóa các quy trình để đem lại hiệu suất hoạt động tốt nhất.

• Giai đoạn 4. Automation – Tự động hóa: Ở giai đoạn tối ưu, nhiều doanh nghiệp sẽ tiến hành thủ công để tiết kiệm chi phí; Để thực hiện tự động hóa, doanh nghiệp cần áp dụng các hệ thống phần mềm quản trị, robots tự động hóa, … để vận hành các quy trình trơn tru.

• Giai đoạn 5. Humanization – Nhân bản hóa: Thực hiện 4 giai đoạn trước cho 1 quy trình duy nhất, sau đó nhân bản hóa quy trình triển khai cho toàn bộ quy trình của doanh nghiệp.

2. Các loại tự động hóa doanh nghiệp

Tự động hóa doanh nghiệp sẽ bao gồm 3 công nghệ chính là tự động hóa quy trình kinh doanh BPA (Business process Automation); Tự động hóa bằng robot (RPA); Tự động hóa hỗ trợ bởi AI (AI-powered automation). 3 Công nghệ này sẽ được ứng dụng tùy vào cấp độ tự động hóa sau:

2.1 Tự động hóa cơ bản

Tự động hóa các nghiệp vụ cơ bản, sử dụng ít hoặc không cần mã hóa, các công cụ tự động hóa cơ bản số hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại – giúp loại bỏ lỗi và tăng tốc độ công việc giao dịch. Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) và Tự động hóa quy trình robot (RPA) là các ví dụ về tự động hóa cơ bản.

2.2 Tự động hóa quy trình

Tự động hóa quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo tính đồng nhất, minh bạch trong hoạt động. Thường được xử lý bởi phần mềm chuyên dụng như LV-DX Dynamic Workflow, Kissflow, … giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc vượt trội. Tự động hóa quy trình làm việc là ví dụ về tự động hóa quy trình.

Có thể tham khảo tính năng của phần mềm tự động hóa quy trình LV-DX Dynamic Workflow bên dưới đây:

2.3 Tự động hóa nâng cao

Tự động hóa nâng cao sẽ có kết hợp giữa con người và máy móc để tích hợp nhiều hệ thống trong toàn tổ chức. Hỗ trợ các quy trình phức tạp hơn, tự động hóa nâng cao dựa trên dữ liệu phi cấu trúc kết hợp với học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và phân tích. Thúc đẩy quản lý tri thức, hỗ trợ ra quyết định cho các công việc chuyên môn.

2.4 Tự động hóa thông minh

Được điều khiển bởi trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa thông minh có nghĩa là máy móc có thể “học” – phân tích và đưa ra quyết định dựa trên các tình huống đã gặp. Ví dụ, trong dịch vụ khách hàng, các trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI có thể giảm chi phí đồng thời cải thiện tương tác thông minh giữa khách hàng và nhân viên. Kết quả là trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Có thể tìm hiểu về ứng dụng AI trong doanh nghiệp qua các thông tin sau:

• Ứng dụng chatbot AI trong ký số – phê duyệt online
• Ứng dụng AI trong hoạt động quản lý kế toán
• Ứng dụng trọ lý ảo AI giải đáp nội bộ doanh nghiệp
• Ứng dụng AI trong hệ thống quản trị doanh nghiệp

3. Tầm quan trọng của tự động hóa đối với doanh nghiệp hiện nay

Trên nhiều diễn đàn doanh nghiệp ghi nhận nhiều “nút thắt” các nhà lãnh đạo đang gặp phải trong quy trình vận hành như:

• Chưa có bộ quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả
• Các quy trình thủ công quản lý trên giấy không thể giám sát hiệu quả khi hoạt động
• Quy trình có nhưng không được áp dụng công nghệ dẫn đến các rủi ro về quên việc, sót việc, thiếu sự phối hợp, không xác định được căn nguyên gây tắc nghẽn dẫn đến tình trạng đổi lỗi cho nhau; không đánh giá đúng hiệu suất năng lực nhân viên; …

Theo Forrester, Khi Doanh nghiệp tiến đến tự động hóa sẽ giảm được 90% chi phí vận hành với hiệu suất cao hơn rất nhiều với hoạt động truyền thống.

