Văn phòng điện tử là một giải pháp thông minh, giúp doanh nghiệp quản lý công việc hàng ngày của nhân sự một cách hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo trong việc xử lý công việc. Với khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc, các tổ chức dễ dàng quản lý tài liệu, giao tiếp nội bộ tốt hơn. Bài viết này, Lạc Việt sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về loại hình văn phòng này, lợi ích mà nó mang lại và cách nó đang thay đổi môi trường làm việc truyền thống.
1. Văn phòng điện tử là gì?
Là hệ thống phần mềm chạy trên nền web, được tích hợp nhiều phân hệ tối ưu có thể tùy chỉnh linh hoạt cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng doanh nghiệp. Nên nó đặc biệt hiệu quả đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, hoặc mô hình tổng công ty và các công ty con. Văn phòng online được xem là phương thức giao tiếp công việc nhanh và hiệu quả nhất giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp. Luồng giao tiếp này bắt nguồn từ phân công công việc đến tiếp nhận thực thi và báo cáo kết quả công việc, cuối cùng là ban hành lưu trữ hồ sơ, tất cả được xây dựng dựa trên một hệ thống xuyên suốt từ cấp quản lý cao nhất đến các bộ phận phòng ban và các nhân viên trực thuộc.
Ứng dụng văn phòng điện tử, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm được tương đối hoàn chỉnh bức tranh hoạt động của doanh nghiệp mình; dù đang ở bất cứ nơi đâu. Các nhân viên trong doanh nghiệp lại có thể dễ dàng quản lý, tra cứu tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc. Nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao cho đồng thời báo cáo công việc kịp thời…
2. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng điện tử
2.1. Quản lý công việc hiệu quả và thông minh
Văn phòng điện tử cung cấp giải pháp quản lý công việc thông minh với nhiều tính năng hữu ích. Công việc được hiển thị dễ nhận biết với các màu sắc khác nhau cho biết tình trạng của công việc như còn hạn, gần hạn, quá hạn, và đã hoàn thành. Đặc biệt, phần mềm sẽ cảnh báo trước 4 ngày cho những người liên quan đến công việc sắp hết hạn để tránh tình trạng lãng quên và giúp doanh nghiệp giảm thiểu 99% tình trạng trễ việc. Bên cạnh đó, nhật ký của từng công việc được lưu lại và thể hiện theo dòng thời gian, chỉ cần một click là lãnh đạo có thể nắm ngay tiến độ công việc và phân biệt được bộ phận nào đã xử lý và bộ phận nào chưa xử lý.
2.2. Hệ thống văn bản một cách khoa học và hiện đại
Được xem là một giải pháp quản lý văn bản thông minh, giúp lưu trữ và chia sẻ tất cả các văn bản đến, đi và nội bộ cho các thành viên liên quan để tham khảo và xử lý công việc. Ngoài ra, tiện ích tìm kiếm bằng từ khóa và tìm kiếm bằng giọng nói trên ứng dụng cũng giúp tìm kiếm nhanh chóng. Phần mềm có tính năng phân loại và phân chia các văn bản vào từng thư mục để văn thư có thể quản lý chặt chẽ và khoa học hơn. Sử dụng văn phòng điện tử giúp tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm lên đến 90%.
2.3. Văn phòng điện tử tìm kiếm và truy xuất tài liệu nhanh chóng
Công cụ truy xuất tài liệu nhanh chóng giúp lưu trữ và quản lý kho tài liệu bao gồm các Quy trình, Biểu mẫu, Quy định, Quy chế… về nhân sự một cách hiệu quả. Thành viên có thể truy xuất nhanh gọn mà không mất thời gian đi tìm kiếm và không còn sử dụng tài liệu cũ.
2.4. Quản lý lịch họp, làm việc với khách hàng, đối tác hiệu quả
Để quản lý lịch họp, làm việc với khách hàng, đối tác hiệu quả, công ty thông báo trước cho toàn bộ nhân viên từ đầu tuần và gửi cảnh báo trên ứng dụng di động cho những người liên quan 60 phút trước cuộc họp để tránh bị quên. Nếu doanh nghiệp có nhiều phòng họp, việc quản lý sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Văn phòng điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành các hoạt động của doanh nghiệp. Nó giúp cho việc làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Để xây dựng cho mình văn phòng hiện đại hoặc tìm hiểu chi tiết hơn về văn phòng trực tuyến hãy liên hệ hotline 0901555 063 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí ngay hôm nay.
Văn phòng online ra đời là giải đột phá mới cho hầu hết các doanh nghiệp. Việc áp dụng giải pháp này sẽ giảm thiểu được thời gian đi lại, giảm thiểu chi phí. Quan trọng hơn cả, mọi thành viên của doanh nghiệp đều có thể kiểm soát công việc một cách chặt chẽ và chính xác trong phạm vi quyền hạn của mình. Từ đó nâng cao được hiệu quả công việc.
3. Thực trạng ứng dụng văn phòng trực tuyến ngày nay
Văn phòng trực tuyến có thể khắc phục được mọi hạn chế của một văn phòng thủ công truyền thống. Do đó, hầu hết các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp đã ứng dụng nó thay cho hình thức văn phòng kiểu cũ. Kết quả thực tế mà các doanh nghiệp đạt được khi sử dụng:
- Theo kết quả khảo sát mới đây, việc triển khai phần mềm văn phòng trực tuyến giúp các doanh nghiệp tăng 70% hiệu suất công việc. Tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, giảm 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy. Đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Qua đó có thể thấy rằng, văn phòng trực tuyến đã hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp trong việc trao đổi và chia sẻ thông tin; chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó góp phần nâng cao năng suất.
- Khi áp dụng văn phòng điện tử, công tác quản lý cũng không đơn thuần là quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu nữa mà còn phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đặc biệt là quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên. Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc.
Văn phòng trực tuyến là một xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Việc áp dụng văn phòng online không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo điều kiện cho sự linh hoạt, sáng tạo, khả năng cạnh tranh cao hơn. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và lợi ích của văn phòng điện tử, cũng như thực trạng áp dụng trong doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://lacviet.vn/