Dưới đây là các con số để minh chứng cho tầm quan trọng của việc tự động hóa doanh nghiệp:

• 42% các nhà quản trị cho rằng tự động hóa sẽ giúp tăng hiệu suất quá trình kinh doanh.
• 78% nhà quản trị cho rằng tự động hóa giúp giảm 60 giờ làm/tháng hướng đến tối ưu chi phí nhân công.
• 70% lãnh đạo cho rằng tự động hóa làm tăng hiệu quả hoạt động nhóm khi tiết kiệm được 3h cho 8h làm việc nhờ tự động các công việc có tính tuần hoàn lặp lại.
• Giảm lỗi trong các hoạt động nhập liệu nhờ áp dụng công nghệ robot, các thủ tục được chuẩn hóa giúp giảm sai sót xuống mức thấp nhất.
• Gia tăng trải nghiệm khách hàng nhờ khâu vận hành hàng hóa trơn tru.

4. Quy trình áp dụng hệ thống tự động hóa thành công

Để tự động hóa được doanh nghiệp, các nhà quản trị cần hiểu rằng việc ứng dụng các phần mềm công nghệ là điều quan trọng không thể thiếu. Tuy nhiên, hiện nay có quá nhiều các nhà cung cấp phần mềm khác nhau, vậy, làm sao để chọn được đơn vị uy tín? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để ứng dụng công nghệ tự động hóa hiệu quả nhất?

Hãy tìm hiểu quy trình được Lạc Việt đề xuất bên dưới đây:

• Bước 1: Bắt đầu từ những bước nhỏ
• Bước 2. Xác định đúng các hoạt động cần tự động hóa
• Bước 3. Lựa chọn công cụ phù hợp
• Bước 4. Đào tạo nhân viên

Bước 1: Bắt đầu từ những bước nhỏ

Tự động hóa các tác vụ đơn giản trước khi tiến tới tự động hóa toàn bộ doanh nghiệp như nghiệp vụ văn phòng về thu thập, tổ chức quản lý dữ liệu. Bắt đầu từ quy mô nhỏ giúp dễ dàng kiểm tra tính tương thích giữa các hệ thống và công cụ tự động hóa. Bạn có thể phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và khắc phục ngay trước khi chúng trở nên phức tạp hơn khi áp dụng trên toàn bộ doanh nghiệp.

Bước 2. Xác định đúng các hoạt động cần tự động hóa

Đầu tiên là ưu tiên các quy trình có vai trò thứ tự quan trọng. Những quy trình mà các nhiệm vụ lặp đi lặp lại chiếm nhiều thời gian, công sức nhân sự là nơi tốt nhất để bắt đầu.

Tiếp theo, hãy đánh giá hiệu quả các các quy trình này sau khi áp dụng tự động hóa như thế nào, có thay đổi hiệu suất đáng kể hay không. Nên tập trung vào những quy trình thường xuyên bị lỗi hoặc cần nhiều sự can thiệp của con người.

Bước 3. Lựa chọn công cụ phù hợp

Tiến hành nghiên cứu thị trường các nhà cung cấp để hiểu rõ công cụ tự động hóa nào phù hợp nhất với doanh nghiệp. Nên cân nhắc các yếu tố về tính năng, mức giá và khả năng mở rộng để xác định công cụ tự động hóa phù hợp.

Sau khi có được một list danh sách công cụ, hãy so sánh để chọn ra công cụ đáp ứng tốt nhất nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Không nên tập trung quá nhiều cho các công cụ phổ biến mà hãy mở rộng tìm kiếm giải pháp tốt nhất đáp ứng được nhu cầu kể cả nhà cung cấp lớn hoặc nhỏ.

Lưu ý, nên chọn công cụ có thể mở rộng linh hoạt với sự phát triển quy mô của doanh nghiệp vì việc thay đổi giữa các công cụ tự động hóa có thể rất khó khăn đòi hỏi nhiều thời gian và tiền bạc để triển khai đúng cách. Điều này giúp tránh phải thay đổi công cụ quá thường xuyên, từ đó tiết kiệm được chi phí, nguồn lực.

Bước 4. Đào tạo nhân viên

Nhân viên và các nhân sự mới cần được đưa vào các quy trình đào tạo chuyên dụng để đảm bảo rằng họ được trang bị kiến thức, kỹ năng cần thiết để sử dụng các công cụ tự động hóa một cách hiệu quả nhất. Việc đào tạo này cần đảm bảo rằng họ hiểu rõ các phương pháp tốt nhất để tận dụng tối đa công cụ, đồng thời đảm bảo sự nhất quán trong toàn bộ doanh nghiệp.

5. Ví dụ để hiểu hơn về tự động hóa trong doanh nghiệp

5.1 Tự động hóa trong hệ thống quản lý khách hàng (CRM)

Các quy trình CRM thường phải xử lý khối lượng lớn dữ liệu liên quan đến khách hàng tiềm năng. Dữ liệu này cần được chuẩn hóa để có thể thu thập, lọc, tổ chức và truy cập bởi tất cả các nhân viên có liên quan trong công ty. Công nghệ tự động hóa được áp dụng sẽ hoạt động như sau:

• Theo dõi tất cả các email, biểu mẫu web của công ty để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, chẳng hạn như tên, tuổi, giới tính và vị trí địa lý. Tổ chức các dữ liệu này để doanh nghiệp dễ dàng xác định được đâu là khách hàng tiềm năng.
• Điền vào hệ thống data những thông tin thiếu sót của khách hàng dựa trên các yếu tố được thiết lập chung.

5.2 Tự động hóa trong hoạt động Marketing

• Social Marketing: Các công cụ tự động hóa có thể lên lịch đăng bài tự động, tương tác với khách hàng thông qua tin nhắn tự động được thiết lập hoặc tự động từ Chatbot AI; phân tích hiệu quả của các chiến dịch social media.
• Email Marketing: tự động hóa tiếp thị qua email bằng cách gửi email tới danh sách khách hàng theo lịch trình đã định, giảm chi phí của các chiến dịch tiếp thị thủ công, kết hợp với hệ thống CRM để gửi thông điệp tự động tới khách hàng qua các kênh truyền thông xã hội.

5.3 Tự động hóa trong hoạt động nhân sự

Hệ thống tự động hóa một loạt các nhiệm vụ nhân sự như xử lý đơn xin việc, lên lịch phỏng vấn, gửi mail mời nhận việc, quy trình hội nhập, quản lý tiền lương, phúc lợi. Các hệ thống này cũng có thể phân tích để đưa ra các thông tin sâu về năng suất của nhân viên.

5.4 Tự động hóa trong hoạt động kế toán – tài chính

Tự động hóa các chức năng lập kế hoạch tài chính, kế toán, các công ty có thể tập trung thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng như phân tích, lên chiến lược hợp tác với các bên liên quan.

Ví dụ trong quản lý tài khoản phải trả (AP), việc thu thập dữ liệu được tự động, hóa đơn tự động khớp với các tài liệu, việc phê duyệt được tự động gửi đi. Quy trình tự động hóa này giúp giảm lỗi dữ liệu, ngăn chặn gian lận.

6. Giải pháp tự động hóa với LV-DX Dynamic Workflow

Với hơn 30 năm tiên phong cung cấp các giải pháp công nghệ quản trị doanh nghiệp, hợp tác thực hiện chuyển đổi số cho nhiều doanh nghiệp với đa dạng các quy mô, Lạc Việt nhận thấy, một hệ thống tự động hóa trên 1 nền tảng duy nhất là vô cùng cần thiết cho các doanh nghiệp số hiện nay để tối ưu vận hành tốt nhất.

LV-DX Dynamic Workflow ra đời cung cấp giải pháp tự động hóa quy trình vận hành doanh nghiệp tổng thể. Bộ 3 phần mềm nằm trong 1 hệ thống vận hành duy nhất giúp doanh nghiệp số hóa và chuyển đổi số thành công.

Bộ giải pháp LV-DX Dynamic Workflow – QUẢN LÝ VÀ TỰ ĐỘNG HÓA 100% QUY TRÌNH

 Rất nhiều doanh nghiệp tự xây quy trình rất chi tiết nhưng không thể nào áp dụng được vì:

• Quy trình phức tạp, quá nhiều bước không cần thiết, chưa tinh gọn
• Nhân viên thực hiện hời hợt, thiếu sự cam kết, quên việc
• Quy trình không có sự giám sát dẫn đến tắc nghẽn, triển khai sai bước
• Tốn thời gian trao đổi, điều chỉnh

Thử ngay giải pháp quản lý quy trình động LV-DX Dynamic Workflow

• Chuẩn hóa và số hóa 100% quy trình quản lý công việc
• Liên kết quản lý quy trình công việc – liên thông phòng ban
• Tự động hóa luồng công việc và giao việc
• Kiểm soát đo lường hiệu suất khi quản lý quy trình công việc
• Tích hợp với nhiều phân hệ, số hóa toàn bộ doanh nghiệp

Có thể thấy rằng tiến đến tự động hóa doanh nghiệp là xu hướng cần các nhà quản trị phân tích, tìm hiểu và áp dụng ngay từ bây giờ. Hãy đơn giản hóa việc thực chuyển đổi số quy trình doanh nghiệp bằng giải pháp vận hành LV-DX Dynamic Workflow ngay hôm nay. Liên hệ tư vấn để được giải đáp chi tiết!!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh